Die Rolle von HR in modernen Unternehmen
Personalwesen ist ein Bereich, der sich um Menschen kümmert. Es sind die Mitarbeiter, die den Motor eines jeden Unternehmens darstellen. Daher ist es unerlässlich, diese zu motivieren und professionell zu managen. Der technologische Fortschritt, insbesondere durch HR-Management-Systeme (HRMS) mit künstlicher Intelligenz und Automatisierung, hat die Herausforderungen im HR-Bereich deutlich reduziert.
Mit dem Wachstum eines Unternehmens entstehen verschiedene Herausforderungen wie Skalierbarkeit, Prozess- und Datenmanagement, Mitarbeiteroptimierung und vieles mehr. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl wird auch die Verwaltung von HR-Aufgaben wie Einstellung, Schulung, Gehaltsabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften komplexer. Zudem sind vertrauliche Daten oft an verschiedenen Orten und in unterschiedlichen Formaten gespeichert.
Dies kann zu einem „HR-Burnout“ führen und die Gesamteffizienz beeinträchtigen. In einem wettbewerbsintensiven Umfeld, wo Zeit gleich Geld ist, sind Ineffizienzen, besonders während der Wachstumsphase, nicht akzeptabel. Wenn Ihr HR-Prozess noch immer auf Tabellenkalkulationen und Papier basiert, verpassen Sie wertvolle Chancen!
Die Lösung hierfür ist eine HR-Management-Software oder kurz: HRMS!
Was ist ein HRMS?
Vereinfacht ausgedrückt, ist ein HRMS eine Software, die Technologie nutzt, um HR-Prozesse zu verwalten. Es dient dazu, die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens zu steigern, indem manuelle und sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden. So gewinnt das HR-Team Zeit für andere wichtige Aufgaben, die zum Wachstum des Unternehmens beitragen.
Die Software deckt viele Aspekte des Personalmanagements ab:
- Personalplanung
- Rekrutierung
- Onboarding
- Überprüfungsprozess nach der Probezeit
- Mitarbeiterinformationsmanagement
- Verwaltung von Transaktions- und Urlaubsrichtlinien
- Anwesenheits- und Zeiterfassung
- Gehaltsabrechnung
- Berechnungen für Gehaltsanpassungen
- Ausscheidungsprozess
- Kommunikation und Verwaltung von Regeln und Vorschriften
- Mitarbeiterengagement
- Gesetzliche Konformität
- MIS-Berichte
- Aus- und Weiterbildung
- Leistungsbeurteilung
- Nachfolgeplanung
Warum benötigen Unternehmen ein HRMS?
Die klassische Methode mit Stift und Papier mag in der Anfangsphase nützlich sein, doch für ein wachsendes Unternehmen ist sie nicht mehr zielführend. Besonders für KMUs ist ein HRMS von großer Bedeutung, da es den Wachstumsprozess durch die Automatisierung komplizierter Aufgaben beschleunigen und gleichzeitig Fehler minimieren kann, denn auch kleine Fehler können die Produktivität negativ beeinflussen.
Ein HRMS, das mit modernen Technologien wie Datenanalyse und Automatisierung ausgestattet ist, bietet nicht nur Vorteile für Arbeitgeber, sondern auch für Mitarbeiter und Kunden, da die notwendigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind.
Ein Bericht prognostiziert, dass der globale Markt für HR-Software bis 2030 ein Volumen von 30 Milliarden US-Dollar erreichen wird. Zudem wird ein Wachstum von 9,4 % zwischen 2017 und 2025 erwartet.
Betrachten wir einige der Vorteile eines HRMS für moderne Unternehmen.
Effiziente Mitarbeiterführung
Ihr HR-Team kann die Anwesenheit und Arbeitszeiten der Mitarbeiter überwachen, um eine hohe Produktivität und einen gerechten Ausgleich für Überstunden sicherzustellen. Darüber hinaus können Schulungen, Gehaltsabrechnungen und die Leistungsentwicklung der Mitarbeiter verwaltet werden, sodass sie sich dem Unternehmen zugehörig fühlen.
