Egy sikeres vállalkozás működtetésének egyik legfontosabb szempontja annak biztosítása, hogy annak minden része szinkronban legyen egymással. Annak érdekében, hogy ezek a részek mozogjanak és szinkronban legyenek, a vállalkozásoknak rendelkezniük kell olyan eljárásokkal, amelyekkel az alkalmazottak rutinfeladatokat vagy bármilyen szokásos feladatot elvégezhetnek.
A megfelelő dokumentációval vagy eljárással nem rendelkező vállalkozás nagyobb valószínűséggel omlik össze, és határidővel szembesül!
Például egy autógyártó cégnek különféle rutinellenőrzéseket és teszteket kell végeznie, és finomhangolnia kell a maximális hatékonyság elérése érdekében.
És itt lépnek be a szabványos működési eljárások (SOP).
Ne keverje össze az SOP-t az alkalmazott szabálykönyvével vagy munkafolyamat-eljárásaival. Ehelyett az SOP-k lépésről lépésre szóló útmutatót határoznak meg a feladatok végrehajtásához a hatékonyság növelése és a szervezeti kétértelműség csökkentése érdekében.
Míg az SOP-k célja változatlan marad, a sablonok és a lépések a szervezet méretétől és az iparágtól függően eltérőek. Ezért készítettük el a legjobb SOP-sablonok listáját minden méretű vállalkozás számára.
Tartalomjegyzék
Miért fontosak az SOP-k?
Az SOP-ok jelentik a szervezet hatékony munkafolyamatának gerincét. A részletes SOP állandó utasításként szolgál a munkavállalók számára, és megfogalmazza elvárásaikat.
Nézzünk mélyebben az SOP-ok előnyeiben:
#1. Továbbfejlesztett bevezetés
Sok szervezet SOP-okat használ a bevezetési folyamat felgyorsítására és javítására. Az alkalmazottak már az első naptól fogva hatékony és részletes eljárásokat kapnak a rutinfeladataik elvégzéséhez.
Ez jobb termelékenységet eredményez, és segít a csapatvezetőknek és a menedzsereknek értékelni minden új alkalmazottat.
#2. Fenntartja a szervezeti következetességet
Az egységes eljárási nyilatkozat a szervezeti következetességről gondoskodik, és minden csapattagot és alkalmazottat egy oldalon tart.
Ha az alkalmazottak mindegyike tisztában van azzal, hogy kinek kell jelentést tennie, és milyen lépéseket kell megtennie ezután hierarchikus módon, akkor kisebb az esélye annak, hogy a dolgok dél felé forduljanak.
#3. A legjobb gyakorlatok megértése
A dokumentumban megírt feladatok megismétlése és átdolgozása jobb megértést tesz lehetővé az osztályon belüli rutinfeladatok legjobb gyakorlatairól.
Bár az SOP-k csak javaslatok, jutalmazó, lépésről lépésre szóló útmutatókká válhatnak, amelyek mély betekintést nyújtanak egy feladat elvégzésébe, amely hozzászokik az érdekelt felek követelményeihez.
#4. Spóroljon az edzéseken
Az SOP-ok ezreket, ha nem milliókat takaríthatnak meg a szervezetnek. A meglévő és az új alkalmazottak képzésének költségei minimalizálhatók, ha az SOP-sablonokat beépítik a képzési csomagokba.
Ezenkívül a szervezeten belüli jelentős vagy kisebb változtatások, például nyugdíjazások, előléptetések vagy lemondások nem befolyásolhatják a munkafolyamatot. Az SOP-ok szabványos folyamatot határoznak meg az alkalmazottak által az elmúlt néhány évben végzett feladatokhoz.
#5. Fenntartja a munka minőségét
A kezdeti nehézségek elkerülése érdekében az SOP-k életmentőnek bizonyulnak. Amikor egy meglévő alkalmazott távozik, és egy új alkalmazott csatlakozik, az SOP-ok minden egyes személyt felelősségre vonnak az elvégzendő feladatokért, és azt, hogy milyen utat kell megtenniük a maximális hatékonyság elérése érdekében.
Hogyan készítsünk szabványos működési eljárásokat?
A részletes és világos SOP-ok elkészítése időigényes lehet, és nem egy tortúra. Számos tényezőt kell figyelembe venni a szervezete SOP-inak elkészítésekor.
Íme a szabványos működési eljárás létrehozásának lépései:
- Határozza meg a célt és a feladatokat: Írja le az SOP létrehozásának célját és azt, hogy milyen feladatokat szeretne ezzel elérni. Ha nem az Öné a napi folyamat, feltétlenül vonja be az érintetteket és a felelős szerepköröket.
- Ismerje meg közönségét: Válassza ki a közönséget, miközben egy lépéssel előre lép a dokumentáció megírásához. Ha SOP-t ír olyan közönség számára, amely a hét minden napján, 24 órában segítségre szorul, feltétlenül olyan dokumentációt kell készítenie, amelyet az emberek könnyen átvehetnek.
