Software für die Debitorenbuchhaltung: Nie wieder Zahlungen verpassen
Debitorenbuchhaltungssoftware unterstützt Sie dabei, den Überblick über alle ausstehenden Zahlungen zu behalten. Sie nimmt Ihnen einen Großteil der Papierarbeit ab und ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
Wer kennt es nicht? Manchmal verpasst man eine Zahlungsfrist. Das ist ärgerlich und kommt leider immer wieder vor.
Gerade kleine und mittlere Unternehmen versäumen oft wichtige Zahlungsfristen oder erhalten Zahlungen von Kunden erst kurz vor oder am Fälligkeitstag. Dies kann zu finanziellen Verlusten und sogar zu Strafgebühren führen.
In der Buchhaltung wird dies als AR (Accounts Receivable) bezeichnet. Es handelt sich dabei um den Geldbetrag, den ein Kunde einem Unternehmen für erhaltene Waren oder Dienstleistungen schuldet. Die Leistungen wurden erbracht, aber die Zahlung steht noch aus und wird voraussichtlich in den kommenden Tagen erfolgen.
Warum ist eine Debitorenbuchhaltungssoftware sinnvoll?
Forderungen entstehen, wenn ein Unternehmen seinen Kunden einen Zahlungsaufschub gewährt. Wenn beispielsweise ein Kunde 1000 Seifen zum Preis von 100 Euro pro Stück bestellt, beträgt der Gesamtwert 100.000 Euro. Wird dieser Betrag nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt, der von Tagen bis zu Monaten variieren kann, kann das Unternehmen Verzugsgebühren erheben.
Um solche Probleme zu vermeiden, ist der Einsatz einer Debitorenbuchhaltungssoftware sehr empfehlenswert.
Eine AR-Software führt digitale Aufzeichnungen und stellt sicher, dass keine Zahlung übersehen wird. Sie erspart Ihnen die manuelle Erfassung jeder einzelnen Zahlung, da das System die notwendigen Arbeiten übernimmt. Die manuelle Erfassung ist zeitaufwendig und erfordert eine sorgfältige Pflege der Kassenbücher. Einmal verlegt, sind alle Daten und Aufzeichnungen schnell verloren.
Darüber hinaus hilft eine solche Software bei der Verwaltung des Cashflows, da sie Sie an ausstehende Zahlungen erinnert. Sie ist ein wertvolles Instrument für jedes Unternehmen, da sie sicherstellt, dass keine Zahlung verpasst wird, und somit den Cashflow optimiert.
Hauptmerkmale einer Debitorenbuchhaltungssoftware
Zu den wichtigsten Merkmalen einer solchen Software gehören:
- Priorisierung: Die Software hilft Ihnen, wichtige Zahlungen effizient zu priorisieren und erinnert Sie an fällige Beträge.
- Automatisierung: Das System generiert automatisch Zahlungserinnerungen, was den Zahlungsprozess für Kunden vereinfacht und das Risiko menschlicher Fehler minimiert.
- Verbesserte betriebliche Effizienz: Die Erstellung von Rechnungen kann für kleine Unternehmen aufwendig sein. Mit einer Software werden Rechnungen automatisch generiert und müssen nicht mehr manuell genehmigt werden.
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn ein Unternehmen wächst, steigt die Arbeitsbelastung. Automatisierung hilft, das benötigte Personal zu minimieren, was die Mitarbeiterzufriedenheit und die Effizienz steigert.
- Digitale Zahlungen: Mit einer Software müssen keine Schecks mehr verarbeitet und Quittungen ausgestellt werden. Kunden können digital bezahlen, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
- Maximierung rechtzeitiger Zahlungen: Durch digitale Zahlungen und Automatisierung erhalten Sie in den meisten Fällen Ihr Geld pünktlich. Verzögerungen können nur bei technischen Problemen auftreten.
Im Folgenden werden einige der besten Debitorenbuchhaltungsprogramme vorgestellt, die Ihnen die Verwaltung Ihrer Zahlungen erleichtern können:
Bill.com
Bill.com bietet zugängliche Lösungen für die Unternehmensführung. Es hilft bei der nahtlosen Verwaltung und Optimierung von Geldflüssen. Die Software erinnert Sie an fällige Zahlungen und spart Zeit und Aufwand.
Nationale und internationale Rechnungen können schnell mit dieser Software bezahlt werden. Alle wichtigen Geschäftsdokumente, wie Rechnungen und Verträge, werden digital in der Cloud gespeichert und sind nur autorisierten Benutzern zugänglich. Die Software führt zeitnahe Audits durch, um ungewöhnliche oder nicht autorisierte Aktivitäten zu erkennen.
Mit Bill.com können Sie professionelle, angepasste Rechnungen erstellen und ausstehende Beträge einfach verfolgen. Sie haben die volle Kontrolle über die Softwaresynchronisation und die Integration in andere führende Finanztools, wodurch manuelle Arbeit reduziert wird.
