Verträge sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Eine spezialisierte Software zur Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass dieser Prozess reibungslos und effizient abläuft.
Heutzutage werden Geschäftsvereinbarungen fast ausschließlich digital abgewickelt. Das bedeutet, dass das manuelle Erstellen, Bearbeiten, Unterzeichnen und Versenden von Dokumenten der Vergangenheit angehört. Teams aus den Bereichen Finanzen, Vertrieb oder Kundenservice nutzen nun automatisierte Werkzeuge, um täglich eine Vielzahl von Verträgen zu generieren.
Wenn Sie bisher noch keine Software für das Vertragsmanagement eingesetzt haben, sind Sie hier genau richtig. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine umfassende Liste von Apps für die Vertragsverwaltung vor, die Ihnen die Auswahl erleichtern soll.
Was leistet eine Software für das Vertragsmanagement?
Apps für das Vertragsmanagement vereinfachen den gesamten Vertragsablauf, von den Verhandlungen bis zur endgültigen Unterzeichnung. Klingt vielversprechend, oder? Hier sind einige wesentliche Vorteile:
Verkürzung der Bearbeitungszeit von Verträgen
Normalerweise dauert es bis zu vier Wochen, bis ein Vertragsentwurf fertiggestellt ist. Mit einer leistungsstarken Software für das Vertragsmanagement können Sie als Verantwortlicher Ihren Vorgesetzten beeindrucken, indem Sie innerhalb weniger Minuten professionelle Verträge erstellen.
Erhöhung der Genauigkeit von Verträgen
Unbeabsichtigte Fehler in einem Vertrag können großen Schaden anrichten und das Vertrauen in Ihr Unternehmen untergraben. Automatisierte Tools helfen Ihnen, solche Patzer zu vermeiden. Diese nutzen vorhandene Daten, um relevante Informationen wie Zahlen, Felder und Daten automatisch einzufügen.
Sie müssen lediglich einige Anpassungen und Änderungen an den automatisch eingefügten Daten vornehmen, um den Vertrag aktuell zu halten.
Automatisierung wichtiger Prozesse
Ein Vertragsprozess umfasst zahlreiche Schritte: Verhandlung, Erstellung, Angebotsentwürfe, aktualisierte Angebote, Verlängerungsangebote und Erinnerungen an die Vertragsunterzeichnung. Mit einer Vertragsmanagement-Software lassen sich all diese Schritte automatisieren, was Ihnen Zeit und Papier spart.
Ermöglichung elektronischer Signaturen
Vertriebs- und Kundensupportteams können den Vertragsunterzeichnungsprozess durch elektronische Signaturen beschleunigen. Die digitale Signatur ist wesentlich schneller als die persönliche Unterzeichnung von Dokumenten.
Nachdem Sie nun die Vorteile einer Vertragsmanagement-App kennen, ist es an der Zeit, sich einige der besten Lösungen genauer anzusehen.
PandaDoc
PandaDoc ist nicht nur eine beliebte und leistungsstarke Vertragsverwaltungssoftware, sondern bietet auch noch mehr. Neben der Anpassung von E-Signaturen, Verhandlungen und der Integration komplexer Verträge hält es Ihre Kommunikation im Fluss und passt sich Ihrem Arbeitstempo an.
Diese vielseitige Plattform enthält hunderte von Vertragsvorlagen, die Sie mit einem Drag-and-Drop-Editor anpassen und sofort mit Ihren Kunden teilen können. Darüber hinaus können Sie mit der Bibliothek vorab genehmigter Klauseln fehlerfreie Verträge für unterschiedliche Zwecke erstellen.
Hervorstechende Funktionen von PandaDoc:
- Echtzeitbenachrichtigungen
- Reibungslose Zahlungsabwicklung
- Mobile App für Android und iOS
- Unbegrenzte Anzahl von Dokumenten und Nutzern
- CRM-Integration für den Import von Kundendaten
Sie können Ihren Vertragsverwaltungsprozess optimieren, indem Sie Aufgaben wie Genehmigungen, das Unterzeichnen von Bestellungen und benutzerdefinierte Zugriffsrechte automatisieren. Teammitglieder können das Dokument auch kommentieren oder sich über eine Chatfunktion austauschen.
Zoho Contracts
Zoho Contracts ist eine umfassende Vertragsmanagement-Software, die Ihnen hilft, den gesamten Vertragslebenszyklus zu optimieren. Sie unterstützt Unternehmen dabei, ihre Effizienz im Vertragsmanagement zu steigern, Compliance zu verbessern und Geschäftsrisiken zu reduzieren. Diese Anwendung deckt alle Ihre vertragsbezogenen Anforderungen ab – von der Dokumentenerstellung über die Genehmigung und Verhandlung bis hin zur Unterzeichnung.
