Verwaltung von Projekten und Priorisierung: Eine Herausforderung?
Fällt es Ihnen manchmal schwer, den Überblick über Ihre Projekte zu behalten und die richtigen Prioritäten zu setzen? Wäre es nicht fantastisch, ein Hilfsmittel zu haben, das Ihnen aufzeigt, welche Aufgaben Ihre Aufmerksamkeit und Energie am meisten benötigen?
Hier kommt die Impact-Effort-Matrix, auch bekannt als 2×2-Matrix, ins Spiel. Dieses Werkzeug vereinfacht die Priorisierung und hilft Teams und Einzelpersonen, sich wieder auf ihre Ziele zu fokussieren und konkrete Schritte für den Arbeitsbeginn zu definieren.
Dieser Artikel dient Ihnen als hervorragender Einstieg, falls Sie nach einer einfachen Vorlage für eine Impact-Effort-Matrix suchen. Doch zunächst wollen wir Ihnen die Grundlagen dieser Methode näherbringen.
Was ist eine Impact-Effort-Matrix?
Eine Impact-Effort-Matrix, oder 2×2-Matrix, ist im Grunde ein Hilfsmittel zur effektiven Priorisierung von Aufgaben. Dies geschieht, indem der erforderliche Aufwand für eine Aufgabe mit dem zu erwartenden Effekt verglichen wird.
Die Erstellung einer Impact-Effort-Matrix erfolgt meist durch Brainstorming im Team. Dadurch werden alle Aufgaben und Projekte für jedes Teammitglied erfasst. Anschließend können die Wichtigkeit und Dringlichkeit dieser Aufgaben bestimmt werden.
Mit dieser Methode können Sie die Reihenfolge der Aufgaben festlegen, die mit minimalem Aufwand den größten Nutzen bringen.
In der Regel sollten die Aufgaben mit dem geringsten Aufwand und der höchsten Wirkung die oberste Priorität haben. Das heißt aber nicht, dass Aufgaben mit geringem Aufwand und geringer Wirkung nutzlos sind. Auch diese können gelegentlich nützlich sein.
Die 4 Quadranten der Impact-Effort-Matrix
Die Impact-Effort-Matrix ist in vier Quadranten aufgeteilt:
Diese vier Bereiche entstehen durch die Darstellung des Impacts auf der X-Achse und des Aufwands auf der Y-Achse. Die einzelnen Quadranten stellen Folgendes dar:
#1. Quick Wins – Geringer Aufwand und hohe Wirkung
Dieser Bereich umfasst Aufgaben, die einfach oder schnell zu erledigen sind, jedoch einen signifikanten Einfluss auf das Unternehmen oder Ihre Arbeit haben. Aufgaben in diesem Quadranten haben die höchste Priorität.
#2. Großprojekte – Hoher Aufwand & hohe Wirkung
Hier finden sich Aufgaben, die einen hohen Aufwand erfordern und eine enorme Wirkung erzielen. Sie gelten als langfristige Ziele und haben ebenfalls einen hohen Stellenwert.
#3. Lückenfüller – Geringer Aufwand und geringe Wirkung
Dieser Quadrant beinhaltet Aufgaben, die einfach zu erledigen sind, aber keinen großen Einfluss haben. Daher haben diese Aufgaben keine höchste Priorität.
Sie können diese Aufgaben jedoch in Ihrer zusätzlichen Zeit erledigen oder wenn Sie sich nicht besonders produktiv fühlen, um sie einfach von der Liste zu streichen.
#4. Undankbare Aufgaben – Hoher Aufwand & geringe Wirkung
Dieser Bereich beinhaltet Aufgaben, die viel Zeit und Mühe kosten, aber nicht den gewünschten Effekt erzielen. Diese Aufgaben sind in der Regel unnötig und sollten vermieden werden, bis alle anderen Aufgaben erledigt sind.
Wann sollte man eine Impact-Effort-Matrix nutzen?
Die Impact-Effort-Matrix ist unerlässlich, wenn Sie oder Ihr Team eine Vielzahl von Projekten oder Aufgaben mit unterschiedlichen potenziellen Vorteilen haben.
Sie ist auch hilfreich, wenn Sie unsicher sind, wie Sie vorgehen oder wo Sie beginnen sollen.
Manchmal kann die 2×2-Matrix sogar helfen, Ihren Arbeitsablauf zu strukturieren und zu klären.
