Váratlan vészhelyzetek adódhatnak, amelyek miatt le kell mondania a Zoom-találkozót. Ne hagyja a többi résztvevőt a sötétben – tudassa velük, hogy nem fog tudni elmenni. A Zoom-értekezlet lemondásának módja a következő.
Tartalomjegyzék
Zoom-találkozó megszakítása
Nyissa meg a Zoom alkalmazást, és válassza a „Találkozók” lapot.
Közelgő találkozói megjelennek a bal oldali ablaktáblában. Válassza ki azt, amelyet törölni szeretne.
A kiválasztott értekezlet beállításai a jobb oldalon jelennek meg. Itt válassza ki a „Törlés” gombot.
Megjelenik egy felugró ablak, amely azt jelzi, hogy a „Nemrég törölt” oldalról 7 napon belül helyreállíthatja a megbeszélést.
Menjen előre, és kattintson az „Igen” gombra a törlés megerősítéséhez.
A Zoom találkozó most elmarad.
Közgyűlési lemondási etikett
Most beszéljünk a találkozók lemondásának megfelelő etikettéről. Függetlenül attól, hogy a vállalati ranglétrán melyik szinten áll, mindenki ideje egyformán értékes és fontos, és úgy kell kezelni. Egy egyszerű „Sajnálom, nem érek rá. Mondjuk le.” a legutolsó pillanatban rendkívül meggondolatlannak tartják – arról nem is beszélve, hogy az emberek elveszítik a megbízhatóságodba vetett hitet.
Válaszoljon a meghívási kérésekre
Minden népszerű naptárrendszer rendelkezik legalább a következő három válaszmóddal: Elfogadás, Elutasítás vagy Feltételezés. A meghívások megválaszolása fontos, nem csak azért, hogy nyomon tudja követni saját ütemtervét, hanem azért, hogy mások is láthassák, ki tud/nem tud részt venni, és megfelelően előkészíti a találkozót.
Íme, mikor kell mindegyikre válaszolnia:
Elfogadás: Csak akkor válaszoljon ezzel, ha 100 százalékig biztos abban, hogy részt tud venni az értekezleten. Csak akkor kell lemondania, ha valódi vészhelyzet történik. Az emberek meg fogják érteni.
Elutasítás: Ha biztos benne, hogy nem tud részt venni az értekezleten, válaszoljon ezzel. Ügyeljen arra, hogy jelezze, miért nem tud részt venni. Ha elengedhetetlen, hogy részt vegyen ezen a megbeszélésen, küldjön néhány szabad időpontot a szervezőnek, és kérdezze meg, hogy lehetséges-e az átütemezés.
Kísérlet: Ha egészen biztos benne, hogy sikerül, akkor is a Tetative-val kell válaszolnia. Tájékoztassa a szervezőt a lehetséges konfliktusokról, és amint teheti, frissítse azokat. Az előzetes válaszok mindig nyomon követést igényelnek.
Ha vészhelyzet áll elő, értesítse az embereket
Minden jó menedzser megérti, hogy az élet néha megtörténik. Ha ez megtörténik, mindig a legjobb, ha amint lehet, értesíti az embereket, különösen, ha Ön az értekezlet egyik legfontosabb résztvevője. Bár még mindig kellemetlen lehet a hirtelen átütemezés, ez rendben van. Ismétlem, az élet néha megtörténik.
Ez nem mindig lehetséges, de meg kell próbálni legalább 24 órával értesíteni a szervezőt a hirtelen lemondásról. Feltétlenül küldjön egy rövid magyarázatot arra vonatkozóan, hogy miért kell hirtelen lemondania, hogy tudják, hogy ez indokolt ok.
Frissítse a naptár állapotát – még mielőtt meghívót kapna
Ha tudja, hogy a naptárában meghatározott időpontban elfoglalt lesz, zárja le ezt a szabadságot. Ha szerdán 14 és 17 óra között bezár, mert tudja, hogy a nagymamát orvoshoz kell vinnie, elkerülhető, hogy el kelljen magyaráznia a találkozó szervezőjének, hogy miért nem tudja elfogadni a találkozó meghívását. Látni fogják a naptárában, hogy ilyenkor elfoglalt vagy.
Ha már elfogadta a találkozóra szóló meghívást, de közbejött valami, frissítse a kérés állapotát. Ahogy korábban is mondtuk, ha módosítja állapotát Elfogadásról Feltételesre, tájékoztassa az embereket, hogy miért.
Általában csak a lehető legtisztelőbb legyen.