Intelligente Software für die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften
Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft oder einer Wohngenossenschaft kann eine große Herausforderung darstellen. Oftmals berichten HOA-Manager, Grundstückseigentümer und Vorstandsmitglieder von einer Anhäufung von Aufgaben, unerledigten Serviceanfragen und einer daraus resultierenden Belastung für die gesamte Gemeinschaft.
Hier kommt die HOA-Verwaltungssoftware ins Spiel. Sie digitalisiert sämtliche Daten, Aufgaben und Serviceanfragen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Nutzer kann die gesamte Community bequem von einem Computer aus mit wenigen Mausklicks verwalten.
Lesen Sie weiter, um mehr über HOA-Verwaltungssoftware und einige empfehlenswerte Optionen zu erfahren.
Was ist eine HOA-Software?
Eine HOA-Verwaltungssoftware ist ein Anwendungspaket, das speziell für die Unterstützung von HOA-Verwaltungspersonal, Immobilienverwaltern oder HOA-Vorstandsmitgliedern entwickelt wurde. Mit diesen Tools lassen sich die Prozesse digitalisieren und Gemeinschaften jeder Größe bequem von einem Tablet oder Laptop aus managen.
Die meisten Anwendungen für Wohnungseigentümergemeinschaften sind als All-in-One-CRM-Tools konzipiert. Zu den Standardfunktionen gehören oft:
- Online-Datenbank für Verträge
- Website-Baukasten
- Tool zur Erstellung von Service-Tickets
- Verwaltung von Serviceanfragen
- HOA-E-Mail-Funktion
- Live-Chat-Funktion
- Zahlungsgateways
- Veranstaltungsplanung
- Servicefinanzierung
- Benachrichtigungen und Erinnerungen
HOA-Software kann sich entweder auf Vorschriften, Betriebsabläufe oder die Verwaltung konzentrieren. All-in-One-HOA-Management-Tools erfüllen jedoch meist alle Anforderungen. Aus diesem Grund sind sie oft kostengünstiger als Software mit einzelnen Funktionen.
Hauptmerkmale einer HOA-Software
Die Suche nach der richtigen HOA-Management-App kann überwältigend sein. Die angebotenen Tools unterscheiden sich stark in Bezug auf Funktionen, Funktionalitäten und Servicemodule. Bevor Sie in eine HOA-Software investieren, sollten Sie auf folgende Kernfunktionen achten:
Bezahlsystem
Das Zahlungsmodul sollte Online-Zahlungen sowie Zahlungen per Debitkarte, Kreditkarte, Scheck und IVR ermöglichen. Nach der Bezahlung von Beiträgen sollte das System diese Zahlungen effizient verfolgen, aufzeichnen und bestätigen.
Einwohnerdatenbank
Die Datenbank der Community-Mitglieder ist das zentrale Element jeder HOA-Verwaltungsanwendung. Hier werden Informationen zu Mitgliedern, Bewohnern, Eigentümern, Hausverwaltern, Mietern, Servicepersonal und Wachpersonal gespeichert.
Die Datenbank sollte benutzerfreundlich sein und keine Expertise in MySQL-Datenbanken erfordern. Eine grafische Benutzeroberfläche mit automatischen Feldern zur einfachen Dateneingabe sowie Dropdown-Listen zur einfachen Auswahl von Daten sind wichtig.
Bewohnerportal
Es sollte ein Portal geben, über das sich Community-Mitglieder in ihre Profile einloggen können. Hier können sie ihre Daten aktualisieren, die für die HOA-Regeln und -Vorschriften relevant sind.
Über das Portal können auch Inhalte exklusiv für Mitglieder bereitgestellt werden. Zudem ist es sinnvoll, Mitgliedern die Möglichkeit zur Kommunikation per E-Mail, Chat und Foren zu bieten.
Finanzverfolgung und Berichterstattung
Die Verfolgung von Geldzuflüssen und -abflüssen ist für jede HOA-Community von entscheidender Bedeutung. Das Tool sollte die Erstellung separater Felder für Einnahmen und Ausgaben ermöglichen. Ein Dashboard sollte einen Echtzeit-Überblick über den Kontostand und den Bestandsstatus bieten.
