Die Herausforderung der Lohnabrechnung in wachsenden Unternehmen
Empfinden Sie die Lohnbuchhaltung als eine der größten Herausforderungen in Ihrem expandierenden Unternehmen? Dann könnte das intelligente Lohn- und Steuerverwaltungssystem Zoho Payroll die Lösung sein.
Die Verwaltung von Mitarbeitergehältern, Sozialleistungen, Gehaltserhöhungen und Steuerabzügen ist ein komplexes Unterfangen. Daher setzen Unternehmen jeglicher Größe auf spezielle Software, um diese Aufgaben zentral zu koordinieren. Diese Art von Software ist allgemein als Lohnabrechnungsanwendung bekannt.
Viele Unternehmen berichten jedoch, dass die meisten Lohnabrechnungsanwendungen zu kompliziert sind. Oftmals ist ein ganzes Team von Buchhaltern und Personalverantwortlichen erforderlich, um diese Programme zu bedienen.
Dabei sollte die Lohnabrechnung nicht so aufwendig sein. Es ist ein notwendiger, aber unproduktiver Prozess, der dennoch die volle Aufmerksamkeit von Geschäftsführern, Vorstandsmitgliedern und Finanzchefs erfordert.
Was wäre, wenn es eine wirklich benutzerfreundliche App gäbe, die von einer einzigen Person bedient werden kann und mit Tausenden von Mitarbeitern umgehen kann? Entdecken Sie, wie Zoho Payroll diese Herausforderung annimmt, während wir dieses innovative Finanztool von Zoho unter die Lupe nehmen.
Was ist Zoho Payroll?
Zoho Payroll ist eine cloudbasierte Lohnabrechnungsanwendung, die in die Zoho Books Buchhaltungsplattform integriert ist. Zoho hat diese Software speziell für die US-amerikanischen Steuer- und Arbeitsgesetze entwickelt. Sie ermöglicht eine vereinfachte Lohnabrechnung durch automatisierte Prozesse, ohne dass rechtliche Fallstricke entstehen.
Das Tool bietet automatische Gehaltsabrechnungen, erstellt Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter und sorgt für pünktliche Auszahlungen, um die Mitarbeitermotivation hochzuhalten. Ein Compliance-Modul hilft Ihnen, Ihr Unternehmen in Übereinstimmung mit den Bundesgesetzen zu halten. Zudem ermöglicht die Gehaltsstrukturierung die Berechnung verschiedener Gehaltsmodelle für unterschiedliche Mitarbeitergruppen.
Ihre Mitarbeiter haben Zugang zu einem Self-Service-Portal, wo sie Formulare und Gehaltsabrechnungen herunterladen oder Investitionsnachweise für Steuerzwecke hochladen können. Diese Self-Service-Plattform reduziert die Arbeitsbelastung der Lohnbuchhaltung, sodass sich diese auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.
Die App integriert sich nahtlos in die HRMS-Funktionen von Zoho People und synchronisiert die Buchhaltungsprozesse von Zoho Books mit Zoho Payroll. Dadurch werden Mitarbeiter schneller eingestellt und bezahlt.
Zoho Payroll eignet sich für Start-ups, kleine, mittlere und sogar große Unternehmen. Aktuell unterstützt das Tool die Steuer- und Personalvorschriften der folgenden Bundesstaaten: Kalifornien, New York, Washington, Tennessee, North Carolina, Texas, Florida, Illinois und Kansas. Sie können jedoch frühen Zugang für andere Bundesstaaten beantragen, da Zoho die Einbeziehung weiterer Regionen vorantreibt.
Funktionen von Zoho Payroll
#1. Mitarbeiterverwaltung
Es erscheint unlogisch, Mitarbeiter in einem HR-System zu verwalten und deren Gehälter über ein Buchhaltungstool abzuwickeln. Deshalb hat Zoho ein Mitarbeiterverwaltungsmodul direkt in die Zoho Payroll-App integriert.
Diese Funktion bietet alle notwendigen Tools für die Einstellung neuer Mitarbeiter, die papierlose Abwicklung von Formalitäten und das Ausstiegsmanagement. Zudem können Sie historische Abrechnungsdaten importieren, auch wenn die Abrechnung für das aktuelle Geschäftsjahr bereits stattgefunden hat.
