Bedeutung und Methoden des Ressourcenmanagements
Ressourcenmanagement bezeichnet den Prozess, bei dem Ressourcenmanager oder Unternehmen ihre Mittel zielgerichtet einsetzen, um die Ziele ihrer Organisation oder Projekte zu erreichen. Diese Ressourcen können vielfältig sein und umfassen Personal, Zeit, technisches Equipment und finanzielle Mittel.
Ein effektives Ressourcenmanagement ermöglicht es, diese Ressourcen effizient zu nutzen, wodurch Projektkosten gesenkt und Budgets eingehalten werden können.
Ein speziell entwickeltes Ressourcenmanagement-Tool unterstützt dabei, die passenden Ressourcen für die jeweilige Aufgabe oder das entsprechende Projekt bereitzustellen. Ziel ist es, die Arbeit im Rahmen des Budgets und der Zeitvorgaben ohne größere Schwierigkeiten oder eskalierende Probleme zu bewältigen.
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Die Wichtigkeit des Ressourcenmanagements
Ein Schlüsselaspekt im Ressourcenmanagement ist die korrekte Zuweisung von Ressourcen. Eine Über- oder Unterforderung der Mitarbeiter kann zu Burnout und in der Folge zu erhöhter Personalfluktuation führen.
Durch die Integration von Prozessen und Technologie in Automatisierungsprozesse lässt sich das Ressourcenmanagement effizienter gestalten. Bei korrekter Umsetzung können Manager idealerweise sowohl Budget als auch Personalressourcen optimal verwalten. Laut einer Studie von PMI Pulse können durch ineffizientes Ressourcenmanagement bis zu 11,4 % der Unternehmensressourcen verloren gehen. Siehe dazu PMI Pulse Studie.
Die aktuelle globale Pandemie, besonders durch Covid und die vermehrte Arbeit im Homeoffice, drängt Unternehmen zur Einführung von Ressourcenmanagement-Tools, um Ressourcen effektiv zu verwalten und Projekte termingerecht abzuschließen.
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass eine durchdachte Ressourcenplanung unerlässlich ist, um Projektverpflichtungen zuverlässig zu erfüllen. Sie unterstützt die Projektplanung, bietet Transparenz über benötigte Ressourcen und Fähigkeiten, ermöglicht eine flexible Ressourcenverschiebung je nach Auslastung und Kapazität, und hilft, Aktivitäten so zu priorisieren, dass Projekttermine eingehalten werden.
Wie funktioniert Ressourcenmanagement?
Dank des technologischen Fortschritts sind bisherige Methoden des Ressourcenmanagements entweder überholt oder werden im heutigen Kontext weniger bevorzugt.
Früher wurden traditionelle Kalender, Tabellenkalkulationen wie Excel, Microsoft Access und Word-Dokumente zur Verwaltung, Zuweisung und Planung von Ressourcen verwendet.
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Konventionelle oder manuelle Methoden der Ressourcenverwaltung können zeitintensiv sein und führen besonders bei der Verwaltung mehrerer Projekte und Teams an unterschiedlichen Standorten, sowie in einer WFH (Work-from-Home) Arbeitsumgebung nicht immer zu den gewünschten Ergebnissen.
Moderne Ressourcenmanagement-Tools ermöglichen einen besseren Überblick über die laufenden Projekte oder Aufgaben, deren Verfügbarkeit und Zeitpläne. Der Echtzeit-Konnektivitätsmechanismus erlaubt es Managern, Mitarbeitern und Stakeholdern, auf dem Laufenden zu bleiben, einen klaren Überblick über laufende Projekte sowie Projekte in der Planung zu gewinnen. Dies unterstützt wiederum fundierte Entscheidungen und die Einhaltung von Meilensteinen.
