Die Arbeitszeiterfassung ist ein fundamentaler Aspekt für jedes Unternehmen, um eine produktive Nutzung der Arbeitszeit sicherzustellen. Eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter ist entscheidend für einen effizienten Geschäftsbetrieb.
Hier kommt die Software für Arbeitszeiterfassung ins Spiel. Sie ist unerlässlich, besonders für Fachkräfte, die stundenweise abrechnen. Während ein einzelner Mitarbeiter seine Zeit vielleicht noch mit Stift und Papier festhalten kann, wird dies bei mehreren Mitarbeitern schnell unübersichtlich. Daher ist der Einsatz einer professionellen Zeiterfassungssoftware unumgänglich.
Das Hauptziel einer Zeiterfassungssoftware ist es, den Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben zu verstehen. Unternehmen können präzise abrechnen, indem sie nachvollziehen, wie viel Zeit in ein bestimmtes Projekt investiert wurde. Eine solche App kann auch eine digitale Zeiterfassung beinhalten, die es erlaubt zu erkennen, wie lange ein Mitarbeiter für eine spezifische Aufgabe benötigt.
Lassen Sie uns tiefer in die Welt der Zeiterfassungssoftware eintauchen und untersuchen, wie sie die Produktivität eines Unternehmens steigern kann.
Was ist eine Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware ermöglicht es, die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters sowie die Stunden, die für bestimmte Aufgaben aufgewendet werden, zu überwachen. Einige Tools konzentrieren sich primär auf die Erfassung der Arbeitszeit, um zu analysieren, wie lange Mitarbeiter für Aufgaben brauchen. Andere bieten eine umfassende Projektmanagement-Suite an. Diese umfassenderen Tools sind besonders bei Auftragnehmern, Dienstleistungsunternehmen und Freiberuflern beliebt.
Die meisten Zeiterfassungs-Apps erfordern, dass Benutzer einen Timer starten, sobald sie mit der Arbeit beginnen. Der Timer zeichnet dann die Arbeitszeit auf und läuft, bis der Benutzer ihn manuell stoppt.
Funktionen
Auf dem Markt sind einige Zeiterfassungstools mit zusätzlichen Funktionen erhältlich, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, die neben der reinen Arbeitszeit auch die Produktivität im Auge behalten möchten. Ein Administrator oder Schichtleiter genehmigt die erfassten Daten. Nach Genehmigung werden diese Daten für Rechnungen, Zahlungsdienste und Berichte verwendet.
Zeiterfassungssoftware kann es der Personalabteilung erheblich erleichtern, Mitarbeiter und ihre Zahlungen zu verwalten.
Jedes Zeiterfassungstool bietet unterschiedliche Funktionen. Einige Tools zeichnen beispielsweise die Tastatur- und Mausaktivitäten der Mitarbeiter während der Arbeitszeit auf. Eine in solche Tools integrierte GPS-Tracking-App kann auch dazu dienen, die Bewegungen eines Mitarbeiters zu überwachen. Oftmals müssen Mitarbeiter Selfies machen, wenn sie den Arbeitsplatz betreten oder verlassen.
Ein Echtzeit-GPS-Tracker mit aktivierter Geofencing-Funktion kann Warnmeldungen senden, sobald sich ein Mitarbeiter in der Nähe oder außerhalb des Arbeitsplatzes befindet. Diese Funktion ermöglicht es, die Anwesenheitszeiten eines Mitarbeiters basierend auf seinem Standort automatisch zu erfassen.
Darüber hinaus unterstützen einige Arbeitszeittabellen-Apps auch Berichtsfunktionen und Projektmanagementfunktionen.
Nachdem wir nun einen Einblick in die Funktionen von Zeiterfassungssoftware erhalten haben, wollen wir uns ansehen, wie sie Unternehmen helfen kann.
Wie hilft Zeiterfassungssoftware jedem Unternehmen?
Jede Zeiterfassungssoftware ist mit verschiedenen Funktionen ausgestattet, die Unternehmen jeder Größe, von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen, ansprechen können.
Jedes Unternehmen wünscht sich produktive Mitarbeiter. Oftmals ist jedoch zu beobachten, dass Mitarbeiter zwar an ihrem Schreibtisch sitzen, aber nicht arbeiten. Hier setzen Zeiterfassungs-Apps an. Unternehmen können nachverfolgen, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben benötigt.