#2. Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zoho Payroll verfügt über ein intuitives Modul für die Gehaltsabrechnung, das den Prozess vereinfacht. Lohnbuchhalter können Gehaltsläufe vorbereiten, Eingaben autorisieren und die Auszahlung problemlos abschließen.
Die Funktion umfasst diverse Unterfunktionen wie die Brutto-Netto-Berechnung, die Überprüfung genehmigter Gehaltsabrechnungen, die Planung von Zahltagen (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich) und die Online-Überweisung direkt auf Bankkonten.
Beschäftigen Sie sowohl Angestellte als auch freie Mitarbeiter mit Stundenlohn? Die Verarbeitung ihrer Zahlungen gemäß ihren Verträgen ist kein Problem, da das Tool Zahlungsarten und Tarifoptionen bietet. Auch Bonuszahlungen werden durch die App erleichtert, da Zuschläge und Steuerabzüge automatisch berechnet werden.
#3. Lohnabrechnung & Buchhaltung
Mit dem Lohnabrechnungs- und Buchhaltungsmodul können Sie Krankenversicherungen, Altersvorsorge und steuerpflichtige Leistungen in ein Mitarbeitervergütungspaket integrieren. Die Bibliothek von Zoho Payroll bietet verschiedene Vergütungspakete, von 401(k)-Rentenplänen bis hin zu Krankenversicherungen. Sie wählen die gewünschten Komponenten aus einer umfangreichen Liste aus.
Sie können auch bezahlte Freistellungen, Krankheitstage und Urlaubsrichtlinien planen, wenn Sie die integrierten Tools dieser intelligenten Gehaltsabrechnungs-App nutzen. Mitarbeiter mit überschüssigen Urlaubsguthaben können ihre PTOs bei ihrem Ausscheiden einlösen.
#4. Steuern und Formulare
Sie müssen nicht mehr im Internet nach Erklärungen zu Steuervorschriften oder Gehaltsabrechnungsformularen suchen. Das Steuer- und Formularmodul von Zoho Payroll ist auf die unterstützten US-Bundesstaaten abgestimmt. Sie müssen lediglich die entsprechende staatliche und bundesstaatliche Steuer auswählen, um den Einreichungsprozess abzuschließen.
Wählen Sie beispielsweise das Formular 944, um einen automatischen Bericht über die jährlichen Steuerverbindlichkeiten Ihres Unternehmens für einbehaltene Bundeseinkommensteuern, Sozialversicherungen und Medicare zu erstellen. Wählen Sie das Formular 941 für die vierteljährliche Erklärung der gesamten Steuerzahlungen, Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuerabzüge der Arbeitnehmer.
#5. Lohnkennzahlen
Die Analyse von Gehaltsdaten ist wichtig, um Ihr Unternehmen zu optimieren und unnötige Ausgaben zu vermeiden. Mit der Funktion „Payroll Metrics“ erhalten Sie diese Einblicke direkt von Zoho Payroll.
Es wird eine Ausgabenübersicht erstellt, die alle Kostenstellen wie Gehälter, Beiträge, Leistungen, staatliche und bundesstaatliche Steuern aufzeigt. Diese Berichte können zur umfassenden Analyse in andere Business-Intelligence-Tools exportiert werden.
#6. Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung ist ein wesentliches Merkmal jeder Standard-Lohnabrechnungssoftware. Sie können den Zugriff auf die App für Lohnbuchhalter, Führungskräfte und Manager steuern.
Wenn Sie eine verteilte Belegschaft mit Mitarbeitern oder Auftragnehmern in den USA oder im Ausland haben, können Sie mit der Lohnbuchhaltung verschiedene Arbeitsorte erstellen, um die Mitarbeiterzahlungen einfach zu verfolgen.
Vorteile von Zoho Payroll für Mitarbeiter
- Pünktliche und genaue Auszahlung für geleistete Arbeitszeiten ohne Streitigkeiten.
- Einfache und mühelose Erfüllung der Bundessteuerpflichten.
- Sichere und bequeme Zahlungen per Überweisung.
- Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare und andere Dokumente über eine Self-Service-Plattform.
Vorteile von Zoho Payroll für Start-ups
- Kontrolle über die Gehaltsabrechnung durch Berechtigungen und rollenbasierten Zugriff.
- Konzentration auf Produkt-/Dienstleistungsmarketing und Investorenbeziehungen durch Automatisierung des Gehaltsabrechnungssystems für Zahlungen, Steuern und Vergünstigungen.
