EDI-Software vereinfacht die automatisierte und geschützte Datenübermittlung oder Kommunikation zwischen verschiedenen Rechnern.
Was verbirgt sich hinter dem Begriff Elektronischer Datenaustausch?
Der elektronische Datenaustausch, oft als EDI abgekürzt, bezeichnet den Einsatz von Software zur Unterstützung von Unternehmen beim Austausch von Dateien und Informationen. Hierbei können unterschiedliche Daten übertragen werden, wie beispielsweise Gesundheitsdaten, Rechnungen oder Bestellungen. EDI-Systeme automatisieren und optimieren Geschäftsprozesse in Bereichen wie Auftragsabwicklung, Lieferantenmanagement und Kundenversand.
Welche Komponenten sind für eine EDI-Software relevant?
Eine EDI-Software setzt sich im Wesentlichen aus vier Hauptkomponenten zusammen:
- Standardisiertes Dokumentenformat: Beide Parteien einigen sich auf ein einheitliches Format für den Informationsaustausch.
- Übersetzer und Mapper: Der Mapper liefert dem Übersetzer die notwendigen Spezifikationen, um Rohdaten in verständliche Informationen zu konvertieren.
- Kommunikationssoftware: Diese Komponente ist zuständig für den Datentransfer und die Umwandlung von Dokumenten in das gewünschte Geschäftsformat.
- Kommunikationsnetzwerk: Es ermöglicht eine direkte Verbindung zwischen den beteiligten Unternehmen für den Datenaustausch über die EDI-Software.
Welche Vorteile bietet der Einsatz von EDI-Software?
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die der Einsatz von EDI-Software mit sich bringt:
Schnelligkeit
Die manuelle Bearbeitung von Aufträgen erfordert das Eingeben, Sortieren und Vergleichen von Daten, was zeitaufwändig ist. EDI automatisiert diese Abläufe und beschleunigt so die Geschäftszyklen. Insbesondere die „Order-to-Cash“- und „Purchase-to-Pay“-Zyklen werden erheblich verkürzt.
Umweltfreundlich und papierlos
EDI reduziert die Abhängigkeit von Papierdokumenten im Geschäftsverkehr, was wiederum zu einer Senkung der CO2-Emissionen beiträgt. Es ist somit eine umweltfreundliche Lösung und fördert die soziale Verantwortung von Unternehmen. Zudem werden Kosten für Druck, Vervielfältigung, Lagerung, Archivierung, Porto und die Bearbeitung von Reklamationen gesenkt.
Kosteneinsparungen
EDI trägt auf vielfältige Weise zur Kostensenkung bei:
- Die Automatisierung reduziert den Personalaufwand für Tätigkeiten wie Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung.
- Die Vermeidung von Papierkram senkt die damit verbundenen Kosten.
- Die Kosten für eine Bestellung per EDI sind mit etwa 1,35 $ deutlich geringer als die 38 $, die bei manueller Bearbeitung anfallen.
- Zusätzliche Gemeinkosten, die durch verlorene Bestellungen oder unleserliche Faxe entstehen können, werden ebenfalls reduziert.
Präzision und Genauigkeit
Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler, die durch falsche Handhabung oder fehlerhafte Handschrift entstehen können. EDI trägt zur Minimierung solcher Fehler bei und verbessert die Datenqualität, Transaktionen mit Geschäftspartnern und die Beziehungen im Allgemeinen.
Wirtschaftliche Effizienz
EDI-Lösungen stellen sicher, dass wichtige Geschäftsdokumente und Sendungen sicher und zeitnah zugestellt werden. Dies verbessert den Cashflow und ermöglicht es Unternehmen, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der Nachbearbeitung von Bestellungen zu verbringen.
Strategische Vorteile
Mit EDI können Unternehmen ein bedarfsorientiertes Geschäftsmodell einführen, das anstelle eines angebotsorientierten Modells tritt. Es ermöglicht Unternehmen, den Transaktionsstatus in Echtzeit zu verfolgen und schnell auf Kunden- und Marktanforderungen zu reagieren. Die Software hilft Unternehmen, neue Märkte und Gebiete zu erschließen.
Erhöhte Kundenzufriedenheit
Schnellere Lieferungen und eine verbesserte Auftragsverfolgung, die durch EDI ermöglicht werden, führen zu einer höheren Kundenzufriedenheit und helfen Unternehmen, ihre Kundenbasis zu erhalten.
