Microsoft Teams erfreut sich großer Beliebtheit und wird von über 15 Millionen Nutzern eingesetzt. Etwa 1300 Benutzer verbinden sich jede Sekunde mit Teams. Die Pandemie in den Jahren 2021 und 2022 hat zu einem starken Anstieg der virtuellen Vernetzung geführt, da immer mehr Menschen remote arbeiten und an Online-Meetings teilnehmen. Die Nutzung der Anwendung und die Anzahl aktiver Nutzer von Teams ist beachtlich. Es hat sich als hervorragender Ersatz für Skype for Business etabliert und bietet viele beeindruckende Funktionen. Zu den bemerkenswerten Merkmalen und Vorteilen von Microsoft Teams gehören Gruppenchats, Video- und Sprachanrufe, Bildschirmfreigabe, Mega-Meetings und Online-Klassenzimmer. Als Teil der Microsoft 365-Umgebung kombiniert Microsoft Teams die Funktionen von Outlook, SharePoint und anderen Microsoft-Anwendungen. Kurz gesagt, Microsoft Teams bietet viele Vorteile und Funktionen, von denen die wichtigsten unten aufgeführt sind. Ich hoffe, dieser Artikel ist hilfreich für Sie!
Die 10 wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams
In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen eine Auswahl an Besprechungsfunktionen von Microsoft Teams vor, die möglicherweise noch unbekannt sind. Lesen Sie weiter und teilen Sie diese mit Freunden, die sie ebenfalls nützlich finden könnten.
1. E-Mails in Teams teilen
Manchmal ist es erforderlich, Inhalte aus Outlook-E-Mails in einen Teams-Chat zu kopieren. Viele bevorzugen hierfür die Copy-and-Paste-Methode. Doch das ist nicht nötig, da die Microsoft Teams-Funktion zum Teilen von E-Mails mit Teams eine große Hilfe darstellt. Durch eine Integration von Outlook und Teams ist dies direkt möglich.
- Diese Funktion von Microsoft Teams ist besonders hilfreich für Organisationen, die mit externen Kunden, Anbietern, Kollegen und anderen Parteien zusammenarbeiten.
- Sie können E-Mails an einen einzigen Teams-Kanal senden, was Missverständnissen vorbeugt und die Übersichtlichkeit Ihrer E-Mails verbessert.
- Um Outlook-E-Mails mit Teams zu teilen, benötigen Sie ein Outlook-Add-In. Dieses Add-In wird für Teams-Benutzer automatisch auf Ihrem PC installiert. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nicht für mobile Teams-Benutzer verfügbar ist.
Gehen Sie wie folgt vor, um E-Mails in Teams zu teilen:
1. Wenn Sie die Desktop-Anwendung verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Für Teams freigeben“ in der Symbolleiste. Bei der Webanwendung finden Sie diese Option unter „Weitere Aktionen …“ in der oberen rechten Ecke der E-Mail.
2. Geben Sie den Namen einer Person, Gruppe oder eines Kanals ein, mit dem Sie die E-Mail teilen möchten.
Anhänge in der E-Mail werden automatisch mitgesendet. Möchten Sie diese entfernen, deaktivieren Sie die Option „Anhänge einschließen“. Senden Sie E-Mails direkt an Teams, ohne die traditionelle Methode zu verwenden.
2. Breakout-Räume nutzen
Diese Microsoft Teams-Funktion steht nur Meeting-Organisatoren mit der Desktop-App (Microsoft und Mac) zur Verfügung. Diese Funktion ist nicht verfügbar, wenn mehr als 300 Personen am Meeting teilnehmen oder wenn Sie die Teams-Breakout-Räume vor den Meetings erstellen; hier können Sie nicht mehr als 300 Personen hinzufügen.
- In einem Breakout-Raum können Sie keine Personen aus dem Teilnehmerbereich hinzufügen, keine weiteren Personen zum Chat hinzufügen, die Funktion „Mich anrufen“ nicht nutzen und die Besprechungsinhalte nicht kopieren. Ansonsten können Sie alle anderen Funktionen nutzen, um sich auszutauschen.
- Sie können Breakout-Räume erstellen, wenn Sie ein Meeting starten oder auch mitten im Meeting, damit kleinere Gruppen von Teilnehmern diskutieren und zusammenarbeiten können.
