Es ist unbestreitbar, dass die Kommunikation das Fundament jedes Unternehmens bildet. Insbesondere im Zeitalter des Remote-Workings, wo Teammitglieder räumlich getrennt arbeiten, ist der Fokus auf eine effektive Kommunikation wichtiger denn je.
Nicht nur Remote-Teams, sondern auch Unternehmen, die wieder in Büros arbeiten, setzen auf Chat-Anwendungen, um von deren Vorteilen und Funktionen für eine optimierte Kommunikation zu profitieren. Hier kommen spezielle Chat-Apps für den Arbeitsplatz ins Spiel. Diese Apps erleichtern die Kommunikation und fördern eine positive Arbeitsatmosphäre innerhalb der Teams.
Was ist eine Chat-Software für den Arbeitsplatz? 💻
Chat-Anwendungen für den Arbeitsplatz sind Kommunikationswerkzeuge, die die E-Mail als primäres Kommunikationsmittel abgelöst haben. Diese Apps gehen über die Funktionen von E-Mails hinaus und ermöglichen es Teammitgliedern, zu interagieren, berufliche Angelegenheiten zu diskutieren und gemeinsam innovative Ideen zu entwickeln. Neben anderen Produktivitätswerkzeugen bieten sie zahlreiche Funktionen wie private Chats, Gruppenkonversationen sowie Sprach- und Videoanrufe.
Betrachten wir die zentralen Vorteile, die der Einsatz von Chat-Software für Ihr Unternehmen mit sich bringt:
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Verbesserte Kommunikation
Einer der Hauptvorteile ist die nahtlose Kommunikation zwischen Teammitgliedern, unabhängig von ihrem Standort. Durch den Austausch von Nachrichten, Diskussionen und die Teilnahme an Videokonferenzen bleiben alle in Verbindung.
Effizientere Arbeitsabläufe
Kommunikationswerkzeuge unterstützen Teams bei der Organisation ihrer Arbeit und optimieren die Arbeitsabläufe. Mitarbeiter können tägliche Meetings planen, Aufgaben zuweisen und direkt Feedback erhalten.
Erhöhte Mitarbeiterbeteiligung
Neben der Verbesserung der Abläufe und der Kommunikation fördern Chat-Softwarelösungen die aktive Teilnahme der Mitarbeiter, was sich wiederum positiv auf die Produktivität auswirkt.
Bessere Organisation
Vergesslichkeit ist ein gängiges Problem im Büroalltag, aber mit Chat-Anwendungen gehört dies der Vergangenheit an. Sie helfen dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle über anstehende Aufgaben informiert sind.
Zeitersparnis ⏳
Der Zeitaufwand für die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern sollte minimiert werden. Chat-Apps reduzieren die Zeit, die benötigt wird, um sich persönlich zu treffen, und sparen somit Aufwand und Ressourcen.
Stärkung der Teambeziehungen 👨💻
Ein gutes Arbeitsverhältnis innerhalb des Teams ist essenziell. Durch die Zusammenarbeit an Projekten und Aufgaben mithilfe von Kommunikationssoftware werden Beziehungen gestärkt und neue Ideen gefördert.
Im Folgenden stellen wir die besten Chat-Softwarelösungen vor, die die Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern können. Viele dieser Plattformen bieten auch kostenlose Pläne für kleinere Teams an.
Workplace
Workplace Chat ist eine von Meta entwickelte Kommunikationsplattform, die es Teams ermöglicht, unkompliziert und sicher zu kommunizieren. Zu den Funktionen gehören Chat, Videoanrufe, Beiträge, Newsfeeds und Gruppen, die den Informationsaustausch erleichtern.
Workplace Chat lässt sich problemlos in bestehende Geschäftsanwendungen integrieren, um Wissen zu teilen und Arbeitsgemeinschaften zu bilden. Teammitglieder können in Echtzeit über Kommentare, Reaktionen und Direktnachrichten interagieren, was die Arbeitskultur stärkt und die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg fördert.
Workplace by Meta ermöglicht die Einrichtung von Gruppen zur Projektverwaltung, Aufgabenzuweisung, Feedback-Austausch, Updates, Erwähnungen und sicheren Dateifreigabe. Diese Gruppen können als privat, öffentlich oder geheim definiert werden und auch unternehmensübergreifend funktionieren. Administratoren können den Zugriff einschränken, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.
