Ein unübersichtliches Durcheinander von Gedanken kann oft der Grund sein, warum man seine gesteckten Ziele nicht erreicht. Die GTD-Methode (Getting Things Done) bietet hier ein wirksames und strukturiertes System, das dir hilft, all deine Aufgaben und Verpflichtungen nach außen zu verlagern. So kannst du mit Klarheit und Fokus an deine Arbeit herangehen. Durch die Anwendung dieser Methode kannst du geistigen Ballast abwerfen und deine Aufmerksamkeit auf das Wesentliche richten. Dies führt nicht nur zu einer gesteigerten Produktivität, sondern reduziert auch Stress. Ob persönliche, berufliche oder akademische Ziele – die GTD-Methode ist flexibel genug, um deine individuellen Bedürfnisse zu erfüllen.
Was ist die GTD-Methode?
Die Getting Things Done (GTD)-Methode, entwickelt vom Produktivitätsexperten David Allen, ist ein systematischer Ansatz zur Verbesserung des Zeitmanagements. Der Kern der GTD-Methode besteht darin, Klarheit und Fokus zu schaffen, indem all deine Aufgaben und Ideen in einem verlässlichen externen System gespeichert werden, anstatt sie im Kopf zu behalten.
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Dies ist von entscheidender Bedeutung, da deine Energie, Konzentrationsfähigkeit, kognitive Kapazität und Zeit – die Eckpfeiler der Produktivität – begrenzte Ressourcen sind. Mit der GTD-Methode kannst du dich von der ständigen Sorge befreien, jedes noch so kleine Detail deiner endlosen To-Do-Liste im Gedächtnis behalten zu müssen. Dies hilft, geistige Last und Stress zu reduzieren, sodass sich dein Geist voll und ganz auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann. Darüber hinaus ermöglicht dir diese Methode, mit allen Arten von Aufgaben umzugehen, sei es im privaten, beruflichen oder schulischen Bereich.
Die GTD-Methode besteht aus fünf grundlegenden Schritten: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Handeln. Diese Schritte wirken zusammen, um dir dabei zu helfen, deine Aufgaben und Verpflichtungen effektiv zu managen. Lass uns jeden Schritt genauer betrachten.
Schritt 1: Alles in einem vertrauenswürdigen System erfassen
Der erste Schritt der Getting Things Done-Methode besteht darin, alles – Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen – aus allen Bereichen deines Lebens in einem externen, verlässlichen System zu sammeln. Das bedeutet, alles aufzuschreiben, was deine Aufmerksamkeit erfordert oder in Zukunft nützlich sein könnte, sobald es dir in den Sinn kommt. Dies können spontane Einfälle, Erinnerungen zum Bezahlen von Rechnungen, das Beantworten einer E-Mail eines Kollegen oder das Anrufen eines Freundes sein.
Beim Erfassen geht es nicht darum, sofort zu entscheiden, ob etwas umsetzbar oder organisiert ist. Es geht vielmehr darum, die Aufgaben aus deinem Kopf zu bekommen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es regelrecht zum Burnout führt, alle meine Aufgaben im Gedächtnis zu behalten. Stattdessen schreibe ich alles ohne Wertung auf, in dem Wissen, dass ich es später überprüfen und organisieren werde.
Es gibt viele Tools, auf die du beim Erfassen deiner Aufgaben zurückgreifen kannst, darunter E-Mail, Aufgabenmanagement-Software oder klassische Papier-To-Do-Listen. Wichtig ist, ein externes, verlässliches System zu haben, das immer griffbereit ist. Da ich die meiste Zeit an meinem Mac arbeite, erfasse und organisiere ich meine To-Do-Listen in Apple Erinnerungen, die auch mit meinem iPhone synchronisiert werden. So kann ich Aufgaben und Ideen schnell und einfach unterwegs erfassen, in dem Wissen, dass sie sicher in meinem vertrauenswürdigen System gespeichert sind.
Schritt 2: Deine Aufgaben klären
Der nächste Schritt in der GTD-Methode besteht darin, jeden erfassten Punkt zu bearbeiten. Das bedeutet, dass du dir genau ansiehst, was du erfasst hast, definierst, worum es geht, und festlegst, ob es umsetzbar ist oder nicht. Ich beginne die Bearbeitung jeder Aufgabe, indem ich das gewünschte Ergebnis festlege, denn dies hilft mir, klarer zu erkennen, was ich tun muss und warum.