- Sie können etwa 50 Breakout-Räume pro Meeting erstellen. So können Sie Teilnehmer in Meetings auf mehrere Gruppen aufteilen, um spezielle Themen zu besprechen.
Wenn Sie der Organisator/Moderator eines Meetings sind, können Sie wie folgt Breakout-Räume erstellen:
1. Erstellen Sie eine Meeting-Einladung und starten Sie das Meeting wie gewohnt.
2. Klicken Sie nun auf die Option „Breakout-Räume“, wie unten dargestellt.
3. Im nächsten Fenster können Sie die gewünschte Anzahl an Räumen auswählen und anschließend auf „Räume erstellen“ klicken.
Nach dem Erstellen der Breakout-Räume können Sie diese umbenennen und Teilnehmer manuell oder automatisch zuweisen. Als Breakout-Room-Manager können Sie Räume hinzufügen und löschen, Teilnehmer verwalten, Räumen beitreten und sie verlassen, Zeitlimits festlegen, Ankündigungen versenden und bei Bedarf Räume neu erstellen. Wenn Sie Breakout-Räume nicht selbst verwalten möchten, können Sie auch einen Teilnehmer oder Moderator damit beauftragen.
3. Virtuelles Whiteboard
Microsoft Teams ist mit Microsoft Whiteboard verbunden. Damit können Sie während eines Meetings gemeinsam zeichnen, schreiben und skizzieren. Die Whiteboard-Zusammenarbeit steht allen Teilnehmern zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass Microsoft Whiteboard auf Ihrem Gerät installiert ist, um es in Teams-Meetings nutzen zu können.
Sie können schreiben, Text, Notizen, Bilder aus der Bibliothek oder von Bing oder der Kamera hinzufügen, Dokumente (PDF, Word, PowerPoint) einfügen und viele weitere Funktionen nutzen. Sie können Ihr Whiteboard für alle sichtbar machen, indem Sie wie folgt vorgehen:
1. Klicken Sie nach dem Start eines Meetings oder dem Beitritt auf das Symbol „Freigabe öffnen“ (siehe unten).
2. Klicken Sie dann auf „Microsoft Whiteboard“ auf der rechten Seite.
Das Microsoft Whiteboard wird nun geladen und sieht, wenn fertig eingerichtet, wie unten aus:
Teilnehmer des Meetings können ihre Gedanken und Ideen mit dieser Funktion einbringen. Teilnehmer desselben Mandanten können gemeinsam am Whiteboard arbeiten, während fremde oder anonyme Benutzer dies nicht können. Wenn Sie Whiteboard zum Teilen von Inhalten in einer Teams-Besprechung nutzen, die aufgezeichnet wird, ist dies nicht Teil der Aufzeichnung. Diese Funktion befindet sich in der Entwicklungsphase. Microsoft wird Sie informieren, sobald Änderungen verfügbar sind.
Das Interessante ist, dass die Microsoft Whiteboard-Funktion allen Meeting-Teilnehmern auch nach Ende des Meetings zur Verfügung steht.
4. Live-Transkription in Meetings
In einer Teams-Besprechung können Sie eine Live-Transkription des Gesagten in Textform sehen, der neben dem Bildschirm angezeigt wird. Dies ist besonders nützlich für Benutzer, die gehörlos sind, Hörschwierigkeiten haben oder Sprachbarrieren überwinden müssen. Auch bei zu lauten Umgebungen ist diese Funktion hilfreich. Die Live-Transkription ist nur in der Desktop-Version von Teams verfügbar.
Führen Sie diese Schritte aus, um die Live-Transkription in Teams-Meetings zu aktivieren:
1. Treten Sie dem Meeting bei und klicken Sie auf das Symbol „Weitere Aktionen“ (siehe unten).
2. Wählen Sie die Option „Transkription starten“ aus der Dropdown-Liste.
Alle Teilnehmer des Meetings erhalten nun eine Benachrichtigung, dass die Inhalte des Meetings transkribiert werden. Sie können die Sprache der Transkription ändern, wobei diese Änderung alle Benutzer betrifft.