Einige der Vorteile von Ressourcenmanagement-Tools umfassen:
- Klare Erwartungsdefinition und konsequente Umsetzung
- Erhöhte Flexibilität in der Verwaltung von Remote-Teams
- Einfache Planung und Terminierung von Aktionen durch kurze Meetings
- Echtzeit-Verfolgung des Arbeitsstatus der Mitarbeiter
- Verfügbarkeit und Kommunikation zwischen Teams und Managern nach Bedarf
- Minimierung von Mikromanagement, was zu allgemeiner Zufriedenheit beiträgt
Warum KMUs Ressourcenmanagement-Software (RMS) benötigen
Ressourcen sind ein wertvolles Gut für jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe. Durch die korrekte Zuweisung der Ressourcen lassen sich Eskalationen, Unterbrechungen, Ausfälle und insbesondere Umsatzverluste vermeiden. RMS und CRM-Tools helfen Unternehmen dabei, ihre Geschäftsziele zu erreichen und auf dem heutigen wettbewerbsorientierten Markt erfolgreich zu sein.
Kosten, begrenzte Fähigkeiten und mangelnde Transparenz bei der Implementierung sind oft Gründe, warum KMUs bisher RMS für ihre betrieblichen Abläufe vermieden haben. Die Einführung von SaaS (Software-as-a-Service)-basierten RMS und benutzerfreundlichen Plattformen hat dieses Szenario jedoch verändert.
Die neue Möglichkeit der abonnementbasierten Preisgestaltung von RMS ermutigt KMUs zunehmend, RMS für mehr Geschäftseffizienz zu implementieren.
RMS hilft KMUs, Ressourcen zu planen, Aufgaben korrekt zuzuweisen, Transparenz zu erhöhen, Automatisierung zu ermöglichen, die digitale Transformation zu unterstützen, wettbewerbsfähig zu bleiben, Arbeitsabläufe zu verbessern, Probleme bei der Ressourcenzuweisung zu lösen, die Komplexität mehrerer Projekte zu reduzieren, klare Verantwortlichkeiten zu schaffen und ein hohes Maß an Kontrolle zu gewährleisten.
Im Folgenden werden einige der führenden Ressourcenmanagement-Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen vorgestellt.
Teamdeck
Teamdeck ist eine umfassende All-in-One-RMS-Lösung. Das Unternehmen gibt an, dass seine Ressourcenmanagement-Anwendungen von Teams in Nord- und Südamerika, Europa, Australien, dem Nahen und Fernen Osten sowie Afrika verwendet werden.
Das Tool bietet alle notwendigen Funktionen zur Ressourcenverwaltung, wie Planung, Terminierung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Eine einfache Kalenderansicht erleichtert die Aufgaben der Verfolgung nicht zugewiesener Ressourcen, die Zuweisung von Aktivitäten und die Überwachung des Zeitplans.
Aus Umsatzzahlen oder Punktabrechnungen können Manager wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) und den Return on Investment (ROI) berechnen. Anpassbare Berichte helfen dabei, das Engagement des Teams zu bestimmen.
Das Software-Dashboard unterstützt bei der Prognose zukünftiger Projektanforderungen basierend auf aktuellen Projekten.
Funktionen:
- Erweiterte Berichte, z.B. Budget- oder Gehaltsberichte
- Effizientes Ressourcenmanagement, inkl. stündlicher Nachverfolgung und Urlaubsplanung
- Verwaltung von Ressourcenabwesenheiten, inkl. Genehmigung/Ablehnung, Feiertage, Abwesenheit und Gründe
- Überwachung der Ressourcenauslastung in verschiedenen Projekten
Die gesamte Teamarbeit kann mit dieser Software geplant und gesteuert werden, und datenbasierte Entscheidungen können auf Basis fortschrittlicher Berichtsstrukturen getroffen werden. Die Software basiert auf einem Abonnementmodell und ist in dieser Kategorie mit Preisen ab 0,9 $ pro Monat sehr erschwinglich. Allerdings ist der Zugriff auf die mobile App und die Teamdeck-App in diesem Tarif nicht enthalten.
Wrike
Wrike, eine Software des international renommierten Virtualisierungs- und Cloud-Unternehmens Citrix, bietet umfangreiche Funktionalitäten, die sicherstellen, dass Ressourcen und Teammanager über den gesamten Projektlebenszyklus strukturiert bleiben.
