Nutzer von Office 365 oder Microsoft 365 (O365/M365) haben möglicherweise ein neues Symbol mit der Bezeichnung „Projekt Moca“ in Outlook Online bemerkt. Dieser Artikel beleuchtet, was dieses Tool ist und wie es für das Projektmanagement eingesetzt werden kann.
Projekt Moca ist der interne Name von Microsoft für eine Funktion, die nach der offiziellen Veröffentlichung „Outlook Spaces“ heißen wird. Diese Funktion war bereits für O365-Insider zugänglich und ist nun in der Vorschau verfügbar, was bedeutet, dass Microsoft einer breiteren Nutzerbasis die Möglichkeit gibt, Feedback zu geben und die Resonanz zu evaluieren.
Normalerweise wird eine App, die in die Vorschau geht, bereits unter ihrem endgültigen Namen präsentiert – in diesem Fall wäre das Outlook Spaces. Tatsächlich leitet der Link zu Projekt Moca zu https://outlook.live.com/spaces/ weiter. Warum das Unternehmen jedoch am Namen „Projekt Moca“ festhält, bleibt unklar.
Aber was ist es nun genau? Projekt Moca ist ein Kollaborationstool für das Projektmanagement. Es vereint Elemente von Planner, Whiteboard, Sway und einigen neuen Features. Der Name „Moca“ scheint eine Anspielung auf das Projektmanagement-Framework MOCHA zu sein.
Nicht jeder Nutzer hat automatisch Zugang zu Projekt Moca. Um zu prüfen, ob es verfügbar ist, melden Sie sich bei Ihrem O365/M365-Konto an und öffnen Sie Outlook Online. Am unteren Rand der App-Leiste auf der linken Seite sollte sich das Symbol für Projekt Moca befinden.
Beim ersten Klick auf das Symbol haben Sie die Wahl, entweder eine Vorlage zu verwenden oder eine leere Leinwand zu starten.
Daraufhin öffnen sich die Space-Einstellungen, in denen Sie einen Namen für Ihren Space eingeben müssen. Alle anderen Angaben sind optional.
Nach Eingabe von Namen der Projektbeteiligten und Schlagwörtern sucht Projekt Moca in Ihrem O365-Konto nach passenden E-Mails, Dokumenten und anderen Dateien, die Sie der Leinwand hinzufügen können. Ein Klick auf „Erstellen“ generiert die Leinwand.
Je nach gewählter Vorlage variieren die Standardeinstellungen auf der Leinwand. Die Bezeichnungen können unterschiedlich sein, aber im Grunde erhalten Sie Kanban-Spalten, in die Sie E-Mails, Dokumente und Aufgaben ziehen können.
Diese Spalten ähneln den Buckets in Microsoft Planner. Auf der rechten Seite befindet sich ein Aktivitätsbereich, der automatisch mit E-Mails und Kalenderereignissen aus Outlook gefüllt wird, sofern Kontaktdaten oder Schlagwörter eingegeben wurden.
Weitere Elemente, die auf der Leinwand erscheinen können, sind Meilensteine, Ziele, eine Wetter-App und Links zu Microsoft-Suchen zu relevanten Themen.
Über die Seitenleiste auf der linken Seite lassen sich zusätzliche Elemente wie Aufgaben, Links und Dateien hinzufügen.
Die Leinwand ist nahezu unbegrenzt groß, sodass die Anzahl der Elemente, die hinzugefügt werden können, scheinbar keine Grenzen kennt. Obwohl die App auf Aufgaben-Buckets (ähnlich wie Planner) ausgerichtet ist, kann sie durch beliebige zusätzliche Informationen (ähnlich wie Sway) ergänzt werden.
Da sich Projekt Moca noch in der Vorschauphase befindet, fehlen einige Funktionen, die nützlich wären, beispielsweise Tools für die Zusammenarbeit und das Teilen. Das Einrichten von Buckets und Aufgaben erfolgt manuell. Zudem gibt es keine Möglichkeit, Aufgaben automatisch zu verschieben, wenn sich deren Status ändert, oder einen Ablauf mit Pfeilen oder anderen visuellen Hilfsmitteln zu markieren. Zwar können eigene Bilder eingefügt werden, aber Flussdiagramm-Optionen im Visio-Stil würden dem Werkzeug mehr Struktur geben.
Überraschenderweise fehlt auch die Integration mit SharePoint, Power Automate (ehemals Microsoft Flow) und Microsoft Forms, die normalerweise in Microsoft 365 integriert sind.
Es ist wichtig zu betonen, dass es sich um eine Vorschau handelt und Microsoft in der Regel im Laufe der Zeit viele Funktionen zu seinen frühen Anwendungen hinzufügt. Projekt Moca ist eine vielversprechende Idee mit Potenzial, auch wenn sie sich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht vollständig ausgereift anfühlt.