Die Bedeutung der Dokumentenautomatisierung in der modernen Geschäftswelt
Dokumente sind seit jeher ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Branche. Mit dem Wachstum von Unternehmen hat auch die Menge und Komplexität der Geschäftsdokumentation erheblich zugenommen.
Um Dokumente effizient nutzen zu können, ist eine präzise Kategorisierung und Sortierung unerlässlich. Andernfalls können erhebliche Probleme für die Mitarbeiter entstehen, die ihre Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen verschwenden.
In unserer schnelllebigen Zeit ist es ein großer Vorteil, dass Softwarelösungen zur Dokumentenautomatisierung existieren.
Moderne Technologien ermöglichen es, den Umgang mit Dokumenten in Unternehmen grundlegend zu verändern. Mühsame und zeitintensive manuelle Dokumentationsprozesse werden dadurch deutlich vereinfacht.
Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Optionen kann die Wahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen jedoch eine Herausforderung sein. Die verschiedenen Programme unterscheiden sich in ihren Funktionen und sind oft auf spezifische Benutzergruppen zugeschnitten.
So haben beispielsweise Vertriebsteams andere Anforderungen an die Dokumentenautomatisierung als Anwaltskanzleien. Jedes Team profitiert von einer Lösung, die speziell für seine täglichen Aufgaben entwickelt wurde.
Dieser Artikel gibt Ihnen einen Einblick in die besten Softwarelösungen zur Dokumentenautomatisierung und zeigt, wie Sie damit wertvolle Arbeitsstunden sparen können.
Was genau ist Dokumentenautomatisierung?
Dokumentenautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Software und Programmen zur Erstellung elektronischer Dokumente mit minimalem menschlichen Eingriff.
Sie unterstützt die Automatisierung von Arbeitsabläufen wie dem Scannen, Speichern, Extrahieren, der Datenerfassung und der Dokumentenklassifizierung.
In der Dokumentenautomatisierungssoftware werden Dokumente in Form von „Vorlagen“ angelegt. Diese Vorlagen definieren, wie Dokumente auf der Grundlage bestimmter Eingaben hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.
Die Automatisierung von Dokumenten lässt sich in folgende Bereiche unterteilen:
- Dokumentenverarbeitung: Hierbei werden relevante Informationen aus verschiedenen Dokumenten extrahiert, validiert und in angereicherte Daten für den Endnutzer umgewandelt. Jede Phase des Dokumentenlebenszyklus wird dabei berücksichtigt.
- Dokumentenerstellung: Hier werden bereits erfasste oder abgerufene Daten als Grundlage für die Erstellung von Angeboten, Verträgen, Geschäftsbriefen, Rechnungen und weiteren Dokumenten verwendet.
Warum Unternehmen Dokumentenautomatisierung benötigen
Unternehmen sind mit einer Vielzahl von Papierdokumenten konfrontiert, deren manuelle Verwaltung sehr ineffizient und kostspielig sein kann.
Durch Automatisierung wird die Dokumentenverarbeitung zugänglicher und komfortabler. Im Folgenden sind einige Gründe aufgeführt, warum Unternehmen von Dokumentenautomatisierung profitieren:
Reduzierung repetitiver Dokumentenarbeit
Die Automatisierung reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand der Mitarbeiter für sich wiederholende Aufgaben. Scannen von Dokumenten, Datenextraktion, Klassifizierung, Indizierung und Datenspeicherung sind für den reibungslosen Ablauf eines jeden Unternehmens unerlässlich. Die Dokumentenautomatisierung ermöglicht all diese Aufgaben effizienter zu gestalten.
Schnellere Dokumentenverarbeitung
Durch den Einsatz benutzerdefinierter Vorlagen kann der Zeitaufwand für die Bearbeitung von Dokumenten reduziert und der gesamte Prozess optimiert werden. Dies ermöglicht die Einrichtung eines einheitlichen Dokumentationsverfahrens, dem alle Mitarbeiter folgen können, um ihre Zeit und Mühe effektiver zu nutzen.
Niedrigere Fehlerquote
Manuell erstellte Dokumente können Fehler enthalten, die durch wiederholtes Kopieren und Einfügen oder durch fehlerhafte Eingaben entstehen. Diese Fehler müssen dann aufwendig manuell korrigiert werden, was den Betriebsablauf unnötig verzögert.