Die Software visualisiert Projekte durch Kanban-Boards und Gantt-Diagramme und ermöglicht die Zusammenarbeit in verteilten Arbeitsumgebungen und bei mehreren Projekten.
Das Dashboard unterteilt die Arbeit in drei Bereiche: Aufgaben, Projekte und Ordner. Ordner dienen als hierarchische Struktur, um Aufgaben in Projekten zu organisieren. Jedes Projekt ist mit einem spezifischen Rahmen verbunden. Der Projektleiter kann einzelne Aufgaben mit Daten und Fälligkeitsterminen einzelnen Ressourcen zuweisen.
Die Software enthält integrierte Vorlagen, die zur Maximierung der Ressourcen- und Projektproduktivität beitragen, beispielsweise durch die Erstellung von Produkt-Roadmaps, die Sichtbarkeit eingehender Projekte, effektive Kommunikationspläne und die Aufteilung komplexer Projekte in einfacher umsetzbare Phasen.
Funktionen:
- Projektautomatisierung und Risikobewertung
- 360-Grad-Sichtbarkeit der gesamten Aktivitäten
- Maßgeschneiderte Tools für jedes Team und jede Branche
- Leistungsstarke Werkzeuge wie Sprachbefehle und intelligente Antworten
Die Wrike-Plattform ermöglicht über 400 Integrationen, darunter Salesforce, verschiedene CRM-Tools, Slack, Microsoft Teams und viele andere, um die erfolgreiche Umsetzung von Verpflichtungen zu gewährleisten. Die Software ist abonnementbasiert und kostet ab 9,8 USD pro Nutzer und Monat. Eine 14-tägige Testphase ist ebenfalls verfügbar.
Smartsheet
Smartsheet unterstützt Sie als Profi im Ressourcenmanagement mit einer umfassenden Perspektive auf die Routineaktivitäten Ihres Unternehmens.
Die leistungsstarke Zeiterfassung erlaubt minutengenaue Rückverfolgung, um das Beste aus Ihrer Belegschaft herauszuholen. Der Bereich „Personen“ ermöglicht einen rollenbasierten Zugriff und unterstützt bei der Verwaltung von Vollzeitbeschäftigten und Auftragnehmern.
Zudem können Sie jede Projektübersicht überprüfen und sich Kennzahlen anzeigen lassen, die eine Unter- oder Überauslastung der Ressourcen aufzeigen.
Smartsheet unterstützt 100 Undo-Redo-Planungsvorgänge in einer aktiven Browsersitzung.
Mit den Projektvorlagen können mehrere Projekte gleichzeitig aktualisiert oder importiert werden.
Schließlich ermöglichen die Zeit-, Kosten-, Budget- und Auslastungsberichte eine einfache Analyse der Gesamtleistung, die als Basis für zukünftige Projekte genutzt werden kann.
Eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne Kreditkarte ermöglicht es Ihnen, alle Funktionen aus erster Hand zu testen.
Forecast
Forecast ist eine preisgekrönte Software. Sie wurde mehrfach von der weltweit führenden Bewertungsplattform G2 für bestes Projektmanagement, Ressourcenmanagement, Aufgabenmanagement und viele andere Bereiche ausgezeichnet.
Die umfassende Projektmanagement-Software hilft, die abschließende Durchführung von Aktivitäten und die Auslastung aller Ressourcen zu gewährleisten. Weitere Module wie Projektmanagement, Teamzusammenarbeit, Zeitmanagement, Business Intelligence und KI-gestützte Arbeitsautomatisierung können problemlos in die Ressourcenmanagementplattform integriert werden.
Eine Besonderheit ist, dass Forecast als eine der schnellsten Go-Live-Softwarelösungen gilt, die Teams von KMUs bei der schnelleren Implementierung und Bereitstellung unterstützen. Die Akzeptanzrate der Benutzer ist höher als bei anderen vergleichbaren Softwareprodukten.
