Die Organisation von Besprechungen kann frustrierend sein. Unabhängig davon, welche Kommunikationsmittel Sie nutzen, um alle über ein Treffen zu informieren und die Teilnahme zu bestätigen, gibt es fast immer jemanden, der zu spät kommt, kurzfristig absagt oder scheinbar nichts von dem Treffen wusste – trotz bestätigter Teilnahme innerhalb weniger Minuten nach der Einladung. Anstatt sich bei der Meetingplanung zu verzweifeln, gibt es mit WeTime eine iOS-App, die diesen Prozess auf Ihrem iPhone erheblich vereinfacht. Diese Anwendung arbeitet mit einem Hintergrunddienst, der Termine hinzufügen und mit iCloud synchronisieren kann. Einmal erstellt, können Meetings per E-Mail oder SMS geteilt werden. Die eingeladenen Personen können über ihren Browser oder, falls installiert, über die WeTime-App antworten. Sie können ihre eigene Verfügbarkeit angeben und sehen, wie viele Teilnehmer einem bestimmten Zeitfenster zugestimmt haben. Zudem können Kommentare hinterlassen und alternative Termine vorgeschlagen werden.
Die App ist vielseitig und es wird etwas Zeit in Anspruch nehmen, alle Funktionen und deren optimale Nutzung kennenzulernen. Um ein erstes Meeting zu erstellen, geben Sie einen Namen und die Dauer an. Anschließend verbinden Sie sich mit der Kalender-App Ihres Geräts, um Zeitfenster auszuwählen. Ort und eine Beschreibung, gegebenenfalls mit Agenda, können ebenfalls hinzugefügt werden.
Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, werden Sie von der App aufgefordert, Ihren Namen hinzuzufügen. Dieser Schritt ist einmalig und kann später in den Einstellungen angepasst werden. Dies dient dazu, den Ersteller des Meetings kenntlich zu machen. Im Anschluss können Sie das Meeting mit den gewünschten Teilnehmern teilen. Hier zeigt sich die Stärke der App: Die Einladung zum Meeting kann bequem per E-Mail oder SMS versendet werden. Alle von Ihnen eingegebenen Informationen werden automatisch in die Nachricht übernommen. Die Standardvorlage der Nachricht lässt sich in den Einstellungen der App personalisieren.
Jedes Meeting verfügt über ein eigenes Dashboard und einen Reiter, auf dem die Teilnehmer ihre Verfügbarkeit angeben können. Zudem können Alternativvorschläge unterbreitet werden, falls der vorgeschlagene Termin nicht passt. Als Administrator des Meetings haben Sie stets einen Überblick, wie viele Personen einem bestimmten Zeitfenster zugestimmt oder dies abgelehnt haben.
Die Einstellungen der App ermöglichen die Bearbeitung der Standard-Nachrichtenvorlage, die Kontosynchronisierung, Push-Benachrichtigungen und Kalenderverwaltung.
WeTime ist ein umfassendes Werkzeug zur Erstellung und Teilung von Veranstaltungen. Anfangs kann die Komplexität der App jedoch etwas verwirrend sein. Unklar ist, warum bei meinen Meetings kein konkretes Datum festgelegt wurde, obwohl die Teilnehmer ihre Verfügbarkeit während der vorgeschlagenen Zeitfenster bestätigten. Eine Möglichkeit, ein definitives Datum für eine Veranstaltung festzulegen, scheint ebenfalls nicht gegeben zu sein.