Die Betreuung einer Vielzahl von Mitarbeitern erfordert von der Personalabteilung eine effiziente Informationsverwaltung, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Eine solche Aufgabe ist sehr anspruchsvoll und lässt wenig Raum für andere Personalaufgaben.
Ein HRIS (Human Resource Information System) kann sich als ausgezeichnete Investition erweisen, um Mitarbeiterinformationen zu verwalten und die Effizienz zu maximieren.
Dieser Artikel beleuchtet die Funktionsweise eines HRIS, seine verschiedenen Typen und stellt acht HRIS-Lösungen vor, die speziell auf HR-bezogene Aktivitäten zugeschnitten sind.
Beginnen wir mit den Grundlagen.
Was ist eine HRIS-Software?
Ein Personalinformationssystem, oft als HRIS bezeichnet, ist eine digitale Plattform zur Automatisierung von Personalprozessen.
Einfach gesagt, ein HRIS ist eine Software, die sich mit Personalaufgaben wie Mitarbeiterdatenmanagement, Buchhaltung, Gehaltsabrechnung usw. befasst.
Indem das HRIS diese Aufgaben übernimmt, ermöglicht es der Personalabteilung, sich auf die Datenanalyse zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der Datenerfassung zu verschwenden. Dies führt zu besseren Entscheidungen und steigert die Effizienz des gesamten Unternehmens.
Die meisten HRIS-Lösungen bieten in der Regel Funktionen für ein umfassendes Personalmanagement.
Vorteile einer HRIS-Software
Automatisierung zur Beschleunigung von Arbeitsabläufen
Standard-HR-Aufgaben wie Urlaubsanträge, Anwesenheitserfassung und Gehaltsabrechnung werden durch ein HRIS automatisiert. Dies ist besonders wertvoll bei der Verwaltung großer Teams.
Vereinfachte Rekrutierung, Bewertung und Integration neuer Mitarbeiter
Ein HRIS kann eine große Anzahl von Lebensläufen gleichzeitig sichten und die besten Kandidaten für eine Position identifizieren. Das macht den Auswahlprozess deutlich einfacher, da die HR-Abteilung nicht mehr alle Bewerbungen manuell prüfen muss. Zudem kann das HRIS viele Onboarding-Aufgaben übernehmen.
Verbesserte Zusammenarbeit und interne Kommunikation
Ein HRIS ermöglicht es allen Mitarbeitern, mit dem HR-Team in Verbindung zu bleiben. Sie können Anwesenheitsdaten, Gehaltsabrechnungen und Leistungsberichte einsehen sowie Urlaubsanträge und Beförderungsanfragen über das System einreichen.
Detaillierte Mitarbeiterberichte und -analysen
Ein HRIS kann Leistungsmetriken der Mitarbeiter verfolgen und wöchentliche, monatliche, vierteljährliche und jährliche Berichte für detaillierte Analysen erstellen.
Schnellere und präzisere Entscheidungen
Durch die Analyse von Berichten und den Zugriff auf Mitarbeiterinformationen können fundierte Entscheidungen im Bereich Personalmanagement getroffen werden.
Integration mit anderen Tools
Ein HRIS kann nahtlos mit anderen Tools Ihres Unternehmens zusammenarbeiten. Eine gängige Praxis ist die Integration eines Projektmanagementsystems, um die Arbeit der Mitarbeiter zu verfolgen und Leistungsbewertungen zu erstellen.
Nachdem wir nun die Grundlagen kennen, werfen wir einen Blick darauf, was bei der Auswahl einer HRIS-Software zu beachten ist.
So wählen Sie die richtige HRIS-Software aus
Analyse Ihrer Bedürfnisse
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie klar definieren, was Sie von einem HRIS erwarten.
Es gibt verschiedene HRIS-Typen (die wir später behandeln werden). Beginnen Sie, Ihre Auswahl auf Basis dieser Typen einzugrenzen.
Listen Sie anschließend die Aufgaben auf, die Sie automatisieren und verwalten möchten, und berücksichtigen Sie dabei die gesamte Belegschaft.
Rücksprache mit anderen Abteilungen
Beziehen Sie Abteilungsleiter, IT-Support und das HR-Team in den Auswahlprozess ein, um eine ganzheitliche Perspektive zu gewinnen.