Ein Ein-Klick-Berichtstool für monatliche, vierteljährliche und jährliche Berichte, die online auf der HOA-Website veröffentlicht werden können, ist ebenfalls wichtig. Solche Finanzberichte helfen Ihnen auch dabei, den Status einer gemeinnützigen Organisation zu erlangen, wenn Sie das HOA-Tool mit einer Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen kombinieren.
Kommunikation und Gespräche
Ein separates Kommunikationsmodul sollte Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, E-Mails, SMS, Kontaktverwaltung und sicheren Informationsaustausch bieten.
Außerdem sollte das Kommunikationsmodul alle Gespräche für zukünftige Prüfungszwecke aufzeichnen.
Veranstaltungsplanung und -verwaltung
Funktionen zur Veranstaltungsplanung und -verwaltung sind eine sinnvolle Ergänzung für Ihre HOA-Software. Sie erleichtern die Organisation von Veranstaltungen wie Partys oder Feiern.
Die Vorteile der HOA-Software
- HOA-Verwaltungsanwendungen rationalisieren die Dokumentation, Zahlungen, Serviceanfragen, die Nachverfolgung von Tickets, den Versand von Zahlungserinnerungen und die Verwaltung der Finanzbücher.
- Immobilienverwalter können Teilzeitkräfte als Softwarebediener einstellen und so das HOA-Betriebsteam verkleinern und Geld sparen.
- Alle Daten und Dokumente lassen sich mühelos an einem Ort digitalisieren und sind jederzeit für Audits verfügbar.
- Statt physische Dokumente zu sichern, werden Daten verschlüsselt innerhalb der Software oder in der Cloud gespeichert.
- Die Software verbessert die Finanz-, Betriebs- und Sicherheitsberichterstattung für alle HOA-Vorgänge.
- Die Kommunikation der Bewohner untereinander wird revolutioniert und jeder bleibt über die gesamte Community auf dem Laufenden.
Im Folgenden werden einige beliebte und zuverlässige HOA-Softwarelösungen zur einfachen Verwaltung Ihrer Wohngemeinschaften vorgestellt:
PayHOA
PayHOA verspricht All-in-One-Funktionen und eine 100%ige Online-Verwaltung von HOAs von überall. Die Software eignet sich für alle Wohngemeinschaften, von kleinen bis zu großen Anlagen.
Dieses Tool umfasst separate Module für Finanzen, Finanzverwaltung, Kommunikation, Dokumente und Anträge. Darüber hinaus bietet es:
- Erstellung und Hosting von benutzerdefinierten Websites, um Ihre HOA online zu präsentieren.
- Ein Fach zum digitalen Scannen von Schecks und deren Weiterleitung an Verarbeitungszentren
- Ein elektronisches Hauptbuch, das alle über das Fach verarbeiteten Schecks nachverfolgt.
Das Tool ist für eine 30-tägige Testphase ohne Kreditkarte verfügbar. Bei Zufriedenheit mit der Anwendung kann ein Abonnement abgeschlossen werden. Es gibt flexible Abonnements für 0 bis 50 Einheiten, 51 – 150 Einheiten und bis zu 301 – 500 Einheiten.
ADDA
ADDA ist ein weiteres umfassendes Verwaltungssystem für Wohngemeinschaften mit Funktionen für Abrechnung, Buchhaltung, Kommunikation, Helpdesk und Sicherheit. Für ein All-in-One-HOA-Managementsystem werden drei verschiedene Module von ADDA benötigt:
- ADDA ERP
- ADDA Gatekeeper
- ADDA Clubhaus
ADDA bietet auch eine eigene mobile App, die Apartment SuperApp, für einen bequemen HOA-Zugang für Hausverwalter, Bewohner und Servicepersonal.
ADDA ERP ist primär für Helpdesk, Community-Kommunikation, Buchhaltung, Spesenverwaltung, Zahlungen, Abrechnung, Verwaltungsberichte sowie HOA-Assets- und Bestandsverwaltung zuständig.
