Optimieren Sie Ihren Außendienst mit der richtigen Software
Software für das Außendienstmanagement ist heutzutage ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Außendienstmitarbeiter effizient einsetzen und ihre Kunden zufriedenstellen möchten. Diese Art von Software ermöglicht es, die Aktivitäten der Mitarbeiter zu verfolgen, die Kommunikation zu verbessern, Verkäufe zu überwachen und die Kundenzufriedenheit insgesamt zu steigern.
Besonders in kleinen Unternehmen, in denen jede Ressource zählt, ist es wichtig, die Außendienstaktivitäten zu optimieren. Eine solche Software hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft. Durch die Bündelung aller wichtigen Funktionen auf einer einzigen Plattform können Sie Ihre Techniker und Mitarbeiter besser verfolgen, während diese Serviceaufträge bearbeiten, und somit für eine höhere Kundenzufriedenheit sorgen.
Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf das Außendienstmanagement und stellen einige der besten Softwarelösungen vor, die auf dem Markt erhältlich sind, inklusive ihrer Funktionen und Vorteile.
Was genau ist Außendienstmanagement-Software?
Außendienstmanagement-Software ist ein intelligentes System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Außendienstaktivitäten effizient zu planen und zu steuern. Dazu gehören Funktionen wie Terminplanung, Auftragsverwaltung, Disposition und Rechnungsstellung. Das Hauptziel ist es, die Effizienz der Außendienstteams zu steigern, die Produktivität zu erhöhen und Ihren Kunden einen besseren Service zu bieten.
Die genaue Funktionsweise kann von Software zu Software variieren. Häufig ermöglichen diese Programme jedoch die Erstellung von Mitarbeiterplänen, die Zuweisung von Aufgaben basierend auf Verfügbarkeit, Standort und Qualifikation des Teams. Außerdem können Sie mit dieser Software auch auf unvorhergesehene Änderungen im Arbeitsablauf reagieren.
Über ein zentrales Dashboard können Sie Arbeitsaufträge, den aktuellen Status von Aufgaben und weitere wichtige Details verfolgen. Viele Systeme bieten auch Möglichkeiten zur Abwicklung von Kundenzahlungen und zur Integration mit Drittanbieter-Tools.
Wichtige Funktionen von Außendienstmanagement-Software
Wenn Sie nach einer geeigneten Software suchen, sollten Sie auf die folgenden Funktionen achten:
- Benutzerfreundlichkeit
- Anpassbarkeit an Ihre Bedürfnisse
- Mobiler Zugriff für Mitarbeiter im Außendienst
- Effiziente Terminplanung und Disposition
- Umfassende Arbeitsauftragsverwaltung
- Zeiterfassung und Abrechnung
- GPS-Tracking zur Standortverfolgung
- Bestandsmanagement
- Kundenmanagement
- Datenanalyse und Berichterstellung
- Digitale Formulare und Checklisten
- Integrierter Chat für die Kommunikation
- Transparente Preisgestaltung und Support
Vorteile der Nutzung von Außendienstmanagement-Software
Die Vorteile sind vielfältig:
- Steigerung der Effizienz: Durch die Automatisierung und Optimierung täglicher Prozesse, wie Terminplanung, Auftragsverwaltung und Disposition, können Sie die Effizienz deutlich steigern.
- Verbesserte Kontrolle und Übersicht: Sie erhalten eine bessere Kontrolle und Übersicht über die Leistung der Mitarbeiter, den Auftragsstatus und die Lagerbestände.
- Erhöhte Einnahmen: Die Software hilft Ihren Mitarbeitern, Rechnungen präziser zu erstellen, was zu einer Reduzierung von Fehlern und dem Zeitaufwand für die Erstellung manueller Rechnungen führt.
- Höhere Kundenzufriedenheit: Eine schnellere Bearbeitung von Serviceaufträgen, eine verbesserte Auftragszuweisung und der Echtzeitzugriff für Ihre Mitarbeiter ermöglichen es Ihnen, einen personalisierten und schnelleren Service anzubieten.