Mit Hilfe der Dokumentenautomatisierung lassen sich solche Fehler vermeiden oder deutlich reduzieren. Vordefinierte Vorlagen und KI-basierte Technologien, die die Datenerfassung übernehmen, erleichtern die Gewinnung korrekter Informationen und benachrichtigen die zuständigen Mitarbeiter, wenn Daten fehlen.
Kosteneinsparungen
Unternehmen, die ihre Dokumentenerstellung automatisieren, profitieren von erheblichen Kosteneinsparungen. Die Automatisierung reduziert die Gesamtkosten, einschließlich der Kosten für das Drucken von Dokumenten, die Lagerung in Aktenschränken und verbessert die administrative Kontrolle.
Verbesserung der Kundeninteraktion und Geschäftspartnerschaften
Gute Beziehungen zwischen Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Manuelle Dokumentenerstellung kann zu Fehlern, Verzögerungen und Inkonsistenzen führen und die Pflege positiver Beziehungen erschweren.
Der Zugriff auf Online-Dokumentation erleichtert die Zusammenarbeit mit Partnern und die Kommunikation mit Kunden. Der einfache Zugriff auf Dokumente von überall und zu jeder Zeit fördert eine bessere Interaktion und ermöglicht die Schaffung individueller Kundenerlebnisse.
Verbesserung der Sicherheit und des Datenschutzes
Dokumentenautomatisierungssysteme bieten integrierte digitale Speicherbereiche mit den erforderlichen Zugriffsberechtigungen. Dies hilft, Dokumentenverluste zu vermeiden und die Datensicherheit zu erhöhen.
Besonders sensible Daten, beispielsweise in der Rechts- und Gesundheitsbranche, können durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen in der Dokumentenautomatisierungssoftware besser vor Datenlecks und Sicherheitsverletzungen geschützt werden.
Wie ist die Automatisierung effizienter als manuelle Dokumentenverarbeitung?
Wenn Sie häufig die gleichen Arten von Dokumenten erstellen, wie Verträge, Rechnungen oder Monatsberichte, können folgende Probleme auftreten:
- Es erfordert viel Zeit und Mühe, Daten manuell aus verschiedenen Quellen zu sammeln, komplexe Berechnungen durchzuführen und Visualisierungen zu erstellen.
- Es ist schwierig sicherzustellen, dass die Dokumente fehlerfrei sind, auch wenn Sie Stunden mit der Fehlersuche verbringen.
Diese Probleme können durch den Einsatz von Dokumentenautomatisierungssoftware gelöst werden. Diese ermöglicht es Ihnen, Daten automatisch aus verschiedenen Quellen zu sammeln und nach Belieben anzuordnen.
So können Sie Berichte in Sekundenschnelle erstellen und sich gleichzeitig darauf verlassen, dass alle Informationen korrekt und fehlerfrei sind.
Wichtige Funktionen
#1. Web-Zugriff
In unserer Zeit, in der das Internet allgegenwärtig ist, müssen Benutzer von überall auf ihre Dokumente zugreifen können. Eine webbasierte Dokumentenautomatisierungssoftware bietet schnellen und einfachen Zugriff auf Dateien und Ordner und ist somit unerlässlich. Dazu gehören:
- Zugriff über mobile Geräte zum Anzeigen oder Bearbeiten von Dokumenten
- Cloud-Speicher zur sicheren Speicherung von Dokumenten.
- Freigabe von Ordnern oder einzelnen Dateien für andere Benutzer
#2. Drag-and-Drop
Die Drag-and-Drop-Funktion ist ein wesentliches Element jedes Dokumentenautomatisierungssystems. Benutzer können Dateien einfach per Drag-and-Drop von einem Ort zum anderen oder sogar von einer Anwendung zur anderen ziehen.
#3. Dokumentensuche
Da Benutzer häufig eine Vielzahl von Dateien haben, müssen sie diese schnell mit wenigen Buchstaben durchsuchen können. Software zur Dokumentenautomatisierung hilft bei der Organisation der Dokumentenspeicherung, sodass Dokumente bei Bedarf einfach abgerufen werden können.
Benutzer können das gespeicherte Material mit der Dokumentensuchfunktion einfach durchsuchen.
#4. Dokumentenversionierung
Die Versionierung ist eine weitere wichtige Funktion eines Dokumentenautomatisierungssystems. Benutzer können auf frühere Versionen eines Dokuments zugreifen, sie vergleichen und bei Bedarf zu einer früheren Version zurückkehren.