Diese Konsultationen können wertvolle Einblicke und Vorschläge liefern, die bei der Auswahl helfen.
Festlegung eines Budgets
Die Kosten für HRIS variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Definieren Sie ein Budget, das Ihren Bedürfnissen und dem erwarteten Return on Investment entspricht, um die Auswahl einzuschränken.
Berücksichtigen Sie auch Software, die als Einmalkauf oder als langfristige Pakete mit Rabatten angeboten wird.
Gespräche mit den Anbietern
Sobald Sie eine Liste potenzieller HRIS-Lösungen zusammengestellt haben, nehmen Sie Kontakt zu den Anbietern auf.
Vereinbaren Sie Besprechungen, um die Funktionsweise und alle Features gründlich zu verstehen.
Dies ermöglicht einen Vergleich der Software und hilft bei der Entscheidungsfindung.
Teilnahme an Demo-Sitzungen
Nutzen Sie kostenlose Demos, um ein praktisches Gefühl für die Software zu bekommen.
Unter Berücksichtigung dieser Faktoren können Sie die ideale HRIS-Lösung für Ihr Unternehmen finden.
Im Folgenden stellen wir einige führende HRIS-Softwarelösungen vor. Diese helfen Ihnen, die beste Software für Ihr Unternehmen zu finden.
Freshteam
Freshteam HRIS ist eine hervorragende Lösung für Aufgaben wie Onboarding, Offboarding, Mitarbeiterdatenverwaltung und Anwesenheitsverfolgung.
Funktionen
- Konfigurieren Sie das System für das Onboarding und das effiziente Sammeln und Speichern von Mitarbeiterdokumenten.
- Analytische Datenvisualisierung und einfache Berichte zu Kandidatenpipelines und Veränderungen in der Belegschaft.
- Ein Self-Service-Portal ermöglicht Mitarbeitern, An- und Abwesenheitszeiten selbst zu verwalten.
Freshteam HRIS ist ein effektives Werkzeug für Mitarbeiterinformationen und Workforce Management. Es wird eine kostenlose 21-Tage-Testphase angeboten, um die Eignung für Ihre Bedürfnisse zu prüfen.
Rippling
Rippling ist ein umfassendes HRIS, das eine breite Palette von Funktionen für alle Personalaufgaben bietet.
Funktionen
- Integration mit Slack, Zoom und Google Workspace
- Einfache Verwaltung von Mitarbeiterwechseln sowie On- und Offboarding-Prozessen
- Abwicklung von Vergütungsaufgaben wie Gehaltsabrechnung und automatische Steuerabzüge
- Verwaltung von Leistungen wie Krankenversicherung
- Zeit- und Anwesenheitsverwaltung
- Integriertes Learning Management System (LMS) für Schulungen
Rippling ist eine der umfassendsten Lösungen im Bereich Personalmanagement, allerdings auch im höheren Preissegment.
Zoho People
Zoho People ist ein HRIS zur Mitarbeiterdaten- und Leistungsverfolgung, inklusive LMS, Analyse- und Anpassungsoptionen sowie HR-Kernfunktionen.
Funktionen
- Mitarbeiterverwaltungsfunktionen wie Erfassung und Speicherung von Mitarbeiterdaten und Klassifizierung von Arbeitskräften
- Anwesenheitsverfolgung und Freizeitmanagement
- Verwaltung der Dokumentation beim Onboarding
- LMS mit verschiedenen Schulungssystemen
- Anpassbare Workflows und Self-Service-System für alle Mitarbeiter
- Nahtlose Integration mit Zoho Payroll zur Verwaltung von Vergütungen und Leistungen
Die Standardversion von Zoho People ist ideal für die Mitarbeiterverwaltung und grundlegende HR-Aufgaben. Für Gehaltsabrechnungsfunktionen ist die Integration von Zoho Payroll notwendig, was zusätzliche Kosten verursacht.
ADP
ADP ist ein HRIS mit Funktionen wie Mitarbeiterzeitmanagement, Gehaltsabrechnung, Leistungen, Compliance-Services und HR-Outsourcing.