Hauptmerkmale von Zoho Contracts:
- Rechtlich bindende Unterschriften
- Aktionselemente für Erinnerungen
- Vordefinierte Benutzerrollen und Zugriffsrechte
- Verschlüsselung und private Rechenzentren
- Zentrales Unternehmensrepository
Mit dem Vertragsassistenten können Sie sofort neue Verträge erstellen, vordefinierte Vorlagen für Standardverträge nutzen oder eigene Vorlagen erstellen. Integrierte Funktionen wie ein Dokumenteditor, Änderungsverfolgung und Kommentarfunktionen ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit an Dokumenten.
Darüber hinaus bietet diese Plattform die Möglichkeit, Genehmigungsabläufe zu gestalten, wertvolle Einblicke aus Analysen zu gewinnen, die Vertragshistorie zu verfolgen, aktuelle Änderungen anzuzeigen und Vertragsverpflichtungen zu verwalten.
ContractWorks
Wenn Sie eine benutzerfreundliche Vertragsmanagement-Software suchen, die in wenigen Minuten eingerichtet ist, ist ContractWorks die richtige Wahl. Sie verbessert nicht nur die Transparenz Ihrer Verträge, sondern minimiert auch das Risiko, wichtige Verlängerungsfristen zu versäumen.
Hervorstechende Funktionen von ContractWorks:
- Individuell angepasste, planbare Berichte, die alle Aspekte abdecken
- Unbegrenzte Warnungen und Benachrichtigungen für wichtige Verträge
- KI-Tags für einfache Vertragsnavigation und -suche
- Intelligente KI-Tools zur Verfolgung wichtiger Datenpunkte
- Intuitive Benutzeroberfläche und ein engagierter Implementierungsmanager
Mit dieser Anwendung können Sie, unabhängig vom gewählten Plan, eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern einbeziehen. Mit der OCI und der erweiterten Suchfunktion finden Sie schnell die benötigten Vertragsdetails.
Zusätzlich können Sie alle Verträge in einem skalierbaren und sicheren Speicher ablegen. Die integrierte Funktion für elektronische Signaturen ermöglicht es Ihnen, Verträge von überall aus zu versenden, zu unterzeichnen und zu archivieren.
Concord
Concord ist eine zentrale Plattform für alle Ihre Vertragsprozesse. Sie ermöglicht Ihnen das Verwalten von Entwürfen, Genehmigungen, E-Signaturen und die Vertragsablage sowie die vollständige Kontrolle über das Lebenszyklusmanagement von Verträgen.
Auf dieser Plattform können Sie weitere wichtige Aufgaben wie externe Verhandlungen, die Suche nach Verträgen, das Verwalten von Fristwarnungen und die Berichtserstellung durchführen. Sie erleichtert auch das gemeinsame Bearbeiten, Kommentieren und die Kommunikation von Dokumenten mit Kollegen und Anbietern.
Hauptmerkmale von Concord:
- Regelmäßige Aufgabenautomatisierung mit umfassender Integration
- Vertragsbezogene Einblicke mit Feldvergleich
- E-Mail-Benachrichtigungen für Vertragsverlängerung oder Fristablauf
- Unbegrenzte Anzahl rechtsverbindlicher Unterschriften
- Automatisches Weiterleiten und Genehmigen von Dokumenten
Concord unterstützt die Integration mit zahlreichen Anwendungen, um Ihren Workflow zu vereinfachen. Sie können es über Zapier in über 4.000 Apps integrieren oder seine REST-API und Webhooks nutzen. Außerdem ist eine Integration mit Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms und vielen mehr möglich.
DocuSign CLM
DocuSign CLM ist die ideale Wahl für kleine Unternehmen, da es eine kostengünstige Vertragsmanagement-Software bietet. Sie hilft Ihnen, den gesamten Prozess zu organisieren, indem Sie individuelle Vereinbarungen erstellen, Vertragsarbeit automatisieren und Einblicke in Trends, Risiken und Chancen gewinnen.
Mithilfe von Vorlagen, Klauselbibliotheken, einem Drag-and-Drop-Editor und bedingten Regeln können Sie schnell einen Vertrag erstellen. Die Anwendung bietet zudem eine Versionskontrolle und die Möglichkeit, Verträge für interne und externe Überprüfungen zu routen.
