A legjobb dokumentum-együttműködési eszközök távoli csapatok számára [Notion + 8 Alternatives]

Az otthoni kultúra helyett a munka irányába történő hirtelen elmozdulás új normává tette a csapatmunka online dokumentumait. Az online csapatmunka lehetővé tette a csapatprojekten való munkát anélkül, hogy fizikai közelségre lenne szükség.

A csapatmunka a kulcsa a nagy projektek hatékony végrehajtásának, de korábban a csapattagoknak fizikai jelenlétre volt szükségük a munkahelyen a hatékony együttműködés érdekében. Az otthonról dolgozó alkalmazottak számának hirtelen megnövekedése arra kényszerítette az iparágat, hogy javítsa a módszereit, és olyan alternatívákat keressen, mint például az online dokumentumok a csapatmunka érdekében.

Képzelje el, hogy egy csapatprojekten dolgozik, és csapata keményen dolgozik a határidő betartásán. A csapat egyik tagja személyes probléma miatt nem tud dolgozni. A projekt nagy valószínűséggel késik, hacsak a csapat nem használ dokumentum-együttműködési szoftvert. Meghívhatja a távollévő csapattagot egy dokumentum-együttműködési szoftverbe, és a projekt a megszokott ütemben folytatódik.

Nézzünk meg néhányat a csapatmunka legjobb online dokumentumai közül és azok előnyeiről.

hétfő

Olyan melléknevek jelennek meg, mint a monoton, unalmas, unalmas vagy unalmas, amikor az emberek a hétfőkre gondolnak, de hétfő célja az egész fogalom megváltoztatása. A hétfő személyre szabottan a csapatprojekten dolgozó alkalmazottak igényeihez igazodik. A csapatok személyre szabott munkafolyamatokat hozhatnak létre, és a Monday intelligensen alkalmazkodik a csapat igényeihez.

A hétfő minden méretű vállalkozás számára tökéletes, és rengeteg funkcióval rendelkezik.

• Rugalmasságot biztosít a feladatok kiosztásához a csapattagokhoz, és nyomon követheti az egyes tagok előrehaladását. Ez a funkció kiküszöböli a munkaterhelés egyértelműségének hiányát egy online projekten végzett munka során.
• Felhasználói felületük letisztult, és lehetővé teszi a nagyobb kép megjelenítését az intuitív és felhasználóbarát elrendezésen keresztül.
• Jelölje meg a csapat tagjait a @ használatával, ami jelentősen megkönnyíti a kommunikációt. A csapattagoknak többé nem kell hosszadalmas e-mailekkel kommunikálniuk a legkisebb igények miatt.
• Integrálja az összes alkalmazást egy fedél alá, hogy a csapatprojektek egyablakos célpontjává váljon. Hétfőn behozhat fájlokat a Google Drive-ból, a Dropboxból és egyebekből.
• Nem korlátozódik egyetlen platformra; ehelyett a platform biztosítja, hogy minden nagyobb platformon hozzáférjen a projektjéhez. Jelenleg a Monday elérhető az interneten, Androidon, iPhone-on és iPaden.

Kattintson a Fel gombra

Kattintson a Fel gombra egy minden az egyben alkalmazás, amely speciális funkciókészletével megkönnyíti a csapatmunka projektjeit. Teljesen testreszabható és egyedi jellemzői miatt minden méretű vállalkozás számára kötelező. A ClickUp segítségével könnyedén kezelheti a csoportfeladatokat, dokumentumokat, emlékeztetőket, célokat, naptárakat és egyebeket.

Üzenetküldési funkciót is kap, amellyel egyéni vagy csoportos üzeneteket küldhet ugyanazon a platformon.