- Sicherheit und Compliance: Durch die ständige Kommunikation, das Bereitstellen von Arbeitsverfahren und die Möglichkeit, Probleme sofort zu melden, gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und erfüllen Compliance-Anforderungen.
Nach dieser Einführung betrachten wir nun einige der besten Softwarelösungen für das Außendienstmanagement genauer.
Effort
Effort bietet eine benutzerfreundliche und anpassbare SaaS-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, Aspekte des Prozessmanagements, des Außendienstbetriebs und des Workflow-Managements zu digitalisieren und zu automatisieren. Sie können ortsbezogene und zeitkritische Arbeitsabläufe optimieren und somit Ihren Außendienst vereinfachen.
Funktionen und Vorteile:
- Verbessern Sie das Ressourcen- und Teammanagement durch Funktionen wie An- und Abmeldung, Geotagging, Näherungsprüfung, aktivitätsbasierte Entfernungsverfolgung, Routenplanung, Wissensdatenbank, Chat, Tagespläne, Gesichtserkennung und Zuweisung von Kunden.
- Optimieren Sie die Datenerfassung mit wiederholbaren Abschnitten, Mehrsprachigkeit, Validierungen, berechneten Feldern, mehrseitigen Formularen, bedingter Logik, Barcode-Unterstützung, Scorecards, Geo-Tagging, Form Report Builder, Zahlungs-Gateway, Sprachbefehlsunterstützung und Bluetooth-Drucker.
- Steigern Sie die Unternehmensproduktivität mit besseren Workflows, einschließlich Genehmigungs-Workflows, bedingten Aktionsabläufen, Arbeits-Check-ins, Unteraufgaben, Anhängen, Checklistenabläufen, Datenanbieter-Bots, Entscheidungsanbieter-Bots, automatischer bedingter Zuweisung, externen öffentlichen Maßnahmen, Eskalationsmatrizen, Bulk Uploads und REST-basierter Arbeitserstellung.
- Erhöhen Sie die organisatorische Effizienz mit Benachrichtigungen, Integrationen, Google Data Studio, Konfigurator, mobiler Offline-Anwendung und Web App.
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Freshdesk
Mit der umfassenden Lösung von Freshdesk können Sie eine effiziente Außendienstorganisation aufbauen, die Ihnen alle Tools zur Verfügung stellt, die Sie benötigen, um Ihre Kunden optimal zu betreuen. Steigern Sie die Loyalität und das Vertrauen Ihrer Kunden durch erhöhte betriebliche Konsistenz, Effizienz und Reaktionsgeschwindigkeit.
Funktionen und Vorteile:
- Treten Sie mit Ihren Kunden über die bevorzugten Kanäle in Kontakt, bauen Sie bessere Kundenbeziehungen auf, vereinbaren Sie Termine und profitieren Sie von einer Omnichannel-Markenpräsenz.
- Erweitern Sie Ihre Servicebereiche, stellen Sie Ihren Teams die nötigen Tools zur Verfügung und verbessern Sie die Reaktionszeiten vor Ort, um Ihre Mitarbeiter zu stärken.
- Vereinfachen Sie komplexe Arbeitsabläufe und reagieren Sie schneller auf Kundenanfragen mit No-Code-Bots, um Serviceaufgaben effizienter zu lösen.
- Ein robustes Planungs-Dashboard ermöglicht es Ihnen, Arbeitslasten auszugleichen, auf Notfälle zu reagieren und Termine einfach zu verwalten, was die Effizienz steigert und Zeit spart.
- Freddy AI unterstützt Sie bei der Interaktion mit Kunden, der Terminplanung und der automatischen Beantwortung von Anfragen, wodurch Sie manuelle und repetitive Aufgaben reduzieren.
- Bieten Sie Ihren Außendienstmitarbeitern Zugriff auf Kundeninformationen über Android- und iOS-Apps und sorgen Sie für einen besseren Service, egal wo sie sich befinden.
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Zuper
Zuper bietet eine intelligente Außendienstverwaltungssoftware, die Sie bei der Serviceplanung, Arbeitszeiterfassung, Auftragsverwaltung, Rechnungsstellung, Auftragsberichterstattung, Kostenvoranschlägen, Disposition und vielem mehr unterstützt. Die Software hilft Ihnen zudem bei der Automatisierung von Außendienstprozessen.