Die wichtigsten Funktionen von DocuSign CLM:
- Aufgabenautomatisierung und komplexes Workflow-Management
- Zeitersparnis durch die Standardisierung von Vertragsmanagementprozessen
- Beseitigung von Engpässen für effizientes Arbeiten
- Unterstützung von Business Intelligence mit schnellen Überprüfungs- und Trendinformationen
- Reibungslose und einfache Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern
Darüber hinaus können Unternehmen DocuSign CLM nutzen, um Verträge in einem zentralisierten System zu speichern, Verpflichtungen zu verwalten, Vereinbarungen mit Filtern zu durchsuchen und vieles mehr. Die Anwendung verfügt über mehr als 100 vorkonfigurierte Workflow-Schritte, die Sie zum Erstellen, Überprüfen, Genehmigen und Speichern von Verträgen verwenden können.
Contract Hound
Verlieren Sie oft den Überblick über Ihre wichtigen Verträge? Contract Hound hilft Ihnen dabei, Ihre Verträge einfach zu finden, zu speichern und zu organisieren, damit Sie sich entspannen können.
Bemerkenswerte Merkmale von Contract Hound:
- Speichern und organisieren Sie Dokumente in einer durchsuchbaren Datenbank
- Kostenlose Möglichkeit, unbegrenzt Benutzer hinzuzufügen, um einen Kontakt anzuzeigen
- Sichere Signatur und Genehmigung durch Integrationen
- Engagiertes Support-Team, das Ihnen zur Seite steht
- Zuverlässiger und sicherer Backup-Speicher
Sie können Erinnerungen und Benachrichtigungen für Vertragsabläufe und Verlängerungsdaten festlegen. Sie können Ihren Kollegen auf dieser Plattform Lese- oder Bearbeitungsrechte einräumen. Unternehmen können Contract Hound auch für das Überprüfen und Unterzeichnen von Verträgen, die Verwaltung von Fördermitteln und die Nachverfolgung von Änderungen nutzen.
CMx
CMx ist ein dynamisches All-in-One-Tool für alle Ihre Aufgaben im Vertragsmanagement. Diese Plattform ist sowohl in der Cloud als auch On-Premise verfügbar. Mit CMx können Unternehmen auf einer zentralen Plattform auf alle wichtigen Daten des Vertragslebenszyklusmanagements zugreifen, einschließlich Verträge, rechtliche Vereinbarungen und zugehörige Dokumente.
Sie können Verträge mühelos erstellen, indem Sie genehmigte Klauseln per Drag-and-Drop in MS Word importieren. Alle Vertragsversionen werden in einer zentralen Vertragsversion aufbewahrt.
Die wichtigsten Attribute der CMx-Anwendung:
- Erweiterte Analysen mit umsetzbaren Daten, individuellen und geplanten Berichten
- Multi-Faktor-Authentifizierung, sichere Mandantenfähigkeit, SSL-Zertifikat
- Verschlüsselte Daten, die in sicheren Rechenzentren gespeichert werden
- Workflows für die Vertragsprüfung und -genehmigung
- Einfache Konfiguration und fein abgestufte Zugriffsberechtigungen
CMx unterstützt auch die Integration mit verschiedenen Editoren, Apps und SSO-Plattformen wie Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 und Azure Active Directory.
Evisort
Suchen Sie eine passende Vertragsmanagement-Software für Ihr schnell wachsendes Unternehmen? Dann könnte Evisort die ideale Wahl sein. Dieses KI-gestützte Tool hilft Ihnen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, Vertragsabläufe rechtzeitig zu bemerken, Verträge schneller zu finden und die Bearbeitungszeit zu verkürzen.
Die wichtigsten Funktionen der Evisort-Anwendung:
- Vertragsautomatisierung zur optimalen Nutzung von Ressourcen
- Transparente Genehmigungsprozesse zur Einhaltung von Compliance
- Automatisierte Warnungen und Benachrichtigungen
- Erweiterte Vertragsanalysen, Berichte und Visualisierung
- No-Code-Integration und Zugriffsverwaltung
Mit der Contract Intelligence Platform von Evisort können Sie das Vertragsmanagement vereinfachen. Außerdem werden Arbeitsabläufe optimiert, damit sich Ihr Team auf strategische Aufgaben konzentrieren und schneller Geschäftsabschlüsse erzielen kann. Diese Plattform unterstützt die Integration mit Anwendungen wie Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box und Salesforce.
Wesentliche Merkmale eines Vertragsmanagement-Tools
Eine Vertragsmanagement-Software ist wertvoll, wenn sie folgende Funktionalitäten bietet:
Vertragsvorlagen
Die App sollte die gängigen Vorlagen bieten, die Unternehmen häufig verwenden. Außerdem sollte es eine Option geben, einen neu erstellten Vertrag als Vorlage für zukünftige Zwecke zu speichern.