ADDA Gatekeeper hingegen kümmert sich um Besucherverwaltung, Servicepersonalverwaltung, Auszug, Einzug, Fahrzeugverwaltung, Sicherheitsintegration und Notfalldienste.
ADDA Clubhouse ist ideal für die Verwaltung von Community-Freizeiteinrichtungen, wie die Online-Buchung von Veranstaltungsorten, die Zugangsverwaltung zu Veranstaltungen und die Abrechnung von Clubhauskonten.
Rentec Direct
Rentec Direct ist eine Immobilienverwaltungssoftware mit integrierten Funktionen für das HOA-Management. Die Hauptdienstleistungen richten sich an Immobilienverwalter, Vermieter und Mieterüberprüfungen. Ein Standardabonnement für diese HOA-Anwendung bietet:
- Eine professionelle Website für die Wohngemeinschaft
- Ein umfassendes Buchhaltungssystem für Banken, Immobilien und Mieter
- Hintergrundüberprüfungen von Mietern
- Online-Zahlungsportal für Mieter
- Cloudbasierte Verwaltung von Immobiliendokumenten
Das Abonnementsystem bietet zwei Produkte an: Rentec Pro und Rentec PM.
Rentec Pro ist für diejenigen geeignet, die ihre eigenen Immobilien verwalten. Ein HOA-Vorstandsmitglied kann dieses Tool nutzen und einen Softwarebediener für die Verwaltung aller Betriebs- und Verwaltungsaufgaben einsetzen.
Rentec PM richtet sich an Immobilienverwalter, die mehrere Immobilieneigentümer und deren Vermögenswerte verwalten. Es enthält alle Funktionen von Rentec Pro und bietet zusätzlich das Eigentümerportal, eine mobile App und Treuhandkonto-Verwaltungs- und Berichtsdienste.
Buildium
Buildium ist eine einheitliche und benutzerfreundliche Plattform für das Immobilienmanagement. Zu den Kernfunktionen gehören:
- Geschäftsbetrieb
- Leasing
- Buchhaltung und Zahlungen
- Marketing
- Geschäftsleistung
Je nach den gewählten Optionen variieren die Funktionen leicht. Mit dem Essential-Abonnement, das sich für die HOA-Verwaltung eignet, erhalten Sie im Allgemeinen:
- Eine Immobilienverwaltungswebsite
- Wartungsanfragen
- Elektronische 1099-Einreichung
- Ein Bewohnerzentrum
- Online-Zahlungen
- Ein Portfolio für Immobilienverwalter
- Mieter-Screening
Die Software ist nicht nur für Wohngemeinschaften geeignet. Sie kann auch für die Verwaltung von Portfolios wie Studentenwohnheime, bezahlbare Wohnungen, Gewerbeimmobilien und Gemeindeverbände verwendet werden.
Smartwebs
Smartwebs ist ein weiterer Anbieter von HOA-Verwaltungsanwendungen, der mehrere Lösungen anbietet. Sie können zwischen einem Verwaltungstool, einem Buchhaltungstool oder einer All-in-One-Software wählen.
SmartBooks ist die HOA-Buchhaltungssoftware von Smartwebs. Sie automatisiert zeitaufwändige Aufgaben des Zahlungseinzugs, bietet wiederkehrende Online-Zahlungen, Inkassoabwicklung, Zahlungserinnerungen usw. und beinhaltet ein Lieferantenzahlungssystem.
Das Smartwebs Management Tool bietet alle Standardfunktionen für nichtfinanzielle HOA-Operationen jeder Größe, einschließlich Verstöße, Architekturen, Arbeitsaufträge, Kommunikation und SmartPortals.
Wenn Sie jedoch eine All-in-One-App wünschen, können Sie die Smartwebs One-Plattform mit dem All-in-One-Abonnement erwerben.