#5. Dateisperre
Die Dateisperrfunktion ist ein wichtiger Bestandteil der Dokumentenautomatisierungssoftware. Benutzer werden daran gehindert, Änderungen an einer gesperrten Datei vorzunehmen, bis die Person, die sie gesperrt hat, sie wieder freigibt.
#6. Integrierter Viewer und Editor
Mit dem integrierten Viewer können Sie Dokumente anzeigen und bearbeiten, ohne sie herunterladen oder in einem neuen Fenster öffnen zu müssen. Dies spart Zeit, da Sie nicht mehr zwischen Registerkarten oder Programmen wechseln müssen.
Wenn die Software bemerkt, dass eine andere Person Änderungen an einer Datei vornimmt, wird diese gesperrt und wieder freigegeben, wenn die Änderungen abgeschlossen sind.
#7. Bewertung und Freigabe
Benutzer sollten Dokumente mit einer guten Dokumentenautomatisierungssoftware sicher und einfach teilen können.
Darüber hinaus kann ein Bewertungssystem implementiert sein, das es Benutzern ermöglicht, jedem Dokument einen numerischen Wert auf einer definierten Skala zuzuweisen. Diese Methode hilft dabei, nachzuverfolgen, welche Dokumente bei den Mitarbeitern Anklang finden und welche gegebenenfalls geändert werden sollten.
#8. Datei- und Ordnerberechtigungen
Jede Dokumentenautomatisierungssoftware muss Datei- und Ordnerberechtigungen bieten. Durch die Vergabe von Bearbeitungsrechten können Sie steuern, welche Aktionen Ihr Team an den Dokumenten durchführen kann.
#9. Verknüpfung von Dokumenten
Die Verknüpfung von Dokumenten, Dateien oder anderen Datenquellen ermöglicht den Zugriff von einem zentralen Ort.
Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument mit allen anderen relevanten Datensätzen in der Dokumentenautomatisierungssoftware verknüpfen oder auf eine Kopie eines anderen zugreifen.
#10. Intelligentes Content-Management
Die besten Systeme sollten sich nahtlos über alle Konten und Datenquellen hinweg aktualisieren, Vorlagen bearbeiten, maßgeschneiderte Arbeitsabläufe erstellen und Regeln durchsetzen, die Genauigkeit, Compliance und Markenstandards gewährleisten.
Einige Plattformen bieten Batch-Automatisierungsfunktionen, mit denen Benutzer Hunderte oder Tausende von Präsentationen, Erklärungen, Berichten und anderen Begleitmaterialien auf einmal erstellen können. So können beispielsweise Vertriebsmitarbeiter technische Dokumentationen gezielt für bestimmte Kundensegmente erstellen.
Im Folgenden finden Sie eine Liste der bekanntesten Lösungen mit einer kurzen Beschreibung ihrer wichtigsten Funktionen, damit Sie sich in der großen Auswahl an verfügbaren Softwareoptionen zur Dokumentenautomatisierung nicht verlieren.
DocuPilot
DocuPilot ist eine benutzerfreundliche und anpassbare Software zur Dokumentenautomatisierung. Sie können vorhandene Daten und kreative Vorlagen zur Dokumentenerstellung nutzen. Der integrierte Document Builder ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Vorlagen.
Die mit dieser Automatisierungssoftware erstellten Dokumente können auch per E-Mail an Dienste wie Dropbox, Zapier und Docusign gesendet werden.
Funktionen
- Vordefinierte Vorlagen: DocuPilot enthält Vorlagen, die Unternehmen für die Erstellung von Angeboten, Verträgen, Rechnungen und anderen Dokumenten verwenden können.
- Integration: Die Software kann mit verschiedenen Datenquellen wie CRM, Formularen, Online-Datenbanken, Umfragen und HR verbunden werden.
- Sicherheit: Mit Hilfe von DocuPilot können Sie Ihre Dokumente mit einem Passwort schützen und verschlüsseln. Sie können jederzeit die Privatsphäre Ihrer Kunden gewährleisten und so das dringend benötigte Kundenvertrauen fördern.
- Automatisierter Workflow: DocuPilot vereinfacht selbst die komplexesten Dokumenten-Workflows in einem Unternehmen. Um zu vermeiden, dass Sie den Dateneingabeprozess jedes Mal wiederholen müssen, wenn Sie ein Dokument erstellen, wird der gesamte Prozess vereinfacht.