Funktionen und Vorteile:
- Fügen Sie Notizen hinzu, kommunizieren Sie mit dem Backoffice-Team und hängen Sie Bilder direkt an die Aufträge an.
- Die Arbeitsauftragsverwaltung hilft Technikern, ihre Schichten, Urlaubsanträge und Zeitpläne jederzeit und überall über eine mobile App zu verwalten.
- Leiten Sie Ihre Techniker mit Standortinformationen effizient zum nächsten Serviceort.
- Konfigurieren und definieren Sie Status, Benachrichtigungen, Warnungen, Workflows und Checklisten.
- Optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse.
- Ermöglichen Sie Ihren Kunden die Durchführung von Zahlungen und die Nutzung von Self-Service-Optionen.
- Integrieren Sie Zuper in führende Helpdesk-, CRM- und andere Geschäftsanwendungen, um die Produktivität zu steigern.
- Automatisieren Sie Kostenvoranschläge, Zahlungen und Rechnungsstellung, um schnellere Zahlungen zu erhalten.
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Jobber
Organisieren Sie Ihren Außendienst mit Jobber und überzeugen Sie Ihre Kunden mit hervorragenden Services. Die Software ermöglicht es Ihnen, die Kunden- und Geschäftskommunikation an einem zentralen Ort zu verwalten. Jobber hilft Ihnen zudem, alle geschäftsbezogenen Aspekte in jeder Phase des Jobs organisiert zu halten, sodass Sie Kundendetails auf einen Blick sehen können.
Funktionen und Vorteile:
- Senden Sie professionell gestaltete Angebote per SMS oder E-Mail und verfolgen Sie wichtige Daten zur Überprüfung und Genehmigung.
- Überprüfen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Techniker schnell und weisen Sie den Service rechtzeitig zu oder planen Sie ihn ein.
- Lassen Sie Ihre Außendiensttechniker auf „Fertigstellen“ klicken, um automatisch eine Rechnung zu erstellen und zu versenden. Sie können auch überfällige Rechnungen verfolgen.
- Akzeptieren Sie verschiedene Zahlungsoptionen wie Kreditkarten mit automatischer Abbuchung, Offline-Zahlungen und andere Online-Zahlungsoptionen.
Testen Sie Jobber kostenlos und greifen Sie 14 Tage lang auf alle Funktionen zu. Erleben Sie von der Kundenkommunikation bis zur Auftragsverfolgung und Rechnungsstellung verbesserte Abläufe und das Wachstum Ihres Unternehmens.
Microsoft Dynamics 365
Die Field Service Management-Anwendung von Microsoft Dynamics 365 stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter proaktiv arbeiten und sich effizient um die Anliegen Ihrer Kunden kümmern.
Funktionen und Vorteile:
- Dynamics 365 ist eine umfassende Außendienstmanagementlösung für Ihr gesamtes Unternehmen, die integrierte Fernüberwachung, Mixed-Reality-Anwendungen, künstliche Intelligenz und vieles mehr nutzt, um Ihren Außendienstbetrieb zu optimieren.
- Die Software kombiniert den gesamten Lebenszyklus des Servicebetriebs mit Analysen, Intelligenz und Automatisierung.
- Diese Außendienstlösung bietet ein integriertes System, das alle Funktionen im Unternehmen verfolgt und verwaltet.
- Sie ermöglicht es Ihnen, den Betrieb vor Ort für Installationen, häusliche Pflege, Reparaturen, Reinigungen, Landschaftsgestaltung und Wartungsarbeiten zu transformieren.
Probieren Sie die Software noch heute aus!
Connecteam
Verwalten Sie Ihre Außendienstprozesse mit der Connecteam-App für Außendienstmitarbeiter, um Ihre Mitarbeiter zu schulen und die Kommunikation zu verbessern. Alles in einer einzigen Anwendung.
