Diese herausragende Software für Agenturprojektmanagement kann sich als äußerst nützlich erweisen, wenn Sie Schwierigkeiten bei der Abwicklung von Projekten in Ihrer Agentur haben.
Digitales Marketing hat sich zum wichtigsten Standard für die Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen entwickelt. Viele Unternehmen, die auf digitales Marketing angewiesen sind, haben jedoch oft Schwierigkeiten, ihr Online-Marketing effizient zu managen, da es ihnen an einem spezialisierten Team fehlt.
Um diese Lücke zu schließen, sind zahlreiche Agenturen für digitales Marketing entstanden. Dies hat dazu geführt, dass Projektmanagement-Tools für Agenturen zu einem unverzichtbaren Bestandteil für diese Unternehmen geworden sind.
In diesem Artikel werden einige der führenden und gleichzeitig erschwinglichen Softwarelösungen für das Agenturmanagement vorgestellt, die Ihr Marketingteam effektiv nutzen kann.
Häufige Herausforderungen für Marketingagenturen
#1. Kundenmanagement
Die meisten Marketingagenturen bestätigen, dass das Echtzeit-Kundenmanagement eine der größten Herausforderungen darstellt. Mit dem Wachstum Ihrer Agentur werden Sie wahrscheinlich 5 bis 10 Kunden gleichzeitig betreuen müssen, was für Umsatz und Rentabilität unerlässlich ist. Die tägliche Überwachung und Berichterstattung über den Fortschritt aller Kundenprojekte kann jedoch sehr anspruchsvoll sein.
#2. Projektmanagement
Mit zunehmendem Kundenstamm steigt auch die Anzahl der aktiven Projekte. Diese können nicht mehr einfach mit Tabellen verwaltet werden. Menschliche Fehler, versehentliches Löschen von Aufgaben, Verzögerungen, fehlende Ressourcen und ähnliche Probleme können das Agenturmanagement in einen Albtraum verwandeln.
#3. Zusammenarbeit
Beim Aufbau einer Digitalmarketing-Agentur werden Sie schnell feststellen, dass die Projektteams oft isoliert voneinander arbeiten.
Agenturleiter beobachten häufig, dass Teammitglieder bevorzugt Aufgaben übernehmen, die ihnen leicht fallen, und dass die Kommunikation über die Erledigung von Aufgaben, die Entwicklung von Inhalten usw. schwierig ist.
#4. Verwaltung von Marketingressourcen
Die Betreuung mehrerer Kunden führt oft dazu, dass Inhalte von verschiedenen Kunden vermischt werden. Zudem erschwert die Speicherung von Ressourcen auf den PCs einzelner Content-Ersteller den Zugriff, wenn das Social-Media- oder PPC-Managementteam Inhalte veröffentlichen muss.
#5. Rechtzeitige Lieferung von Projektergebnissen
Projektteammitglieder zögern möglicherweise, Projektergebnisse rechtzeitig zu liefern, weil Sie keinen klaren Überblick über den Projektfortschritt haben.
Es kann auch vorkommen, dass Medieninhalte, Texte, Social-Media-Posts oder PPC-Anzeigen fertig sind, aber das zuständige Team mit seinen Aufgaben nicht weiterkommt.
Hinzu kommt, dass es vorkommen kann, dass ein Inhalt erstellt wurde, aber niemand daran gedacht hat, ihn per E-Mail an den Kunden zu senden.
Was auch immer der Grund sein mag, bei der Führung einer Digitalmarketing-Agentur sind Verzögerungen bei Kundenprojekten unvermeidlich.
Was ist eine Agentur-Projektmanagement-Software?
Agentur-Projektmanagement-Tools sind spezielle Anwendungen, die Digitalmarketing-Agenturen bei der täglichen Arbeit unterstützen.
