Häufige Fragen zu Ihrer Online-Software?
Werden Sie regelmäßig mit wiederholten Fragen zu Ihrer Online-Software konfrontiert? Wenn ja, könnte es daran liegen, dass Ihre Benutzer das Produkt und sein volles Potenzial noch nicht ganz verstanden haben.
Ständige Anfragen zu Ihrer Software können die Kapazität Ihres Supportteams erheblich belasten und zu Überforderung führen. Um dies zu verhindern, kann die Erstellung einer umfassenden Online-Dokumentation eine gute Lösung sein.
Was versteht man unter Online-Dokumentation?
Eine Online-Dokumentation fungiert als ein Benutzerhandbuch, das den Nutzern hilft, das Produkt zu verstehen. Sie erläutert die Funktionen Schritt für Schritt und hilft, die Möglichkeiten und das volle Potenzial des Produktes zu erkennen.
Durch das Hinzufügen von Bildern, Videos und Produkt-GIFs können Sie anschaulich erklären, wie die verschiedenen Funktionen aktiviert und genutzt werden. Die Komplexität der Online-Dokumentation variiert je nach Produkt. Während sie für manche wie ein FAQ-Bereich wirkt, kann sie für andere eine detaillierte Produkteinführung sein.
Wie funktioniert eine Online-Dokumentation?
Es gibt vielfältige Möglichkeiten, wie ein Online-Dokumentationstool eingesetzt werden kann. Hier sind einige wesentliche Vorteile:
- Zentralisiertes Informationssystem: Alle produktrelevanten Informationen werden zentral gespeichert. Kunden und Supportteams können bei Fragen oder Unklarheiten schnell darauf zugreifen.
- Zeit- und Energieersparnis: Ein zentrales Informationssystem spart Kunden und Supportmitarbeitern Zeit und Mühe bei der Suche nach Lösungen. Dies beugt Burnout vor und ermöglicht dem Supportteam, sich auf dringende Probleme zu konzentrieren.
- Förderung von Engagement und Kundenbindung: Online-Dokumentation hält Kunden während ihrer gesamten Markenerfahrung engagiert. Sie müssen nicht anderswo nach Antworten suchen und kehren stattdessen zu Ihrer Ressource zurück. So bleiben sie der Marke verbunden.
- Detailliertes Produktwissen: Von der Einrichtung bis zu allen Funktionen ist alles in der Online-Dokumentation enthalten, inklusive Informationen zu neuen Versionen und deren Unterschiede zu früheren Versionen. Dies hilft auch potenziellen Kunden bei der Entscheidungsfindung durch Fallstudien und Anwendungsbeispiele.
- Verbessertes Kundenerlebnis: Die Online-Dokumentation verbessert das Kundenserviceerlebnis erheblich. Ihr Team spart Zeit, indem es Kunden direkt zu Lösungen führt, ohne dass diese lange warten oder auf E-Mails warten müssen.
Wie wählt man die richtige Online-Dokumentationslösung?
Das Verständnis der Vorteile der Online-Dokumentation ist nicht alles. Hier sind einige entscheidende Kriterien, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Tools helfen:
#1. Intuitiver Editor
Ein einfacher, aber funktionsreicher Editor ist entscheidend. Da mehrere Personen gleichzeitig an Artikeln arbeiten können, ist es wichtig, dass alle sehen, wer welche Änderungen vornimmt.
#2. Intelligente Suchfunktion
Eine leistungsstarke Suchfunktion ist unerlässlich. Besucher sollten relevante Informationen schnell finden können. Die Suche sollte durch Tags und verwandte Schlüsselwörter unterstützt werden.
#3. Umfassende Analysen
Die Analyse der Nutzung der Online-Dokumentation ist wichtig. Die Software sollte folgende Metriken erfassen:
- Seitenaufrufe
- Beliebteste Artikel
- Erfolglose Suchen
- Feedback zu Artikeln
- Absprungrate
- Durchschnittliche Verweildauer auf Artikeln
- Neue versus wiederkehrende Nutzer
Diese Metriken geben wertvolle Einblicke und helfen bei der Optimierung der Inhalte.
#4. Sicherheit
Der Schutz Ihrer Dokumentationsressourcen ist von höchster Bedeutung. Fragen Sie den Dienstanbieter nach:
- Strategien gegen unbefugten Zugriff
- Einsatz von Firewalls und Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Datengeheimhaltung
#5. Versionierung
Unterstützt die Plattform eine Versionierung? Die Fähigkeit, Änderungen und verschiedene Versionen zu verfolgen, ist wichtig für Produktentwickler und Benutzer gleichermaßen. Die Plattform sollte Versionierung mit Zeitstempeln anbieten.
#6. Workflow-Management
Eine effektive Workflow-Verwaltung erfordert Zugriffskontrollen. Administratoren sollten Rollen zuweisen können, die den Zugriff auf das Schreiben und Bearbeiten steuern. Personen, die Artikel schreiben, sollten eingeschränkten Zugang haben, während Bearbeiter mehr Kontrolle benötigen.
#7. Anpassungsmöglichkeiten
Personalisierung verbessert die Nutzererfahrung und das Vertrauen in Ihre Marke. Ihre Dokumentationsseite sollte sich nahtlos in Ihr Branding einfügen. Die Plattform sollte Anpassungen mit Logo, Favicon, benutzerdefinierter Domain und URL ermöglichen.
