Es kann äußerst verwirrend sein, eine E-Mail mit unleserlichen Symbolen zu erhalten. In manchen Fällen kann es sogar dazu führen, dass die Nachricht nicht lesbar ist. Durch Ändern der Zeichenkodierung in Outlook lassen sich diese fehlerhaften Zeichen oft korrigieren und der Inhalt der Nachricht wiederherstellen. Hier erklären wir, wie das funktioniert.
Was bedeutet Zeichenkodierung?
Falls Sie mit dem Begriff „Zeichenkodierung“ nicht vertraut sind, bieten wir Ihnen eine ausführliche Erklärung. Einfach ausgedrückt: Ein Zeichen ist ein visuelles Element (eine Glyphe), das beim Schreiben auf dem Bildschirm dargestellt wird. Jeder Buchstabe in diesem Text ist somit eine Glyphe, die einen Buchstaben (a, b, c usw.) repräsentiert. Im Hintergrund werden diese Glyphen mithilfe von Codes von Ihrem Computer dargestellt. Diese Codes werden dann von Programmen, wie beispielsweise einem Webbrowser oder einer Textverarbeitungssoftware, interpretiert und als lesbare Zeichen auf dem Bildschirm angezeigt.
So weit, so verständlich, insbesondere wenn man bedenkt, dass das Alphabet nur 26 Buchstaben, zehn Ziffern und einige Satzzeichen wie ! oder @ umfasst.
Allerdings gibt es auch 26 Großbuchstaben und deutlich mehr Satzzeichen, als man auf den ersten Blick vermutet (Ihre Tastatur zeigt nur eine kleine Auswahl der möglichen Satzzeichen, selbst für das Englische). Und das bezieht sich nur auf eine Sprache, nämlich Englisch, die das lateinische Alphabet verwendet. Das lateinische Alphabet ist die Grundlage vieler westeuropäischer Sprachen und umfasst viele diakritische Zeichen, die im Englischen nicht verwendet werden. Diakritische Zeichen sind beispielsweise Akzente, Umlaute, Cedillen und weitere Symbole, die die Aussprache eines Buchstabens oder Wortes verändern.
Darüber hinaus gibt es weitere Alphabete, wie das kyrillische Alphabet (bekannt durch die russische Sprache), das griechische Alphabet, Kanji (Japanisch) und Chinesisch. Viele dieser Schriftsysteme umfassen sogar mehrere Sprachen.
Nun wird deutlich, dass eine immense Anzahl von Zeichen als Glyphen codiert werden müssen. Allein im Chinesischen gibt es über 70.000 Glyphen. Eine Zeichenkodierung enthält eine Sammlung von Codepunkten, von denen jeder ein Zeichen darstellen kann. ASCII, das Ihnen möglicherweise bekannt ist, war eine frühe Kodierung für das lateinische Alphabet mit 128 Codepunkten. Diese Anzahl reicht jedoch bei weitem nicht aus, um alle Zeichen abzudecken, die Menschen verwenden.
Die von W3C empfohlene Kodierung für HTML ist UTF-8 mit 1.112.064 Codepunkten. Diese Kodierung ist ausreichend, um so ziemlich alle Zeichen in allen Sprachen aller Alphabete abzudecken (wenn auch nicht jedes einzelne) und wird auf 93% aller Websites verwendet. UTF-8 ist auch die empfohlene Kodierung des Internet Mail Consortiums.
Warum sollte man die Kodierung ändern?
Outlook und alle anderen modernen E-Mail-Clients verwenden standardmäßig die Kodierung UTF-8 zum Kodieren und Dekodieren.
Wenn Outlook aber UTF-8 unterstützt und UTF-8 die empfohlene Kodierung ist, warum treten dann überhaupt unleserliche Zeichen auf? Es gibt mehrere Ursachen. Die Hauptgründe sind: Entweder wird die E-Mail im Klartext angezeigt (weil Sie dies explizit so eingestellt haben oder weil ein Virenscanner sie vor dem Empfang in Klartext umgewandelt hat) oder die verwendete Kodierung ist nicht auf UTF-8 eingestellt.
Die Kodierung einer eingehenden E-Mail wird vom Absender festgelegt. Wenn der Absender beispielsweise ASCII verwendet, stellt Outlook die E-Mail mit der ASCII-Kodierung dar. Wenn in Ihren Word-Einstellungen „gerade Anführungszeichen“ automatisch durch „intelligente Anführungszeichen“ ersetzt werden (die sich je nach Position öffnen oder schließen), werden in der E-Mail möglicherweise „unleserliche“ Zeichen anstelle der intelligenten Anführungszeichen angezeigt, da ASCII die entsprechenden Zeichen für diese nicht enthält.
Indem Sie die Kodierung einer Nachricht ändern, können Sie erreichen, dass diese verstümmelten Zeichen korrekt angezeigt werden.
Wie ändert man die Kodierung?
Die Kodierung einer Nachricht in Outlook zu ändern, ist zum Glück sehr einfach. Öffnen Sie die Nachricht mit einem Doppelklick. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf der Registerkarte „Start“ auf „Aktionen“ > „Weitere Aktionen“ > „Kodierung“, um die verwendete Kodierung anzuzeigen.
Im hier gezeigten Beispiel verwendet Microsoft für eine E-Mail zum Thema „Clutter“ die westeuropäische Kodierung. Um dies zu ändern, klicken Sie auf „Mehr“ und wählen die gewünschte Kodierung, wie beispielsweise UTF-8, aus.
Das ist alles – Sie sollten die E-Mail nun problemlos lesen können.
Um herauszufinden, wie Ihre ausgehenden E-Mails kodiert werden, gehen Sie zu „Datei“ > „Optionen“ > „Erweitert“ und scrollen Sie zu den internationalen Optionen. Dort finden Sie die Option „Bevorzugte Kodierung für ausgehende Nachrichten“.
Die Standardeinstellung ist „Westeuropäisch“. Aufmerksame Leser werden sich nun fragen, warum das so ist, wenn, wie bereits erwähnt, UTF-8 die empfohlene Kodierung für E-Mails ist. Die Antwort lautet, dass „Westeuropäisch“ eine Untermenge von UTF-8 ist und somit auch mit UTF-8 gelesen werden kann. Wenn Sie beispielsweise eine Outlook-Version für Griechenland erwerben, ist die Standardkodierung Windows-1253, die ebenfalls eine Untermenge von UTF-8 darstellt.
Sie können die Standardkodierung für ausgehende Nachrichten beliebig ändern. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachrichten problemlos von anderen gelesen werden können, sollten Sie die Einstellung am besten bei „Westeuropäisch“ belassen oder zu einer global verwendeten Kodierung wie UTF-8 wechseln.