Gmail-szűrők létrehozása a beérkező levelek egyszerű rendszerezéséhez

Kulcs elvitelek

• A Gmail szűrői lehetővé teszik a beérkező levelek rendszerezését és kezelését címkék hozzáadásával, az e-mailek olvasottként való megjelölésével vagy az e-mailek törlésével.
• Hozzon létre szűrőket a keresősávból, egy e-mailből vagy a Beállítások menüből a feltételek és az automatikus műveletek alkalmazásához a bejövő levelekre.
• Szerkessze vagy törölje a szűrőket a Gmail beállításainak Szűrők és blokkolt címek részében, hogy a beérkező levelek rendszert és rendezett maradjanak.

A Gmail-szűrők pontosan azt jelentik, amit a név sugall. Az e-mailek automatikus átirányításával segítenek megőrizni a beérkező levelek mappáját és rendezetten tartani a zsúfoltságot. Így hozhat létre, testreszabhat és kezelhet szűrőket a Gmailben.

Szűrők létrehozása a Gmailben

A Gmail-szűrők létrehozásához számítógépet kell használnia. Jelenleg nem lehet szűrőket létrehozni a Gmail mobilalkalmazáson keresztül (iOS vagy Android).

A Gmailben többféleképpen hozhat létre szűrőt, de a legegyszerűbb a keresősáv használata. Navigáljon a beérkező levelek tetejére, és válassza ki a „Keresési beállítások megjelenítése” feliratú csúszka ikont.

Ezenkívül létrehozhat szűrőt közvetlenül a postaládájában lévő e-mailekből. Szűrő létrehozása beérkezett e-mailekből:

Nyisson meg egy e-mailt, amely megfelel a kritériumoknak.

Kattintson a feladó adatai melletti További lehetőségre.

Válassza az ehhez hasonló üzenetek szűrését a megjelenő lehetőségek listájából.

Meg kell jelennie a „Keresési beállítások” ablaknak, amelyben a Feladó feltételek már kitöltöttek. Ez az opció akkor működik a legjobban, ha több e-mailt kap ugyanarról a címről.

Miután alkalmazta a kívánt szűrési feltételeket a keresési lehetőségek ablakában, válassza a Szűrő létrehozása lehetőséget a Keresés gomb mellett.

Ha olyan e-mailt kap, amely megfelel a meghatározott feltételeknek, meg kell jelenítenie a végrehajtandó lehetséges automatizált műveletek listáját.

Ennek a listának tartalmaznia kell az e-mailek archiválását, olvasottként való megjelölését, csillagozását, törlését, mindig vagy soha nem jelölheti meg fontosként, és címkét vagy kategóriát alkalmazhat rá. Dönthet úgy is, hogy alkalmazza a szűrőt a beérkező levelek mappájában lévő, azonos feltételeknek megfelelő beszélgetésekre.

Ha többet szeretne megtudni a szűrők feltételeinek beállításáról, tekintse meg a A Google Workspace cikke a témában.

Példák a hasznos Gmail-szűrőkre

Megnézünk néhány gyakorlati példát a Gmail-szűrőkre, amelyek jelentősen javíthatják az e-mailek kezelését.

1. Szűrje az e-maileket kulcsszavak alapján a Gmailben

Ha egy adott feladótól a „befektetés” szót tartalmazó összes e-mailt blokkolni szeretné, kövesse az alábbi lépéseket:

Nyissa meg a Keresési beállítások ablakot.

Adja meg a feladó e-mail címét (vagy hagyja ki ezt a lépést az összes feladó blokkolásához).

Írja be a „befektetés” szót a Tartalmazza a szavakat mezőbe.

Ha több kifejezés alapján szeretné szűrni az e-maileket, használja az „OR” operátort a szétválasztásukra; A Gmail ezután megkeresi a megadott kifejezések közül legalább egyet tartalmazó e-maileket. Azon e-mailek esetében, amelyeknek tartalmazniuk kell minden kifejezést, a szavakat szóközökkel kapcsolhatja össze, vagy használhatja az „ÉS” kifejezést.

A Keresés gombra kattintva megkeresheti az összes aktuális e-mailt, amely megfelel a kiválasztott feltételeknek.

Ha elkészült, kattintson a Szűrő létrehozása lehetőségre, és jelölje be a Törlés melletti négyzetet, hogy a feltételeknek megfelelő e-maileket a kukába küldje. (A beérkező levelek kihagyása lehetőség kiválasztásával archiválhatja őket).

Válassza ismét a Szűrő létrehozása lehetőséget.

Látnia kell egy üzenetet, amelyet a szűrő hozott létre. A beírt szavakat tartalmazó e-mailek a kézbesítés után azonnal törlésre kerülnek.