- Einrichtung eines Self-Service-Systems zur Ausgabe von Steuerformularen, Investitionsnachweisen und Gehaltsabrechnungen.
- Reduzierung des Personalaufwands in der Lohnbuchhaltung.
Vorteile von Zoho Payroll für kleine Unternehmen
- Präzise Berechnung der Mitarbeiterzahlungen und Schutz der Unternehmensfinanzen vor unnötigen Verlusten.
- Einfache Berechnung und Erstellung von Steuererklärungen und Zeitersparnis.
- Automatisierte und sichere Gehaltszahlungen über Forte.
- Nahtlose Synchronisation mit Zoho Books für Gehaltsabrechnungsdaten.
Mobile Zoho Payroll App
Die mobile App von Zoho Payroll dient als Self-Service-Portal für Mitarbeiter und ergänzt den webbasierten Kiosk. Mitarbeiter können die App im Apple Store und im Play Store herunterladen.
Mitarbeiter können ihre Gehaltsabrechnungen und detaillierten Vergütungspläne in der App einsehen. Zudem können sie ihre Freizeiten planen, indem sie die PTO-Guthaben und -Richtlinien einsehen.
Alternativen zu Zoho Payroll
OnPay
OnPay ist ein Lohnabrechnungstool, das auch HR- und Mitarbeiterleistungen umfasst. Es ist eine Online-Web-App und somit einfach zu bedienen. Zudem bietet es eine breite Palette von Geschäftstypen, wie Start-ups, freiberufliche Unternehmer, Landwirtschaft, Zahnärzte, Restaurants, NGOs und Buchhalter.
Die App erleichtert die schnelle und einfache Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Auftragnehmer und Lieferanten. Sie ermöglicht es, alle Mitarbeiterdokumente und Finanzdaten in einer sicheren App zu verknüpfen und zu organisieren. Zudem können Sie das Tool mit anderen Finanzanwendungen wie Xero und QuickBooks integrieren.
Rippling
Rippling ist ein umfassendes, vollautomatisches Zahlungsabwicklungstool für kleine bis große Unternehmen. Es unterstützt Steuereinbehalte, Gehaltsabrechnungen, Leistungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in allen 50 Bundesstaaten der USA. Es ermöglicht auch die Verwaltung internationaler Mitarbeiter und Auftragnehmer.
Neben der automatischen Einhaltung von Personalvorschriften und Steuererklärungen bietet die App wichtige Funktionen wie die Verfolgung von bezahlten Freizeiten, die Überwachung von Arbeitszeiten, die Aufzeichnung von Arbeitstagen und detaillierte Lohnabrechnungsberichte. Zudem ermöglicht die Jobcode-Funktion die Visualisierung der Kosten pro Mitarbeiter und Kunde, um Einsparungspotenziale zu erkennen.
Patriot Software
Patriot Software ist ein weiteres beliebtes Werkzeug für die Gehaltsabrechnung. Neben dem Lohnabrechnungsmodul bietet es auch eine vollwertige Buchhaltungsfunktion. Da die App vollständig online und mobilfreundlich ist, nutzen Start-ups und erfahrene Unternehmen aus verschiedenen Branchen dieses Tool zur Abwicklung ihrer Gehaltsabrechnungen.
Abhängig von der Unternehmensgröße und Komplexität der Gehaltsabrechnung können Sie zwischen dem Basis- und dem Full-Service-Plan wählen. Im Basisplan führen Sie die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter selbst durch und reichen Steuern ein. Wenn Sie sich hingegen auf gewinnbringende Aufgaben konzentrieren möchten, können Sie den Full-Service-Plan wählen, bei dem das Team von Patriot Software die Bundessteuern einreicht und einzahlt.
Fazit
Diese Bewertung sollte die wertvollen Funktionen von Zoho Payroll verdeutlichen. Der Artikel hilft Ihnen, strategische Entscheidungen zu treffen, wenn Sie die richtige Gehaltsabrechnungs-App für Ihr Start-up, Ihr kleines oder mittelständisches Unternehmen auswählen müssen.
Sie können das Tool auch für Großunternehmen nutzen, da es flexible Skalierungsoptionen bietet. Nutzen Sie die kostenlose Testversion, um den Unterschied und die Produktivitätsfunktionen zu erleben, nach denen Sie suchen.
Sie können sich auch ADP HR and Payroll Solutions ansehen.