Im Folgenden stellen wir einige der besten Online-Dokumentationstools vor:
Document360®
Document360 bietet eine umfassende Online-Dokumentationslösung mit einfacher Suche, Kategorienmanagement, Tag-Management, Artikelvorlagen und mehr. Die Drag-and-Drop-Oberfläche erleichtert das Anordnen von Kategorien und Unterkategorien. Zudem bietet es KI-gestützte Suche, privates Hosting, Versionierung, Sicherung und Wiederherstellung. Der Rich-Editor bietet die Wahl zwischen Markdown- und WYSIWYG-Editor. Die Plattform ist vollständig anpassbar. Artikelbeschreibungen helfen bei der schnellen Suche und Suchmaschinenoptimierung. Document360 ermöglicht auch die Zusammenarbeit im Team mit Redakteuren, Mitwirkenden und Herausgebern und bietet Benachrichtigungen für veraltete Artikel. Es integriert sich nahtlos in Helpdesk-, Chatbot- und CRO-Technologien wie Zendesk, Intercom und viele mehr.
Die Preispläne beginnen bei 99 $/Monat.
Clickhelp
Clickhelp ist ein Cloud-basiertes Autorentool, das die Erstellung von Software-Dokumentationen vereinfacht und die Zusammenarbeit im Team optimiert. Änderungen können verfolgt und Verbesserungen vorgenommen werden. Die Plattform bietet detaillierte Einblicke in die Artikelperformance durch Berichte und unterstützt die Datenmigration von Plattformen wie MS Word, HTML und CHM.
Die einfache Benutzeroberfläche erleichtert die Konfiguration. Die Preispläne beginnen bei 55 $/Monat.
Confluence
Confluence ist eine weitere Online-Dokumentationslösung, die das Erstellen kategorisierter Softwaredokumente unterstützt. Eine hierarchische Seitenstruktur und eine erweiterte Suchfunktion ermöglichen es Kunden, relevante Artikel schnell zu finden.
Die Plattform fördert die interne Zusammenarbeit, indem Content-Assets und Benutzerberechtigungen gesichert werden. Der Zugriff kann mit Teams geteilt werden, die am Schreib- und Bearbeitungsprozess beteiligt sind. Die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei 55 $/Monat.
Nuclino
Nuclino ist ein Dokumentationstool, das Inhalte mit Bildern, Videos und anderen kreativen Elementen zum Leben erweckt. Automatische Speicherfunktionen helfen, den Fortschritt zu sichern.
Eine Sofortsuche hilft Kunden, relevante Artikel effizient zu finden. Die Plattform bietet über 40 Integrationen und erleichtert die Planung zukünftiger Artikel zu Produktaktualisierungen. Die Preispläne beginnen bei 5 $/Benutzer/Monat.
DocuWare
DocuWare ist bekannt für seine optische Zeichenerkennung (OCR), mit der Bildtexte in Daten umgewandelt werden können. Dies hilft Nutzern, relevante Daten schnell zu integrieren.
Es ermöglicht die Verfolgung von Versionen bestehender Dokumente, um die ursprünglichen Inhalte und Änderungen nachzuverfolgen.
Read the Docs
Read the Docs ist eine kostenlose Lösung für technische Dokumentation. Sie können beliebig viele Benutzer für die Verwaltung Ihrer Software-Dokumentation haben. Das Produkt verwendet Anzeigen zur Finanzierung. Werbefreies Arbeiten kostet 5 $/Projekt.
GitHub
GitHub bietet neben der Möglichkeit, Programmieraktivitäten zu dokumentieren, auch Dokumentationssoftware. Mit GitHub-Seiten und einer Wiki-Plattform können Sie eine zentrale Wissensdatenbank erstellen. Die Integration mit Plattformen wie Jekyll ermöglicht die vollständige Produktdokumentation. Beachten Sie, dass die Dokumentation meist öffentlich und nicht privat ist. Die Preispläne beginnen bei 19 $/Monat.
Whatfix
Whatfix ermöglicht das Erstellen interaktiver digitaler Rundgänge durch Ihr Produkt und unterstützt die vollständige Dokumentation, FAQs und mehr. Die detaillierte Analyseplattform hilft, die Interaktion der Leser zu bewerten und Inhalte für bessere Ergebnisse zu optimieren.
Dropbox Paper
Dropbox Paper ist ein Co-Editing-Tool für die interne und externe Nutzung. Es ermöglicht das Einbetten von Bildern, Audio- und Videodateien. Die begrenzte Ordnerfunktion ist ein Nachteil. Es ist für Dropbox-Kontoinhaber kostenlos. Für separate Abonnements kontaktieren Sie bitte das Team.
HelpDocs
HelpDocs ermöglicht das Erstellen, Hosten und Überwachen von Dokumentationen. Eine Drag-and-Drop-Funktion hilft beim Anordnen von Artikeln. Die Möglichkeit, Artikel für Autoren oder Produktteams zu markieren, hilft bei der Identifizierung von Aktualisierungsbedarf. Die Preispläne beginnen bei 46 $/Monat.
Sind Sie bereit, das beste Online-Dokumentationstool auszuwählen?
Befürchten Sie, dass Ihre Kunden Ihr Produkt nicht richtig verstehen? Eine umfassende Softwaredokumentation hilft Ihnen, Ihre Produkte, Funktionen und Vorteile zu kommunizieren.
Mit einer gut dokumentierten Software können Ihre Kunden die benötigten Antworten schnell finden und Ihr Supportteam entlasten. Das Erstellen einer Dokumentation von Grund auf erfordert jedoch Ressourcen. Die Verwendung einer Online-Dokumentationssoftware ist daher eine effiziente Option.
Die vorgestellten Optionen sollen Ihnen bei der Auswahl des passenden Online-Dokumentationstools helfen. Wir hoffen, dies hilft Ihnen bei Ihrer Entscheidung!
Lesen Sie auch, wie Sie eine ausgezeichnete API-Dokumentation erstellen.