Eine solche Software bietet in der Regel folgende Funktionen:
- Ein Kommandozentrum oder Dashboard für eine umfassende Übersicht aller Projekte auf einen Blick
- Automatische Zeiterfassung für Projekte auf Stundenbasis
- Ein sicheres und zentralisiertes Inhaltsarchiv für alle kreativen Assets
- Digitale Whiteboards für Brainstorming-Sitzungen
- Datenanalysetools zur Erstellung von Projektberichten
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle für eine reibungslose interne und externe Zusammenarbeit
- Zugriff auf Geschäftsanwendungen von überall und auf jedem Gerät ohne Sicherheitsrisiken
- Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagramme, Abhängigkeitsmanagement und Prioritätsmatrizen
Durch die Umstellung Ihrer Agenturprojekte auf eine solche Anwendung und deren teamübergreifende Implementierung werden die meisten Engpässe im Projektmanagement beseitigt.
Wie hilft eine Agentur-Projektmanagement-Software?
- Die Dashboard-Ansicht laufender Projekte ermöglicht die volle Kontrolle über alle Kundenprojekte.
- Überwachen Sie die tägliche Auslastung von Projektressourcen und weisen Sie Aufgaben effizient zu.
- Erstellen Sie ein Inventar der Fähigkeiten, um Projekte zu vermeiden, für die nicht die notwendigen Kompetenzen vorhanden sind.
- Ermöglichen Sie dem Projektteam einfachen Zugriff auf Geschäftsanwendungen, Medienressourcen, Inhalte usw. über eine zentrale Software.
- Protokollieren Sie die Aktivitäten aller Projektbeteiligten für Audits und Leistungsbeurteilungen.
- Verpassen Sie keine abrechenbaren Stunden oder Inhalte von Kundenprojekten.
- Bieten Sie Teammitgliedern einen zugänglichen Arbeitsbereich für die einfache Zusammenarbeit an Ideen, kreativen Assets, Inhalten und Codes.
Sie haben nun die Grundlagen von Projektmanagement-Software für Agenturen kennengelernt. Im Folgenden werden einige der herausragenden Anwendungen für das Agenturmanagement vorgestellt, die von erfolgreichen Digitalmarketing-Agenturen weltweit eingesetzt werden:
Monday
Mit monday.com können Kreativagenturen alles verwalten: Projekte, Marketingkampagnen, Verkaufspipelines, Veranstaltungskalender und mehr. Die Plattform ermöglicht es, Kundenprojekte zu verfolgen, die Kundenhistorie zu verwalten, interne Aufgaben zu planen, an Projekten zusammenzuarbeiten und Rechnungen zu bearbeiten.
monday.com vereinfacht das Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben. Bei einer neuen Aufgabenzuweisung wird die zuständige Person benachrichtigt, was die Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit erhöht. Alle Projekte und Aufgaben können in der Timeline- und Kalenderansicht eingesehen werden.
monday.com unterstützt die Einhaltung von Fristen, indem der Projektstatus und das Fälligkeitsdatum auf einen Blick angezeigt werden. Dies ermöglicht Teams zu erkennen, welche Projekte planmäßig verlaufen und welche überfällig sind. Zudem stehen teilbare Boards und verschiedene Vorlagen zur Verfügung.
Die Plattform verfügt über eine Zeiterfassungsfunktion, mit der die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit erfasst werden kann. Wenn Sie Ihre Kunden stundenweise abrechnen, können Sie mit diesem Tool auch die Gesamtzeit erfassen, die in ein Projekt investiert wurde.
Wrike
Wrike ist eine leistungsfähige Software für das Projektmanagement von Agenturen, mit der Sie mehr Projekte in kürzerer Zeit abschließen können. Sie bietet einen umfassenden Überblick über alle Aufgaben und Projekte, was zur Gewinnmaximierung beiträgt.
Diese Plattform ist ein zentraler Arbeitsbereich, in dem alle Ihre Ressourcen gespeichert sind, um die Effizienz zu steigern und die Teamkommunikation zu verbessern. Die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Kollegen fördert die Produktivität.
Darüber hinaus bietet dieses Tool mehr Sichtbarkeit und Transparenz, was zur Kundenzufriedenheit und Loyalität führt. Weitere hervorzuhebende Funktionen sind:
- Visuelles Markup-Tool in Echtzeit
- Workload-Ansicht
- Gemeinsame Teamkalender
- Gantt-Diagramme mit einem Klick
- Stoppuhr
- Anpassbare Workflows
Mit dieser Software ist kein Wechsel zwischen verschiedenen Apps erforderlich. Wrike unterstützt die Integration mit Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox und HubSpot.