Darüber hinaus wird die oft mühsame Aufgabe, Anwesenheitszeiten manuell zu erfassen, durch diese Tools ersetzt. Manager können erkennen, ob ein Mitarbeiter nur im Internet surft, anstatt zu arbeiten. Dies gelingt durch die Aufzeichnung von Tastatur- und Mausaktivitäten.
Berichte über die Arbeitsleistung der Mitarbeiter erleichtern es Managern, Zahlungen an Mitarbeiter oder Freiberufler freizugeben. Dies ist einer der wichtigsten Vorteile einer Zeiterfassungssoftware.
Es wird deutlich, dass es für Zeiterfassungssoftware viele Anwendungsfälle gibt. Wenn Sie die Disziplin in Ihrem Unternehmen verbessern und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern möchten, sollten Sie den Einsatz solcher Tools in Betracht ziehen.
Auf dem Markt existieren zahlreiche Zeiterfassungstools für das Live-Tracking von Mitarbeitern, was die Auswahl erschwert. Eine häufige Frage unter Unternehmen lautet daher: „Welche ist die beste Echtzeit-GPS-Tracking-Software?“ Hier ist eine Antwort auf diese Frage.
Werfen Sie einen Blick auf diese Liste einiger der besten Zeiterfassungssoftwares auf dem Markt, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern.
Jibble
Jibble ist eine fortschrittliche GPS-Zeiterfassungssoftware für Ihre Mitarbeiter. Sie ermöglicht es, Geofencing-Zonen für die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter einzurichten. Während die Teammitglieder ihre Arbeitszeiten erfassen, können die Manager die Aufzeichnungen überprüfen.
Jibble bietet eine herausragende Funktion: Geofence-Einschränkungen. Mitarbeiter können sich nicht einloggen, wenn sie sich außerhalb des festgelegten Bereichs befinden. Wenn also ein Mitarbeiter einem bestimmten Arbeitsplatz zugewiesen ist, kann er sich nur an diesem Ort einloggen. Zudem macht es Jibble Managern leicht zu überwachen, wo ihre Mitarbeiter arbeiten, inklusive Informationen darüber, wer wo arbeitet und wie viele Stunden an einem bestimmten Standort verbracht wurden.
Jibble unterstützt Unternehmen aus verschiedenen Branchen bei der Zeiterfassung für Projekte, Anwesenheit und Gehaltsabrechnung. Darüber hinaus ist in diesem Tool auch die Anwesenheitserfassung per Gesichtserkennung möglich.
Hubstaff
Die GPS-Stempeluhr-App von Hubstaff ist eine umfassende Lösung für die Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter. Es ist ein kostenloses, benutzerfreundliches Tool, das Projektmanagement, Zeiterfassung und Screenshot-Funktionen vereint. Hubstaff zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche aus, was das Erfassen und Nachverfolgen der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erleichtert.
Hubstaff verfügt über eine einzigartige Budgetierungsfunktion. Sie können eine maximale Stundenzahl für einen bestimmten Mitarbeiter festlegen. Die App verhindert, dass dieser Mitarbeiter die festgelegte Grenze überschreitet.
Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Großprojekt arbeiten, kann es schwierig sein zu bestimmen, wie sie ihre Zeit verbringen. Hier hilft Hubstaff. Screenshots bieten Einblick in die Aktivitäten jedes Mitarbeiters. Sie können auch die Anwendungs- und Browserverläufe Ihrer Mitarbeiter während der Arbeitszeit einsehen.
Hubstaff unterstützt zahlreiche Integrationen mit Projektmanagement-Tools wie Basecamp und Asana. Darüber hinaus ist die Integration in Rechnungsplattformen wie PayPal und QuickBooks möglich.
Clockify
Mit Clockify benötigen Sie keine Stoppuhr mehr. Clockify ist eine einfache Stundenzettel-App mit Echtzeit-GPS-Tracking und eignet sich ideal für Außendienstmitarbeiter. Clockify ist auf allen Plattformen verfügbar, von Windows und Linux bis zu Android und iOS.
