Optimierung von Geschäftsprozessen durch Workflow-Management-Software
Die Handhabung von Geschäftsprozessen ist anspruchsvoll und zeitintensiv. Workflow-Management-Software vereinfacht die Administration und Nachverfolgung von Arbeitsabläufen erheblich.
Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch die Bedeutung der Produktivität für den Erfolg. Unternehmen implementieren Prozesse und Regeln, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Eine Workflow-Management-Software stellt dabei die ideale Lösung zur Steuerung von Arbeitsabläufen dar.
Eine leistungsfähige Workflow-Management-Lösung reduziert den Aufwand für die manuelle Prozessverwaltung und steigert Effizienz und Produktivität. Der Einsatz eines Workflow-Managements ist ratsam, wenn Ihr Unternehmen Prozesse umfasst, die verschiedene Abteilungen, Teams, Mitarbeiter, Dienstleister und Bearbeitungsschritte durchlaufen.
Dieser Artikel präsentiert eine Auswahl der besten Workflow-Management-Softwares zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozessverwaltung, einschließlich ihrer Vorteile und Funktionen.
Was bedeutet Workflow-Management-Automatisierung?
Workflow-Management-Software ist eine spezielle Geschäftsprozessmanagement-Anwendung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse zu visualisieren und zu automatisieren.
Durch Automatisierung können Effizienzsteigerungen, Fehlerreduzierungen, Zeitersparnisse sowie eine verbesserte Kommunikation zwischen Abteilungen und Teams erzielt werden.
Die Software optimiert Prozesse, indem sie involvierte Schritte automatisiert und rationalisiert. Dies kann beispielsweise die Weiterleitung von Dokumenten, die Genehmigung von Urlaubsanträgen oder die Verwaltung von Ausgaben umfassen.
Workflow-Management-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu definieren, zu dokumentieren, ihren Fortschritt zu verfolgen und zu überwachen. Es hilft, Engpässe und Verbesserungspotenziale aufzudecken und notwendige Anpassungen zur Prozessoptimierung vorzunehmen.
Wie unterstützt Workflow-Management-Automatisierung?
Der Bedarf an Workflow-Management-Automatisierung entsteht durch die zunehmende Komplexität und Globalisierung von Unternehmen.
Die manuelle Verwaltung aller Arbeitsabläufe ist bei einer Vielzahl von Beteiligten und dem damit verbundenen Koordinationsaufwand kaum mehr möglich. Die Automatisierung schafft hier Abhilfe, indem sie ein zentrales System für Workflow-Informationen und Tools zur Überwachung und Steuerung der Prozesse bietet.
Die Automatisierung des Workflow-Managements kann Unternehmen auf vielfältige Weise unterstützen, zum Beispiel durch:
Verbesserte Teamzusammenarbeit
Eine verbesserte Kommunikation und Koordination entsteht durch erhöhte Transparenz hinsichtlich zugewiesener und laufender Aufgaben für alle Teammitglieder.
Die Software rationalisiert den Aufgabenbearbeitungsprozess, indem sie wichtige Schritte automatisiert und eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Fortschrittsverfolgung bereitstellt. Teammitglieder können leichter an Aufgaben zusammenarbeiten, da die Sichtbarkeit erhöht wird.
Darüber hinaus dient die Workflow-Management-Software als zentrale Plattform für den Informationsaustausch und die Projektzusammenarbeit.
Erhöhte Verantwortlichkeit
Die Software fördert das Bewusstsein der Mitarbeiter für ihre jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten, indem sie einen klaren Überblick darüber gibt, wer für welche Aufgaben zuständig ist.
Zudem hilft sie bei der Verfolgung des Fortschritts von Aufgaben und Projekten, indem sie visualisiert, was bereits erreicht wurde und was noch aussteht. Dies trägt dazu bei, dass alle Beteiligten auf Kurs bleiben und sich auf die Zielerreichung konzentrieren.
Darüber hinaus ermöglicht das System die Einrichtung von Benachrichtigungen und Erinnerungen, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe oder Frist übersehen wird.