A platform használatának néhány előnye:

• Nyolc különböző nézetbeállítással kezelheti a csapatmunka projektjeit.
• Vannak esetek, amikor egy csapattag több projekten dolgozik egyszerre. A ClickUp lehetővé teszi egyéni szerkeszthető állapotok létrehozását minden egyes projekthez.
• Tökéletes eszköz az adminisztrátorok számára, mivel egyszerre több taghoz is kioszthatnak feladatokat. A rendszergazdák minden hozzárendelt feladatot nyomon követhetnek a táblázatnézet és a többfeladatos funkció segítségével.
• A ClickUp SCRUM módszertant használ, hogy informatív, de egyértelmű betekintést nyújtson a platform különböző paramétereibe.
• A harmadik féltől származó integrációk zökkenőmentesek, és a platform lehetővé teszi, hogy az összes népszerű alkalmazásból fájlokat vigyen be.

Próbálja ki a ClickUpot, hogy megtudja, hogyan segít.

360. dokumentum

360. dokumentum egy olyan platform, ahol a csapatok egy helyen rögzíthetik és menthetik a létfontosságú információkat. Mindent biztosít, amire egy dokumentum-együttműködési eszközből szüksége lehet: egyszerű megosztás, munkafolyamat, verzióelőzmények, megjegyzések, címkézések, felülvizsgálati emlékeztetők stb.

Problémamentes felhasználói felületet kínál, amely egyszerűvé teszi a tartalom létrehozását és terjesztését felülvizsgálat céljából. Beépített kereshetőséget biztosít, így a felhasználó gyorsan megtalálhatja a keresett információkat a dokumentációban.

Készítse el és kezelje cikkeit olyan hatékony, azonnali dokumentációs funkciókkal, mint például:

• Hozzon létre útmutatókat, szabványos működési eljárásokat, alkalmazotti kézikönyvet, referenciadokumentumokat, rendszerdokumentumokat és kiadási megjegyzéseket.
• A Document360 rendelkezik rich text szerkesztőkkel, például WYSIWYG és Markdown szerkesztőkkel. Ezenkívül a rendszer támogatja a többszörös verziószámítást és a cikkek kommentálását, hogy belső együttműködést végezhessen a csapattagokkal.
• A Kategóriakezelő segít kategóriák és alkategóriák létrehozásában, az összehasonlítható fájlok csoportosításában és az összes információ jól strukturált hierarchiájában.
• Automatikusan tárolja a tartalmat, és Ön mindig visszaállíthatja a törölt tartalom korábbi verzióját.
• A Document360 lehetővé teszi, hogy számos szerepkört biztosítson felhasználóinak, így szabályozhatja, hogy ki milyen tartalomhoz férhet hozzá.
• Tegye lehetővé, hogy alkalmazottai vagy ügyfelei zökkenőmentes bejelentkezéssel könnyen hozzáférjenek a dokumentációjához.

A Document360 számos különféle szoftveralkalmazással csatlakozik, beleértve a Microsoft Teams-t, a Slack-et, a Chrome-ot, a Zapiert és az Integratetely-t, hogy zökkenőmentesen működjön együtt a csapatokkal.

Zoho író

Zoho egy újabb funkciókkal gazdag, felhő alapú szövegszerkesztő eszköz, amely valós időben szinkronizálja a dokumentumokat. A Zoho gondoskodik arról, hogy MS Word-dokumentumait formázási hibák nélkül importálja a platformra. Ezenkívül a Zoho lehetővé teszi, hogy a valós idejű megosztási funkcióik segítségével csapatprojektekben működjön együtt. Amikor megosztja dokumentumait más csapattagokkal, láthatja a kurzor mozgását és az általuk végzett szerkesztéseket.