Workplace Chat integriert sich nahtlos mit über 50 Geschäftsanwendungen, darunter Office 365, Google Workspace und ServiceNow. Darüber hinaus sind benutzerdefinierte Integrationen möglich, um die Plattform an spezifische Bedürfnisse anzupassen. Die Vertraulichkeit der Nutzerdaten hat dabei höchste Priorität.
Die Hauptfunktionen von Workplace Chat by Meta umfassen:
- Live-Video- und Sprachanrufe zur Übertragung von Unternehmensinformationen und zur Stärkung des Teamgeists.
- Eine Wissensdatenbank zum Erstellen, Speichern und Teilen von Geschäftsdokumenten. Dies ermöglicht einen organisierten und leicht zugänglichen Informationspool auf dem PC und Smartphone.
- Gruppen zur Förderung erfolgreicher Kommunikation und Zusammenarbeit.
- Ein KI-gestützter Newsfeed, der personalisierte, relevante und priorisierte Informationen anzeigt, um die Konzentration und Produktivität zu steigern.
Workplace by Meta ist plattformunabhängig und kann auf Desktop- und Mobilgeräten genutzt werden. Die Preisgestaltung beginnt bei 4,00 USD pro Monat mit einer 30-tägigen Testphase.
Chatwork
Chatwork optimiert die Arbeitsweise von Teams. Für jedes Projekt gibt es separate Chatrooms, die die Konversationen übersichtlich halten. Alle Teammitglieder können Fortschritte, Details und Entscheidungen in Echtzeit verfolgen und sich daran beteiligen.
Chatwork bietet folgende Funktionen zur Synchronisation und Vernetzung von Teammitgliedern:
Chat-Verwaltung
- „Mein Chat“-Bereich zum Notieren wichtiger Informationen.
- Direkter Chat mit einzelnen Teammitgliedern.
- Gruppenchaträume für jedes Projekt.
- Nachrichtensuche über Schlüsselwörter.
Aufgabenmanagement
- Erstellung und Zuweisung von Aufgaben an Teamkollegen.
- Verfolgung des Fortschritts und des Fälligkeitsdatums.
- Markierung erledigter Aufgaben mit automatischer Benachrichtigung des Managers.
Datenaustausch
- Freigabe von Dateien in verschiedenen Formaten.
- Dateivorschau vor dem Hochladen.
- Download freigegebener Dateien.
Videoanrufe
- Videoanrufe mit Gruppenmitgliedern.
- Persönliche Gespräche.
- Bildschirmfreigabe.
- Bildfreigabe per Smartphone.
Kontaktmanagement
- Einladen von Teamkollegen.
- Annahme oder Ablehnung von Beitrittsanfragen.
- Suche nach Teamkollegen über Chatwork-ID oder E-Mail.
Benachrichtigungsverwaltung
- Browserbenachrichtigungen für Chatwork-Aktivitäten.
- Ein- und Ausschalten von Benachrichtigungstönen.
- E-Mail-Benachrichtigungen für neue Aktivitäten.
Benutzerverwaltung
- Hinzufügen neuer Mitglieder (Limit abhängig vom Abonnement).
- Kategorisierung und Überprüfung von Mitgliedern.
- Aktualisierung von Benutzerdaten.
Profilverwaltung
- Hinzufügen eines Profilbilds (Avatar oder Foto).
- Hinzufügen eines Titelbilds.
Personalisierung der Chatwork-ID
- Hinzufügen von Kontaktdaten wie E-Mail und Telefonnummer.
Eine kostenlose Version von Chatwork ist verfügbar, jedoch mit eingeschränkten Funktionen. Die Premium-Version kostet 5 USD pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
Microsoft Teams
Teams ist ein beliebter Kollaborationsbereich von Microsoft innerhalb der Office 365-Suite. Microsoft Teams wird für seine zentrale Rolle bei der Erleichterung von Gesprächen, Zusammenarbeit, Video-Chats und Dateifreigabe am Arbeitsplatz gelobt. Dies dient der Verbesserung der Kommunikation und Produktivität der Mitarbeiter.