Sie können die Transkriptionssprache wie folgt ändern:
Englisch (USA), Englisch (Kanada), Englisch (Indien), Englisch (UK), Englisch (Australien), Englisch (Neuseeland), Arabisch (Vereinigte Arabische Emirate) (Vorschau), Arabisch (Saudi-Arabien) (Vorschau), Chinesisch (Kantonesisch), Chinesisch (Mandarin), Dänisch, Niederländisch (Belgien) (Vorschau), Niederländisch (Niederlande), Französisch (Kanada), Französisch (Frankreich), Finnisch (Vorschau), Deutsch, Hindi, Italienisch, Japanisch, Koreanisch (Vorschau), Norwegisch, Polnisch (Vorschau), Portugiesisch (Brasilien), Russisch (Vorschau), Spanisch (Mexiko), Spanisch (Spanien), Schwedisch.
5. Slash-Befehle
Wie lange nutzen Sie Teams schon? Wussten Sie, dass Slash(/)-Befehle Ihre Produktivität und die Interaktion mit der App erleichtern können?
Ja, Sie können mit Slash-Befehlen zu Ihrem Lieblingskanal wechseln, Ihren Status ändern, nach der letzten Nachricht suchen oder zu gespeicherten Nachrichten navigieren.
Geben Sie in der Suchleiste / ein. Eine Liste empfohlener Befehle wird angezeigt.
Hier sind einige der am häufigsten verwendeten Befehle in Teams:
Befehl
Verwendung
/activity
Aktivitäten einer Person anzeigen
/available
Status auf verfügbar setzen
/away
Status auf abwesend setzen
/busy
Status auf beschäftigt setzen
/call
Eine Telefonnummer oder einen Teams-Kontakt anrufen
/dnd
Status auf „Nicht stören“ setzen
/files
Zuletzt verwendete Dateien anzeigen
/goto
Direkt zu einem Team oder Kanal springen
/help
Hilfe zu Teams abrufen
/join
Einem Team beitreten
/keys
Tastaturkürzel anzeigen
/mentions
Alle @Erwähnungen anzeigen
/org
Organigramm einer Person anzeigen
/saved
Gespeicherte Nachrichten anzeigen
/testcall
Anrufqualität überprüfen
/unread
Alle ungelesenen Aktivitäten anzeigen
/whatsnew
Neuerungen in Teams anzeigen
/who
Fragen zu einer Person stellen
/wiki
Eine kurze Notiz hinzufügen
Nutzen Sie diese nützlichen Befehle, um die Teams-Einstellungen schnell zu optimieren.
6. Personen hervorheben
In Teams ist es möglich, bestimmte Video-Feeds hervorzuheben. Als Meeting-Gastgeber oder -Moderator können Sie bis zu sieben Benutzer hervorheben. Dies ist nicht möglich, wenn Sie die Ansicht „Große Galerie“ oder „Zusammen“-Modus aktiviert haben. Hier sind die Schritte, um Personen hervorzuheben:
1. Treten Sie dem Meeting bei und gehen Sie zur Teilnehmerliste.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Benutzers, den Sie hervorheben möchten, und wählen Sie „Spotlight für alle“ (siehe unten).
3. Bestätigen Sie die Abfrage mit einem weiteren Klick auf „Spotlight für alle“.
Das Video des ausgewählten Teilnehmers wird nun hervorgehoben. Um das Spotlight zu beenden, gehen Sie wie folgt vor:
4. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers und wählen Sie „Spotlight beenden“.
5. Bestätigen Sie die Abfrage, indem Sie auf „Spotlight beenden“ klicken.
Hinweis: Sie können auch Ihr eigenes Video hervorheben, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und „Mich hervorheben“ auswählen, oder in der Teilnehmerliste Ihren Namen auswählen und „Mich hervorheben“ klicken.