Kostensenkung
Durch die Automatisierung und Rationalisierung von Geschäftsprozessen können mit Workflow-Management-Software Kosten gesenkt werden. Unternehmen können Arbeitskosten reduzieren und die Effizienz steigern, indem repetitive und zeitaufwendige Aufgaben automatisiert werden.
Darüber hinaus hilft die Software bei der Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen in den Geschäftsprozessen, die zur weiteren Kostensenkung behoben werden können.
Stressreduzierung und Produktivitätssteigerung
Ein klarer Überblick über Aufgaben und Fristen stellt sicher, dass keine Frist übersehen wird und steigert die Produktivität. Die Software spart Zeit und reduziert Stress.
Eine bessere Zeitplanung, das Vermeiden von Überlastung und eine klare Übersicht über das Arbeitspensum tragen zur Stressreduktion bei.
Minimierung von Hindernissen
Workflow-Management-Software unterstützt Unternehmen bei der Identifizierung und Überwindung von Ineffizienzhindernissen. Sie bietet Einblicke in alle Geschäftsbereiche, von einzelnen Aufgaben bis hin zum Gesamtbild.
Unternehmen können Verbesserungspotenziale identifizieren und entsprechende Anpassungen vornehmen, um einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf sicherzustellen.
Überflüssiges Mikromanagement
Bei vielen Mitarbeitern, die an verschiedenen Aufgaben arbeiten, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass jeder seine Arbeit ordnungsgemäß erledigt. Eine Workflow-Management-Software schafft hier Abhilfe.
Durch die Implementierung des Systems, bei dem jeder Mitarbeiter eine Aufgabenliste hat und der aktuelle Bearbeitungsstatus jederzeit einsehbar ist, wird Mikromanagement überflüssig und Sie können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Welche wichtigen Funktionen sollte eine Workflow-Management-Software bieten?
Die Wahl der richtigen Workflow-Management-Software ist entscheidend, um Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen. Bei der Auswahl sollten folgende wichtige Funktionen berücksichtigt werden.
Integration mit anderen Anwendungen
Eine Workflow-Management-Software sollte sich in andere Apps integrieren lassen, um Aufgaben und Prozesse effizienter zu automatisieren.
Die Integration mit anderen Apps ermöglicht der Workflow-Management-Software den Zugriff auf zusätzliche Daten und Informationen, was die Effizienz der Workflows erhöht.
Cloudbasierte Technologie
Cloud-basierte Technologien haben sich aufgrund ihrer Vorteile immer mehr durchgesetzt. Dazu zählen:
- Größere Flexibilität und Zugänglichkeit
- Höhere Sicherheit im Vergleich zu herkömmlicher On-Premise-Software
- Bessere Skalierbarkeit als On-Premise-Lösungen
- Qualitätskontrolle und gesteigerte Flexibilität
- Wertvolle Einblicke
Diese Vorteile machen cloudbasierte Workflow-Software zu einem unverzichtbaren Element in einem modernen Workflow-Management-System.
Parallele Verzweigungen
Parallele Verzweigungen bieten mehr Flexibilität und Effizienz bei der Aufgabenverwaltung, erleichtern die Verfolgung des Fortschritts und tragen dazu bei, dass Aufgaben fristgerecht und ordnungsgemäß erledigt werden.
SLA-Indikatoren
SLA-Statusindikatoren helfen Ihnen, Aufgaben zu identifizieren, die hinter dem Zeitplan liegen und priorisiert werden müssen.
SLA-Indikatoren helfen bei der Erkennung von Aufgaben, die möglicherweise nicht innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens abgeschlossen werden, identifizieren Eskalationsbedarf zur Vermeidung von Verzögerungen und stellen eine rechtzeitige Aufgabenerledigung durch eine visuelle Fristenerinnerung sicher.
Berichte zu KPI-Metriken
KPI-basierte Berichte sind für die Skalierung und Leitung eines Unternehmens unerlässlich.
Sie geben Einblick in die Leistung von Workflows, identifizieren Engpässe und Ineffizienzen und ermöglichen die Verfolgung des Fortschritts im Laufe der Zeit.
Die Definition und das Verständnis von KPI-Kennzahlenberichten ermöglicht es Ihnen, Ihr Unternehmen in die richtige Richtung zu lenken und den Erfolg zu verfolgen.