Obwohl Microsoft Teams vor allem für seine Videokonferenzfunktionen bekannt ist, steht der Gruppenchat dem in nichts nach. Er hat die E-Mail als bevorzugtes Kommunikationsmittel abgelöst, insbesondere für Remote-Teams.
Neben der Interaktion ermöglicht der Microsoft Teams Gruppenchat die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen. Mitarbeiter können sich so fühlen, als würden sie virtuell im Büro arbeiten. Teams Gruppenchat ist Teil des Microsoft Teams Desktopclients, Webclients und der mobilen Anwendung. Er ist über iOS, macOS, Windows oder Android zugänglich. Darüber hinaus ist Microsoft Teams als Browsererweiterung verfügbar.
Teams Gruppenchat bietet alle Tools, die in jeder Business-Chat-App vorhanden sind, wie Emojis, GIFs, Rich-Text-Bearbeitung, Erwähnungen, Thread-Antworten und Dateifreigabe. Benutzer können mühelos zwischen Instant Messaging und Videoanrufen wechseln. Außerdem können Diskussionen stummgeschaltet und wichtige Unterhaltungen angeheftet werden.
Weitere Merkmale:
- Benachrichtigungen bei Markierungen oder Erwähnungen.
- Freigabe und Zugriff auf Dateien.
- Nachrichtensuche über Schlüsselwörter.
- Audioanrufe.
- Integration mit anderen Geschäftsanwendungen.
- Download als Add-on für Abonnements oder Dienste wie Outlook 365.
Microsoft Teams ist Teil der Office Suite 365. Die kostenlose Version bietet begrenzten Speicherplatz. Microsoft Teams Essentials bietet zusätzliche Funktionen und kostet 4,00 USD pro Benutzer und Monat. Microsoft 365 Business Basic startet bei 5,00 USD pro Benutzer und Monat.
Google Chat
Google Chat ist eine Business-Kommunikationssoftware, die Teil von Google Workspace ist. Sie ermöglicht die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams an Projekten und Aufgaben. Google Chat dient als zentrale Plattform für virtuelle Chatrooms, Konfigurations-Threads, Fortschrittsüberwachung und Follow-up.
Jeder Chatroom bietet separate Optionen für Chats, Dateifreigabe sowie Aufgabenverwaltung. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff auf Dateien und die Zuweisung von Aufgaben. Zudem stehen Funktionen zum Hochladen von Anhängen, Einfügen von Emojis/GIFs und Starten von Videoanrufen mit Google Meet zur Verfügung.
Google Chat unterstützt Direktnachrichten und Gruppengespräche; Mitarbeiter können Benachrichtigungen aktivieren, um über geteilte Dateien, Links oder Kommentare in Google Docs, Tabellen oder Präsentationen informiert zu werden. Unternehmen können die Messaging-App einfach mit dem Google Kalender synchronisieren, um Meetings je nach Verfügbarkeit der Teammitglieder zu planen. Google Chat entspricht den Vorschriften der DSGVO, HIPAA, ISO und AICPA und bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Google Chat unterstützt APIs, wodurch er sich in GSuite-Anwendungen und andere Tools integrieren lässt. Die Chat-Plattform ermöglicht auch die Suche nach alten Nachrichten und geteilten Dateien.
Google Chat ist plattformunabhängig und kann über Webclient und App auf Windows, Mac, Android und iOS genutzt werden. Für den Zugriff ist ein Google Workspace-Konto erforderlich.
Für Gmail-Nutzer ist bereits ein Workspace-Konto vorhanden. Google Chat kann über ein kostenloses Google Workspace-Konto genutzt werden. Die Premium-Version von Google Workspace kostet 6 USD pro Person und Monat und bietet zusätzliche Funktionen.
Slack
Slack ist eine beliebte Messaging- und Workspace-Kommunikations-App, die Unternehmen bei der Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützt und unabhängig von ihrem Arbeitsort oder Arbeitsmodus den Zugriff auf Business-Tools ermöglicht. Die App bietet Kanäle, die Teammitglieder nach Projekt, Abteilung oder Standort gruppieren. So können sich Benutzer über relevante Themen auf dem Laufenden halten.