Eine Projektverfolgungsfunktion hilft Ihnen, den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten. Mit diesem Tool können Sie zwischen automatischer und manueller Zeiterfassung wechseln. Clockify bietet viele weitere Funktionen, wie z.B. Ziele und Erinnerungen, Zeitrundung, Stundenzettel-Sperre und Markenberichte.
Benötigen Sie einen Bericht über die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters, so können Sie diesen in verschiedenen Formaten abrufen: zusammenfassend, wöchentlich oder detailliert. Diese Berichte ermöglichen es Ihnen, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter einfach zu verfolgen. Die Dashboards zeigen außerdem, wo die Zeit verwendet und wo sie verschwendet wird.
Arbeitsstatus
Arbeitsstatus ist eine App zur Fernüberwachung, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Mitarbeiter im Auge zu behalten und zu verfolgen, wo sie arbeiten. Sie können jedes Gerät nutzen, um Ihre Mitarbeiter zu verfolgen und Wege zur Produktivitätssteigerung zu finden.
Mitarbeiter können unterschiedliche Geräte nutzen, um sich ein- und auszustempeln. So lässt sich die Gesamtzeit, die für eine Aufgabe oder ein Projekt aufgewendet wurde, leicht feststellen. Unternehmen können auch die Gesamtarbeitszeit eines Mitarbeiters pro Woche oder Monat ermitteln. Bevor der Manager die Gehaltsabrechnungen genehmigt, können die Arbeitszeittabellen überprüft werden, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.
Workstatus kann Ihrem Unternehmen helfen, den zeitaufwändigen Prozess der manuellen Datenerfassung zu automatisieren. Diese Mitarbeiterzeiterfassungs-App vereinfacht die Gehaltsabrechnung und liefert detaillierte Berichte über die geleistete Arbeit. Zudem bietet sie Funktionen zur Produktivitätssteigerung Ihrer Mitarbeiter.
Darüber hinaus bietet Workstatus Funktionen wie Budget- und Stundenbeschränkungen, Routenoptimierung und automatisierte Anwesenheitserfassung.
Timeero
Timeero ist eine GPS-Zeiterfassungssoftware, mit der Sie die Arbeitsstunden, den Standort und die Kilometerleistung Ihrer Mitarbeiter verfolgen können. Das Generieren von Berichten ist mit Timeero einfach. Die Geofencing-Funktion ermöglicht das automatische Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiter. Mit Timeero können Sie alle relevanten Daten von Arbeitszeiten bis zu Pausen an einem einzigen Ort verwalten.
Timeero bietet eine lückenlose Standortverfolgung jedes Mitarbeiters. Die genaue Standortverfolgung ermöglicht es Ihnen, alle Mitarbeiter in Echtzeit und in der Vergangenheit zu verfolgen. Wenn sich ein Mitarbeiter außerhalb des festgelegten Bereichs befindet, können Sie entsprechende Benachrichtigungen erhalten.
Timeero bietet eine präzise Standortverfolgung in Kombination mit Zeitstempeln. Sie können Mitarbeitern bestimmte Aufgaben an einem bestimmten Ort zuweisen. Sollte ein Mitarbeiter den festgelegten Bereich verlassen, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Eine weitere herausragende Funktion von Timeero ist die Kilometerverfolgung. Sie können Ihre Mitarbeiter auf Basis der gefahrenen Kilometer bezahlen und die zurückgelegte Route und Entfernung nachvollziehen. So können Sie effizient unnötigen Kosten vermeiden.
QuickBooks-Zeit
QuickBooks Time erleichtert es Managern und Unternehmen, die Mitarbeiter effizient zu verwalten. Unabhängig davon, ob Ihr Team im Außendienst oder im Büro tätig ist, die GPS-Zeiterfassung macht die Verwaltung einfach. Sie können nachvollziehen, wo die Mitarbeiter arbeiten und ihren Arbeitsplan überprüfen.
QuickBooks Time verfolgt den Standort jedes Mitarbeiters, sobald er sich eingeloggt hat. Beim Ausstempeln wird die GPS-Standortverfolgung beendet. Sie können Ihre Belegschaft optimal planen, indem Sie die nächstgelegenen Mitarbeiter für einen bestimmten Einsatzort auswählen. Die Erstellung von Steuerberichten und die Kostenerstattung werden durch die Kilometerverfolgung einfach und effizient.