Als Nächstes stelle ich mir die Frage: Ist dieser Punkt umsetzbar? Diese Frage hilft mir schnell zu entscheiden, was meine Aufmerksamkeit erfordert und was nicht. Wenn die Antwort „nein“ lautet, d.h. die Aufgabe nicht umsetzbar ist, gehe ich auf eine von drei Arten damit um:
- Akzeptieren, wenn es nicht mehr relevant ist oder meine Aufmerksamkeit erfordert. Beispielsweise das Absagen eines Meetings mit einem Kunden, wenn ich nicht mehr an dem Projekt beteiligt bin.
- Aufschieben, wenn es sich um eine zukünftige Aufgabe oder Idee handelt, die ich jetzt nicht bearbeiten muss. Zum Beispiel die Planung eines Urlaubs im nächsten Jahr.
- Referenz, wenn es etwas ist, das ich aufbewahren möchte, wie zum Beispiel Zitate aus einem Artikel.
Wenn die Antwort ja lautet (d.h. der Punkt ist umsetzbar), gibt es drei mögliche Ergebnisse nach der Definition, was zu tun ist:
- Erledigen, wenn die Aufgabe in weniger als 2 Minuten abgeschlossen werden kann.
- Delegieren, wenn jemand anderes die Aufgabe übernehmen kann.
- Aufschieben, wenn ich am besten geeignet bin, die Aufgabe zu erledigen, und dies mehr als 2 Minuten dauert.
Schritt 3: Aufgaben effektiv organisieren
Als ich anfing, die GTD-Methode anzuwenden, erkannte ich, dass die effektive Organisation meiner Aufgaben mehr bedeutete als nur das Erstellen von To-Do-Listen. Es war die Schaffung eines strukturierten Systems erforderlich, um jede Verpflichtung, jedes Projekt und jede Idee nachzuverfolgen.
Ein wichtiger Punkt ist, dass einige erfasste Aufgaben mehrere Schritte zur Vervollständigung benötigen. In der GTD-Methode werden solche Punkte als Projekte bezeichnet. Projekte sind ergebnisorientiert und erfordern mehrere Aktionen, um abgeschlossen zu werden. Das Schreiben eines Artikels erfordert zum Beispiel mehrere Schritte wie Recherche, Schreiben und Bearbeiten.
Der erste Schritt besteht darin, relevante Listen zu erstellen, um umsetzbare und nicht umsetzbare Aufgaben zu organisieren. So organisierst du umsetzbare Punkte in relevanten Listen:
- Verwende Projekte, um mehrere zusammengehörige Aktionen zu gruppieren, die abgeschlossen werden müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Zum Beispiel eine Social-Media-Kampagne für eine Produkteinführung.
- Verwende einen Kalender für zeitgebundene Aktionen, wie das Buchen eines Meetings am Montag um 9 Uhr, und für tagesgebundene Aktionen, wie das Abholen der Wäsche am Samstag.
- Verwende eine „Nächste Aktionen“-Liste für die verbleibenden aufgeschobenen Aufgaben (die nicht delegierbar sind und mehr als zwei Minuten benötigen), die du so bald wie möglich erledigen kannst. Zum Beispiel Ideen für das Kundengespräch skizzieren oder dein Budget für den nächsten Monat überprüfen.
Ich verwende separate Listen für nicht umsetzbare Punkte. So organisierst du nicht umsetzbare Punkte in relevanten Listen:
- Verwende eine „Irgendwann/Vielleicht“-Liste, um Aufgaben zu verfolgen, die du später erledigen möchtest, die aber jetzt nicht dringend sind, z.B. eine neue Sprache lernen.
- Verwende eine „Warten auf“-Liste, um Aufgaben zu verfolgen, die du delegiert hast.
- Verwende eine Referenzliste zur Aufbewahrung nicht umsetzbarer Punkte wie Artikel, Besprechungsnotizen und Quittungen.