Quickbooks
Quickbooks hilft Unternehmen, durch Cloud-Buchhaltung organisiert zu bleiben, egal ob am PC oder über mobile Geräte. Berechtigte Benutzer können die Software jederzeit fernsteuern. Sie ist einfach zu bedienen und zu erlernen und lässt sich gut in andere Software integrieren, wodurch der Datenaustausch erleichtert wird.
Sie können benutzerdefinierte Rechnungen, Quittungen und Kostenvoranschläge einfach erstellen, versenden oder deren Versand planen. Die Software integriert sich nahtlos in Banken, sodass Ihre Cashflows automatisch aktualisiert werden. Die Software informiert Sie über den Fortschritt Ihres Unternehmens durch regelmäßige Buchhaltungsberichte. Sie können den fälligen Betrag basierend auf den abrechenbaren Stunden des Kunden verfolgen und zur Rechnung hinzufügen. Zudem steht Ihnen ein Support-Team zur Verfügung, das Fragen zur Software beantwortet.
Melio
Melio ist eine benutzerfreundliche Online-Software für Rechnungszahlung und Debitorenbuchhaltung. Buchhalter und Kunden können sie problemlos nutzen. Melio ist eine führende B2B-Zahlungsplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, mit ihren Konkurrenten gleichzuziehen.
Durch die einfache Synchronisierung mit anderen Apps können Sie Ihren Geschäftsbetrieb ohne Unterbrechung fortsetzen. Mit Melio können Sie jederzeit und überall mehrere Zahlungen auch international tätigen.
Melio verschafft Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden Klarheit über die Forderungen. Sie können festlegen, wie viele Kunden jedes Team gleichzeitig bearbeiten kann. Melio hat sich als effizient erwiesen, um Zeit und Ressourcen für Kunden und Mitarbeiter zu sparen. Wenn Ihr Bankkonto nicht ausreichend gedeckt ist, können Sie auch per Kreditkarte bezahlen.
Sage Intacct
Sage Intacct ist eine der führenden Softwarelösungen im Bereich der Buchhaltung. Sie ist hauptsächlich auf Einzelunternehmer und kleine Unternehmen ausgerichtet. Alle Belege und Forderungen werden hier automatisch gespeichert. Die Software ist benutzerfreundlich, auch für Personen ohne Buchhaltungskenntnisse.
Sage unterstützt Sie bei der effizienten Bearbeitung Ihrer Steuern, indem es detaillierte Einblicke in Ihre Geldflüsse bietet. Dateien werden per Drag-and-Drop automatisch in die Software hochgeladen. Die Geschwindigkeit und Zeit zum Hochladen von Daten können mit Sage beschleunigt werden. Nach Abschluss der Transaktionen ist keine manuelle Überprüfung mehr erforderlich, da das System diese Aufgabe übernimmt. Die globale Kontenverwaltung ist mit Sage nur einen Klick entfernt. Sage führt auch andere wichtige Aufgaben für Unternehmen aus und gewährleistet die Einhaltung strenger Sicherheitsrichtlinien.
Plooto
Plooto zielt darauf ab, Unternehmen die finanzielle Stabilität zu bieten, die sie benötigen. Die Software ist für alle Arten von Unternehmen geeignet, richtet sich jedoch besonders an kleine und mittlere Unternehmen. Plooto bietet eine robuste Plattform zur Verwaltung von Geschäftsfinanzen und Arbeitsabläufen.
Plooto gehört aufgrund der einfachen Integration mit Ihrer Bank zu den führenden Buchhaltungslösungen. Die Integration in Ihr Bankkonto maximiert die Effizienz Ihres Arbeitsablaufs.
Funktionen wie benutzerdefinierte Workflow-Genehmigungen und PAD-Vereinbarungen (Pre-Authorized Debit) sparen Zeit, da sie es ermöglichen, dass der fällige Betrag kurz vor dem Fälligkeitsdatum vom Konto des Schuldners abgebucht wird. Ein weiterer Schwerpunkt der Software liegt auf der Kreditorenbuchhaltung. Darüber hinaus ist es nun einfach, alle Zahlungsoptionen in einer einzigen Software zu konsolidieren.
Softledger
Softledger ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, mit der Sie verschiedene Vorgänge verwalten und verfolgen können. Sie können die Verkaufsabwicklung und die damit verbundenen Kosten nachverfolgen. Die Software unterstützt Ihr Unternehmen durch Echtzeitstatistiken und eliminiert manuelle Prozesse.
Softledger ist benutzerfreundlich, und Ihr Team kann die Software effizient verwalten und die Arbeitsproduktivität steigern. Das System versendet Rechnungen automatisch per E-Mail an Kunden, pünktlich zum Fälligkeitsdatum. Sie haben jederzeit Zugriff auf die Informationen, die Sie für die Skalierung Ihres Unternehmens benötigen. Die Software lässt sich schnell in andere Plattformen integrieren und bietet verschiedene Möglichkeiten zur Übung.