Oftmals haben Start-ups oder kleinere Organisationen eine Vielzahl von Aufgaben, die von einem kleinen Team erledigt werden müssen. In solch einem unübersichtlichen Umfeld können viele Ideen und Projekte untergehen. Eine Matrix kann diese Unordnung beseitigen und die Organisation in Gang bringen.
Hier ist eine Liste der wichtigsten Vorteile der Impact-Effort-Matrix für Sie und Ihr Team:
Vorteile der Impact-Effort-Matrix
#1. Alle auf dem gleichen Stand halten
Der Hauptvorteil der Impact-Effort-Matrix ist, dass sie alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel ausrichtet. Teams können diese Vorlagen auch nutzen, um die Arbeitsorganisation zu verbessern.
#2. Ressourcen und deren Einsatz optimieren
Wenn Sie wissen, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen, können Sie Ihre Ressourcen besser verwalten und zuweisen. So bleiben die wichtigsten Ressourcen für die priorisierten Aufgaben verfügbar.
#3. Arbeitsabläufe und Prioritäten definieren
Die Impact-Effort-Matrix hilft bei der Erstellung einer Folge von Aktionen, die nach Priorität geordnet sind. Dies schafft einen klaren Weg, dem das Team folgen kann.
#4. Team auf Unternehmensziele ausrichten
Die Matrix hilft nicht nur bei der Priorisierung, sondern erklärt auch, warum Aufgaben priorisiert werden müssen. Das Team versteht die zugrunde liegenden Ziele und somit auch die Unternehmensziele.
#5. Zeit sparen und Effizienz im Arbeitsablauf steigern
Durch die Matrix vermeiden Sie es, Zeit mit Aufgaben zu verschwenden, die unverhältnismäßig viel Zeit für wenig Wirkung erfordern. Dies führt zu einem effizienteren Arbeitsablauf und einer gesteigerten Arbeitseffizienz.
Obwohl die Impact-Effort-Matrix einfach erscheint, gibt es ein paar Dinge, die Sie tun können, um den Nutzen dieser Methode zu maximieren.
Tipps zur Optimierung der Impact-Effort-Matrix
#1. Klare Ziele für die Matrix definieren
Das „Warum“ ist immer von Bedeutung. Finden Sie auch für die Matrix einen klaren Zweck. Wenn Sie klare Ziele und Gründe für die Erstellung der Matrix haben, erhalten Sie eine genaue Anleitung zur korrekten Durchführung dieser Übung.
#2. Alle Aktivitäten und Aufgaben mit Ihrem Team brainstormen
Brainstorming ermöglicht eine umfassende Diskussion. Wenn Sie das mit Ihrem Team tun, wird die Matrix aus einer anderen Perspektive betrachtet, und die Aufgaben können unter Berücksichtigung aller priorisiert werden.
#3. Nach Erstellung der Matrix einen soliden Aktionsplan erstellen
Die Erstellung der Impact-Effort-Matrix allein wird nicht zum Ziel führen. Es ist wichtig, einen soliden Aktionsplan zu haben und diesen umzusetzen. Stellen Sie also sicher, dass Sie einen Plan für alle Aufgaben und deren Reihenfolge für einen reibungslosen Arbeitsablauf haben.
#4. Starke Kommunikation im Team und Berichte für Aufgaben erstellen
Sobald die Arbeit begonnen hat, sollten Sie proaktiv mit Ihrem Team kommunizieren, ob die Reihenfolge oder die Prioritäten ausreichend genau waren.
Wenn es Bereiche mit Verbesserungspotenzial gibt, erstellen Sie einen Bericht darüber, wie es gelaufen ist, um Anpassungen für die nächste Matrix vorzunehmen.
Das war alles, was Sie über die Impact-Effort-Matrix wissen müssen. Schauen wir uns nun einige Vorlagen an, die Ihnen die Arbeit erleichtern können!
Miro
Miro ist ein hervorragendes Tool für Teams und Einzelpersonen zur Erstellung von Diagrammen, Tabellen, Karten und mehr zur Planung und Organisation.
Bei der Verwendung dieser Vorlage haben wir Folgendes festgestellt:
- Das Design ist sehr benutzerfreundlich, und jeder mit Grundkenntnissen in der Anpassung von Designvorlagen kann dieses Tool verwenden.