Intelligentes Bestandsmanagement
EDI unterstützt Unternehmen bei der Prognose ihres Lagerbedarfs und ermöglicht so ein intelligentes Bestandsmanagement. Dies hilft, Lagerkosten zu senken und finanzielle Ressourcen zu schonen.
Transaktionssicherheit
EDI sichert die Datenübertragung durch verschiedene Kommunikationsprotokolle und Sicherheitsstandards und erhöht so die Sicherheit der Transaktionen.
Hier ist eine Auswahl der führenden EDI-Softwarelösungen, die in diesem Jahr verfügbar sind:
Jitterbit
Jitterbit ist eine führende Plattform für die Optimierung von Geschäftsprozessen und Transaktionen. Sie ermöglicht die Automatisierung von Prozessen und unterstützt Unternehmen im Einzelhandel, der Fertigung, dem Vertrieb und dem Supply-Chain-Management.
Die Hauptfunktionen von Jitterbit umfassen:
- Ein Low-Code-Integrationssystem.
- Die Verbindung und Abwicklung von Geschäftsprozessen von Anfang bis Ende.
- Vorkonfigurierte Konnektoren und Vorlagen, die einfach zu implementieren sind.
- Anpassungs- und Verwaltungsunterstützung durch das Jitterbit-Team.
- Nachverfolgung von Prozessänderungen.
- Visuelles Workflow-Management.
- Prozessmodellierung und Design.
- EDI-Splitter zur Aufteilung und Organisation von Dateien.
Diese Plattform verbindet Unternehmen mit ihren Handelspartnern und ermöglicht die Verwaltung von ein- und ausgehenden Transaktionen. Sie bietet zudem Cloud- und On-Premise-Lösungen, die Einblicke in den Return on Investment (ROI) ermöglichen.
Orderful
Orderful ist eine umfassende cloudbasierte EDI-Software, die das Onboarding für verschiedene Unternehmen erleichtert.
Die Hauptmerkmale von Orderful sind:
- Eine der schnellsten Cloud-EDI-Lösungen für Hersteller, Distributoren, Technologieunternehmen und Einzelhändler.
- Zugriff auf ein Netzwerk von über 1.500 Einzelhändlern, Herstellern, Spediteuren, Distributoren und 3PLs.
- Schnelle API-Verbindungen für die Datenvalidierung, -kommunikation und -übersetzung.
- Echtzeit-Datenvalidierung gemäß den Richtlinien.
- Umfassender Kundensupport zur Lösung von EDI-bezogenen Problemen.
Orderful ist besonders geeignet für Unternehmen, die eine zukunftssichere EDI-Infrastruktur aufbauen möchten.
SPS Commerce
SPS Commerce unterstützt Unternehmen beim zentralen Datenaustausch. Die Software ist auf die Anforderungen verschiedener Branchen wie E-Commerce, Einzelhandel, Lebensmittel und Logistik zugeschnitten.
Die wichtigsten Funktionen von SPS Commerce umfassen:
- Eine cloudbasierte und KI-gestützte Plattform.
- Eine benutzerfreundliche Oberfläche, die kein spezielles Fachwissen erfordert.
- Integration mit über 200 Tools, wie ERP- und TMS-Systemen.
- Individuelle Chat-Unterstützung.
- Erfassung von Daten in API-Formaten, Tabellenkalkulationen und Rohdatendateien.
- Automatische Ausfüllfunktion zur Zeitersparnis beim Ausfüllen von Formularen.
- Benachrichtigungen bei Bestelleingängen.
Weitere wichtige Funktionen sind die Bearbeitung von Bestellungen, Echtzeit-Verfolgung, automatische Dateneingabe und die Massenrechnungsstellung. SPS Commerce unterstützt Unternehmen bei der Verbindung, Optimierung und Aktualisierung ihrer Bestellungen.
Cleo Integration Cloud
Cleo Integration Cloud ist eine cloudbasierte EDI-Software, die eine durchgängige Integration des gesamten Ökosystems ermöglicht. Sie hilft Unternehmen bei der Verfolgung von Transaktionen, Sendungen und Rechnungen.
Die wichtigsten Funktionen der Cleo Integration Cloud sind:
- Unterstützung für B2B/EDI, dateibasierte Anwendungen usw.
- Datenkonvertierung, um sicherzustellen, dass Quelldaten mit dem Ziel kompatibel sind.
- Verfolgung, Überwachung und Freigabe von Problemstatus in der Auftragsabwicklung.
- Unterstützung der Datenformate ANSI X12, EDI, XML, JSON und Tradacoms.
- Anpassungsmöglichkeiten zur Erfüllung verschiedener Geschäftsanforderungen.