Funktionen und Vorteile:
- Versenden Sie Aufträge mit nur einem Klick an Ihre Mitarbeiter.
- Hängen Sie alle notwendigen Informationen an, damit Ihre Mitarbeiter die Daten zur Erledigung ihrer Aufgaben direkt nutzen können.
- Verwenden Sie GPS-Tracking, um die Gerätenutzung und Arbeitszeiten zu verfolgen.
- Verabschieden Sie sich von Papier und Stift und automatisieren Sie regelmäßige Prozesse mit Online-Checklisten, Gefahrenmeldungen und Ticketformularen.
- Teilen Sie Unternehmensrichtlinien, Sicherheitsverfahren, Gerätehandbücher usw. per Chat, um sicherzustellen, dass alle Außendienstmitarbeiter auf dem gleichen Stand sind.
Die ersten Schritte mit Connecteam sind einfach und unkompliziert. Melden Sie sich zunächst für die kostenlose Testversion an, richten Sie ein Unternehmenskonto ein, laden Sie Mitarbeiter ein, die App zu installieren, und verwalten Sie Ihren Betrieb von unterwegs.
Field Promax
Mit Field Promax erhalten Sie eine mobile, integrierte Anwendung für das Außendienstmanagement, die es Ihnen erleichtert, selbst die schwierigsten Aufgaben in einfachen und unkomplizierten Vorgängen abzuwickeln.
Funktionen und Vorteile:
- Field Promax hilft Ihnen dabei, Ihre Service-Workflows zu standardisieren und zu optimieren, Ihre Techniker zu verwalten, Arbeitsaufträge zu bearbeiten, mit Ihren Kunden zu kommunizieren und Ihr Außendienstgeschäft auszubauen.
- Mit seiner sofortigen Planungsfunktion ist die Arbeitsauftragsverwaltung viel einfacher. Sie können Arbeitsaufträge direkt erstellen und Serviceanfragen in neue Arbeitsaufträge umwandeln.
- Die Software funktioniert geräte- und systemübergreifend, sodass Techniker ihren Arbeitsfortschritt vor Ort aktualisieren können und Vorgesetzte die Bewegung in Echtzeit verfolgen können.
- Field Promax bietet eine verbesserte Zeiterfassungsfunktion, die Ihnen hilft, alle Ressourcen zu monetarisieren, einschließlich eingesparter Stunden durch papierlose Aufgaben, schnellerer Auftragsumwandlung und erfasster Arbeitszeiten jedes Technikers.
- Mit Field Promax profitieren Sie von einer erschwinglichen Lösung, einem starken Kundensupport, reduzierten Arbeitskosten, schnelleren Zahlungen, branchenspezifischen Lösungen, der Schulung Ihrer Außendienstteams und vielem mehr.
Testen Sie Field Promax kostenlos und optimieren Sie Ihren gesamten Geschäftsbetrieb.
Housecall Pro
Mit Housecall Pro erhalten Sie Zugriff auf alle notwendigen Funktionen, um Ihr Servicegeschäft zu führen. Es bietet eine Vielzahl nützlicher Funktionen, die Ihnen Zeit sparen und Ihr Geschäftswachstum fördern.
Funktionen und Vorteile:
- Housecall Pro vereinfacht die Rechnungsstellung mit digitaler Rechnungsstellung mit einem Klick, der Integration mit QuickBooks und automatischen Erinnerungen für Ihre Kunden.
- Die Software bietet sofortige Finanzierungsmöglichkeiten, um Zahlungen zu verfolgen und schnellere Auszahlungen zu erhalten.
- Planen Sie einfach neue oder wiederkehrende Aufträge, organisieren Sie den Kalender, verwalten Sie Auftragsdetails und benachrichtigen Sie Ihre Techniker über die Details.
- Verwalten Sie den Verkaufstrichter mit dem Workflow-Management-Board, um mehr Leads zu konvertieren. Zudem hilft Ihnen die Software, Schätzungen durch die robuste Automatisierung in Aufträge umzuwandeln.