Funktionen
- Effiziente Gehaltsabrechnung mit schnelleren Zahlungen und Integration in Unternehmenssoftware
- Automatisiertes Personalmanagement mit Zeiterfassungs- und Anwesenheitslösungen
- Einfache Rekrutierung mit Screening-Services
- Zugriff auf HR-Outsourcing für wichtige HR-Aufgaben
- Compliance-Services wie Steuern und Mitarbeiterüberprüfung
ADP ist besonders geeignet für kleine Unternehmen ohne große HR-Abteilung. Die HR-Outsourcing-Services sind ideal für Start-ups, die schnell effiziente Prozesse einführen möchten.
Bamboo HR
Bamboo HR ist ein HRIS zur Optimierung des Personalinformationssystems und zur sicheren Datenorganisation, inklusive Berichterstellung und Analysen.
Funktionen
- Datenerfassung und -verwaltung zur Anzeige und Bearbeitung in Echtzeit
- Daten in Form von aussagekräftigen Berichten zur Analyse darstellen
- Anpassung des Informationssystems für einfachen Zugriff auf Dokumentation
Bamboo HR ist ein spezialisiertes HRIS für Datendokumentation, Berichterstellung, Analyse und sichere Speicherung, ideal für kleine Unternehmen mit Bedarf an HR-Datenmanagement.
Zenefits
Zenefits ist ein HRIS für einfaches Onboarding, Mitarbeitermanagement, PTO-Tracking und Leistungsbeurteilungen.
Funktionen
- Vereinfachter Prozess für Sozialleistungen
- Schnelle und einfache Gehaltsabrechnung mit erweiterten Funktionen
- Effizientes Self-Onboarding neuer Mitarbeiter
- Compliance-kompatibel mit einfacher Fristenverfolgung
Zenefits HRIS bietet drei verschiedene Pakete, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Natural HR
Natural HR ist eine All-in-One-HRIS-Lösung für mittelständische Unternehmen zur Optimierung aller HR-Aufgaben.
Funktionen
- Einfache Mitarbeiterverwaltung mit genauer Datenerfassung und -speicherung
- Zeiterfassungsfunktionen inklusive Kommen und Gehen, Urlaub, Überstunden etc.
- Automatisierte Gehaltsabrechnung
- Umfassende Leistungsanalyse und Berichterstattung
- Einblicke in das Workflow-Management
- Einfache Verwaltung von Mitarbeiterleistungen
Natural HR bietet eine Komplettlösung für alle HR-Anforderungen von mittelgroßen bis großen Unternehmen.
Paycor
Paycor ist ein HRIS für Workforce Management und Mitarbeiterinformationssysteme.
Funktionen
- Mobiles Stempelsystem für Mitarbeiter
- Leistungsmanagement zur Erstellung von Leistungsbeurteilungen und Verwaltung von Versetzungen
- Schnelle Urlaubsanträge für Mitarbeiter
- Möglichkeit für Mitarbeiter, persönliche Daten vor dem Onboarding hochzuladen
- Einblicke in Trends der Gesamtvergütung
Paycor ist ein weiteres spezialisiertes HRIS mit Fokus auf effizientes Personalmanagement und Mitarbeiterdatenverfolgung.
Wie unterscheidet sich HRIS-Software von anderer HR-Software?
Die Unterscheidung zwischen den verschiedenen HR-Softwares wird immer schwieriger, da diese Systeme immer komplexer und umfassender werden.
Es gibt drei Haupttypen von HR-Software:
#1. HRIS – Personalinformationssystem
HRIS ist die gängigste Einstiegsklasse der HR-Software, die Mitarbeiterdaten verwaltet, Richtlinien implementiert und Prozesse unterstützt.
Einige gängige Funktionen sind Rekrutierung, Anwesenheitsmanagement, Workflows, Personalverfolgung, Verwaltung, Schulung und Entwicklung.
#2. HCM – Personalmanagement
HCM umfasst alle Funktionen eines HRIS und erweitert diese um Talentmanagementfunktionen wie Vergütung, Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten, Nachfolgeplanung und Karriereplanung.
Zusätzlich bietet HCM Funktionen wie Onboarding-Management, Leistungsverfolgung und Positionskontrolle.