Schritt 4: Regelmäßig reflektieren
Die regelmäßige Überprüfung der Aufgaben ist ein entscheidender Schritt in der GTD-Methode, der sicherstellt, dass ich meine To-Do-Liste im Griff habe und einen klaren, organisierten Kopf behalte. Diese Praxis hilft mir, neue Aufgaben zu erfassen, bestehende Aufgaben zu bewerten, zu sehen, was ich erreicht habe, und die Aufgaben bei Bedarf neu zu priorisieren. Das GTD-System empfiehlt zwei Arten von Überprüfungen:
Tägliche Überprüfung
Dies ist eine kurze Überprüfung, die ich einmal täglich, entweder abends oder morgens durchführe. Diese Überprüfung hilft mir, einen Überblick über all meine To-Dos zu bekommen und ermöglicht es mir, Aufgaben nach Bedarf zu meiner Liste hinzuzufügen oder zu entfernen.
Wöchentliche Überprüfung
Dies ist eine umfassendere Überprüfung, die ich einmal pro Woche durchführe. Ich plane ein bis zwei Stunden für diese Überprüfung ein, um Aufgaben für die kommende Woche zu erfassen und meine Listen zu prüfen. Ich mache meine wöchentliche Überprüfung an Sonntagen, da sie mir hilft, die Woche mit einem klaren Kopf und fokussierten Zielen zu beginnen.
Letztendlich helfen mir die tägliche und wöchentliche Überprüfung, einen klaren Kopf und einen organisierten Plan zu gewährleisten. Durch regelmäßige Reflexion halte ich mein System mit meinen Zielen in Einklang und stelle sicher, dass ich jederzeit bereit bin, die nächste Aufgabe anzugehen.
Schritt 5: Handeln und Dinge erledigen
Der letzte Schritt in David Allens GTD-Methode besteht darin, Dinge zu erledigen. Hier zahlt sich die gesamte Vorbereitung aus, während ich selbstbewusst die entsprechenden Schritte gemäß meinem Plan unternehme. Um die bestmögliche Entscheidung darüber zu treffen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt zu tun ist, gibt es vier wichtige Kriterien, die zu berücksichtigen sind:
Kontext
Hier bewerte ich meine Umgebung, um zu bestimmen, ob sie für eine bestimmte Aktion geeignet ist. Einige Aufgaben können nur in bestimmten Kontexten erledigt werden – wie Telefonate führen, wenn ich an meinem Schreibtisch sitze, oder E-Mails beantworten, wenn ich meinen Laptop zur Hand habe. Ich verwende Tags in Erinnerungen, um Aufgaben nach Kontext zu sortieren, sodass es einfacher wird zu bestimmen, was ich zu einem bestimmten Zeitpunkt tun kann.
Priorität
Was ist das Wichtigste, was ich jetzt tun kann? Einige Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringend. In diesem Fall kann es von Vorteil sein, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die sowohl von hoher Wichtigkeit als auch von hoher Dringlichkeit sind.
Verfügbare Zeit
Bevor ich mich einer Aufgabe widme, überlege ich, wie viel Zeit ich habe. Wenn ich in 10 Minuten ein Meeting habe, wähle ich eine kurze Aufgabe aus, wie das Beantworten einer schnellen E-Mail, anstatt mit einem komplexen Projekt zu beginnen.
Verfügbare Energie
Mein Energieniveau zu einem bestimmten Zeitpunkt hilft mir zu bestimmen, ob ich die geistige und körperliche Kapazität für eine bestimmte Aufgabe habe. Die Bestimmung deines Schlafchronotyps kann dir helfen, deine produktivsten Zeiten des Tages zu erkennen und deine Aufgaben entsprechend einzuplanen. Zum Beispiel bin ich ein Morgenmensch (Chronotyp „Löwe“), also plane ich meine anspruchsvollsten Aufgaben für den frühen Morgen.
Dieser strukturierte Ansatz ermöglicht es mir, den ganzen Tag über engagiert und produktiv zu bleiben, sodass ich bei den Dingen, die mir am wichtigsten sind, konsequent Fortschritte mache.
Die GTD-Methode ist ein zuverlässiges System, wenn du häufig mit einer hohen Anzahl von Aufgaben umgehst und klare Handlungen und Prioritäten definieren musst. Auch wenn es anfangs überwältigend erscheinen mag, kann dir die Implementierung dieser Methode helfen, fokussiert und organisiert zu bleiben, was letztendlich zu einer gesteigerten Produktivität führt.