Ismernie kell az e-mail láblécében található e-mail aláírásokat. Ismerje meg, hogyan hozhat létre professzionális e-mail-aláírást magának.
Akár új, akár tapasztalt szakember, az e-mail aláírás kulcsfontosságú kommunikációs stratégiája szempontjából. Ne tekintse ezt csupán egy jelnek az e-mail láblécében – ragadja meg a lehetőséget, hogy megmutassa professzionalizmusát, és egy egyszerű módja annak, hogy tartós benyomást keltsen.
Ez az útmutató bemutatja, hogyan írhat olyan e-mail-aláírást, amely egyszerre fülbemászó és informatív. Ezenkívül megosztunk néhány forrást, ahol e-mail-aláírásokat hozhat létre, vagy aláírási sablonokat szerezhet be.
Tartalomjegyzék
Mi az e-mail aláírás?
Amikor e-maileket kap, bizonyos e-mailek végén szöveget, képeket és linkeket kell látnia. Ezt e-mail aláírásnak nevezik. Általában az e-mail küldőjének nevét és elérhetőségét tartalmazza. Tartalmazhat még megnevezést, webhely URL-t, fényképet, felelősséget kizáró nyilatkozatot stb.
Az e-mail-aláírás elsődleges célja, hogy biztosítékot nyújtson a címzetteknek, hogy valódi emberrel kommunikálnak, nem pedig néhány bottal. Professzionálisan megtervezett e-mail aláírással megállapíthatja Ön és cége kilétét. Ezért az e-mail aláírások a digitális névjegykártya célját is szolgálják.
Miért van szüksége jó e-mail aláírásra?
Abban az esetben, ha továbbra is azon töpreng, hogy szükség van-e egy jó e-mail aláírásra, íme néhány ok.
Személyes okok
#1. Biztosítja a pozitív első benyomást
A pozitív első benyomás kulcsfontosságú minden professzionális kommunikációs vagy hálózatépítési környezetben. Egy jól kidolgozott e-mail aláírás joggal vetítheti a képet a címzett felé.
#2. Értékes időt takarít meg
Ha minden kimenő e-mailhez beállított egy e-mail aláírást, nem kell minden alkalommal hozzáadnia a köszöntőt és az aláírást. Így értékes időt takarít meg.
#3. A személyes márkát népszerűsíti
E-mail aláírásához logót és szlogenet adhat személyes márkájának népszerűsítéséhez. Ha szabadúszó vagy a közelmúltban alapított egy kisvállalkozást, a márkainformációkkal az aláírásodban ismerős lesz a márka ismerősei körében.
#4. Könnyen megjegyezhetővé teszi
Szeretnéd, hogy az emberek emlékezzenek rád? Adjon emlékezetes és jellegzetes e-mail aláírást e-mailjeihez. Az e-mail végén található megfelelő aláírással biztosíthatja, hogy a címzett emlékezzen rád.
#5. Mutasd meg személyiségedet
Időnként előfordulhat, hogy nincs elég mozgástere ahhoz, hogy az e-mailekben megjelenítse személyiségét. Az e-mail aláírást azonban mindig használhatja személyiségének bemutatására. Válassza ki azt a stílust, színt és betűtípust, amely illeszkedik személyiségéhez.
Szakmai okok
#1. Megmutatja professzionalizmusát
Miközben szakemberként kommunikál a világgal, az e-mail minden szavának, valamint az e-mail aláírásának ezt mutatnia kell. A kifinomult e-mail-aláírás lehetővé teszi, hogy a címzettek együttműködjenek Önnel.
#2. Megalapítja a hitelességet
A jó e-mail-aláírás döntő szerepet játszik abban is, hogy hitelessé váljon mások előtt. Ezért professzionális e-mail aláírásra van szükség az ügyfelekkel, kollégákkal vagy potenciális munkaadókkal való kommunikáció során.
#3. Lehetővé teszi, hogy mások könnyen kapcsolatba léphessenek Önnel
Az e-mail aláírások tartalmazzák az Ön elérhetőségeit, például telefonszámát és e-mail címét. Lehetővé teszi számukra, hogy könnyen kapcsolatba léphessenek Önnel, ha akarnak.