Zentrale Ablage von Vertragsinhalten
Es sollte eine Datenbank für Inhalte geben, die häufig in Verträgen verwendet werden. Der Benutzer sollte die Felder bei Bedarf anpassen können.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Außendienstmitarbeiter, Büroangestellte, Kundenbetreuer, Vertragsverfasser, Assistenten von Managern und Geschäftsinhaber sollten unterschiedliche Zugriffsebenen haben.
Sichere und verschlüsselte Speicherung
Eine zuverlässige Vertragsverwaltungssoftware nutzt Authentifizierungssoftware und Verschlüsselungsprotokolle, um Verträge vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
OCR, KI, PDF und Drucken
Die Software muss ein OCR-Programm enthalten, wenn Sie Inhalte aus einem physischen Vertrag hinzufügen müssen. Eine KI kann die Eingaben verarbeiten, um saubere und professionelle PDFs zu erstellen.
Gelegentlich benötigen Sie möglicherweise gedruckte Exemplare, daher sollte eine Druckoption vorhanden sein.
Dashboard
Ein Dashboard mit verschiedenen Kennzahlen des Vertragsabwicklungsteams hilft Managern, Finanzverantwortlichen und Führungskräften bei der Erstellung von geeigneten Geschäfts- und Finanzplänen.
Eine moderne Vertragsverwaltungssoftware sollte ein Dashboard mit ausstehenden Verträgen, Vertragsentwürfen, Verträgen in der Pipeline, an Kunden gesendeten Verträgen zur Genehmigung und neuen Vertragsvorschlägen anzeigen.
Integrierte E-Signatur
Achten Sie beim Kauf einer Vertragsmanagement-Software darauf, dass sie eine E-Signatur-Funktion enthält. Andernfalls müssen Sie eventuell eine separate App für elektronische Signaturen erwerben. Die Aufteilung dieser wichtigen Funktion würde Ihren Vertragsabwicklungsprozess sicherlich verlangsamen.
Vertragsprozess-Pipeline
Die App sollte einen intuitiven Workflow für die Vertragsabwicklung bieten. Beispielsweise initiiert der Außendienstmitarbeiter den Vertragsablauf. Anschließend überprüft das Vertriebs- oder Produktteam die Vertragselemente und leitet diese an die Manager weiter.
Sobald ein Manager die Preise und Bedingungen festgelegt hat, kann er den Vertrag an die Führungsebene weiterleiten. All dies sollte innerhalb der App erfolgen.
Admin-Überwachung
Es sollten erweiterte Visualisierungsfunktionen für Geschäftsleiter, Finanzverantwortliche, Führungskräfte und Geschäftsinhaber vorhanden sein. So wird sichergestellt, dass alles gemäß den Unternehmensrichtlinien abläuft.
Was ist der Standardprozess im Vertragsmanagement?
Der typische Vertragsmanagementprozess oder -workflow besteht aus sechs Schritten. Werfen wir einen Blick auf jede Phase des Lebenszyklus.
Erstellung
Der erste Schritt im Vertragsmanagement ist die Erstellung einer Vereinbarung. Sie können dafür eine Vorlage verwenden oder den Vertrag von Grund auf neu erstellen.
Zusammenarbeit
Als wichtiges Geschäftsdokument erfordern Verträge häufig die interne Zusammenarbeit. Mehrere Teams arbeiten zusammen, um einen Vertrag im Namen des Unternehmens abzuschließen.
Bearbeitung
Der erste Entwurf eines Abkommens ist selten die endgültige Version. Er muss für die Fertigstellung verschiedene Bearbeitungen und Versionsänderungen durchlaufen.
Unterschrift
Wenn der schriftliche Teil abgeschlossen ist, muss der Vertrag unterzeichnet werden. Heutzutage werden immer häufiger elektronische Signaturen verwendet.
Verfolgung
Es ist auch erforderlich, die Verpflichtungen und die Einhaltung eines Vertrags zu überwachen.
Speicherung
Alle Verträge müssen in einem durchsuchbaren, zentralisierten und sicheren System gespeichert werden. So können die Benutzer Dokumente schnell sortieren und wiederfinden.
Berichterstellung
Sie sollten einen individuellen Analysebericht zu Ihrem Vertrag mit verwertbaren Informationen erhalten. Dies hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Verlängerung
In vielen Fällen werden Verträge nach einer bestimmten Zeit verlängert. Es ist jedoch wichtig, die Verlängerungsfristen im Auge zu behalten.
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Fazit
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