A Zoho Writer használatának néhány előnye:

• A Zoho felhőalapú természete hatékony és gyors csapatmunkavégzést tesz lehetővé.
• A Zoho-n létrehozott dokumentumok nem foglalják el a helyi rendszer tárhelyét, hanem a felhőben tárolódnak.
• A valós idejű szinkronizálási funkció gondoskodik arról, hogy a dokumentumokat soha ne manipulálják szerencsétlenség esetén.
• A Zoho új felhasználói felülettel rendelkezik, amelyen keresztül könnyedén navigálhat az összes létfontosságú szövegszerkesztési lehetőséghez.
• Az adminisztrátorok szabályozhatják a csapatprojekt minden tagjának hozzáférési jogait, és bizonyos funkciókhoz is engedélyeket adhatnak.

Dropbox papír

Dropbox A Paper egy online dokumentum a Dropbox technológiai óriás csapatának együttműködéséhez. Nem véletlen, hogy a Dropbox Paper sokkal több előnnyel jár, ha csapata nagymértékben függ a Dropboxtól a fájlok tárolásában. A csapatok könnyedén rendszerezhetik a dokumentumokat, oszthatnak ki feladatokat, szisztematikus munkafolyamatokat hozhatnak létre, és együttműködhetnek a projekteken.

Ezenkívül a Dropbox Paper feladatkezelő eszközei nagyban megkönnyítik azokat a funkciókat, amelyek egyébként bonyolulttá válnának egy online forgatókönyv esetén. A platform lehetővé teszi, hogy megemlítsen más csoporttagokat, feladatokat rendeljen hozzá másoknak, és hatékonyan kezelje a teendőit. A platform néhány izgalmas funkciója:

• Sokféle multimédiát cserélhet a Dropbox Paper-on, például YouTube-linkeket, GIF-eket, Pinterest-táblákat, Helyeket a Google Térképen, hangot a SoundCloudból és még sok mást.
• A papír támogatja az Inversion és Sketch fájlok beágyazott előnézetét. Ezenkívül a dokumentumokat PPT-kké konvertálhatja harmadik féltől származó alkalmazás használata nélkül.
• Kiválaszthat egy sablont a projektjéhez a Dropbox Paper hatalmas sablonkönyvtárából. Számos sablon áll rendelkezésre ötletrohamokhoz, termékbevezetésekhez, termékleírásokhoz, hibakövetési projektekhez és még sok máshoz.
• A Dropbox Paper lehetőséget kínál arra, hogy naptárát a platformhoz csatlakoztassa. A teljes munkabeosztása szinkronizálva lesz a platformon. A papír ezután alkalmazkodik önmagához, és közvetlenül az alkalmazáson keresztül hozzáférést biztosít a napirendekhez, háttérdokumentumokhoz, feladatkiosztásokhoz és értekezleti eseményekhez.
• A mobilalkalmazás lehetőséget ad arra, hogy képeket készítsen a kamerával és visszajelzést adjon.

Google Dokumentumok

A Google Dokumentumok a Google szövegszerkesztő szoftvere, amely más megközelítést alkalmaz a szövegszerkesztéshez. A legtöbb szövegszerkesztő, például a Word és az Open Office offline eszköz maradt, amelyek a számítógépen tárolt helyi programok voltak. Másrészt a Google Docs egy felhő alapú szövegszerkesztő, amelynek futtatásához online kapcsolatra van szükség.

Az online útvonal választása az innovációk új világát nyitja meg a szövegszerkesztők számára, mint például a csapatmunka. A Dokumentumok segítségével megoszthat egy dokumentumot más tagokkal, így az alapvető csapatmunka platformja. Kérjük, vegye figyelembe, hogy a Dokumentumok főként egy szövegszerkesztő, és nem kap olyan testreszabott funkciókat, mint a cikkben szereplő többi adat. Ennek ellenére a Dokumentumok továbbra is nagyszerű lehetőség csapatmunka számára, főleg ha elsődleges szövegszerkesztőként használja.

