A PDF az előnyben részesített dokumentumformátum, ha egy dokumentumot online kell közzétenni. Sokan használhatnak szövegszerkesztőt, például az MS Word-t a dokumentumok létrehozásához, de valószínűleg PDF-ként teszik közzé. Az MS Word beépített funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi a dokumentumok PDF-fájlként történő exportálását. Hasznos, és a dokumentumot tökéletesen rendereli. Csak egy probléma van; a dokumentum mérete. Az MS Word által létrehozott PDF-fájl sokkal nagyobb, mint kellene. Ha az exportált dokumentumban vannak képek, az még nagyobb lesz. Egy online közzétételre vagy akár e-mailben történő elküldésre szánt dokumentum esetében ez problémát jelent. A jó hír az, hogy az MS Wordből exportált PDF-fájlokat meglehetősen egyszerűen optimalizálhatja.
Tartalomjegyzék
Dokumentum exportálása PDF-fájlként
Nyissa meg a PDF-fájlként exportálni kívánt fájlt. Lépjen a Fájl> Exportálás menüpontra.
Az Exportálás képernyőn kattintson a „PDF/XPS létrehozása” gombra. Megjelenik a „Közzététel PDF-ként vagy XPS-ként” párbeszédpanel, ahol elmentheti dokumentumát.
Méret minimalizálása
Dokumentum exportálásakor két lehetőség nyílik az MS Wordből exportált PDF-ek optimalizálására. Az alapértelmezett beállítás a „Normál”, és mindig sokkal nagyobb PDF-fájlt hoz létre. Kisebb fájl létrehozásához válassza a „Méret kicsinyítése” lehetőséget a Közzététel PDF-ként vagy XPS-ként párbeszédpanelen.
Válassza a Szabványos betűtípusokat
Az MS Wordben szinte bármilyen betűtípust használhat, amely telepítve van a rendszerére. Az egyetlen probléma az, hogy nem mindenki rendelkezik az Ön által használt betűtípusokkal. Ha MS Word dokumentumot küldesz, akkor a betűtípus nem megy hozzá. Ha azonban PDF-be exportálja a dokumentumot, akkor nem kell aggódnia a betűtípus miatt, mert a betűtípus be lesz ágyazva a fájlba. Ez megnöveli a fájl méretét. Ha a kiválasztott betűtípus a dokumentumterv részét képezi, nyilvánvalóan kompromisszumot kell kötnie a fájlmérettel kapcsolatban.
Ha nem különösebben foglalkozik a betűtípussal, a legjobb, ha a PDF-megtekintőkben támogatott szabványos betűtípusok valamelyikét használja. Ezek a betűtípusok a Times New Roman, az Arial és a Helvetica.
Ha még mindig van egy meglehetősen nagy PDF-fájlja, amelyet nem tud megosztani e-mailben, akkor online tömörítő alkalmazásokkal tovább csökkentheti a méretét, de ezt nem tanácsos megtenni egy nehéz dokumentum esetén. A nehéz dokumentumok esetén nincs túl sok lehetőség. Ha a fájl szöveges, készíthet kisebb fájlt, amelyet könnyebben megoszthat.