#4. Új követőket szerez a közösségi médiában
Felveheti a szervezete közösségimédia-fiókjaira mutató hivatkozásokat is, mint például a Facebook, a LinkedIn, a Twitter és az Instagram. Ezzel tudatosíthatod másokban közösségi jelenlétedet, és új követőket szerezhetsz céged oldalaihoz.
#5. Elősegíti a márka konzisztenciáját
Az e-mail aláírás a vállalati márkanév és a vizuális identitás megerősítését is segíti. Ha gondoskodik arról, hogy a vállalat minden tagja azonos stílusú e-mail aláírást használjon, akkor népszerűsítheti a márkaidentitást.
Útmutató lépésről lépésre az e-mail aláírás létrehozásához
Gmailben
A Gmail-felhasználók e-mail-aláírást adhatnak e-mailjeikhez a következő módszerrel:
- Nyissa meg a Gmail Beérkezett üzenetek mappáját.
- Kattintson a Beállítások (fogaskerék ikon) elemre a jobb felső sarokban, és válassza az Összes beállítás megtekintése lehetőséget.
- Az Általános lapon görgessen lefelé, amíg meg nem találja az Aláírás opciót.
- Kattintson az Új létrehozása gombra.
- Adjon nevet az aláírásnak, mielőtt a Létrehozás gombra kattintana.
- Most a kurzor egy olyan mezőbe kerül, ahol hozzá kell adnia az e-mail aláírását.
- Itt választhatja ki a betűtípust, a betűméretet, a szöveg színét, a félkövért, a dőlt betűt, az aláhúzást, az igazítást és a felsorolásjeleket.
- A Gmail aláírása a hiperhivatkozásokat és a képeket is támogatja.
- Az aláírási beállításokon is elvégezheti a szükséges módosításokat.
- Görgessen lejjebb, és kattintson a Változások mentése gombra.
- Az aláírás használatra kész lesz.
Az Outlookban
Ha aláírást szeretne hozzáadni Outlook e-mailjéhez, a következőket kell tennie:
- Nyissa meg az Outlook Inboxot, és kattintson a Fájl menüre.
- Válassza az Opciót a bal oldalon.
- Válassza a Levelezés lapot az Outlook beállításai ablakban.
- A jobb oldali panelen kattintson az Aláírások…
- Megnyílik az Aláírás és helyhez kötött ablak az E-mail aláírás lappal.
- Válassza ki az Outlook e-mailjét az e-mail fiókjához tartozó legördülő menüből.
- Kattintson az Új gombra. Miután megadta az aláírás nevét, kattintson az OK gombra.
- Írja be és szabja testre aláírását az Aláírás szerkesztése mezőbe.
- Választhat betűstílust, méretet, félkövért, dőlt betűt, aláhúzást, igazítási stílust, hivatkozásokat stb.
- Lehetővé teszi adatok importálását névjegykártyáról is.
- Kattintson a Mentés gombra.
- Válassza ki, hogy melyik aláírást használja az új e-mailekhez és válaszokhoz/továbbításokhoz.
- Kattintson az OK gombra, és az aláírás készen áll a használatra.
A Yahoo Mail-en
Ha e-mail-aláírást szeretne létrehozni Yahoo Mail fiókjában, a következőket kell tennie:
- Jelentkezzen be Yahoo Mail fiókjába.
- A Beérkezett üzenetek mappában kattintson a Beállítások elemre a jobb felső sarokban, és válassza a További beállítások lehetőséget.
- A bal oldali panelen válassza az E-mail írása lehetőséget.
- Az Aláírás részben kattintson a csúszka gombra azon e-mail azonosító mellett, amelyhez az aláírást hozzá kívánja adni.
- Ha az opció be van kapcsolva, megjelenik egy mező, ahol hozzáadhatja e-mail aláírását.
- Testreszabhatja hangulatjelekkel, félkövérrel, dőlt betűkkel, igazítással, behúzással, felsorolásjelekkel és áthúzással,
- Lehetővé teszi a betűtípus stílusának és méretének kiválasztását, valamint hiperhivatkozások hozzáadását is.