Néhány előny a Google Dokumentumok használatából:

• A Google Dokumentumok e-mailben értesítést küld, ha egy dokumentumot megosztanak Önnel.
• A tagoknak nem kell regisztrálniuk, különösen a Dokumentumok esetében; A platform használatához elegendő egy Google fiók.
• Megtekintheti a dokumentum legutóbbi módosításait és a módosításokat végrehajtó tagokat.
• Zökkenőmentesen importálhatja a Word dokumentumok összes jelentős formátumát a Dokumentumokban.
• A valós idejű szinkronizálási funkció gondoskodik arról, hogy soha ne veszítsen adatot hálózati megszakítás esetén.

Ha végül a Google Workspace-t használja vállalkozása számára, érdemes lehet ellenőriznie ezt a szoftvert, hogy az Emailt hatékony helpdeskké alakítsa.

Bit

Bit nem egy közönséges szövegszerkesztő; ehelyett túlnyomórészt csapat-együttműködési projekteket szolgál ki. Gyors dinamikus jegyzeteket, dokumentumokat, wikiket, tudásbázisokat, projekteket, kliensdokumentumokat, műszaki dokumentumokat és sok mást hozhat létre a Bit hatékony felügyeleti eszközeivel. Ezenkívül külön munkaterületeket hozhat létre az összes projekthez.

A Bit-en való együttműködés hatékony, és segít megőrizni az átláthatóságot a különböző csapattagok között.

A Bit használatának néhány előnye:

• A Bit Workspace funkciójával megszervezheti projektjeit, ügyfeleit és csapatait. A dokumentumokat a különböző munkaterületek között is áthelyezheti, így kiküszöböli az ugyanazon fájl többszöri feltöltésének gondját.
• A @ jelet használó említési funkció nagyszerű hatékonyságnövelő a csapatmunka során.
• A Bit egy minimalista, de innovatív szerkesztővel érkezik, amellyel könnyedén hozhat létre dokumentumokat. A hatékonyságot tovább növeli a szerkesztő és a valós idejű együttműködési funkciók összekapcsolása.
• Közvetlenül a szerkesztőben hozzáadhat vizuális webes hivatkozásokat, multimédiát, videókat, grafikákat, terveket, beágyazásokat, közösségimédia-bejegyzéseket, felméréseket és még sok mást.
• A Bit azt a funkciót is biztosítja, hogy nyomon kövesse a megosztott dokumentumok elfoglaltságát. Ezek a betekintések nagyszerű módja annak, hogy javítsa dokumentumait, és nagyobb vonzerőt szerezzen.
• Az összes lényeges fájlt elmentheti a Bitben, hogy javítsa a megoldás többplatformos használhatóságát.

Összefolyás

Összefolyás egy megosztott munkaterület, amely lehetővé teszi a csapatok számára az együttműködést, a rendszerezést és a hatékony közzétételt. Nyitott és együttműködő, segít a csapatnak abban, hogy a legjobb közös munkát hozza ki. Gyakran nehéz nyomon követni a többi csapattag szerkesztéseit, megjegyzéseit vagy visszajelzéseit, de ez a platform megoldja a problémát. Egy univerzális keresési opciót kap, amellyel a teljes munkaterületen kereshet, és megtalálhatja a megfelelő információkat.

A platform használatának néhány előnye:

• A Confluence lehetővé teszi az Atlassian Marketplace alkalmazásainak integrálását. Az Atlassian Marketplace több mint 3000 alkalmazásnak ad otthont, amelyeket hozzáadhat a platformhoz.
• A platform több platformon is elérhető, például Androidon, iOS-en és a weben.
• Első osztályú Jira integrációt kínál közvetlenül a platformba.
• Fantasztikus szervezési funkciókat kap, és az univerzális keresési lehetőség jelentős üzlettörést jelent.
• A sablonkönyvtárban rengeteg gyönyörű sablon található a marketinghez, a termékhez, a HR-hez és még sok máshoz.
• Zökkenőmentesen integrálható olyan népszerű platformokkal, mint a Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive és még sok más.
• A Confluence webhelyek az adatvédelmi szabályozást és az ipar által ellenőrzött adattitkosítási szabványokat követik.

