Tools zur Erinnerung an Fälligkeitstermine
Tools zur Erinnerung an Fälligkeitstermine sind für Organisationen und Unternehmen unerlässlich, um die Übersicht über wichtige Ablaufdaten zu behalten. Diese Anwendungen erleichtern die automatische Verfolgung von Fälligkeiten verschiedenster Dokumente, wie beispielsweise Mitarbeiterunterlagen, Firmenlizenzen oder andere geschäftliche Vereinbarungen.
Zu diesen Dokumenten können beispielsweise Versicherungen, Lizenzen, Vereinbarungen, Verträge oder Mitarbeiterzertifizierungen gehören. Die Tools vereinfachen die Verwaltung von Verlängerungen und das Einrichten von Erinnerungen an bevorstehende Ablaufdaten. Organisationen haben zudem die Möglichkeit, Mitarbeitern individuelle Logins zur Verfügung zu stellen, damit diese ihre Dokumente eigenständig verwalten können.
Warum sind Erinnerungen an Fälligkeitstermine wichtig?
- Sie bieten ein übersichtliches Dashboard, das auf einen Blick den Status aller aktuellen Abläufe und Verlängerungen anzeigt.
- Einige Tools verfügen über Vorlagen zur Kategorisierung, mit denen sich Verlängerungen und Fälligkeitstermine bequem ordnen lassen.
- Diese Tools sind in der Lage, unbegrenzt SMS, E-Mails usw. an hinterlegte Kontakte zu senden, um sie an wichtige Fälligkeitstermine zu erinnern.
- Durch separate Logins können Mitarbeiter ihre eigenen Dokumente an einem zentralen Ort verwalten.
- Tools zur Erinnerung an Fälligkeitstermine überwachen, ob alle Dokumente mit den zugehörigen Erinnerungen auf dem neuesten Stand sind.
- Sie eliminieren den Aufwand der manuellen Erfassung und Verfolgung von Fälligkeitsterminen, wodurch die Wahrscheinlichkeit, einen Verlängerungstermin zu versäumen, deutlich sinkt.
Im Folgenden werden einige der besten Tools zur Erinnerung an Fälligkeitstermine vorgestellt.
Erinnerung an Fälligkeitstermine
Diese Art von Tool macht das manuelle Merken oder Aufzeichnen wichtiger Daten überflüssig. Das Tool versendet automatisch Benachrichtigungen, wenn sich Fälligkeitstermine nähern. Neben den Benachrichtigungen ermöglicht es Compliance-Prüfungen, Dokumentenscans und Statusverfolgungen.
Es eignet sich ideal für Versicherungszertifikate, Mitarbeiterzertifizierungen, Lizenzen, Verträge oder jegliche Arten von Vereinbarungen. Das Tool bietet eine zentrale Ansicht aller Informationen, beispielsweise was aktuell ist und was demnächst abläuft.
Remindax
Remindax wurde speziell für Fachleute entwickelt, um ihre Fälligkeits-, Ablauf- und Verlängerungsdaten zu verfolgen. Es sendet Benachrichtigungen und Erinnerungen per SMS, WhatsApp, E-Mail und weitere Kanäle.
Die Software erlaubt das Anpassen der Erinnerungsintervalle. Benutzer können personalisierte Adressbücher anlegen, um die Erinnerungen an ihre jeweiligen Kontakte senden zu lassen. Die Möglichkeit der Erstellung mehrerer Benutzerkonten und der Zuweisung von Aufgaben ist ebenfalls vorhanden. Die Daten werden im sicheren AWS-Cloudspeicher von Amazon gesichert.
Asana
Asana bietet eine praktische Möglichkeit, Mitarbeiter über bevorstehende Fälligkeits- oder Ablaufdaten zu informieren. Die Software erstellt automatisch Aufgaben in Asana, die sich auf die in den kommenden Tagen ablaufenden Dokumente beziehen.
Asana erleichtert die zentrale Verwaltung aller Verlängerungen, ohne dass man das Risiko eingeht, etwas zu vergessen. Es ermöglicht die Synchronisierung mit Asana, sodass alle Teammitglieder Benachrichtigungen über bevorstehende Fälligkeitstermine erhalten können.
Monitask
Monitask kombiniert die Funktion von Erinnerungen an Fälligkeitstermine mit der Zeiterfassung. Es verfolgt automatisch die Verlängerungs- und Ablaufdaten von Lizenzen, Vereinbarungen, Verträgen und Mitarbeiterzertifizierungen.
Nach der Registrierung bei Monitask können Mitarbeiter oder Arbeiter eingeladen werden. Ein Konto kann eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitern verwalten. Monitask kann 10 Tage lang kostenlos getestet werden.
Zapier
Für die Automatisierung von Erinnerungen an Fälligkeitstermine und Verlängerungsdaten ist Zapier eine ausgezeichnete Wahl. Mit Zapier können Erinnerungen an Fälligkeitstermine mit der Jira-Software-Cloud integriert und automatisch versendet werden.
Es ermöglicht den bequemen Datentransfer zwischen Webanwendungen. Nach der Erstellung einer Kontaktliste und der Einrichtung einmaliger Erinnerungen, erledigt Zapier den Rest. Die Kontakte erhalten automatisch Erinnerungen, ohne dass ein großer Eingriff erforderlich ist.
AladdinPro
AladdinPro ist ein Tool zur Verwaltung von Fälligkeitsterminen, mit dem sich Erinnerungen einfach festlegen und Verlängerungsdaten verwalten lassen. Die Erstellung eines kostenlosen Kontos bei AladdinPro ist möglich. Das Tool ist als Android- oder iOS-App verfügbar.
AladdinPro unterstützt bei der Erinnerung an wichtige Daten über Desktop-Benachrichtigungen, E-Mails oder mobile Benachrichtigungen. Mit dem Tool lassen sich Mietverträge, Mitarbeiterdokumente, Handelslizenzen und vieles mehr verfolgen.
SignNow
SignNow ist mehr als nur ein Tool zur Verwaltung von Fälligkeitsterminen. Es dient nicht nur der Verwaltung von Ablauf- und Verlängerungserinnerungen, sondern auch der Online-Unterzeichnung von Dokumenten.
Mit SignNow können Dokumente signiert oder zur Signatur versendet werden. Die eSignature-API lässt sich einfach einrichten. Darüber hinaus werden Verträge sicher aufbewahrt. Die eSignature kann in Geschäftsanwendungen integriert werden, wodurch sich wichtige Geschäftsabschlüsse einfach abschließen lassen.
Zusammenfassende Gedanken
Die Verwaltung und Überwachung zahlreicher Dokumente und deren Fälligkeits- und Verlängerungsdaten kann sehr aufwendig sein. Moderne Tools erleichtern diesen Aufwand erheblich. Sie sind besonders nützlich, wenn viele geschäftliche Aufgaben zu bewältigen sind. Es lohnt sich, eines dieser Tools auszuprobieren, um Zeit und Mühe zu sparen.
Möglicherweise interessieren Sie sich auch für Informationen über die beste Vertragsverwaltungssoftware zur Optimierung von Arbeitsabläufen.
Hat Ihnen der Artikel gefallen? Teilen Sie ihn gerne mit anderen.