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics ist ein zuverlässiges Tool für Marketingagenturen. Es ermöglicht die Geschäftsausweitung durch Funktionen wie automatisierte Kundenberichterstattung und anpassbare Dashboards. Agenturen profitieren zudem von folgenden Funktionen:
- Anpassbare Vorlagen für Marketingberichte
- Drag-and-Drop-Berichtsgenerator zur Automatisierung
- Personalisierte Dashboards mit benutzerdefinierten Metriken, Zielen, Widgets und einbettbaren Inhalten
- Funktion zur Verfolgung des Fortschritts im Hinblick auf Ziele
- SEO-Tool-Suite für Website-Audits, Keyword-Rankings und Backlink-Überwachung
AgencyAnalytics kann mit über 70 Marketingkanälen verbunden werden, darunter Ahrefs, Amazon-Anzeigen, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook-Anzeigen, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe, YouTube, Vimeo und WooCommerce.
Productive
Productive ist eine umfassende Lösung für Agenturen, die ihre Rentabilität steigern und ihre Abläufe besser kontrollieren möchten. Die skalierbare Plattform kann für die Datenkonsolidierung, Ressourcenplanung, komplexe Budgetierung und mehr eingesetzt werden.
Marketingunternehmen können damit auch Finanzdaten speichern, Leads verwalten, Budgets erstellen und die Teamkommunikation optimieren. Durch die Fokussierung aller Teammitglieder auf Prioritäten kann die Plattform die Projektabwicklung beschleunigen.
Productive kann auch abrechenbare Stunden erfassen und automatisiert Rechnungen erstellen. Die Plattform überwacht zudem Budgets und Gewinnmargen in Echtzeit.
Whatagraph
Marketingagenturen müssen zahlreiche Berichte für Teams und Kunden erstellen. Whatagraph erleichtert diese Aufgabe durch die Automatisierung von Berichtserstellung und -bereitstellung. Die benutzerfreundliche und skalierbare Plattform kann Daten aus über 40 Quellen extrahieren und transparent darstellen.
Agenturen können vorgefertigte Vorlagen verwenden oder Berichte von Grund auf neu erstellen. Drag-and-Drop-Widgets ermöglichen Flexibilität. Zudem können Daten auf Whatagraph mit benutzerdefinierten Formeln kombiniert werden.
Die Plattform unterstützt das Teilen von Live-Berichten per Link und den automatischen Versand von Berichten. Darüber hinaus erhalten Sie einen Überblick über die Leistung nach Teams, Konten oder Regionen.
Hive
Hive bietet alle Tools, die eine Marketingagentur für ein erfolgreiches Projektmanagement benötigt. Hier können komplexe Projekte und Aufgaben geplant und organisiert werden. Zudem lassen sich Projekt-Baselines festlegen und Aufgaben an verschiedene Teammitglieder zuweisen.
Sie können Aktivitäten kennzeichnen und kategorisieren, um eine vollständige Echtzeit-Sichtbarkeit zu gewährleisten. Die Plattform ermöglicht auch die Erfassung von Arbeitszeit und abrechenbaren Stunden. Zudem werden Genehmigungen, Feedback und Kundenanfragen zentralisiert.
Gainapp
Gainapp ist besonders für Digitalmarketing-Agenturen geeignet, die sich auf Social-Media-Aktivitäten konzentrieren. Bei Social-Media-Kampagnen ist eine enge Zusammenarbeit zwischen der Agentur, dem Kunden und dem Content-Team erforderlich.
Designs und Texte müssen für Feedback und Genehmigungen zwischen den Content-Erstellern und Kunden ausgetauscht werden. Dies alles lässt sich mühelos mit Gainapp erledigen.