Microsoft Word

Microsoft Word elég hosszú ideig a szövegszerkesztő szoftver szinonimája. A Word mindig is piacvezető volt az egyszerűsített, mégis hatékony szövegszerkesztő megoldások terén. Ennek ellenére a Microsoft a csapatmunka funkcióinak bevezetésével magasabb szintre emelte a szoftvert. A Word legújabb verziója számos funkciót tartalmaz, például:

• Ezzel a funkcióval a dokumentumokat weboldalakká alakíthatja harmadik féltől származó alkalmazások használata nélkül.
• A Word valós idejű megosztási funkciójával könnyedén megoszthat egy dokumentumot a csapattagokkal.
• A Word beépített fordítóval rendelkezik, amely különösen hasznos, ha különböző kulturális hátterű tagokkal dolgozik.
• A Word segítségével közvetlenül hozzáadhat 3D modelleket a dokumentumokhoz.
• A valós idejű szinkronizálási funkció gondoskodik arról, hogy soha ne veszítse el dokumentumait.
• A Word már elérhető Androidon, iOS-en, Weben és Windowson, megkönnyítve a platformok közötti munkafolyamatokat.

Fogalom

Erre számítottál, nem?

Fogalom ezen a listán a legtöbb szolgáltatással és legkönnyebben használható platform a csoportos együttműködéshez. A platform lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy egyetlen központosított eszközzel racionalizálják működésüket, hogy célokat tűzhessenek ki, nyomon követhessék a munkafolyamat állapotát, a leadkezelést és még sok mást. Fogd és vidd felülettel rendelkezik, amely segít a rendszerezésben, átrendezésben és új ötletek vagy tervek kidolgozásában.

A koncepció jelentős előnyökkel jár a csapatmunka szempontjából, például:

• A Notion segítségével a vállalkozások tudásbázist hozhatnak létre és karbantarthatnak számos feladathoz, például projektirányelvek, kódolási utasítások, HR-munkafolyamatok stb.
• A platform beépített naptárral és Kanban-táblákkal érkezik, amelyek segítségével a csapattagok gyors jegyzeteket készíthetnek és nyomon követhetik a fejlődésüket.
• A csapattagok megjegyzéseket fűzhetnek a feladatokhoz és projektekhez a jobb kommunikáció és az átláthatóság érdekében.
• A Notion API-jával integrálhatja rendszereiket különféle harmadik féltől származó alkalmazásokba, mint például a Slack, a Figma és az Invision.
• A teendőlisták készítése, az értekezleti jegyzetek elkészítése és a heti napirendek összeállítása rendkívül egyszerűvé válik az egységes platform használatával.

A Notiont egyéni domainjén is használhatja. Ha azonban bármilyen okból nem elégedett, kipróbálhatja a fent felsorolt ​​online dokumentumszoftvert az együttműködéshez, mint Notion alternatívát.

Utolsó megjegyzés 👩‍💻

Az online csapatmunka hatékonyan hozhat létre projekteket, miközben elkerüli a hagyományos fejlesztések hátrányait, például az irodai utazási időket és a rögzített munkaidőt. Az online dokumentum használata szükséges a munkafolyamat megszervezéséhez, a napirendek beállításához és még sok máshoz.

Az olyan platformok, mint a Notion, Monday és Paper, speciális funkciókészletükkel kifejezetten a csapattal kapcsolatos projekteket szolgálják ki. Ezek a platformok tökéletesek mindenféle vállalkozás és magánszemély számára is.

A Google Docs, a Word és a Zoho olyan szövegszerkesztő szoftver, amely valós idejű együttműködést tesz lehetővé. Ennek ellenére ezek az alkalmazások nem rendelkeznek olyan szervezeti funkciókkal, mint a listán szereplő többi eszköz.

Ezután fedezze fel vállalkozása számára a legjobb online táblázatokat.