KPI-Überwachung
Ein HRMS kann den Prozess der Überwachung von Key Performance Indicators (KPIs) präzise automatisieren und die Effizienz der Mitarbeiter bei der Erreichung ihrer Ziele aufzeigen. Zu diesem Zweck kann es die Dauer der Mitarbeitertätigkeit in einer bestimmten Rolle, Fehlzeiten, die zur Zielerreichung benötigte Zeit usw. überwachen.
Förderung des Mitarbeiter-Self-Service
Eine der besten Funktionen eines HRMS ist der Self-Service für Mitarbeiter, mit dem sie auf ihre Profile und das Portal zugreifen können. Sie finden dort detaillierte Informationen zu den Unternehmensrichtlinien, dem Ausscheidungsprozess, der Gehaltsabrechnung usw. Dadurch müssen sie nicht jede Frage an die HR-Abteilung richten, was beiden Seiten Zeit spart.
Mitarbeiter können Urlaubsanträge über das System einreichen und ihre verbleibenden Urlaubstage, die Urlaubsplanung, bevorstehende Veranstaltungen und weitere Funktionen einsehen.
Eliminierung menschlicher Fehler
Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler, die Unternehmen in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften, Kosten und Zeit teuer zu stehen kommen können. Sie reduziert das Risiko von Fehlern und Doppelarbeit und gewährleistet eine fehlerfreie Aufgabenabwicklung.
Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Einhaltung bundes- und landesrechtlicher Vorschriften ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Eine Vernachlässigung kann dem Ruf und der finanziellen Stabilität eines Unternehmens schaden. Ein HRMS aktualisiert regelmäßig alle gesetzlichen Änderungen, um die Einhaltung sicherzustellen.
Warum Cloud-basiertes oder SaaS-HRMS?
Anstelle einer traditionellen On-Premises-Software, bei der man alles selbst kaufen muss, können Sie eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung wählen, die in der Cloud gehostet wird. Diese ist abobasiert, was bedeutet, dass Sie nicht für die gesamte Software zahlen müssen, sondern sie im Rahmen eines Abos für eine bestimmte Zeit nutzen können.
Klingelt da was?
Ja, ähnlich wie bei Netflix!
Im Gegensatz zur On-Premises-Software erfordert das SaaS-Modell keine Installation oder Konfiguration. Alles ist vorbereitet, und Sie können die Software innerhalb von ein bis zwei Stunden nutzen. Dies spart Kosten, Zeit und Aufwand für die Wartung.
SaaS-Software befindet sich in einer Cloud-Umgebung und bietet bessere Skalierbarkeit, da Sie die Software entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens auswählen können.
Wenn Sie ein HRMS in Ihr Unternehmen integrieren möchten, sollten Sie die Einführung von SaaS-Software in Betracht ziehen. Hier sind einige der besten verfügbaren Softwarelösungen, die Sie sich ansehen können:
Freshteam
Freshteam ermöglicht es Ihnen, Ihre HR-Prozesse intelligent zu verwalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit dem integrierten Bewerbermanagement-System können Sie Kandidaten suchen, Vorstellungsgespräche planen und die passenden Talente einstellen. Die Kandidatensuche kann über Jobportale, Karriereseiten, Mitarbeiterempfehlungen, Anbieter, Social-Media-Plattformen usw. erfolgen.
Erstellen Sie Scorecards für Vorstellungsgespräche, fügen Sie Bewertungsteams, Workflow-Phasen und angepasste Bewerbungsformulare für jede Position hinzu. Mit der Candidate 360-Funktion können Sie alle Informationen über Kandidaten, einschließlich E-Mails, Lebensläufe, Ergebnisse, Interaktionsverlauf, Feedback usw., an einem zentralen Ort speichern. Laden Sie Teammitglieder zu Vorstellungsgesprächen ein und geben Sie Feedback direkt im System. Mit der Software können Sie Stellenangebote verwalten und deren Felder konfigurieren, Entscheidungen protokollieren und Angebotsschreiben erstellen.