- Döntse el az SOP felépítését: A következő lépés az ötletek megvalósítása. Mielőtt azonban megírná ezeket az SOP-kat, válasszon olyan szerkezetet, nyelvet és hangszínt az SOP-nak, amely illeszkedik márkájához és iparágához.
- Válassza ki a megfelelő sablont: Bár mindig a nulláról kezdheti, rengeteg SOP-sablon létezik, amelyek minden iparághoz vagy mikroréshez készültek. Az SOP-sablonok felgyorsítják az írási folyamatot, és biztosítják, hogy az megfeleljen a szabványos normáknak.
- Frissítse az SOP-t: Fontos az SOP-ok frissítése is, mivel a folyamat időről időre változik. Bár a kézi frissítés időbe telhet, az SOP-ok tárolására és frissítésére használhatja az automatizált vagy SOP-szoftvert.
A SOP-ok lejegyzése csábítónak tűnhet a fenti lépések alapján. Még izgalmasabbá válik, ha van hozzá egy előre elkészített sablon. Az alábbiakban megosztottuk a leghasznosabb SOP-sablonokat (Standard Operating Procedure) olyan vállalkozások számára, amelyek különféle felhasználási eseteket támogatnak.
Smartsheet
Smartsheet SOP-sablonok széles skáláját kínálja, beleértve a különféle felhasználási eseteket, mint például az ügyfélszolgálati műveletek, a szállodai és vendég-SOP-ok, a raktári SOP-ok, és még az egészségügyi takarítási szolgáltatási SOP-k is.
Mindegyik SOP-t az iparági szabványoknak és a legtöbb csapatnak a hatékonyság maximalizálása érdekében végrehajtandó folyamatának megfelelően alakították ki.
Nagyon szeretem a Smartsheet IT Standard Operation Procedure Template-jét. A következő sablon leírja az egyes lépéseket, és az IT-művelet folyamatábráját karbantartja. Ez előfeltétele a szabályoknak és előírásoknak való megfelelés megértésének.
Smartsheet IT-műveleti sablon
Ez a sablon Word formátumban érhető el, és emlékeztetőt állít be a rutinfeladatok végrehajtásához, amelyek magukban foglalják a dokumentumok hibaelhárítását, a biztonsági eseményeket és a beállítási eljárásokat, valamint az eljárási diagramok létrehozását és az ütemezett karbantartást.
Kattintson a Fel gombra
Az SOP sablonok által Kattintson a Fel gombra áttekinthetőek és lebilincselőek, és minden olyan részletet tartalmaznak, amelyekkel a szabványos SOP-nak rendelkeznie kell. A ClickUp sablonok felhasználóbarátak és elég gyorsak ahhoz, hogy beépítsék a szokásos eljárásba.
Több mint 15 felhasználási esetet támogat, beleértve az értékesítést, a támogatást, a HR-t, a pénzügyet, az IT-t, a tervezést és miegymást.
A kedvencem a HR SOP sablon. A hagyományos Excel vagy manuális frissítés helyett ez a lenyűgöző SOP-sablon minden feladathoz ellenőrzőlistát hoz létre. Lefekteti az alapot az ismétlődő feladatok automatizálásához.
HR SOP sablon a ClickUp által
Ez a sablon felsorolja a HR részleg összes felelősségét, a beindítástól a toborzásig és az offboardingtól az egyéb rutinfeladatokig.
Guru
Áttekinthető, de részletes SOP a csapatok számára a belső folyamatok egyszerűsítésére és a megoldott probléma azonosítására. Valójában mindegyiket megtaláltam SOP sablonok Gurutól gyorsan alkalmazkodó és átlapozható, ami még az újoncok számára is megszokott.
A sablon a feladat céljával és az SOP létrehozásának kontextusával kezdődik. A szakasz második hajtása tartalmazza a „Feldolgozás módja” részt, amely nagyjából úgy néz ki, mint egy részletes, lépésenkénti útmutató.
A Guru különféle SOP-sablonokat tartalmaz, beleértve a termékdokumentációt, a márka irányelveit, a változáskezelést, az alkalmazottak bevonását stb. Megnézheti a sablonok listáját. itt.
Guru szabványos működési eljárássablonok
Scribehow
A következő a listán egy emészthető szabványos sablon Scribehow. SOP-juk garantálja a működés következetességét és minőségét annak érdekében, hogy csapata megfeleljen a szabályozási és jogi követelményeknek.
Ha könnyen áttekinthető sablont szeretne létrehozni, a Scribehow SOP-sablonja a megfelelő választás.
Scribehow SOP sablon
A sablon a címmel kezdődik, amelyet a verzió és a hatálybalépés dátuma követ. A tartalomjegyzék segítségével igazán könnyen átugorhat bármelyik szakaszra.
A további görgetés során a felhasználók hozzájuthatnak a feladatok részleteihez, beleértve a dokumentum célját, terjedelmét és a felelősségeket. Ezután a sablon tartalmazza a Útmutató folyamatot, amely egyszerű részlépésekre oszlik.
A legjobb rész? A Scribehow tartalmazza az egyes verziók részleteit, valamint a jóváhagyási dátumot és a verzióelőzményeket.