Funktionen:
- Schnellere Zeiterfassung der Ressourcen basierend auf Vorschlägen von künstlicher Intelligenz
- Echtzeitansicht der Auslastung und Kapazität aller Ressourcen
- Anpassung der Arbeitsbelastung zur Vermeidung von Engpässen
- Automatische Berechnung der Ressourcenauslastung für ein besseres Verständnis der Zeitaufwendung
Forecast Software unterstützt Ressourcen- und Projektmanager bei der Planung und Anpassung von Aktivitäten zur Beseitigung von Engpässen und bei der Festlegung von Standards zur Einhaltung von Fristen. Der Preis beginnt bei 29 USD pro Platz und Monat für mindestens 10 Plätze. Die Software ist für eine 14-tägige Testversion verfügbar.
Activecollab
Activecollab ist eine benutzerfreundliche Software, die alle Phasen des Projektmanagements abdeckt, einschließlich Arbeitsmanagement, Teamzusammenarbeit, Zeit- und Ressourcenmanagement, Kundenmanagement und Rentabilität.
Manager und Direktoren können die Software nutzen, um Projektaktivitäten zu planen und Ressourcen vom Anfang bis zum Ende zu verwalten.
Activecollab bietet eine einfache Umgebung für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihrem Team, anderen Managern und Kunden. Für kleine Projekte mit bis zu 3 Benutzern ist die Software kostenlos nutzbar.
Funktionen:
- Automatisierte Aufgabenplanung
- Import von Projekten aus anderen Apps und Integration von Zapier, Slack, Webhooks
- Aufgabenlisten- und Kanban-Ansicht
- Cloud-Speicher-Integration
Activecollab bietet eine unkomplizierte Plattform zur Bewertung des Projektstatus, der für Ressourcen aufgewendeten Zeit und der Rentabilität des Unternehmens. Dies hilft dabei, sicherzustellen, dass die Verpflichtungen im Rahmen des Budgets liegen. Der Preis beginnt bei 7,5 $ für drei Benutzer. Die Software kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden.
Float
Float wurde speziell für das Ressourcenmanagement, die Terminplanung und die Kapazitätsplanung entwickelt. Es unterstützt bei der schnellen Erstellung und Zuweisung von Aufgaben, dem Hinzufügen von Projektphasen und Fristen, der Zuweisung von Ressourcen und der Verwaltung der Teamkapazitäten.
Laut dem Unternehmen wird Float in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter Agenturen, Beratungsunternehmen, Architekturbüros, IT-Unternehmen und andere.
Die Plattform ermöglicht die Integration bestehender Unternehmensworkflows für Projektmanagement, Terminplanung, Slack-Updates und mehr. Neben der Visualisierung der Ressourcenkapazität und Projektberichten kann Float auch komplexe Projektanforderungen verwalten.
Funktionen:
- Ressourcenprognosen zeigen Projektschätzungen im Vergleich zu Istwerten
- Ein vorab ausgefüllter integrierter Stundenzettel unterstützt Ressourcen bei der Arbeit
- Flexibilität bei der Ressourcenplanung für Manager und Zeiterfassung von überall
- Schutz personenbezogener Daten durch DSGVO- und SOC2-Konformität
Float ist eine der beliebtesten Ressourcenmanagement-Plattformen in dieser Kategorie. Einfach zu bedienen und einfach zu implementieren, ab 6 $ pro Monat. Es gibt auch eine 30-tägige Testphase.
Saviom
Saviom ist eine fortschrittliche Ressourcenmanagement-Software mit anpassbaren Konfigurationsoptionen, die auf die Projektanforderungen zugeschnitten werden können. Die Software soll dazu beitragen, die Ressourcenkosten um 10 bis 30 % zu senken und die Ressourcenauslastung um 10 bis 20 % zu steigern.
Eine Besonderheit ist die vollständige Transparenz der Ressourcen, einschließlich der Bedarfe, unbesetzter Stellen, Über- und Unterauslastung und der Kapazitätsplanung durch mehrdimensionale Analysen in Echtzeit.