- Einfache Integration mit anderen Anwendungen.
Zusätzliche Funktionen von Cleo sind Datenbankunterstützung, Workflow-Scheduler und Dokumentenarchivierung. Die Plattform ist eine wertvolle Integrationslösung für die nahtlose Verbindung mit Drittanbieteranwendungen.
TrueCommerce
TrueCommerce ist eine EDI-Software, die Unternehmen bei der Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen hilft. Sie ermöglicht die globale Expansion und die Vernetzung der gesamten Lieferkette.
Die Kernfunktionen von TrueCommerce beinhalten:
- Eine webbasierte Plattform, die alle EDI-Transaktionen formatiert.
- Die Umwandlung von Rohdaten in fehlerfreie Dokumente wie Rechnungen und Bestellungen.
- Eine zentrale Plattform zur Vernetzung mit Lieferanten, Kunden und Geschäftskanälen.
- Unterstützung von Datenformaten wie XML, CSV und anderen.
- Geschäftsanalysen für das Bestandsmanagement.
- Die Verbindung mit über 92.000 Handelspartnern zur Unterstützung der Expansion.
- Optimierung der Auftragsabwicklung, Verbesserung der Transaktionstransparenz und Verkürzung des „Order-to-Cash“-Zyklus.
TrueCommerce unterstützt Unternehmen bei der Verfolgung von Informationen und der Aktualisierung von Online-Bestellungen. Die Software ermöglicht die Integration mit anderen Anwendungen, um manuelle Dateneingabe zu eliminieren, Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit zu erhöhen.
Epicor
Epicor, ehemals bekannt als 1EDIsource, integriert den elektronischen Datenaustausch in Formaten wie XML, CSV, Webservices, direktem ODBC usw. Die Plattform kann eigenständig oder über verwaltete Dienste genutzt werden, um Unternehmen Flexibilität zu bieten.
Die Hauptfunktionen von Epicor sind:
- Integration mit Anwendungen wie SAP, Oracle, Sage und JD Edwards.
- Guter Kundensupport und Hilfe bei Problemen mit Rechnungen und Bestellungen.
- Echtzeittransparenz von Geschäftstransaktionen.
- Analysetools zur Verbesserung der Entscheidungsfindung.
- Automatisierung von Geschäftsprozessen, um manuelle Dateneingabe zu minimieren und Fehler zu reduzieren.
- Schnellere Dokumentenverarbeitung und Minimierung der Durchlaufzeit von der Bestellung bis zur Bezahlung.
Diese Plattform ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen und hilft, den Betrieb mit Handelspartnern zu optimieren.
Babelway
Babelway setzt auf Innovation, um einen nahtlosen Datenfluss zwischen Unternehmen zu gewährleisten. Sie bietet Unterstützung für einfache B2B-Integrationen.
Die Hauptmerkmale von Babelway sind:
- Die Automatisierung verkürzt die Onboarding-Zeit für Partner.
- Flexibilität bei der Bearbeitung von Formaten gemäß Geschäftsanforderungen.
- Auswahlmöglichkeiten aus einem Katalog von Transaktionstypen oder früheren Transaktionen.
- Ein visuelles Drag-and-Drop-Tool für die Datenverschiebung.
- Vollständige Transparenz und Kontrolle über alle B2B-Börsen.
- Fehlerverfolgung zur Identifizierung von Schwachstellen in der Integration.
- Maximale Sicherheit durch die Archivierung aller Dokumente.
Die Plattform bietet eine Vielzahl von API-Konnektoren zur Unterstützung der Geschäftsanforderungen und eine einfache Verbindung zu ERP-Systemen (SAP, Oracle, Microsoft), Amazon AWS usw.
Abschließende Bemerkungen
EDI-Software (Electronic Data Interchange) ermöglicht Unternehmen, Daten zwischen Systemen nahtlos zu teilen und auszutauschen. Die Pandemie hat die Bedeutung der Digitalisierung und den Übergang zu papierlosen Prozessen deutlich gemacht, wodurch EDI eine entscheidende Rolle spielt. Es ermöglicht Unternehmen, von jedem Ort und zu jeder Zeit Geschäfte zu tätigen.
Die oben genannten Abschnitte haben die besten EDI-Plattformen hervorgehoben. Es ist wichtig, die Funktionen dieser Plattformen zu prüfen und die beste Lösung für die individuellen Geschäftsanforderungen auszuwählen.
Für die weitere Optimierung von papierlosen Prozessen können auch E-Signatur-Plattformen in Betracht gezogen werden.