- Ha végzett, lépjen ki a beállításokból. A következő e-mailben az imént létrehozott aláírás szerepel majd.
Az e-mail aláírás bevált gyakorlatai
✅ Az e-mail-aláírás hüvelykujjszabálya, hogy rövid legyen, és csak a szükséges információkat tartalmazza.
✅ Professzionális e-mail aláírás létrehozásakor használjon tiszta, olvasható, professzionális betűtípust, például Arial vagy Times New Roman. Javasoljuk, hogy professzionális használatra kerülje a stilizált betűtípusokat, de használhatja ezeket szigorúan személyes e-mailekhez.
✅ Hacsak nem rendelkezik külön e-mailekkel személyes és szakmai használatra, jobb, ha több e-mail aláírást használ. Így megfelelő aláírásokat használhat, miközben különböző közönségekkel kommunikál.
✅ Tegye vonzóvá a megfelelő betűtípusok, formátum, térköz és grafika használatával.
✅ Még ha az aláírást is fülbemászóvá szeretnéd tenni, ragaszkodj egy vagy két szín használatához. A túl sok szín elvonhatja az emberek figyelmét.
✅ Az e-mail aláírásának tartalmaznia kell a fejlövést, a cég logóját, a webhely URL-jét és a közösségi média profiljaira mutató hivatkozást.
✅ Hozzon létre egy e-mail aláírást, amely könnyen olvasható bármilyen eszközről, beleértve az okostelefonokat és a táblagépeket is.
✅ Mielőtt új e-mail aláírást használna az e-mailekben, tesztelje azt különböző eszközökön és levelezőprogramokon, hogy megbizonyosodjon az aláírási elemek megjelenéséről és működőképességéről.
✅ Ha a vállalat összes alkalmazottja e-mail aláírást fog használni, akkor egyetlen, a márkaidentitásnak megfelelő formátumot kell használnia.
✅ Mindig a legfrissebb információkat használja az e-mail aláírásában, mint például e-mail cím, telefonszám, URL stb.
✅ A biztonsági kockázatok elkerülése érdekében soha ne adja meg személyes adatait, például lakcímét és személyes elérhetőségi számát.
✅ Korlátozások vonatkozhatnak arra vonatkozóan, hogy milyen információkat adhat hozzá az e-mail aláírásához, elmélyítve az iparágat és a helyet. A megfelelőség biztosítása érdekében keresse meg ezeket a jogi csapatától.
#1. HubSpot
A HubSpot ingyenes e-mail aláírás-generátort kínál, amellyel e-mail-aláírást hozhat létre magának. Hat sablon közül választhat, amelyek a szakmának és a márkaidentitásnak megfelelően testreszabhatók.
Itt adhatja meg nevét, megnevezését, cégnevét, elérhetőségeit stb. Még a közösségi média fiókjaira mutató hivatkozásokat is elhelyezhet, mint például a LinkedIn, a Facebook, a Twitter és az Instagram. Ha szükséges, további egyéni mezőket is hozzáadhat az e-mail aláírásához.
A stilizációhoz a HubSpot testreszabási lehetőségeket biztosít a téma színéhez, a szöveg színéhez, a hivatkozás színéhez, a betűtípushoz és a betűmérethez. Arra is van lehetőség, hogy feltöltse a fejfelvételt és a vállalati logót, valamint egyéni CTA-t készítsen.
#2. Newoldstamp
A Newoldstamp egy platform egyéni aláírások generálására. Ez a webalapú eszköz tökéletes Önnek és csapatának a márkakövetelményekhez szabott e-mail aláírások létrehozásához.
Ezzel a megoldással egy teljesen márkázott aláírás-generátor oldalt kap, amely testreszabható sablonokat tartalmaz. Hozzáadhat saját designt, és használhatja a választott színeket és betűtípusokat az e-mail aláírásához.
Van egy központi műszerfal is, amelyet a cégek használhatnak. A Newoldstamp egy analitikai és szalaghirdetés-kezelő rendszert is kapott, amely hasznos lesz az Ön számára. Az aláírások integrálhatók a Google Workspace-be, az MS Exchange-be és a Microsoft 365-be.