Yardi Breeze
Breeze ist ein benutzerfreundliches HOA-Management-Tool von Yardi Systems. Es bietet verschiedene Funktionen für verschiedene Arten von Immobilienvermögen. Breeze unterstützt:
- Wohngemeinschaften
- Gewerberäume
- Bezahlbaren Wohnraum
- Self-Storage-Einrichtungen
- Wohngemeinschaften
- Fertighäuser
- PHA
Das Residential Associations-Tool kann für alle HOA-Operationen und Verwaltungsanforderungen verwendet werden. Seine Hauptmerkmale sind:
- Immobilienverwaltung
- Community-Tracking
- Wartung
- Buchhaltung
- Gebührenerhebung
- Verbindlichkeitenabrechnung
- Einrichtung und Support
- Add-Ons
Die Software für Wohngemeinschaften ist nur im Breeze Premier-Abonnement enthalten. Die Zahlung erfolgt monatlich pro Einheit mit einer monatlichen Mindestzahlungsverpflichtung.
Monthli
Monthli ist eine schnell wachsende HOA-Anwendung und eine gute Wahl, wenn Sie Ihre Betriebskosten senken möchten, da die Software kostenlos ist.
Die einzigartigen HOA-Verwaltungsfunktionen umfassen:
- Ein Modul zum Onboarding von Community-Mitgliedern
- Kommunikation mit Moderationstools und Einstellungen
- Dokumentenmanagement und physisches Postzustellsystem
- Ticketing-Workflow für Serviceanfragen
- Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Veranstaltungsplanung und -management
Obwohl die Software kostenlos ist, bietet sie optionale kostenpflichtige Dienste wie Versicherungen oder Reparaturanbieter von Drittanbietern.
Condo Control
Condo Control ist eine benutzerfreundliche HOA-Software, die von Vorstandsmitgliedern, Hausverwaltern und Bewohnern genutzt werden kann. Sie spart HOAs Verwaltungskosten und arbeitet komplett digital, was Kosten für Papierdokumente reduziert.
Die Software bietet spezielle Funktionen für verschiedene Immobilienunternehmen, einschließlich Eigentumswohnungen, Genossenschaften, HOAs, Gemeinden, Verwaltungsgesellschaften, Sicherheitsmanagement und Gebäudemanagement.
Sie können den Condo Control Core-Plan für kleinere HOAs abonnieren oder den Premium-Plan für größere HOAs, die zusätzliche Sicherheits-, Concierge-, Aufzeichnungs- und Kommunikationsfunktionen benötigen.
AppFolio
AppFolio Property Management modernisiert Ihre HOA mit leistungsstarken Proptech-Lösungen und ermöglicht Bewohnern die Verwaltung ihrer Vereinigung ohne externes Personal. Das Tool ist auch für große Gemeindeverbände und gewerbliche Hausverwaltungen geeignet.
Die AppFolio HOA-Software bietet alle notwendigen Funktionen, einschließlich Kommunikation, Reparatur-Tickets, Buchhaltung, Berichterstattung, Leasing, Marketing und Verwaltung.
Concierge Plus
Concierge Plus erleichtert die Arbeit von Sicherheitsunternehmen und Immobilienverwaltern. Diese Software bietet neue Möglichkeiten zur Steigerung der Bewohnerzufriedenheit und der täglichen Produktivität.
Das Tool ist für verschiedene Immobilienklassen verfügbar, darunter Eigentumswohnungen, Gated Communities, HOAs, Mehrfamilienhäuser und Verwaltungsgesellschaften.
Die HOA-Management-App ist in drei Module unterteilt: Verwalten, Kommunizieren und Integrieren. Obwohl die Software viele Funktionen bietet, sind die Preise nicht öffentlich. Für ein individuelles Angebot ist eine Testversion oder Demo erforderlich.
Fazit
Es gibt viele Gründe, in HOA-Software zu investieren. Sie ermöglicht eine effiziente Verbindung von Hausbesitzern, Bewohnern, Vermietern und Hausverwaltern und hilft dabei, Geld zu sparen.
Vor dem Kauf sollten Sie die vorgestellten Tools in Betracht ziehen. Sie bieten Standardfunktionen, um eine Wohnungseigentümergemeinschaft komfortabel zu verwalten.
Erd- und Bauarbeiten sind oft herausfordernde Themen für Hausbesitzerverbände. Daher könnten CRM-Tools für den Bau und Software zur Schätzung von Erdarbeiten für zukünftige Renovierungsprojekte ebenfalls interessant sein.