DocuPilot zeichnet sich durch vergleichsweise günstige Kosten aus, was es für viele Unternehmen zugänglich macht.
airSlate
Von der Flow-Generierung bis zur Prozessanalyse ist airSlate eine All-in-One-Cloud-Anwendung, die alle Phasen Ihrer Dokumentenautomatisierung verwalten kann. Es handelt sich um ein No-Code-Tool.
Wenn Sie die App optimal nutzen, kann sich der Personalaufwand für die manuelle Dokumentenverarbeitung um die Hälfte reduzieren.
Funktionen
- Flow Creator: Mit der Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche von Flow Creator können Sie eine visuelle Darstellung des Dokumenten-Workflows (UI) erstellen.
- eSignatur: Digitale Formulare, Umfragen, Dokumente und Inhalte lassen sich einfach mit rechtsverbindlichen eSignaturen versehen.
- Online-Umfragen: Mit dieser Funktion können Sie öffentliche Umfragen, Beta-App-Testdokumente und Fragebögen erstellen.
- Robotic Process Automation: Sie können Prozesse mit airSlate-Bots automatisieren, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen.
Darüber hinaus verfügt airSlate über eine umfangreiche Bibliothek mit Tausenden von Vorlagen für die Dokumentenautomatisierung für die meisten Branchen.
PandaDoc
Mit PandaDoc können Dokumente an einem Ort erstellt, bearbeitet und signiert werden.
PandaDoc stellt die Tools bereit, die Sie benötigen, um Ihren Geschäftsprozess zu beschleunigen und Dokumente schnell unterschreiben zu lassen, sei es E-Signatur-Software, automatisierte Angebote, Vertriebs- und Marketing-Tools oder eine sichere Dokumentenverarbeitung.
Für ein nahtloses Dokumentenmanagement über viele digitale Grenzen hinweg lässt sich PandaDoc problemlos in über 30 Anwendungen integrieren, Tendenz steigend.
Funktionen
- Drag and Drop: Es bietet dem Benutzer Standardoptionen zum Ziehen und Platzieren von Inhalten im Dokument, basierend auf der Kategorie und nicht der Vorlagenfunktion.
- Digitale Signatur: Dies ist eine der wichtigsten Funktionen, da Benutzer Dokumente digital signieren können, ohne Papier verwenden zu müssen.
- Dokumente erstellen: Benutzer können hier beliebige Dokumente erstellen und andere Inhalte steuern. Dies ist ideal, wenn Sie geschäftliche Verträge, Angebote und andere Dokumente erstellen müssen.
- Aufzeichnungsarchive: Sobald Sie mit der Erstellung Ihres Dokuments fertig sind, können Sie Archive kategorisieren und aufzeichnen.
Kunden schätzen die Flexibilität der Vorlagen von PandaDoc. Eine weitere fantastische Funktion, die Anwender als hilfreich empfinden, ist die Dokumentenverfolgung und -analyse.
Crove
Mit Crove können Sie alle Ihre Unternehmensdokumente gestalten und automatisieren. Mit seinem robusten Dokumenteneditor kann es Sie bei der Automatisierung aller Ihrer Dokumente unterstützen. Um jedes Dokument zu automatisieren, können Sie Variablen, logische Bedingungen, Excel-Formeln und elektronische Unterschriften hinzufügen.
Durch die Zentralisierung Ihrer Dokumentenprozesse in Crove können Sie auf unnötige Tools verzichten. Mit seiner integrierten Vorlagenbibliothek geht Crove über die einfache Dokumentenautomatisierung hinaus.
Funktionen
- Berechnungen: Verwenden Sie mathematische Formeln, um Berechnungen direkt mit den Feldern in Ihren Dokumenten durchzuführen.
- Formulare: Erstellen Sie Ihre Umfrage, fügen Sie Logik hinzu, um Fragen zu verbergen oder anzuzeigen, und ermöglichen Sie jedem, Dokumente zu erstellen, indem Sie die Fragen beantworten.
- Schnellvorschau: Füllen Sie den Fragebogen aus und überprüfen Sie Ihre Dokumente in Echtzeit.
- Formulare veröffentlichen: Veröffentlichen Sie Ihre Formulare über eine öffentliche URL; Jeder kann damit Dokumente erstellen, wenn er sich an die von Ihnen festgelegten Einschränkungen hält.
Crove kann das ideale Tool für Sie sein, wenn Sie nach einer kostenlosen Software zur Dokumentenautomatisierung suchen.