Softledger ist eine häufig genutzte Software im Kryptowährungsgeschäft, mit der Sie alle Ausgaben, die mit Kryptowährungen verbunden sind, erfassen können. Die Software kann über eine API vollständig an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
Invoiced
Invoiced ist bekannt für seine Benutzerfreundlichkeit. Die Software hat bereits Forderungen im Wert von über 40 Milliarden Dollar bearbeitet. Als cloudbasierte Software verwaltet Invoiced alle Server.
Sie können Zahlungen individuell an Ihre Kunden anpassen, indem Sie verschiedene Optionen angeben. Mit Invoiced wirken Sie professionell, da Sie alle erforderlichen Informationen zur Hand haben.
Die Benutzer können die Software flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können Zahlungen für Ihre Waren und Dienstleistungen einfach und unkompliziert erhalten. Invoiced hat Tausende von Kunden in über 90 Ländern und bietet spezifische Zahlungspläne, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern.
Centime
Centime unterstützt Sie dabei, Ihr Unternehmen ganzheitlich in allen Bereichen auszubauen. Die Kontrolle über die Finanzen ist entscheidend und ermöglicht es, fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit Centime können Sie grundlegende finanzielle Entscheidungen leichter treffen.
Centime hilft Ihnen, schnell zu erkennen, ob Ihre Forderungen Ihren Cashflow beeinflussen. Sie können auch vorhersagen, ob Sie von einem Kunden pünktlich bezahlt werden, und Ihre Geschäftsausgaben entsprechend planen. Sie können die Auswirkungen jeder verspäteten Zahlung auf Ihr Unternehmen sehen.
Mithilfe von maschinellem Lernen können Sie systemgenerierte Rechnungen und Mahnungen an bestimmte Kunden individuell anpassen, basierend auf Ihren Beziehungen zu ihnen. Centime ist einfach zu bedienen, zu erlernen und hat durch den Wegfall manueller Buchhaltungsmethoden über 400 Arbeitsstunden eingespart.
Chaser
Chaser sorgt dafür, dass Sie schneller bezahlt werden. Sie müssen lediglich Ihre Finanzplattformen mit Chaser synchronisieren, wodurch alle Rechnungen und Kundeninformationen in das System übertragen werden.
Eine herausragende Funktion von Chaser ist die Möglichkeit, Zahlungen direkt in der Rechnung anzubieten. Kunden müssen also keine andere Plattform zum Bezahlen verwenden. Sie können auch personalisierte E-Mails versenden, die aussehen, als wären sie von Hand getippt. Die Verfolgung wichtiger Finanzaktivitäten und rechtzeitige Warnungen und Benachrichtigungen erhöhen die Effizienz Ihres Teams.
Zusätzlich unterstützt Chaser mit seiner strengen Kreditkontrollfunktion das Management Ihrer Kredite. Die Integrationen in andere Plattformen vereinfachen die Arbeit zusätzlich.
BlueSnap
BlueSnap ist eine All-in-One-Zahlungs-App, die Zahlungen weltweit auf optimale Weise akzeptiert. Sie bietet ein fortschrittliches Abrechnungssystem, das automatisch Rechnungen für Kunden auf der ganzen Welt erstellt. Da die Software in viele Plattformen wie Visa und Mastercard integriert ist, sind nahtlose Zahlungen gewährleistet.
Mit der globalen Reichweite von BlueSnap können Sie Ihr Geschäft über Kontinente hinweg ausweiten und Ihre Produkte weltweit verkaufen. Die Software bietet auch eine personalisierte Betrugspräventionsstrategie, mit der Sie Ihre eigenen Methoden zur Verhinderung von betrügerischen Zahlungen festlegen können.
Kunden können Zahlungen über den in der Rechnung angegebenen Link effizient abwickeln, wodurch die Notwendigkeit entfällt, die Plattform zu wechseln oder gar zur Bank zu gehen und bar oder per Scheck zu bezahlen. Die Software unterstützt Geldflüsse aus verschiedenen Kanälen wie Verkäufe, Abonnements und Marketing und bietet White-Label-Zahlungen für Unternehmen an, die nach eingebetteten Kosten suchen.
Fazit
Über 55 % der Rechnungen werden immer noch manuell bearbeitet, und Unternehmen verlassen sich immer noch auf manuelle Quittungen, Barzahlungen und Schecks. Durch den Einsatz von Debitorenbuchhaltungssoftware können Unternehmen den monatlichen Arbeitsaufwand für manuelle Prozesse reduzieren und somit Zeit und Ressourcen sparen. Dies kann ein Ende haben, wenn Unternehmen Debitorenbuchhaltungssoftware einführen und nutzen.
Eine digitale Aufzeichnung aller Zahlungen kann Ihnen während der Steuererklärung helfen, und die eingesparte Zeit können Sie zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens nutzen. Synchronisieren Sie Ihre Buchhaltungsplattformen mit einer AR-Software und schaffen Sie Platz auf Ihrem Schreibtisch. Diese Software ist die Zukunft für Unternehmen, die wachsen möchten.