Die Geofencing-Funktion ist präzise und erinnert die Mitarbeiter daran, sich ein- und auszustempeln. Manager können auf einer Karte sehen, welche Mitarbeiter an welchem Standort arbeiten. Dies erhöht nicht nur die Produktivität der Teammitglieder, sondern auch die Verantwortlichkeit.
QuickBooks ist ein geeignetes Tool für Telearbeiter, Dienstleistungsunternehmen, Bauarbeiter, Unternehmen mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten und mobile Mitarbeiter.
Stundenzettel mobil
Stundenzettel mobil ist ein weiteres Tool zur effektiven Verwaltung Ihrer Belegschaft. Es bietet eine Geofence-Zeiterfassung und eine automatische Stempelfunktion zum automatischen Ein- und Ausstempeln von Mitarbeitern an Baustellen. Sie können Zeitpläne für alle Mitarbeiter einfach über die App festlegen. Bei Änderungen erhalten die Mitarbeiter eine Benachrichtigung.
Die Gehaltsabrechnung und Budgetierung werden durch detaillierte Berichte aus der App vereinfacht. Mit Projekt-Checklisten lässt sich die Arbeit effektiver erledigen. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Die Verfolgung eines Projekts ist mit Timesheet Mobile einfach.
Timesheet Mobile bietet zudem einen Team-Messaging-Bereich für den Austausch von Informationen. Darüber hinaus ist es einfach, die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters einzusehen, da jeder Mitarbeiter angeben kann, ob er krank, im Urlaub oder aus anderen Gründen nicht verfügbar ist.
TimeTrakGo
Verabschieden Sie sich von unübersichtlichen, handgeschriebenen Zeiterfassungsbögen mit TimeTrakGo. TimeTrakGo ist eine GPS-Zeiterfassungssoftware, mit der Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zentral verfolgen können, unabhängig davon, ob diese an einem oder an mehreren Standorten arbeiten. Es ist ein einfaches und effektives Tool zur Verwaltung Ihrer Belegschaft.
Mit diesem Tool können Fehler in den Arbeitsplänen leicht gefunden werden. Sie können Echtzeitberichte der Mitarbeiter auf einer Live-Karte mit Mitarbeiterbuchungstransaktionen einsehen. Da die Stempeldaten mit GPS-Standortinformationen verknüpft sind, können sich die Mitarbeiter mit jedem Gerät ein- und ausstempeln.
TimeTrakGo verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche. So können Sie Ihre Mitarbeiter digital und effizient verwalten, ohne dass ein neuer Mitarbeiter alles manuell erledigen muss.
Justworks-Stunden
Justworks-Stunden ist eine umfassende Lösung für Unternehmen jeder Größe. Mit diesem Tool wird die Zeiterfassung der Mitarbeiter vereinfacht. Sie können sich bei der Mitarbeiterzeitverwaltung auf Funktionen wie Schichtmanagement, automatische Benachrichtigungen über Mobilgeräte und Geofencing verlassen.
Das Tool liefert Einblicke, die für die Berechnung von Gehaltsabrechnungen und Rechnungen, inklusive Überstunden, regulärer Arbeitszeiten und Pausen genutzt werden können. Da alles automatisiert ist, müssen Sie sich keine Gedanken über Ungenauigkeiten machen.
Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten oder jeden Tag ins Büro kommen, können Manager die Arbeitszeiten mühelos verfolgen. Das Ein- und Ausstempeln ist von jedem Gerät aus möglich. Zudem können Sie Ihre Gehaltsabrechnungssoftware mit Justworks Hours synchronisieren, um die Rechnungen und Zahlungen zu verwalten. Dies ist ein weiteres hervorragendes Tool für die produktive Verwaltung Ihrer Belegschaft.
Fazit
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern und deren Arbeitszeiten zu überwachen, ist die Nutzung einer Zeiterfassungssoftware die beste Entscheidung. Die genannten Tools helfen nicht nur, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern, sondern sparen auch erheblich Zeit, die sonst für administrative Aufgaben aufgewendet würde.
Informieren Sie sich im nächsten Schritt über einige der besten Anwesenheits-Tracking-Tools für Mitarbeiter.