Öffentliche Kanäle sind für jeden zugänglich, sodass alle Teams wissen, woran andere arbeiten. Neue Mitarbeiter können so schnell an Bord geholt werden, ohne auf eine individuelle Einarbeitung angewiesen zu sein.
Slack unterstützt offene Diskussionen, private Gruppen, Direktnachrichten, Nachrichtenarchivierung, Dateifreigabe und kontextbezogene Suchfunktionen. Slack kann mit anderen Tools und Diensten synchronisiert werden, um Benachrichtigungen, Dateien und andere Daten zu zentralisieren. Dadurch entfällt das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Plattformen.
Slack wurde für die Integration mit Tools wie MailChimp, Dropbox und Google Drive entwickelt, um intelligentere Entscheidungen zu treffen. Die automatische Indexierung und Archivierung unterstützt Unternehmen beim Aufbau einer Wissensdatenbank. Abgesehen von diesen Standardfunktionen bietet Slack drei einzigartige Features:
- Senden planen: Nachrichten können zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft versendet werden.
- Slack Huddles: Schnelle Audio- oder Videoanrufe mit Mitgliedern eines Kanals oder einer Gruppe.
- Slack Connect DMs: In Premium-Konten können externe Benutzer zum direkten Gespräch eingeladen werden.
Die kostenlose Version bietet nur grundlegende Funktionen. Die Pro-Version kostet 2,67 USD pro Benutzer und bietet erweiterte Funktionen für kleine Teams. Die Business+-Version kostet 5 USD pro Benutzer und unterstützt das Wachstum des Unternehmens. Für große Unternehmen ist auch eine Enterprise-Version erhältlich.
Mattermost
Mattermost ist eine Kommunikationslösung für Entwickler, die eine sichere Zusammenarbeit ermöglicht. Die Plattform umfasst drei Bereiche:
- Kanäle: Kommunikation über Direktnachrichten oder Gruppennachrichten.
- Playbooks: Zusammenstellung und Einrichtung von Prozessen zur Erreichung bestimmter Ergebnisse.
- Boards: Kanban-Boards für Projekt- und Aufgabenmanagement.
Mattermost verbindet Mitarbeiter, Prozesse und Tools an einem zentralen Ort. Diese Open-Source-Messaging-App ist plattformunabhängig und als browserbasierte App, Desktop-Client und mobile App verfügbar.
Die Kanalplattform von Mattermost bietet Funktionen wie Compliance-Berichte, Chat-Archivierung und Nachrichtensuche. Zudem unterstützt sie private/Gruppen-Chats, Datei- und Linkfreigabe, benutzerdefinierte Emojis, mehrere Sprachen, Slash-Befehle, durchsuchbaren Nachrichtenverlauf, Webhooks und mehr.
Mattermost ist eine leistungsstarke Messaging-Plattform für Unternehmen, die eine nahtlose Kommunikation ermöglicht.
Die Enterprise Edition bietet erweiterte Funktionen wie Single Sign On (SSO), Berechtigungen, Multifaktor-Authentifizierung (MFA), Leistungsüberwachung, Compliance-Berichte, benutzerdefiniertes Branding und Unternehmenssuchfunktionen. Weitere Highlights:
- Erfüllung aller Sicherheitsanforderungen.
- Hohe Erweiterbarkeit mit vielen Apps und Integrationen.
- Rich-Text-Formatierung und Code-Syntax-Hervorhebung für Entwickler.
- Integrierte Sprach-/Videokonferenzen.
Die Starter-Version von Mattermost ist kostenlos und eignet sich für kleine Teams. Die Professional-Version kostet 10 USD pro Benutzer und Monat. Für die Enterprise Edition ist eine individuelle Anfrage erforderlich.
Mattermost ist auch als selbst gehostete Lösung verfügbar, wobei Sie auf Ihrem bevorzugten Cloud-Server bereitstellen oder Kamatera für nur 6 $ pro Monat nutzen können.
Fazit
Wir hoffen, dass Sie die beste Chat-Software für Ihr Unternehmen gefunden haben, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, insbesondere im Remote-Bereich, zu verbessern. Unabhängig von der Wahl der Software wird die Zusammenarbeit in einer Remote-Arbeitsumgebung durch den Einsatz solcher Tools gefördert.