Process.st
Process.st egy mesterséges intelligencia által vezérelt platform, amely SOP szoftvert, valamint hatalmas sablonkönyvtárat kínál. A platform kétféle sablont kínál; az első az eljárások létrehozásához a semmiből, a második pedig a manuális eljárások létrehozásához.
Szabványos sablonszerkezetük részletesebb és leíróbb, mint a Scribe. A legtöbb ilyen sablon az ISO szabvány szerinti minőségirányítási rendszert szem előtt tartva készült.
A Process.st több mint 50 ingyenes és letölthető sablont kínál, amelyek hozzáadhatók a fiókhoz, vagy ingyenesen letölthetők PDF formátumban. A sablonok között böngészhet kategóriák szerint, például tartalommarketing, alkalmazottak és ügyfelek bevonása, üzlet, építőipar, biztonság, IT, üzemeltetés és egyebek szerint.
TemplateLAB
TemplateLAB SOP sablonok széles választékával rendelkezik letölthető Word formátumban. SOP-sablonokkal rendelkeznek az üzleti folyamatokhoz, a jogi menedzsmenthez, a HR-hez és az ingatlanokhoz, valamint művészeti és médiacégekhez.
A legjobb az egészben az, hogy ezek az SOP-sablonok könnyen szerkeszthetők, és nem hagynak felügyelet nélkül semmilyen feladatot. A TemplateLAB-ban az egyszerű kialakítás tetszett a legjobban, mégis sikerül minden részletet lefednie, amelyet bele akar foglalni az SOP-ba.
Például ez a kutatóhelyre vonatkozó SOP az érintett folyamatok rövidítéseit és definícióit tartalmazza. Ahogy lefelé görget, a rutinfeladat-ellenőrző lista elveket, mintákat, berendezéseket, reagenseket és oldatokat, minőség-ellenőrzést és hulladékkezelést tartalmaz.
SOP sablon a Templatelab által
Jotform
Jotform egy online űrlapkészítő, amely lefedi az üzleti tervek és SOP-k különféle felhasználási eseteit. A Jotform mindent kínál közvetlenül az SOP oldaláról; azaz nem kell letöltenie és szerkesztenie az SOP-okat Word vagy PDF formátumban.
Ahogy a webhelyükre ugrik, az SOP-sablonok egy kérdőív formájában jelennek meg, amelyet kitöltve elküldheti áttekintésre az érintetteknek.
A jóváhagyást követően az SOP-ok PDF formátumban letölthetők.
Jotform SOP sablon
Ami tetszett a Jotformban, az a testreszabható elemei, amelyeket hozzáadhat vagy eltávolíthat az SOP sablonokból. Oldalakat is hozzáadhat vagy eltávolíthat, ha további részleteket szeretne hozzáadni az SOP-hoz.
Fogalom
Fogalom részletes SOP-sablonnal rendelkezik, amelyet kisvállalkozások számára terveztek. Egy adott iparághoz azonban nincsenek előre elkészített sablonok. Csak egy szabványos sablon létezik, amelyet használhat és szerkeszthet csapata számára.
Bár hiányzik belőlük a kategorizálás és a sablonok széles választéka, felhasználhatja őket emészthető és gyorsan olvasható SOP-ok létrehozására.
A sablon első hajtása tartalmazza az eljárás címét és a létrehozás dátumát, valamint az azt létrehozó osztályt. Ezután adja hozzá manuálisan a kontextust, vagy ágyazza be a hivatkozást PDF, Google Drive vagy Térkép formátumban, és adja meg az összes releváns dokumentum hivatkozásait.
Hozzáadhat iparág-specifikus terminológiákat is, és lépésenként leírhatja a folyamatot. A legjobb rész? Lerajzolhatja a lépéseket a Loom vagy a Miro videójának beágyazásával.
Az egyes lépéseknél felcímkézheti vagy hozzáadhatja a feladatokért felelős személyek nevét.
Kipwise
Kipwise Az SOP-sablonok a marketing- és értékesítési csapat, a műveletek, az ügyfélszolgálat és a HR-csapatok számára készültek. Ez a szabványos sablon ugyanazt a szerkezetet követi, mint a legtöbb sablon.
Regisztrációkor közvetlenül a platformról szerkesztheti a sablont. A szerző ennek megfelelően hozzáadhatja vagy eltávolíthatja a feladatot. A munkafolyamat egyszerűsítéséhez releváns és kapcsolódó hivatkozásokat is beilleszthet, például értekezlet-hivatkozásokat, forrásokat és útmutatókat.
Végső gondolatok
Az SOP sablonok kiküszöbölhetik az órákig tartó fejvakarást. A rugalmas SOP-sablonok némi szerkesztést és testreszabást igényelnek, hogy olyan dokumentációt hozzanak létre, amely izgalmassá és gyorsan megjegyezhetővé teszi a rutinfeladatokat.
Görgessen végig ezeken az ingyenes sablonokon, és tegye működésbe a legjobbat, hogy csapata erejét erősítse.
Ezután tekintse meg a Notion projektmenedzsment sablonokat a munkafolyamat átalakításához.