Freshteam unterstützt ein reibungsloses Onboarding, indem der Prozess im Voraus gestartet wird, um die Dokumentation abzuschließen und Formulare auszufüllen. Dies hilft neuen Mitarbeitern, sich bereits am ersten Tag einzuleben. Nach der Unterzeichnung der Dokumente können Sie diese im Profil des Mitarbeiters speichern, Aufgaben erstellen, Aktivitäten verfolgen und Erinnerungen senden, um den Onboarding-Prozess abzuschließen.
Erstellen Sie Mitarbeiterprofile durch Drag & Drop von Formularfeldern und verwalten Sie Organigramme, um alle Einheiten der Unternehmensstruktur mit Namen, Abteilungen und Positionen anzuzeigen. Erstellen und nutzen Sie Urlaubsrichtlinien für das Kalenderjahr und weisen Sie diese einfach bestimmten Teams, Standorten, Schichten oder Abteilungen zu. Verfolgen Sie Abwesenheiten, erstellen Sie Abwesenheitsberichte und identifizieren Sie Trends.
Dank der mobilen App für iOS und Android können Sie problemlos Einstellungsverfahren durchführen, E-Mails versenden, Feedback geben und Entscheidungen treffen. Auch Urlaubsanträge können per Fingertipp eingereicht oder genehmigt werden und Sie haben überall Zugriff auf Mitarbeiterakten.
Bizneo HR
Bizneo HR ist eine exzellente Lösung für Unternehmen, die ihre HR-Prozesse automatisieren und optimieren und eine neue Dimension im Personal- und Talentmanagement erreichen möchten. Die Suite umfasst mehr als 10 technologische Tools, die Lösungen zur Optimierung aller Phasen eines Mitarbeiterlebenszyklus bieten.
Die Tools ermöglichen es, die Rekrutierung und Auswahl von Kandidaten zu optimieren sowie die Fähigkeiten und Leistungen der Mitarbeiter zu beurteilen und zu entwickeln, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Zusätzlich gibt es verschiedene Funktionen zur Vereinfachung des Tagesgeschäfts:
- Zeit-, Urlaubs- und Schichtmanagement
- Onboarding- und Offboarding-Prozesse zur Unterstützung neuer Mitarbeiter
- Umfragen zur Messung von Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement und Arbeitsklima
- Workflows zur Automatisierung von Routineaufgaben, Benachrichtigungen und Kommunikation (Vertragsende, Gehaltsüberprüfungen, Abwesenheitsmeldungen)
Zusätzlich bietet Bizneo HR Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools (Gehaltsabrechnung, Zugangskontrolle, Zeiterfassung, ERPs). Kurz gesagt, die beste Technologie, um Ihrem Personalmanagement einen Mehrwert zu geben und sich optimal um das wertvollste Kapital eines Unternehmens zu kümmern: die Mitarbeiter.
Sage HRMS
Mit Sage HRMS können Sie alle Ihre HR-Herausforderungen meistern und kluge Entscheidungen treffen, um die Effektivität Ihres Unternehmens zu steigern. Es bietet eine dynamische Lösung zur Verwaltung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus, von der Einstellung bis zum Ausscheiden. Die Software ist skalierbar und unterstützt Sie bei Ihren wachsenden Anforderungen.
Stellen Sie talentierte Mitarbeiter ein, binden Sie die besten und identifizieren Sie interne Kandidaten für Führungspositionen. Es hilft Ihnen auch, die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren, indem das Engagement erhöht wird. Verbessern Sie das Zeitmanagement für jeden Mitarbeiter und verwalten Sie Urlaubsanträge sowie die Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilungen und Sozialleistungen.
Vermeiden Sie teure Fehler bei der Registrierung und Dateneingabe und eliminieren Sie unnötigen Papierkram im Zusammenhang mit Leistungen. Mit der Risikoanalyse können Sie Mitarbeiter anhand ihrer Informationen, Fähigkeiten, Leistungen und anderen Faktoren bewerten.
Die Sage University bietet umfassende Schulungen und On-Demand-Learning-Angebote, um die Software optimal nutzen zu können. Die Sage-Wissensdatenbank, Sage City und andere Ressourcen stehen Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und Sie über die neuesten Software-Updates zu informieren.
