Google Drive bietet eine ausgeklügelte Funktion zur Speicherung verschiedener Dateiversionen. Die Versionsverwaltung ist sowohl effizient als auch flexibel gestaltet. Google Docs, als Kollaborationstool konzipiert, verfügt über eine ähnliche Versionskontrolle für die darin erstellten Dokumente. Gerade in der Zusammenarbeit ist es wichtig, Zugriff auf frühere Bearbeitungsstände zu haben. Hier wird erklärt, wie man diese Dateiversionen in Google Docs einsehen kann. Dies funktioniert analog auch in Google Sheets und Google Slides.
Anzeigen von Dateiversionen in Google Docs
Öffnen Sie das Google Docs-Dokument, dessen ältere Bearbeitungsstände Sie betrachten möchten. Navigieren Sie zu „Datei“ > „Versionsverlauf“ > „Versionsverlauf anzeigen“. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg+Alt+Umschalt+H nutzen, um das Fenster für den Versionsverlauf zu öffnen.
Der Versionsverlauf öffnet sich daraufhin als Bereich auf der rechten Seite. Standardmäßig werden die Versionen anhand ihres letzten Bearbeitungsdatums benannt. Sie können jede gewünschte Version auswählen, um sie anzuzeigen. Die Unterschiede zwischen der gewählten Version und der aktuellsten Version werden üblicherweise hervorgehoben dargestellt.
Google Docs speichert automatisch eine neue Version eines Dokuments, sobald Sie die Bearbeitung beenden und die Datei schließen. Wenn Sie mit mehreren Personen an einem Dokument arbeiten und andere Personen es weiter bearbeiten, während Sie selbst nicht mehr aktiv sind, wird erst dann eine neue Version gespeichert, wenn alle anderen die Bearbeitung abgeschlossen haben.
Um die Verwaltung der Versionen zu vereinfachen, können Sie diesen auch individuelle Namen geben. Dazu wählen Sie in Google Docs „Datei“ > „Versionsverlauf“ > „Aktuelle Version benennen“. Diese Option erlaubt es Ihnen, nur die aktuelle Version zu benennen. Um ältere Versionen zu benennen, öffnen Sie das Versionsverlaufsfenster und klicken Sie auf das „Weitere Optionen“-Symbol neben der entsprechenden Dokumentversion. Wählen Sie dann im Menü „Diese Version benennen“ und geben Sie ihr einen prägnanten Namen.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie einer bestimmten Version zu erstellen und diese in Ihrem Google Drive zu speichern.
Wichtige Hinweise
Es ist wichtig zu wissen, dass die Funktion der Dateiversionen in Google Docs nur für Dokumente gilt, die direkt in Google Docs bearbeitet wurden. Sie können zwar Word- oder Pages-Dateien in Google Docs hochladen und öffnen, aber sobald diese Dateien in Google Docs importiert werden, wird kein Verlauf der zuvor in der Originaldatei vorgenommenen Änderungen übernommen. Auch wenn Sie mehrere Versionen der Datei in Google Drive gespeichert und diese dann in Google Docs öffnen, kann Google Docs nur auf die aktuelle Version und die nachfolgenden Änderungen zugreifen, die Sie direkt in der App vornehmen.