- Mit der Anrufverfolgung und den VoIP-Funktionen können Sie Anrufe entgegennehmen oder tätigen, den Aufnahmeprozess vereinfachen und die Lead-Quelle verfolgen, um Ihr Geschäft anzukurbeln.
- Zusätzlich erhalten Sie weitere Funktionen wie HCP-Support, Google Local Services, Berichterstellung, E-Mail-Marketing, Versand, Schätzungen, Online-Buchung, Preisbuch, Auftragskalkulation, GPS-Tracking und mehr.
Richten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion ein und gestalten Sie Ihr Geschäft intelligenter, indem Sie Verwaltungsaufgaben und Papierkram reduzieren, den Umsatz steigern und die Erwartungen Ihrer Kunden übertreffen.
Fieldpoint
Steigern Sie Ihr Außendienstgeschäft mit der Außendienstanwendung von Fieldpoint. Sie bietet eine Vielzahl von Lösungen zur Verwaltung von Kundenanforderungen, zur reibungslosen Abwicklung des Betriebs, zur Geschäftsintegration, um schnellere Zahlungen zu erhalten, komplexe Prozesse zu optimieren und die Produktivität Ihrer Außendiensttechniker zu verbessern.
Darüber hinaus hilft Fieldpoint Ihnen dabei, Ihren Auftragsprozess zu optimieren, die Effizienz zu steigern und das gesamte Service-Management-Erlebnis zu verbessern.
Funktionen und Vorteile:
Fieldpoint bietet zahlreiche Funktionen für Ihren Außendienst:
- Effiziente Verwaltung von Arbeitsaufträgen
- Terminplanung und Versand von Arbeitsaufträgen
- Eine mobile Außendienst-App zur Verwaltung des Betriebs jederzeit und überall
- Kontaktverwaltung und Subunternehmerverwaltung
- Genaues Angebotsmanagement bei gleichzeitiger Vermeidung von Fehlern
- Geschäftsberichte und Informationen
- Projekte und Auftragskalkulation
- Bereitstellung der FSM-Software
- Internet of Things (IoT) zur Unterstützung der Betriebsautomatisierung
- Mobile Checklisten für ein einfaches Tracking
- Optimiertes Ressourcen-Routing
Integrieren Sie Fieldpoint in Ihre Unternehmenssoftware, einschließlich Dynamics GP, Microsoft Dynamics 365, QuickBooks, NetSuite und mehr, um die Produktivität zu steigern, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und den Umsatz zu steigern.
FieldEdge
Erledigen Sie mehr Aufträge schneller, steigern Sie die Rentabilität und optimieren Sie Ihren Außendienst mit der FieldEdge-Außendienstmanagementsoftware. Verbinden Sie alle, vom Techniker bis zum Büroteam, und erleben Sie, wie einfach die Bearbeitung von Außendienstaufträgen sein kann.
Funktionen und Vorteile:
- Gewinnen Sie einen umfassenden Einblick in Ihr Unternehmen und identifizieren Sie die Schlüsselmitarbeiter, indem Sie die Leistung Ihrer Techniker und des Büropersonals verfolgen.
- Vergleichen Sie Marketingausgaben und Verkaufserlöse, um zu überprüfen, wie viele Leads konvertiert werden.
- Erhalten Sie einen Überblick über Ihre Finanzdaten, um die wichtigsten Umsatztreiber zu identifizieren.
- Sie können auf die vollständige Kundenhistorie zugreifen und diese mit Ihren Technikern teilen, um die Arbeit schneller zu erledigen.
- Planen, versenden und verfolgen Sie Techniker einfach auf einem einzigen Bildschirm.
- Mit einem integrierten Zahlungssystem erhalten Sie Ihre Zahlungen schneller.
FieldEdge bietet sowohl Desktop- als auch mobile Anwendungen, sodass Sie zwischen ihnen synchronisieren können, um alle Aktionen und Informationen zu verfolgen.
Service Fusion
Entdecken Sie eine All-in-one-Außendienstanwendung, die Dienstleistern die Tools zur Verfügung stellt, die sie benötigen, um ihr Geschäftspotenzial zu maximieren. Mit Service Fusion können Sie Ihre Geschäftsprozesse von überall aus zu einem erschwinglichen Preis verwalten.