7. Moderator-Modus
Der Moderator-Modus bindet das Publikum stärker in das Meeting ein, da der Moderator auch in der Präsentation sichtbar ist. Anstatt nur das Fenster oder den Bildschirm zu teilen, wird diese Funktion mit ihrem Standout- (Hintergrund wird ausgeblendet und der Präsentationsinhalt wird gezeigt), Side-by-Side- (Ihr Video-Feed und der Inhalt werden nebeneinander angezeigt) und Reporter-Modus (die Präsentation läuft neben Ihnen, ähnlich wie in TV-Nachrichten) zu einem wichtigen Bestandteil des Meetings. So verwenden Sie den Moderator-Modus:
Hinweis: Wenn Sie die Web-App oder mobile Version von Teams verwenden, werden der Moderator und die Präsentation separat angezeigt. Es wird empfohlen, die Desktop-Version der App zu nutzen, um alle Funktionen des Moderator-Modus nutzen zu können.
1. Klicken Sie, sobald das Meeting begonnen hat, auf die Option „Inhalt teilen“.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kamera eingeschaltet ist und wählen Sie den gewünschten Moderatormodus. Sie können Ihren Hintergrund anpassen, Computergeräusche ein- oder ausschließen und anderen die Kontrolle geben.
3. Um die Freigabe zu beenden, klicken Sie in der Präsentations-Symbolleiste auf „Präsentation beenden“.
8. Tastenkombinationen
Die folgenden Tastenkombinationen erleichtern Ihnen die Arbeit in Teams. Diese Funktionen sind besonders hilfreich für Benutzer mit Sehproblemen. Hier ist eine Liste von Tastenkombinationen, mit denen Sie auf Teams zugreifen können, ohne eine Maus verwenden zu müssen.
Hinweis: Verwenden Sie für Tastenkombinationen mit numerischer Eingabe die Zifferntasten oberhalb der Buchstaben.
- Allgemeine Tastaturkürzel
| Aufgabe | Desktop-Anwendung | Web-App |
| Tastaturkürzel anzeigen | Strg+Punkt (.) | Strg+Punkt (.) |
| Zu Suche springen | Strg+E | Strg+E |
| Befehle anzeigen | Strg+Schrägstrich (/) | Strg+Schrägstrich (/) |
| Filter öffnen | Strg+Umschalt+F | Strg+Umschalt+F |
| Zu springen | Strg+G | Strg+Umschalt+G |
| Apps-Flyout öffnen | Strg+Akzent (`) | Strg+Akzent (`) |
| Neuen Chat starten | Strg+N | Linke Alt+N |
| Einstellungen öffnen | Strg+Komma (,) | Strg+Komma (,) |
| Hilfe öffnen | F1 | Strg+F1 |
| Schließen | Esc | Esc |
| Vergrößern | Strg+Gleichheitszeichen (=) | Keine Abkürzung |
| Verkleinern | Strg+Minuszeichen (-) | Keine Abkürzung |
| Zoomstufe zurücksetzen | Strg+0 | Keine Abkürzung |
- Tastaturkürzel für die Navigation
| Aufgabe | Desktop-Anwendung | Web-App |
| Aktivität öffnen | Strg+1 | Strg+Umschalt+1 |
| Chat öffnen | Strg+2 | Strg+Umschalt+2 |
| Teams öffnen | Strg+3 | Strg+Umschalt+3 |
| Kalender öffnen | Strg+4 | Strg+Umschalt+4 |
| Anrufe öffnen | Strg+5 | Strg+Umschalt+5 |
| Dateien öffnen | Strg+6 | Strg+Umschalt+6 |
| Zum vorherigen Listenelement springen | Linke Alt+Pfeiltaste nach oben | Linke Alt+Pfeiltaste nach oben |
| Zum nächsten Listenelement springen | Linke Alt+Pfeiltaste nach unten | Linke Alt+Pfeiltaste nach unten |
| Ausgewähltes Team nach oben verschieben | STRG+UMSCHALT+NACH-OBEN-TASTE | Keine Abkürzung |
| Ausgewähltes Team nach unten verschieben | STRG+UMSCHALT+NACH-UNTEN-TASTE | Keine Abkürzung |
| Verlaufsmenü öffnen | Strg+Umschalt+H | Keine Abkürzung |