Im Folgenden finden Sie eine Liste der besten Workflow-Management-Automatisierungssoftware zur Optimierung von Prozessen:
Pipefy
Pipefy ist eine weitverbreitete und intuitive Workflow-Management-Software, mit der Unternehmen ihre Workflows auf einfache Weise automatisieren und verwalten können.
Es ist eine zentrale Plattform mit funktionsreichen Optionen zum Erstellen, Automatisieren, Überwachen und Anpassen von Arbeitsabläufen. Pipefy bietet alles, was Sie benötigen, um Ihr Unternehmen voranzutreiben.
Funktionen von Pipefy
- Mit Pipefy können Sie Aufgaben auf allen Ebenen synchronisieren, was es einfacher macht, sich an Änderungen anzupassen und den Erfolg zu messen.
- Benutzer können benutzerdefinierte Workflows erstellen, unnötige Elemente entfernen und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.
- Pipefy eignet sich für Unternehmen jeder Art und Größe. Egal ob kleines Team oder großes Unternehmen, Pipefy bietet eine passende Lösung.
Pipefy bietet einen kostenlosen Workflow-Managementplan, einen Business-Plan für kleine Unternehmen, einen Enterprise-Plan und einen maßgeschneiderten Plan für große Unternehmen.
Montag
Monday ist eine unkomplizierte Lösung zur Verwaltung von Arbeitsabläufen, Projekten und Arbeitsteams. Es bietet Werkzeuge zur Organisation von Arbeit, einschließlich Arbeitsabläufen, Projekt-, Aufgaben- und Zeitmanagement, Dateifreigabe, Berichterstattung und eine moderne Alternative zur E-Mail.
Wenn Ihr Unternehmen über komplexe Systeme verfügt, könnte Monday die perfekte Lösung sein.
Funktionen von Monday?
- Die Software zeichnet sich durch ein umfassendes Paket für alle Verwaltungsanforderungen aus.
- Mit der Workflow-Management-Software von Monday können Sie individuelle Ziele für Ihr Team festlegen und ihnen freie Hand lassen, ohne Mikromanagement.
- Die Software hilft, durch erhöhte Transparenz Hindernisse in Ihren Arbeitsabläufen zu überwinden. Monday zeigt, was funktioniert, was auf dem richtigen Weg ist und was Aufmerksamkeit erfordert.
Monday bietet flexible Workflow-Management-Pläne für verschiedene Unternehmensgrößen, inklusive einer kostenlosen Version. Die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei 8 US-Dollar pro Monat/Benutzer bis zu 16 US-Dollar pro Monat/Benutzer mit individueller Anpassung.
Wrike
Wrike hilft Teams, unnötigen Stress durch manuelle Überwachung zu vermeiden.
Die Software bietet einfache Add-On-Funktionen, eine Drag-and-Drop-Oberfläche und Anpassungsmöglichkeiten. Mit Wrike können Sie intelligente, private und kollaborative Workflows erstellen, die Ihre Daten sicher speichern.
Funktionen von Wrike?
- Sie können Aufgaben Ihres Teams jederzeit und von überall zuweisen, überwachen und überprüfen.
- Wichtige Aufgabenlisten können angeheftet werden. Wrike ermöglicht die Priorisierung von Aufgaben und deren regelmäßige Überprüfung.
- Mit KI optimieren Sie jede Ebene des Workflow-Management-Prozesses und sparen Zeit.
Wrike bietet einen kostenlosen Plan an. Daneben gibt es vier kostenpflichtige Pläne, die sich nach Unternehmensgröße unterscheiden. Wrike bietet auch maßgeschneiderte Pläne für Unternehmen.
Kintone
Unternehmen schätzen die Anpassungsoptionen von Kintone.
Kintone hilft Ihnen, eine bessere Work-Life-Balance und ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen, indem Sie repetitive Aufgaben an die Software auslagern und Ihre Energie in wichtigere Bereiche des Unternehmens investieren können.
Eigenschaften von Kintone?
- Kintone lässt sich in verschiedene Anwendungen integrieren.
- Die Software ist ein End-to-End-Toolkit für alle Ihre Verwaltungsanforderungen.