Die umfassende Ressourcenmanagement-Plattform hilft KMUs, den Ressourcenbedarf auf Grundlage von Angebots- und Nachfrageanalysen im Voraus zu prognostizieren.
Die Software unterstützt Sie dabei, die passenden Ressourcen schnell zu identifizieren und rechtzeitig zuzuweisen, basierend auf Fähigkeiten, Standorten, Interessensgebieten usw.
Funktionen:
- Ermittlung von Projektfinanzen, einschließlich Kosten, Einnahmen und Gewinnmargen
- Optimierung nicht abgerechneter Ressourcen zur Verbesserung der Ressourcenauslastung
- Identifizierung von Abweichungen zwischen tatsächlichen und prognostizierten Daten
- Intelligentes Business-Dashboard für Analysen und Berichte
Wenn Sie nach einer umfassenden Ressourcenmanagement-Software für die Bereiche Engineering, Buchhaltung, IT, Bauwesen und Beratung suchen, ist Saviom eine ausgezeichnete Wahl. Es unterstützt bei der Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung, Berichterstattung und Analyse sowie bei der Integration mit anderen Workflow-Plattformen. Preise sind auf Anfrage erhältlich.
Process
Process ist eine Software für das Arbeits- und Ressourcenmanagement. Mit der benutzerfreundlichen Software können Sie mehrere Workflows erstellen, unterschiedliche Ressourcen zuweisen und den Fortschritt verfolgen.
Ein Schlüssel zum Workflow-Management ist die Dokumentenorganisation, und Process bietet eine einfache Schnittstelle zum Erstellen, Organisieren und Teilen von Dokumenten zwischen Teams.
Die Drag-and-Drop-Oberfläche ermöglicht es Managern, innerhalb von Minuten Aufgaben zu erstellen und Teams zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und Benachrichtigungen über Dashboards zu erhalten. Eine Besonderheit ist die Erstellung von Aufgaben basierend auf definierten Bedingungen, z. B. wenn / dann.
Funktionen:
- Workflow-Erstellung basierend auf Freigabematrix, ein- oder mehrstufig
- Integration von über 1000 Anwendungen
- Automatisches Planen und Zuweisen von Workflows und Aktualisierung anderer Apps
- Integrierte Formulare zur automatischen Datenerfassung aus anderen Apps
Process ist eine umfassende Software für die Teamzusammenarbeit und das Workflow-Management mit Funktionen wie Aufgabenautomatisierung, eingebetteten, geplanten Workflows und weiteren Automatisierungsmodulen, die das Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Workflows und Ressourcen vereinfachen. Die Software kann 14 Tage lang kostenlos genutzt werden, die Kosten beginnen bei 25 US-Dollar pro Monat und Benutzer.
Instagantt
Instagantt ist eine Gantt-Diagramm-Plattform für das Projektmanagement. Das Gantt-Diagramm ist eine Balkendiagrammmethode, mit der Projekte jeder Größe geplant, terminiert und verfolgt werden können.
Neben der Gantt-Diagramm-Plattform bietet Instagantt verschiedene integrierte Funktionen zur Verwaltung von Aufgaben, Teams und Budgets, um Projekte zum Erfolg zu führen.
Die Software unterstützt bei der Planung von Projektterminen, der Festlegung von Abhängigkeiten und Baselines, der Zuweisung von Ressourcen und der Teamarbeit.
Die Workload-Funktion sorgt dafür, dass Ressourcen weder überlastet noch unterfordert sind und stellt somit eine ausgewogene Team- und Arbeitsbelastung sicher.
Funktionen:
- Schnellere Gantt-Diagramme mit intuitiver Plattform
- Interaktives Dashboard zur Visualisierung von Fristen, Fortschritt und Ressourcen für jedes Projekt
- Einfache Integration mit Asana-Projekten
Wenn Sie nach einer Ressourcen- und Projektmanagement-Software auf Basis einer Gantt-Diagramm-Plattform suchen, ist Instagantt eine gute Wahl. Diese fortschrittliche Gantt-Diagrammlösung ist zu erschwinglichen Preisen ab 5 $ pro Monat erhältlich. Eine 7-tägige Testversion ist ebenfalls verfügbar.