Die Außendienstmanagementsoftware von Service Fusion ist eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Abläufen und zur Vereinfachung alltäglicher Aufgaben. Dadurch wird sichergestellt, dass Kunden, Techniker und Mitarbeiter auf derselben Seite sind.
Funktionen und Vorteile:
- Erstellen Sie zahlreiche Kundenkontakte und deren Standorte
- Legen Sie Zahlungsbedingungen und Kommunikationspräferenzen fest
- Speichern Sie öffentliche und private Notizen, Bilder und Dokumente
- Verfolgen Sie Empfehlungsquellen
- Erstellen und senden Sie Kostenvoranschläge mit vorab ausgefüllten Produktlinien
- Priorisieren Sie verschiedene Opportunities und weisen Sie Vertriebsmitarbeitern Jobs zu, um die Provision zu berechnen
- Zeigen Sie alle Kostenvoranschläge und Jobs an, um Daten und Zeiten mit einem Drag-and-Drop-Dispositionsraster zu verschieben
- Senden Sie Jobinformationen per SMS oder Anruf an Ihre Mitarbeiter
- Konvertieren Sie einzelne Aufträge mit nur einem Klick in mehrere Rechnungen
- Empfangen Sie Schecks, Kreditkartenzahlungen und Bargeld mit einem integrierten Zahlungs-Gateway
- Verwenden Sie mobile Anwendungen für den Außendienst, um erstellte Aufträge einfach direkt im Außendienst zu erhalten und zu verwalten.
Darüber hinaus erhalten Sie auch SMS-Benachrichtigungen, Kostenvoranschlagsoptionen, kontaktlose eSign-Lösungen, progressive Rechnungsstellung, Jobfoto-Uploads, GPS-Flottenverfolgung, Anrufverfolgung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnungsberichte, Bestandsverwaltung und vieles mehr.
ServiceMax
ServiceMax ist eine speziell für Außendienstanbieter entwickelte Software, die Dienste, Integrationen und Funktionen zur Verbesserung der Betriebszeit von Anlagen und Remote-Services bietet. Dies wird die Produktivität der Techniker durch mobile Tools steigern.
Funktionen und Vorteile:
- Die richtigen Metriken helfen Ihnen, selbstbewusst bessere Entscheidungen zu treffen.
- Eine sichere Echtzeit-Kommunikationslösung verbindet Ihre Außendienstmitarbeiter mit dem Fachwissen und dem Wissen, das sie für den Erfolg benötigen.
- Techniker können sich mit Backoffice-Experten, dem Management usw. verbinden, indem sie jeden Modus verwenden, der am besten funktioniert, einschließlich Sprachanrufe, Videoanrufe, Broadcasts, Hotline-Gruppen, Gruppennachrichten und mehr.
- Die Planungsumgebung bietet umfassende Funktionen zur Verbesserung der Serviceeffizienz, der Technikerauslastung und der Kundenerfahrung.
- Verwalten Sie Ihre Arbeitsaufträge im Zentrum des Außendienstes, um Serviceziele zu erreichen und Ihre Kunden zu begeistern.
- Die KPIs und Dashboards bieten Einblicke in den Servicebetrieb und geben Ihnen umfassende Transparenz und einen Fahrplan für Verbesserungen.
- Erhalten Sie Analysen und Daten zur Anlagenverfügbarkeit, zum Ersatzteilmanagement, zum Auftragsstatus usw.
- Nutzen Sie Self-Service-Dashboards und Berichte, um den Zustand Ihres Außendienstes zu kennen.
Fazit
In der heutigen technologiegetriebenen Welt ist es essenziell, dass Ihre Abläufe effizient und organisiert sind. Kunden erwarten schnelle Antworten, und veraltete Methoden können Sie wertvolle Ressourcen kosten. Der Einsatz von Außendienstmanagement-Software ist daher eine sinnvolle Investition, um Ihre betriebliche Effizienz zu steigern.
Wählen Sie basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen und Ihrem Budget die passende Software aus den oben genannten Lösungen aus.
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