- Mit 1.000 vorgefertigten Anwendungen wird eine optimale Produktivität geboten.
Den kostenpflichtigen Plan von Kintone gibt es für alle Arten und Größen von Unternehmen für 24 US-Dollar pro Benutzer und Monat.
Zoho
Zoho ist eine führende Workflow-Management-Softwarelösung.
Es ist eine All-in-One-Lösung mit vielen Verwaltungsfunktionen.
Für Unternehmen, die ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis suchen, ist Zoho ideal. Es bietet einen genehmigungsgesteuerten Workflow ohne unnötige Umwege, visualisiert Projektübersichten und erstellt umsetzbare Berichte.
Funktionen der Workflow-Management-Software von Zoho?
- Die anpassbaren Workflow-Management-Services von Zoho ermöglichen die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung.
- Zoho vermeidet Chaos und verbessert die Effizienz durch die Bereitstellung von Informationen zu Personen, Prozessen und Berichten.
- Die Software verarbeitet mehrstufige Genehmigungen, regelt die Kommunikation und verwaltet alles ohne großen Aufwand.
Zoho bietet zwei kostenpflichtige Pläne an: Standard und Professional. Wählen Sie einen Plan, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Kissflow
Kissflow unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung und Verfolgung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Die Software ist einfach, intuitiv, benutzerfreundlich und bietet einen umfassenden Überblick über die Arbeit.
Projektmanager und Teams können den gesamten Workflow einfach über ein kollaboratives Dashboard verwalten, das sich für verschiedene Teamgrößen eignet.
Funktionen von Kissflow?
- Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert Neulingen die Navigation und Nutzung der Software.
- Die Software ermöglicht eine codelose Verwaltung.
- Kissflow bietet Echtzeit-Einblicke zur regelmäßigen Überwachung und zum Verständnis des Fortschritts.
Kissflow hat drei kostenpflichtige Pläne für Unternehmen ab 10 USD pro Benutzer/Monat. Maßgeschneiderte Workflow-Pläne für die Bedürfnisse des Unternehmens sind ebenfalls verfügbar.
Beslick
Beslick ist eine intelligente Workflow-Management-Software, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe unterstützt.
Mit dieser Software können Unternehmen Effizienz, Genauigkeit und Konsistenz in ihren Prozessen erreichen. Beslick bietet Lösungen für jeden Aspekt von Geschäftsprozessen.
Funktionen von Beslick?
- Beslick bietet visuelle Berichte und Datenexportfunktionen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung.
- Die Software bietet tiefere Einblicke und mehr Transparenz in die Arbeitsabläufe.
Die transparenten und großzügigen Preise sind ein Pluspunkt.
Beslick bietet einen kostenpflichtigen Plan für 10 US-Dollar pro Benutzer/Monat mit unbegrenzten Arbeitsabläufen und Ressourcen.
Aproove
Aproove ist eine All-in-One-Workflow-Management-Lösung für alle Unternehmensziele und -prozesse. Die Software ermöglicht Unternehmen, Aufgaben schneller zu automatisieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und Aufgaben flexibel zu erledigen.
Eigenschaften von Aproove?
- Die Software verfügt über eine benutzerdefinierte Formularfunktion, mit der Sie Formulare in beliebigen Workflow-Schritten einfügen können.
- Aproove bietet ein intuitives Dashboard zur Verfolgung von Erfolgen durch Echtzeit-Einblicke.
- Die Software erleichtert die Interaktion mit dem Team und ermöglicht die Zusammenarbeit an einem zentralen Ort.
Aproove bietet zwei Pläne. Einen klassischen Plan für kleine und mittlere Unternehmen und einen Enterprise-Plan für große Unternehmen mit erweiterten Funktionen und Flexibilität.
Fazit
Eine funktionsreiche Workflow-Management-Software verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil und macht Ihr Unternehmen überschaubarer.
Die beste Workflow-Management-Software bietet einen fairen Preis und einen hohen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Nutzen Sie vor der endgültigen Entscheidung Testversionen, um herauszufinden, ob die Software Ihre Anforderungen erfüllt.
Die besten Plattformen für die Workflow-Automatisierung und Integration für Privatpersonen und Unternehmen.