Gusto
Unterstützen Sie Ihr Team mit einem umfassenden HRMS: Gusto. Alle Prozesse von der Einstellung über das Onboarding und die Bezahlung bis hin zu Leistung und Beförderung laufen reibungslos mit dieser Software.
Erstellen Sie professionelle Angebotsschreiben, integrieren Sie neue Mitarbeiter, vermeiden Sie Papierkram und lassen Sie neue Mitarbeiter ihr Profil digital ausfüllen. Sie können alle Dokumente in der Software digital speichern, um organisiert zu bleiben. Die Zeiten mühsamer Gehaltsabrechnungen sind vorbei; nutzen Sie die vereinfachte Gehaltsabrechnung und reichen Sie Steuern einfach ein.
Alle Daten im Zusammenhang mit Zeiterfassung, Leistungsplänen und Neueinstellungen werden automatisch synchronisiert. Sichern Sie das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter mit derselben Software, die Ihre Pläne in die Gehaltsabrechnung integriert. Geben Sie Ihrem Team die Ressourcen und Tools von Gusto, um ihre finanzielle Zukunft durch Gusto Cashout, Pendlervergünstigungen, Arbeitnehmerentschädigung und 401(k)-Rentenpläne zu sichern.
Zusätzlich bietet Gusto weitere hilfreiche Tools wie eine finanzielle Unterstützung für kleine Unternehmen, einen Burn-Rate-Rechner, einen Arbeitgebersteuerrechner, ein Gehaltsvergleichs-Tool und eine Checkliste für Neueinstellungen. Die Software ist konform mit HIPAA, ACA und ERISA. Es kann COBRA-Anforderungen verwalten und Mitarbeitern E-Mails senden, um Formalitäten nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen zu erledigen.
Cézanne HR
Egal, ob Ihr Unternehmen klein, mittel oder groß ist, Cézanne HR unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer HR-Aufgaben. Die cloudbasierte HR-Suite ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter effizient zu managen und zu fördern.
Cezanne HR unterstützt Unternehmen in über 100 Ländern und bietet Übersetzungen in 10 verschiedene Sprachen ohne zusätzliche Kosten an. Es unterstützt zudem die Erfassung von Finanzdaten in der jeweiligen Landeswährung und ermöglicht mehreren Niederlassungen weltweit eigene Genehmigungsabläufe, Kostenstellen, HR-Portale und Administratorrechte. Das System bietet maximale Flexibilität, um verschiedene Aufgaben auszuführen, vom Hinzufügen bis zum Entfernen von Mitarbeitern.
Das Online-Portal bietet Fachartikel, Anleitungen, Einrichtungstipps, Schulungen, Beratungen, intelligente Benachrichtigungen, integrierte Berichte, konfigurierbare Formulare, effizientes Workflow-Management und Implementierungsservices. Die mobile App und die Online-Tools fördern eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation.
Cezanne HR kümmert sich um die Wartung und regelmäßige Updates der Software. Alle Ihre Daten sind dank moderner Sicherheitsmaßnahmen, Verschlüsselung, Passwörter und der Einhaltung der DSGVO sicher. Die offene Architektur ermöglicht zudem eine einfache Anbindung an Drittanwendungen.
People HR
Sind Sie es leid, Zeit mit monotonen Aufgaben zu verschwenden?
Nutzen Sie People HR, um diese Prozesse zu automatisieren und sich auf wichtigere Bereiche zu konzentrieren. Vergessen Sie das Verfolgen von Krankheitstagen, das Aktualisieren von Mitarbeiterdaten, das Genehmigen von Urlaubsanträgen oder das Erstellen von Umsatzberichten. Mit dem Bewerbermanagement können Sie Talente einstellen und halten, die zur Unternehmenskultur passen. Veröffentlichen Sie Stellenangebote auf verschiedenen Jobportalen und finden Sie Mitarbeiter, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen können.
Stellen Sie HR-Informationen mithilfe von Grafiken dar, um Führungskräfte zu informieren, und identifizieren Sie Handlungsbedarf. Lernen Sie von anderen HR-Experten und verbessern Sie Ihre Entscheidungsfindung. Sie können Ihre HR-Einblicke mit denen anderer Unternehmen Ihrer Branche vergleichen, um Verbesserungspotenzial zu erkennen.