- Es gibt wenig Hilfestellung zur Funktionsweise der Impact-Effort-Matrix, sodass Anfänger möglicherweise recherchieren müssen, was es ist und wie es funktioniert.
- Beim Start Ihres ersten Designs fragt das Tool nach Ihrer Erfahrung in der Verwendung von Design-Tools wie Miro, was es für Designanfänger freundlich macht.
Miro ist ein Freemium-Tool, mit dem Sie kostenlos Vorlagen erstellen können. Sie können jedoch auch auf Premium-Funktionen wie unbegrenzte Projekte und Zusammenarbeit mit mehreren Teammitgliedern upgraden.
Lucidspark
Lucidspark ist ein weiteres Designtool, das speziell für Produktivitäts- und Arbeitsaufgaben entwickelt wurde. Es zeichnet sich durch eine einfache Benutzeroberfläche und die einfache Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen aus.
Hier sind die Funktionen der Lucidspark-Vorlage für die Impact-Effort-Matrix:
- Die Oberfläche ist übersichtlich und schnell. Sie können die Matrix schnell erstellen, indem Sie die Projekte in die entsprechenden Felder einfügen.
- Die Vorlage hat ein einfaches Design, aber Sie können Bilder hinzufügen und die Farben sowie Schriftarten ändern, um sie anzupassen.
- Das grundlegende Layout der vier Quadranten ist so gestaltet, dass Aufgaben mit unterschiedlichem Aufwand und unterschiedlicher Wirkung enthalten sind. Sie werden nicht nur unter einem Block definiert, sondern Sie können sie entsprechend verschieben.
Sie können kostenlos mit Lucidspark starten, aber Sie können auch ein Upgrade durchführen, um auf andere Premium-Funktionen zuzugreifen.
Canva
Canva ist ein Designtool, das für alle Arten von Designanforderungen verwendet werden kann. Sie können damit Produktivitätsdiagramme wie die Impact-Effort-Matrix, Logos, Infografiken und vieles mehr erstellen.
Hier sind einige Informationen zur Canva-Vorlage für die Impact-Effort-Matrix:
- Bietet eine Vielzahl von Designfunktionen wie das Hinzufügen von Elementen, Farb- und Schriftartänderungen, das Hinzufügen von Bildern und Videos, das Erstellen von Animationen usw. – was etwas übertrieben sein kann.
- Ein großartiges Tool für Benutzer, die es häufig für andere Designanforderungen und die Erstellung von Inhalten nutzen.
- Die Impact-Effort-Matrix-Vorlage hat ein traditionelles Design, das nur Aufgaben unter den Blöcken auflisten kann und keine benutzerdefinierten Ebenen dafür hat.
Für die reine Produktivitätsnutzung kann Canva für viele Anfänger etwas zu komplex erscheinen.
Es kann jedoch ein hervorragendes Werkzeug für fortgeschrittene Benutzer sein, um einzigartige Designs und Vorlagen zu erstellen.
Die Nutzung ist kostenlos, aber mit der Premium-Version können Sie auf weitere Vorlagen und Elemente zugreifen.
Creately
Creately ist ein Produktivitätsdesign-Tool, das speziell für Unternehmen und Organisationen entwickelt wurde, um organisatorische Aufgaben wie die Erstellung einer Impact-Effort-Matrix zu erledigen.
Hier sind die Funktionen der Creately-Vorlage für die Impact-Effort-Matrix:
- Die Vorlage ist einfach und farbenfroh, mit sehr einfachen Möglichkeiten, die Aufgaben unter jedem Quadranten aufzuschreiben.
- Das Layout der Matrix ist leicht verständlich, bietet aber keine großen Anpassungsmöglichkeiten.
- Benutzerfreundlich, verhindert jedoch, dass Benutzer die Vorlage für bessere Designs und Layouts anpassen können.
Obwohl Creately nicht die beste Wahl für Anpassungen ist, ist es gut geeignet für Teamleiter und Manager, die die Aufgabe einfach und schnell erledigen möchten.
GroupMap
GroupMap ist eines der besten Tools in dieser Liste für eine Impact-Effort-Matrix. Es vereint Design und Effektivität auf ideale Weise.
Hier sind die Funktionen der GroupMap-Vorlage für die Impact-Effort-Matrix:
- Die Vorlage ist sehr gut gestaltet, sodass Sie einfach irgendwo klicken und mit dem Schreiben der Aufgaben beginnen können, und es sieht immer noch gut aus.