#3. WiseStamp
Ha olyan platformot keres, amellyel e-mail-aláírásokat hozhat létre magánszemélyek vagy szervezetek számára, válassza a WiseStamp lehetőséget. Professzionális e-mail-aláírásokat tervezhet, amelyek az e-maileket lenyűgöző marketingeszközzé alakíthatják.
A megoldás által generált e-mail-aláírások a Gmail (egyéni vagy Workspace), az Outlook (asztali és webes), az Apple Mail és a Yahoo szolgáltatásokhoz illeszkednek. Ezzel a könnyen használható e-mail aláírás-tervezővel kiválaszthatja a megfelelő betűtípust, színt, elrendezést, formát és egyéb elemeket.
Lehetőség van gazdag funkciók hozzáadására is, beleértve a felelősségkizárást, videót, gombot, szalaghirdetést stb. Ha aláírásokat hoz létre a vállalat számára, használja azt egységes, az egész vállalatra kiterjedő e-mail aláírás létrehozására.
Népszerű e-mail aláírási sablonok forrásai
#1. Microsoft 365 e-mail aláírási sablonok könyvtára
Azok, akik professzionális megjelenésű Outlook e-mail aláírást keresnek, válasszák a Microsoft 365 E-mail aláírásgalériát. Ez az erőforráskönyvtár 20 e-mail aláírási sablont tartalmaz, amelyek könnyen testreszabhatók fotókkal, webhelyhivatkozásokkal, vállalati logókkal és közösségi profilokkal.
Ezekkel a 100%-ban teljesen testreszabható sablonokkal professzionális megjelenést kölcsönözhet Outlook e-mailjeinek. Lehetővé teszi, hogy kreatívkodjon a betűtípusokkal, grafikákkal, fényképekkel, videókkal, animációkkal és átmenetekkel.
A sablonok elérhetők az MS Word-ben, így könnyedén szerkesztheti őket személyre szabottan. Az e-mail aláírások létrehozása után gyorsan megoszthatja és közzéteheti ezeket bárhol.
#2. Mail aláírások
Ha olyan ingyenes e-mail-aláíró sablonokra van szüksége, amelyek sötét módban használhatók, a Mail Signatures a megfelelő hely. Ez a webhely lehetővé teszi a használatra kész aláírási sablonok letöltését üzleti és személyes használatra. Az e-mail aláírások létrehozásához vagy testreszabásához még csak HTML-ismerettel sem kell rendelkeznie.
Ez a beépített aláírás-generátor lehetővé teszi a sablonok testreszabását is. Az itt generált aláírások az Outlook, az Office 365, az Apple Mail, a Thunderbird, a Gmail, az Exchange Server és még sok más alkalmazásban használhatók. Lehetőség van egyéni betűstílusra és három betűszínre is.
Népszerű példák e-mail aláírásokra
E-mail aláírás a Green Energy Company számára
Kép jóváírása: Mail Signatures
Ez a példa tökéletes mindenkinek, aki környezetbarát cégnél dolgozik. A banner egy költői kérdést tesz fel, amely közvetve arra kéri a címzetteket, hogy spóroljanak papírral azáltal, hogy ne nyomtassák ki az e-mailt. Az itt használt elsődleges betűszín a zöld, amely a természet és az erdő szimbóluma.
E-mail aláírás az autóipari vállalat számára
Kép jóváírása: Mail Signatures
Ebben az e-mail aláírásban az autógyártó cég által elnyert díjat egy nagy szalagcímmel emeljük ki. A fejlövés biztosítja, hogy a feladó információi ne vesszenek el a banner miatt. Ennek az aláírásnak az elsődleges színe a gesztenyebarna, de a vállalat márkaszínétől függően változhat.
Végső szavak
Az e-mail aláírás nagyszerű módja annak, hogy professzionálisan közeledjen másokhoz. Azt is lehetővé teszi, hogy a címzett könnyen kommunikáljon és kapcsolatba léphessen Önnel. Most, hogy tudja, hogyan hozhat létre professzionális e-mail aláírást, hozzáadhatja azt kedvenc e-mail klienséhez az itt említett lépések végrehajtásával.
Érdemes lehet tudni az eSignature megoldásokról és az eAláírás API-król is.