| Zum vorherigen Abschnitt springen | Strg+Umschalt+F6 | Strg+Umschalt+F6 |
- Tastenkombinationen für Nachrichten
| Aufgabe | Desktop-Anwendung | Web-App |
| Zum nächsten Abschnitt springen | Strg+F6 | Strg+F6 |
| Neue Unterhaltung starten | Alt+Umschalt+C | Alt+Umschalt+C |
| Zum Feld „Verfassen“ springen | Alt+Umschalt+C | Alt+Umschalt+C |
| Eingabefeld erweitern | Strg+Umschalt+X | Strg+Umschalt+X |
| Senden (erweitertes Eingabefeld) | Strg+Eingabe | Strg+Eingabe |
| Neue Zeile beginnen | Umschalt+Eingabe | Umschalt+Eingabe |
| Auf einen Thread antworten | Alt+Umschalt+R | Alt+Umschalt+R |
| Als wichtig markieren | Strg+Umschalt+I | Strg+Umschalt+I |
| Aktuelle Chat-/Kanalnachrichten durchsuchen | Strg+F | Strg+F |
- Tastaturkürzel für Meetings und Anrufe
| Aufgabe | Desktop-Anwendung | Web-App |
| Videoanruf annehmen | Strg+Umschalt+A | Strg+Umschalt+A |
| Audioanruf annehmen | Strg+Umschalt+S | Strg+Umschalt+S |
| Anruf ablehnen | Strg+Umschalt+D | Strg+Umschalt+D |
| Audioanruf starten | Strg+Umschalt+C | Strg+Umschalt+C |
| Videoanruf starten | Strg+Umschalt+U | Strg+Umschalt+U |
| Audioanruf beenden | Strg+Umschalt+H | Keine Abkürzung |
| Videoanruf beenden | Strg+Umschalt+H | Keine Abkürzung |
| Stummschalten | Strg+Umschalt+M | Strg+Umschalt+M |
| Hand heben (Screenreader) | Strg+Umschalt+L | Strg+Umschalt+L |
| Hand heben oder senken | Strg+Umschalt+K | Strg+Umschalt+K |
| Bildschirmfreigabe starten | Strg+Umschalt+E | Keine Abkürzung |
| Video umschalten | Strg+Umschalt+O | Keine Abkürzung |
| Aktuelle Liste filtern | Strg+Umschalt+F | Strg+Umschalt+F |
| Zur Teilen-Symbolleiste springen | Strg+Umschalt+Leertaste | Strg+Umschalt+Leertaste |
| Bildschirmfreigabe ablehnen | Strg+Umschalt+D | Keine Abkürzung |
| Bildschirmfreigabe akzeptieren | Strg+Umschalt+A | Keine Abkürzung |
| Personen aus der Lobby-Benachrichtigung zulassen | Strg+Umschalt+Y | Keine Abkürzung |
| Hintergrundunschärfe umschalten | Strg+Umschalt+P | Keine Abkürzung |
| Ein Meeting planen | Alt+Umschalt+N | Alt+Umschalt+N |
| Zur aktuellen Zeit springen | Alt+Punkt (.) | Alt+Punkt (.) |
| Zum vorherigen Tag/zur vorherigen Woche springen | STRG+ALT+NACH-LINKS-TASTE | STRG+ALT+NACH-LINKS-TASTE |
| Zum nächsten Tag/zur nächsten Woche springen | STRG+ALT+NACH-RECHTS-TASTE | STRG+ALT+NACH-RECHTS-TASTE |
| Tag anzeigen | Strg+Alt+1 | Strg+Alt+1 |
| Arbeitswoche anzeigen | Strg+Alt+2 | Strg+Alt+2 |
| Woche anzeigen | Strg+Alt+3 | Strg+Alt+3 |
| Meeting-Anfrage speichern/senden | Strg+S | Strg+S |
| Über Meeting-Details beitreten | Alt+Umschalt+J | Alt+Umschalt+J |
| Zur vorgeschlagenen Zeit springen | Alt+Umschalt+S | Alt+Umschalt+S |
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9. Nachrichten in Teams ausblenden oder anzeigen
Sie können zwar nicht den gesamten Verlauf eines Kanals oder Chats löschen, aber Sie können jeden Kanal oder Chat in Teams ausblenden oder anzeigen. Der Chat-Verlauf wird wieder aufgenommen, wenn Sie eine Nachricht senden und kann bei Bedarf fortgesetzt werden. Diese Funktion hilft Ihnen, sich auf Chats oder Kanäle mit hoher Priorität zu konzentrieren.
1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kanal oder Chat, den Sie