Documate
Documate ist eine benutzerfreundliche, codefreie Dokumentenautomatisierungssoftware zur Zusammenstellung von Rechtsdokumenten.
Documate wurde ursprünglich von einer Gruppe von Anwälten und Technologieexperten gegründet, um Rechtshilfeorganisationen bei der Erstellung von kundenorientierten Arbeitsabläufen zu unterstützen.
Hauptsächlich Anwälte verwenden diese Software. Jedoch kann jedes Unternehmen mit den einfachen Funktionen von Documate Dokumente entwickeln.
Funktionen
- Webformulare: Benutzer können einzigartige Webformulare entwerfen, die Daten in Word- oder PDF-Dokumente eingeben.
- Online-Umfrage: Benutzer erstellen eine Umfrage und laden dann Vorlagendokumente hoch, die mit den Feldern des Umfrageformulars verbunden sind.
- Einbetten: Mit Hilfe des Programms können Benutzer Dokumente aus Eingaben generieren, entwickelte Workflows verteilen oder sie sogar in Websites einbetten.
Diese Dokumentenautomatisierungsplattform ist ideal für Fachleute und Anwälte, die eine No-Code-Lösung mit einer einfachen Benutzeroberfläche wünschen.
Templafy
Große Unternehmen können mit dieser Dokumentenautomatisierungssoftware – Templafy – Unternehmensinhalte und -ressourcen schnell organisieren.
Das System erhöht die Effizienz für Endbenutzer durch die Automatisierung der Dokumentenerstellung und gewährleistet gleichzeitig die Marken- und Rechtskonformität in Dokumenten.
Diese Plattform ist immer aktuell und anpassbar an die sich ständig weiterentwickelnden IT- und Anwendungsinfrastrukturen, die von heutigen Unternehmen und Organisationen verwendet werden.
Funktionen
- Berechtigungsbasiertes System: Es ermöglicht Managern und Compliance-Teams die Qualitätskontrolle aller Dokumentenbestände und stellt sicher, dass die Teammitglieder nur zulässige Informationen verwenden.
- Integration: Mitarbeiter können die Erstellung von Verträgen, Angeboten und Verkaufsunterlagen in ihren Textverarbeitungsprogrammen mit Hilfe der Dokumentenautomatisierungstools von Templafy vereinfachen, die mit Microsoft Office- und Google G Suite-Anwendungen verknüpft sind.
- Verwaltungsschnittstelle: Mitarbeiter können mit der zentralen Verteilung von Office-Vorlagendateien auf Standardwerkzeuge zur Dokumenterstellung zugreifen.
Größere Unternehmen können Templafy nutzen, da es mindestens 50 Benutzer benötigt.
ExperLogix
Geschäftsanwender können unternehmenskritische Dokumentenprozesse mithilfe der umfassenden und dennoch benutzerfreundlichen Dokumentenautomatisierungssoftware von Experlogix rationalisieren, verbessern und automatisieren.
Funktionen
- Dokumentenflüsse: Mithilfe einer visuellen Oberfläche können Sie schnell Dokumentenflüsse erstellen, die bedingte Logik ohne Codierung verwenden.
- Entwerfen von Vorlagen: Es bietet die Tools, die Sie benötigen, um dynamische, datengesteuerte Vorlagen zu erstellen und komplizierte Workflows einzurichten.
- Digitale Datenerfassung: Experlogix Smart Forms sind flexible, eingebettete und webbasierte Datenerfassungsformulare, die es Benutzern oder Kunden erleichtern, Informationen elektronisch einzugeben und zu übermitteln.
- Verwaltung der Ausgabe: Document Services bieten unglaublich flexible automatisierte Methoden zur Handhabung großer Mengen von Dokumentausgaben.
Der Content Manager von Experlogix ist ein sicheres und organisiertes Repository, das es einfacher und schneller macht, digitale Assets zu verwalten, zu speichern und abzurufen, einschließlich PDF-Formularen und -Dokumenten, Logos, Bildern und Multimedia-Inhalten.
Abschließende Gedanken
Software zur Dokumentenautomatisierung ist eine wertvolle Investition. Durch die Automatisierung der Erstellung ähnlicher Dokumente kann Ihr Unternehmen Fehler reduzieren, Geld sparen und die mühsame und zeitaufwändige manuelle Arbeit eliminieren.
Als Nächstes könnten Sie sich mit den besten Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten befassen.