- Das Layout ist sehr fließend, und Sie können die erforderliche Wirkung und den Aufwand für diese Aufgabe feinjustieren.
- In Bezug auf das Design gibt es nicht viel zu tun, aber die Vorlage verfügt über ein attraktives Design, das die Arbeit gut erledigt.
In Bezug auf das Design gibt es eine Grenze für Ihre Anpassungsmöglichkeiten, wo Sie den Hintergrund und das Achsenlayout an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können aber mit minimalem Aufwand eine ausgezeichnete und effektive Matrix erstellen.
Ayoa
Ayoa ist ein Tool zum Entwerfen von Produktivitätskarten, in dem Sie Vorlagen für Projektflussdiagramme, Grafiken, Matrizen usw. finden.
Hier sind die Funktionen der Ayoa-Vorlage für die Impact-Effort-Matrix:
- Die Vorlage ist einfach zu handhaben und bietet genügend Designoptionen, um ein wenig Anpassung zu ermöglichen.
- Das Layout der Impact-Effort-Matrix hat ein fließendes Design mit einzelnen Projektfeldern, um jedes Projekt richtig zu identifizieren.
- Die Benutzeroberfläche ist anfängerfreundlich, aber etwas langsamer als die anderen Tools in dieser Liste.
Die kostenlose Testversion von Ayoa ist nur 7 Tage lang, danach benötigen Sie die Premium-Version, um neue Vorlagen zu erstellen.
Figma
Figma ist ein Designtool, das verschiedene Vorlagen für verschiedene Arten von Karten und Diagrammen bietet, die Unternehmen für Produktivität und Teammanagement benötigen.
Hier sind die Funktionen der Figma-Vorlage für die Impact-Effort-Matrix:
- Beim Start eines Diagramms oder einer Vorlage auf Figma werden Sie mit einem Tutorial zur Verwendung des Tools begrüßt, was eine großartige Funktion für Anfänger ist.
- Es gibt auch eine Box mit Anweisungen zur Verwendung der Vorlage für die Impact-Effort-Matrix und wie Sie sie für bessere Effektivität anpassen können.
Das Tool ist minimalistisch und bietet ausreichend Anleitung für einen absoluten Anfänger, um ohne fremde Hilfe eine ansehnliche Impact-Effort-Matrix zu erstellen. Es ist hervorragend geeignet für Einsteiger und auch für erfahrene Benutzer, die es schnell und einfach erledigen wollen.
Venngage
Venngage ist ein Freemium-Designtool, mit dem verschiedene Designvorlagen und Grafiken erstellt werden können. Die Impact-Effort-Matrix ist Teil der Business-Version von Venngage, einer kostenpflichtigen Version des Tools.
Hier sind die Funktionen der Venngage-Vorlage für die Impact-Effort-Matrix:
- Die Impact-Effort-Matrix-Vorlage bietet ein großartiges, fließendes Layout, in dem Sie den Aufwand und die Auswirkungen des Projekts anpassen können.
- In Bezug auf das Design bietet das Tool großartige Anpassungsmöglichkeiten und eine anständige Startervorlage, um ein attraktives Design zu erstellen und Ihre Projekte effektiv darzustellen.
Die Impact-Effort-Matrix-Vorlage von Venngage ist ein großartiges Tool, aber das Maß an Anpassung, das es bietet, ist möglicherweise nicht gut genug, um den Kauf zu rechtfertigen. Nichtsdestotrotz, wenn Sie nach einer guten Designsoftware für mehrere Designprojekte suchen, ist dies ein gutes Werkzeug, das Sie in Betracht ziehen sollten!
Fazit
Die Impact-Effort-Matrix ist eine wertvolle Methode zur Bewertung von Zeitplänen und Prioritäten für Ihre Arbeit. Dazu benötigen Sie auch eine geeignete Vorlage, die genau Ihren Bedürfnissen entspricht.
Nachdem wir all diese Tools ausprobiert haben, sind wir zu dem Schluss gekommen, dass Sie nicht unbedingt ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten benötigen, um eine gute Matrixvorlage zu erhalten.
Wenn Sie sich jedoch für Tools entscheiden, die dies anbieten, können Sie die Attraktivität und Effektivität der Matrix maximieren.
Sie können sich auch einige Vorlagen für Entscheidungsbäume ansehen.