Gainapp bietet folgenden benutzerfreundlichen Workflow für Social-Media-Marketingagenturen:
- Erstellen, importieren und laden Sie kreative Inhalte und Texte hoch
- Speichern Sie alle Inhalte sicher in der Cloud in speziellen Fächern
- Teilen Sie das entsprechende Fach mit dem Kunden, um Feedback und Vorschläge zu erhalten
- Kunden und Agenturmanager können Inhalte automatisch genehmigen
- Veröffentlichen Sie Inhalte auf Social-Media-Kanälen
Sie können eine kostenlose Testversion starten, um die Benutzeroberfläche kennenzulernen, bevor Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden.
Teamwork
Mit Teamwork können komplexe Projekte in Aufgaben und Unteraufgaben zerlegt werden. Diese können dann auf einer Zeitachse nach budgetierter Zeit, Fälligkeit und Abhängigkeiten organisiert werden.
Dies gilt für beliebig viele Projekte, unabhängig davon, ob sie wiederkehrend, stundenweise abgerechnet oder einmalig sind.
Die wichtigsten Funktionen dieser Projektmanagement-Software für Agenturen sind:
- Verwaltung unbegrenzt vieler einfacher oder komplexer Kundenprojekte
- Verfolgen und Überwachen aller abrechenbaren Stunden
- Kunden haben Zugriff auf eine eingeschränkte Version der App
- Skalieren Sie nach oben oder unten, je nach Anzahl der Kundenprojekte
Aktuell nutzen über 6.000 Agenturen weltweit Teamwork für ein effizientes und erschwingliches Projektmanagement für Remote-, Inhouse- und Hybrid-Agenturen.
Accelo
Accelo hat sich von einer Digitalagentur zu einem führenden Softwareentwickler für Geschäftsautomatisierung entwickelt. Daher werden die Herausforderungen beim Management von Digitalmarketing-Agenturen gut verstanden.
Aufgrund der Branchenerfahrung wurde Accelo entwickelt, ein Agenturmanagement-Tool, von dem Sie in folgenden Punkten profitieren:
- Zusammenführung von Mitarbeitern, Abrechnungen und Kunden in einer zentralen App
- Präzise Erfassung aller abrechenbaren Stunden
- Synchronisierung der Zeitpläne aller Mitarbeiter, um den Arbeitstag optimal zu nutzen
- Schaffung eines einfachen Kommunikationskanals mit Kunden, um deren Zufriedenheit zu gewährleisten
- Einhaltung des Budgets bei Kundenprojekten
- Online-Projektmanagement für einmalige, stundenweise und wiederkehrende Kundenprojekte
- Sicherstellung der Rentabilität von Beginn an durch Reduzierung von Zeitverschwendung und unbezahlten Stunden
Improvado
Improvado verwendet ETL-Tools zur Datenintegration. Mit ETL werden Marketingdaten aus verschiedenen Projekten, Teams, einzelnen Mitarbeitern und Anwendungen aggregiert, um eine übersichtliche Statusübersicht der Agentur zu erhalten.
Das Tool ermöglicht die Verbindung von Datenquellen von Drittanbietern von verschiedenen Kampagnenplattformen wie Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing Ads, LinkedIn, YouTube und Facebook-Anzeigen.
Nachdem die Projektdaten aus den genannten Quellen gesammelt wurden, können Datenvisualisierungen auf Plattformen wie Google Data Studio, Tableau, Power BI und Looker direkt aus der Improvado-Web-App erstellt werden.
Die Agenturdaten für digitales Marketing können auch auf robusten Datenbankplattformen wie PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB und Snowflake gespeichert werden.
Schlusswort
Laut einer aktuellen Studie zum globalen Digitalmarketing-Geschäft hat Expert Market Research (EMR) berichtet, dass digitales Marketing im Jahr 2020 ein Geschäft von etwa 305 Milliarden US-Dollar generiert hat.
Der Bericht besagt auch, dass die Branche von 2021 bis 2026 eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 17,6 % verzeichnen und bis Ende 2026 einen Umsatz von etwa 807 Milliarden US-Dollar erzielen wird.
Kurz gesagt: Digitalmarketing-Agenturen sind gekommen, um zu bleiben. Es ist jedoch unerlässlich, eine Projektmanagement-Software einzuführen, um das Kundenmanagement zu vereinfachen.
Als Nächstes könnten Sie sich digitale Marketingtools ansehen, um Umsatz und Engagement zu steigern.