Verbinden Sie sich besser mit Ihren Mitarbeitern und helfen Sie ihnen, ihr Potenzial mit dem Leistungsmanagementsystem zu optimieren. Finden Sie Ihre Top-Performer und diejenigen, die Hilfe benötigen, um ihre Leistungen zu verbessern. Mit People HR können Sie Ihre Daten reibungslos in das neue System migrieren und Expertenschulungen nutzen, um die Software optimal zu nutzen.
Dank der Benutzerfreundlichkeit der Software können Sie sie auch ohne fundierte technische Kenntnisse verwenden.
Zenefits
Die Verwaltung von HR-Prozessen ist mit Zenefits kein Kopfzerbrechen mehr. Mit nur einem Klick können Sie Angebotsschreiben mit allen wichtigen Details und einem Link zur Online-Annahme versenden. Hierfür bietet die Software Vorlagen oder die Möglichkeit, ein eigenes Angebotsschreiben hochzuladen.
Der Partner Checkr führt umfassende und schnelle Hintergrundüberprüfungen mit der Software durch. Neue Mitarbeiter können mit der mobilen App oder der Website von Zenefits ihre Unterlagen online einreichen. Die Software erstellt automatisch Steuerdokumente.
Zenefits fördert das papierlose Büro durch die Funktion der digitalen Signatur. Durch die Integration mit Slack, Salesforce, Google Workspace usw. können sich neue Mitarbeiter automatisch anmelden. Dynamische Organigramme und ein Mitarbeiterverzeichnis unterstützen die funktionsübergreifende Kommunikation.
Automatisieren Sie Mitarbeiterereignisse wie Beförderungen, Team- oder Abteilungswechsel, Kündigungen usw. Die Software synchronisiert alle Daten und Änderungen in Echtzeit, sodass sie überall aktuell sind. Zenefits unterstützt nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch andere Arbeitskräfte, einschließlich Freiberufler, unabhängige Auftragnehmer und Berater. Die Automatisierung von Aufgaben unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Erstellen und verwalten Sie Ihre Urlaubsrichtlinien, legen Sie Sperrzeiten fest und nutzen Sie den automatischen Urlaubsanspruchsrechner. Die Business-Intelligence-Funktionen der Software liefern Berichte zu Vergütungsübersichten, Mitarbeiterzahlen, Statistiken zur Chancengleichheit, Fluktuationsraten und gewährten Aktienoptionen.
BambooHR
Ihre Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital Ihres Unternehmens. Verwalten Sie diese sorgfältig mit BambooHR, einer All-in-One-Software zum Erfassen, Organisieren und Analysieren von Mitarbeiterdaten. Optimieren Sie den gesamten Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess, verwalten Sie die Vergütung und entwickeln Sie eine nachhaltige Unternehmenskultur.
Mit BambooHR können Sie alle Informationen in einer einzigen, sicheren Datenbank speichern, die durch dynamische Bearbeitungs- und Berichtsfunktionen für schnellere Arbeitsabläufe unterstützt wird. Die Software ist über eine Website oder mobile App zugänglich.
Passen Sie Formalitäten und Papierkram an, um den Onboarding-Prozess zu vereinfachen. Elektronische Signaturen ermöglichen die digitale Verwaltung von Aufzeichnungen. BambooHR erleichtert die Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Sozialleistungen, Gehaltsabrechnungen usw.
Sie erhalten umfassende Einblicke in das Leistungsmanagement, die Mitarbeiterzufriedenheit und andere Statistiken, um Ihre nächsten Schritte zu planen. Derzeit hat die Software weltweit über 1,56 Millionen aktive Nutzer und bietet eine siebentägige kostenlose Testversion an.
Fazit
HR-Prozesse sind ein entscheidender Aspekt moderner Unternehmen, sei es bei der Rekrutierung, Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilung oder Beförderung. Diese erfordern ein hohes Maß an Präzision, und selbst kleine Fehler können kostspielig sein. Integrieren Sie ein cloudbasiertes HRMS in Ihr Unternehmen, um alle Aufgaben fehlerfrei zu automatisieren.