2. Rendezze Gmail-beérkezett üzeneteit a Plus-címzési szűrők használatával

A plusz címzés egy olyan funkció, amely lehetővé teszi, hogy karaktereket fűzzön e-mail címéhez, és továbbra is megkapja az üzeneteket a beérkező levelek mappájába. Ez használható eldobható e-mail címek létrehozására a gyors regisztrációhoz és a különböző feladóktól érkező e-mailek rendszerezéséhez.

A pluszcímzés használatához egyszerűen adjon hozzá egy plusz (+) jelet az e-mail címéhez a @ szimbólum elé. Például, [email protected] válna [email protected].

Ezt az új címet használhatja hírlevélre való feliratkozáshoz, majd létrehozhat egy szűrőt, amely automatikusan elhelyez egy címkét a hírlevélről küldött e-mailekre. A funkció másik előnye, hogy ha elkezd kapni spam e-maileket, könnyen megtudhatja, melyik cég adta el az e-mail címét.

Ha plusz címzést szeretne használni az e-mailek szűrésére, kövesse az alábbi lépéseket:

Nyissa meg a Keresési beállítások ablakot.

Illessze be a feltételeket a Van a következő szavakkal mezőbe: {to:[email protected] kiszállítva:[email protected]}. Feltétlenül cserélje ki a „makeuseof+tech” kifejezést egyéni e-mail címére.

Az OR operátor helyett a göndör zárójelek használhatók, és itt is ugyanazt a funkciót szolgálják. Vannak más speciális keresési operátorok is, amelyeket használhat a Gmail-keresésekben és -szűrőkben, és ezek a listán megtalálhatók Gmail Súgó.

Kattintson a Szűrő létrehozása elemre, és válassza a Címke alkalmazása lehetőséget.

A legördülő menüből kiválaszthatja a megfelelő címkét. Ha nincs megfelelő címkéje, létrehozhat egy újat.

Ha végzett, kattintson újra a Szűrő létrehozása lehetőségre.

3. Szűrje az e-maileket tárgy vagy feladó alapján a Gmailben

Érdemes lehet beállítani egy Gmail-szűrőt, hogy egy adott témához vagy egy kijelölt feladótól származó összes e-mailt egyetlen címkébe kategorizáljon. A Gmail azonban kombinálja a feltételeket a Keresési beállítások ablakban az ÉS operátor használatával, nem pedig VAGY operátorral. Tehát ez egy olyan szűrőt eredményez, amely az összes meghatározott feltételnek megfelelő e-maileket választja ki, nem pedig egyetlen feltételnek megfelelő e-maileket.

Bár minden feltételhez külön szűrőket hozhat létre, sokkal egyszerűbb a „Van a szavak” mező használata. Ha olyan szűrőt szeretne létrehozni, amely az összes munkával kapcsolatos e-mailt a „Munka” címke alá rendezi, az alábbiakban leírthoz hasonló eljárást kell követnie:

Nyissa meg a Keresési beállítások ablakot.

Írja be a feladó nevét a feladó: operátor elé. Több feladót is megadhat a zárójelek vagy a VAGY operátor használatával.

A tárgysorban keresendő kulcsszót a tárgy: operátor segítségével adhatja meg.

Ha azt szeretné, hogy a szűrő bizonyos szavakat keressen az e-mailben (nem feltétlenül csak a tárgyban), írja be őket a feladó megadása után. Ügyeljen arra, hogy több kulcsszót kapcsoljon össze a VAGY operátorral.

A következő ablakban válassza ki a feltételeknek megfelelő e-mailekre alkalmazni kívánt címkét. A „Munka” címkét választottam.

Feltétlenül tekintse meg az intelligens Gmail-szűrőink listáját az e-mailek túlterhelésének kezelésére, ha további példákat talál hasznos Gmail-szűrőkre.

Gmail-szűrők szerkesztése és törlése

Ha már nincs szüksége bizonyos szűrőkre, vagy szerkeszteni szeretné azokat, hogy bizonyos feltételeket tartalmazzon, a következőképpen szerkesztheti és törölheti Gmail-szűrőit:

Válassza ki a fogaskerék ikont, és kattintson az Összes beállítás megtekintése elemre.

Kattintson a Szűrők és blokkolt címek elemre.

Válassza a Szerkesztés vagy a Törlés lehetőséget a kívánt szűrő mellett. Szerkesztéskor módosítsa a kívánt szűrési feltételeket, és válassza a Folytatás > Szűrő frissítése lehetőséget.

Ha több szűrőt szeretne eltávolítani, kattintson mindegyik melletti jelölőnégyzetre, és válassza alul a Törlés lehetőséget, ha végzett.

A szűrők leegyszerűsíthetik az e-mailek kezelését és a beérkező levelek rendben tartását. A szűrők azonban nem az egyetlen módja annak, hogy a beérkező leveleket rendszerezzék. Azt is megtudhatja, hogyan rendezheti Gmail-postafiókját feladó, tárgy és címke szerint.