#3. HRMS – Personalmanagementsystem
HRMS ist das umfassendste System mit allen Funktionen von HRIS und HCM. Es beinhaltet zusätzliche Funktionen wie automatische Steuerberechnung, Gehaltsbearbeitung und Zeitmanagement zur Produktivitätssteigerung.
Aufgrund der ständigen Weiterentwicklung dieser Software-Tools verschwimmen die Grenzen zwischen den Kategorien und die Begriffe werden oft austauschbar verwendet.
Zurück zum HRIS, wollen wir uns nun die verschiedenen Typen von HRIS-Software ansehen.
Typen von HRIS-Software
Grundsätzlich bieten alle fünf HRIS-Typen Standardfunktionen wie Mitarbeiterverwaltung, Automatisierung, Self-Service-Funktionen und zentrale Datenbanken. Darüber hinaus bieten verschiedene HRIS-Lösungen jeweils einzigartige Funktionen.
Hier ein Überblick über die verschiedenen Typen:
#1. Operatives HRIS
Operative HRIS eignen sich hervorragend zur Erfassung und Berichterstattung von Daten. Sie verwalten Mitarbeiterdaten, Positionsdetails und Leistungsbeurteilungen.
HR-Manager nutzen diese Art von HRIS, um Leistung, Beförderungen, Einstellungen, interne Personalwechsel und Beurteilungen zu managen.
Dies sind Standard-HR-Funktionen zur Steigerung der Effizienz und Vermeidung sich wiederholender Aufgaben.
#2. Taktisches HRIS
Taktische HRIS konzentrieren sich auf wichtige Entscheidungen mit potenziell großen Auswirkungen auf das Unternehmen.
Neben Schulungen, Stellenangeboten, Rekrutierung und Vergütung unterstützt es auch die Ressourcenzuweisung, Entwicklung und Jobanalyse.
Diese Systeme können externe Daten wie Wettbewerbsanalysen, Gewerkschaftsinformationen, staatliche Vorschriften und Anforderungen verarbeiten.
#3. Strategisches HRIS
Strategische HRIS helfen bei der Unternehmensanalyse zur Entwicklung von Strategien und Entscheidungen.
Die Software unterstützt die Personalplanung und die Zuweisung von Ressourcen in Abteilungen mit zukünftig hohem Bedarf. Sie hilft auch bei der Festlegung von Zielen durch Analyse von Budget- und Markttrends.
Strategische HRIS sind ideal für wachsende, mittelständische Unternehmen mit Personalexpansionsbedarf.
#4. Umfassendes HRIS
Wie der Name schon sagt, enthält ein umfassendes HRIS alle Funktionen der zuvor genannten Typen. Es eignet sich für Organisationen, die die Funktionalität eines operativen, taktischen und strategischen Systems benötigen.
Zu den Funktionen gehören Mitarbeiterdatenmanagement, Personalbeschaffung sowie Leistungsverfolgung und -analyse.
Umfassende HRIS-Systeme sind teurer, bieten aber eine zentrale Plattform für alle Anforderungen der HR-Abteilung.
#5. HRIS mit eingeschränkter Funktion
Dieser Typ ist das Gegenteil eines umfassenden HRIS. Es ist stark anpassbar und auf spezifische Aufgaben ausgerichtet.
Diese HRIS-Systeme haben oft nur eine Funktion, verfügen aber über ein umfassendes System dafür.
Ein HRIS mit eingeschränkter Funktion kann eine hervorragende Lösung für kleinere Unternehmen mit spezifischen Anforderungen oder für Aufgaben mit speziellen Schwerpunkten sein.
Diese Systeme sind einfach zu bedienen und zu erlernen, können von einem einzelnen HR-Manager gehandhabt werden und sind in der Regel sehr kostengünstig.
Zusammenfassung
Ein HRIS kann die Verwaltung der Mitarbeiter eines Unternehmens revolutionieren.
Durch den Einsatz der richtigen Tools und Funktionen kann die HR-Abteilung die Zufriedenheit der Mitarbeiter sicherstellen und gleichzeitig beste Ergebnisse für das Unternehmen erzielen.
Ein HRIS ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn Ihre Bedürfnisse und Anforderungen klar definiert sind.
Berücksichtigen Sie daher alle Informationen in diesem Artikel, bevor Sie eine Entscheidung für ein HRIS treffen.