Die neue Suchfunktion in Microsoft Outlook: Ein umfassender Überblick
Microsoft hat die Suchfunktion in Outlook überarbeitet und in die Titelleiste verlegt. Auf den ersten Blick mag diese Änderung geringfügig erscheinen, doch sie birgt eine Fülle neuer Möglichkeiten. Hier erfahren Sie, wie Sie das neue Suchfeld optimal nutzen können.
Die neue Suchfunktion, bekannt als Microsoft Search, ist nun konsistent in allen Microsoft 365 (M365) und Office 365 (O365) Anwendungen, sowohl in den Desktop- als auch in den Webversionen verfügbar. Während die Suchfunktion in allen Apps gleich funktioniert, war Outlook zuvor die einzige Anwendung mit einer solchen Funktion. Diese Umstellung erfordert daher eine gewisse Anpassung, wenn Sie an das vorherige Layout gewöhnt sind.
Bisher befand sich das Suchfeld unterhalb des Menübands und oberhalb der E-Mail-Liste.
Nun ist es in der Titelleiste zu finden.
Die Verlagerung der Suchleiste in die Titelleiste schafft mehr vertikalen Platz, was besonders für Nutzer mit kleineren Bildschirmen wie Laptops oder Tablets von Vorteil ist. Die Umgewöhnung kann für Nutzer, die intuitiv direkt über der E-Mail-Liste mit der Suche beginnen, eine kleine Herausforderung sein, aber es handelt sich um keine grundlegende Veränderung.
Zusätzlich hat Microsoft zwei Tastenkombinationen hinzugefügt, um die Nutzung zu erleichtern: Strg+E und Alt+Q. Diese sind eine willkommene Ergänzung für Nutzer, die es bevorzugen, nicht zwischen Tastatur und Maus wechseln zu müssen.
Wenn Sie in das neue Suchfeld klicken (oder die Tastenkombination nutzen), erscheint ein Menü mit den letzten Suchanfragen, Personen und Aktionen.
Die Meinungen hierüber sind geteilt. Einerseits ist es hilfreich, eine Übersicht der letzten Aktivitäten in der Anwendung zu haben. Andererseits werden dadurch viele Funktionen verdeckt, die sich in der Multifunktionsleiste der Registerkarte „Suchen“ befinden. Eine Möglichkeit zur Anpassung dieses Verhaltens gibt es derzeit nicht, und es ist unwahrscheinlich, dass Microsoft dies in Zukunft ändern wird.
Um die Registerkarte „Suchen“ anzuzeigen, müssen Sie auf einen leeren Bereich des Menübands klicken, um das Dropdown-Menü der Suchleiste auszublenden.
Während der Eingabe in das Suchfeld filtert das Menü Suchbegriffe, Personen und Aktionen entsprechend. Die größte Neuerung ist, dass die neue Microsoft Search nicht nur E-Mails durchsucht, sondern auch alle Funktionen innerhalb von Outlook.
Dies ist besonders nützlich, wenn Sie herausfinden möchten, wie bestimmte Aufgaben erledigt werden. Wenn Sie beispielsweise E-Mails verschieben möchten, geben Sie „verschieben“ ein. Neben den passenden E-Mails werden auch die entsprechenden Befehle im Menü angezeigt.
Sie können zwar weiterhin Befehle wie „von:[email protected]“ verwenden, doch Outlook bietet nun eine benutzerfreundlichere Oberfläche zum Erstellen von Suchen. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Suchfeld, um ein einfaches Suchmenü zu öffnen.
Geben Sie die gewünschten Filter ein, und Outlook fügt automatisch die passende Syntax in das Suchfeld ein. Sie müssen sich nicht mehr an die genauen Befehle erinnern.
Sie können zwar weiterhin den Standardsuchort und die Standardfelder ändern. Um nach Dingen zu suchen, die nicht in den Standardfeldern enthalten sind, klicken Sie auf „Weitere Optionen hinzufügen“.
Dadurch werden zusätzliche Optionen angezeigt, die Sie aktivieren können, sowie Felder, die Sie nicht verwenden. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen und klicken Sie auf „Übernehmen“, wenn Sie fertig sind.
Falls Sie kein Fan des neuen Dropdown-Menüs sind, ist die Registerkarte „Suchen“ im Menüband weiterhin vorhanden. Diese wird jedoch nur angezeigt, wenn Sie in das Suchfeld klicken.
Wenn Ihr Unternehmen O365 mit einer Geschäftslizenz verwendet, erhalten Sie zusätzliche Funktionen wie die Möglichkeit, in freigegebenen Postfächern zu suchen und Ergebnisse von Bing anzuzeigen.
Insgesamt überzeugt das neue Suchfeld. Es bietet mehr Leistung und Funktionalität als das alte und schafft mehr Platz für Ihre E-Mails. Das automatische Dropdown-Menü über der Registerkarte „Suchen“ ist zwar etwas gewöhnungsbedürftig, aber es ist schwer vorstellbar, wie das Unternehmen dies vermeiden könnte, ohne die Verlaufsliste aufzugeben. Insgesamt ist die neue Suchfunktion eine deutliche Verbesserung.