Mavenlink
Mavenlink ist eine preisgekrönte Software zur dynamischen Ressourcenoptimierung. Sie wurde 2021 von G2 Grids als führend im Ressourcenmanagement, Projektmanagement und Arbeitsmanagement ausgezeichnet.
Mavenlink wird verwendet, um Teams basierend auf Geschäftsszenarien mit unterschiedlichen Anforderungen in Echtzeit einzusetzen. Die Software ermöglicht es, die Auswirkungen auf Produktivität und Gewinn zu sehen, wenn Anpassungen auf Ressourcenebene vorgenommen werden.
Eine Besonderheit ist die Prognose des Ressourcenbedarfs für anstehende Projekte. Sie unterstützt auch bei der Analyse der Anforderungen und der Rentabilität laufender Projekte.
Mavenlink bietet alles, was Sie benötigen, um Ressourcen in Echtzeit zu verwalten und die ständig steigenden Erwartungen zu erfüllen.
Funktionen:
- Entwickelt für kontinuierliche Verbesserung und Echtzeitreaktionen
- Definition von Bereichen für nachhaltige Entwicklung
- Unterstützung beim Ausgleich von Ressourcenkompetenzen basierend auf der Projektnachfrage
- Bewertung mehrerer Pläne gleichzeitig
Mavenlink hat zahlreiche Auszeichnungen erhalten. Es ist nicht nur eine fortschrittliche Ressourcenmanagement-Software, sondern auch eine Plattform für umfassendes Projekt- und Aufgabenmanagement mit Prognose des zukünftigen Ressourcenbedarfs. Preise sind auf Anfrage erhältlich.
Hubplanner
Hubplanner ist eine Komplettlösung mit mehreren Schlüsselfunktionen wie Ressourcenmanagement, Aufgabenplanung, Zeiterfassung und Projektplanung. Es zeichnet sich durch ein benutzerfreundliches Dashboard aus, welches einfach zu implementieren und zu bedienen ist.
Das einfache Dashboard bietet vollständige Transparenz über den Zeitplan des gesamten Teams über Projekte und Veranstaltungen hinweg. Die Berichtsstruktur wurde im Hinblick auf ein Design auf Unternehmensebene entwickelt und bietet umfassende Indikatoren zur Verfolgung der Nutzung.
Hubplanner verfügt über ein separates Planungsmodul, das in das Ressourcenmanagement integriert werden kann. Eine Besonderheit ist die Möglichkeit für Manager, das Projektbudget zu planen, Abrechnungssätze einzugeben und die Projektausgaben zu berechnen.
Funktionen:
- Einfache Drag-and-Drop-Zeitplanung für Projektteams
- Überwachung der Auslastung einzelner Ressourcen oder Projekte
- Echtzeitanalysen aller Projekte und Ressourcen
- Verwaltung von Abwesenheit und Urlaub von Ressourcen inkl. Antrags- und Genehmigungs-Workflow
Die Software kann 60 Tage lang kostenlos genutzt werden. Hubplanner deckt den gesamten Bereich des Ressourcenmanagements ab. Der Preis beginnt bei 7 USD pro Ressource und Monat.
Fazit
Das Ressourcenmanagement stellt eine der größten Herausforderungen in jeder Phase des Projektmanagements dar. Mit den passenden Tools und der richtigen Software lässt sich diese Herausforderung jedoch deutlich vereinfachen.
Nahezu alle der oben genannten Ressourcenmanagement-Tools sind preisgekrönt, haben vergleichbare Funktionalitäten und basieren auf dem SaaS-Modell mit einigen Unterschieden in den Funktionen. KMUs können die Tools testen und eine Vereinbarung treffen, bevor sie einen Kauf abschließen.
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