Die G Suite, jetzt bekannt als Google Workspace, ist eine Sammlung von Geschäftsanwendungen wie Gmail, Drive, Docs und Sheets, die Google im Rahmen eines monatlichen Abonnements anbietet, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Aber worin unterscheidet sie sich von den kostenlosen Google Apps?
Was verbirgt sich hinter Google Workspace?
Google Workspace, ehemals Google Apps for Work, ist ein Software-as-a-Service (SaaS)-Produkt, das alle cloudbasierten Produktivitäts- und Kollaborationstools von Google für Unternehmen, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen vereint. In jedem Abonnement enthalten sind personalisierte Gmail-Adressen, Docs, Tabellen, Präsentationen, Kalender, Drive, Sites und viele weitere Funktionen.
Gibt es einen Unterschied zwischen Google Workspace und den kostenlosen Google Apps?
Obwohl viele Google-Anwendungen auch kostenlos verfügbar sind, bietet Google Workspace einige entscheidende Funktionen für eine reibungslose Integration in Ihr Unternehmen.
Während viele dieser Tools kostenlos nutzbar sind, bietet Google Workspace seinen Abonnenten Funktionen auf Unternehmensebene. Dazu gehören unter anderem freigegebene Kalender, optional unbegrenzter Cloud-Speicher, erweiterte Administrationsfunktionen (wie das Hinzufügen und Entfernen von Nutzern, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On) sowie einfache Datenmigrationstools zur Übertragung Ihrer wertvollen Unternehmensdaten in Google Workspace. Zusätzlich bietet Google Workspace eine mobile Geräteverwaltung zur Aktivierung/Deaktivierung von Mobilgeräten, zur Kontrolle aktivierter Apps und zur Fernlöschung von Daten, sollte ein Mitarbeiter mit einem Firmengerät ausscheiden.
Neben all diesen herausragenden Funktionen bietet Google Workspace auch benutzerdefinierte E-Mail-Adressen für Ihre Domain. Im Gegensatz zu einem normalen Google-Konto mit der Endung „@gmail.com“ verwendet die E-Mail jedes Nutzers nach der Registrierung für Google Workspace Ihre eigene Domain, z. B. „[email protected]“.
Wichtiger Hinweis: Sie müssen die Domain, die Sie verwenden möchten, bereits besitzen und verifizieren, um sie mit Google Workspace nutzen zu können.
Und falls Sie bereits Outlook, Yahoo oder andere E-Mail-Server verwenden, ist das kein Problem. Mit dem Datenmigrationstool von Google Workspace können Sie all Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte unkompliziert und direkt importieren.
Wie viel kostet Google Workspace?
Vor dem 6. Dezember 2012 bot Google eine kostenlose Standardversion von Google Workspace mit begrenzten Funktionen an. Diese stand jedem offen, der sich bis zu diesem Datum registriert und seine Domain hinterlegt hatte. Mittlerweile richtet sich der Preis nach der Anzahl der Benutzer in Ihrem Unternehmen, wobei jede Stufe mehr Funktionen und Speicherplatz bietet.
Es gibt drei Editionen für kleine und große Unternehmen:
Business Starter: 30 GB gemeinsamer Speicherplatz in Drive und Gmail für jeden Benutzer. Beinhaltet alle Produktivitäts-Apps von Google, jedoch ohne Cloud Search (zur Durchsuchung aller Unternehmensinhalte in Google Workspace), App Maker (zur Erstellung benutzerdefinierter Apps) und Vault (zur Datenaufbewahrung und eDiscovery). Business Starter kostet 6 €/Benutzer/Monat.
Business Standard: Im Wesentlichen wie Business Starter, aber mit unbegrenztem Speicherplatz für alle Nutzer, inklusive Vault, Cloud Search und App-Entwicklung. Business Standard kostet 12 €/Benutzer/Monat.
Business Plus: Alle Funktionen des Business Standard, jedoch mit erweiterten Sicherheits- und Verwaltungskontrollen, eDiscovery und Verhinderung von Datenverlust. Business Plus kostet 18 €/Benutzer/Monat.
Für Bildungseinrichtungen gibt es Google Workspace for Education. Diese Edition hat zwei Versionen:
Google Workspace for Education: Enthält alle Produktivitätstools wie Google Workspace Basic, aber mit zusätzlichem Speicherplatz für Sites, Drive und Gmail sowie kostenlosem Zugriff auf Google Vault. Google Workspace for Education ist kostenlos.
Google Workspace for Education Plus: Bietet zusätzliche Funktionen für große Institutionen, erweiterte Steuerelemente, detailliertere Analysen und Suchfunktionen sowie Kommunikationswerkzeuge für Unternehmen. Google Workspace for Education Plus kostet 4 €/Benutzer/Monat für Lehrkräfte und Mitarbeiter und 4 €/Benutzer/Monat für Schüler/Studenten.
Für Institutionen, die 2018 oder 2019 Lizenzen für alle Dozenten und Mitarbeiter erwarben, gab es einen speziellen Einführungspreis, der die Kosten für Dozenten, Mitarbeiter und Studenten erheblich reduzierte.
| 2 €/Benutzer/Monat | für Lehrkräfte und Mitarbeiter |
| Kostenlos | für berechtigte Schüler/Studenten |
Hinweis: Der Einführungspreis gilt für Kunden, die das Produkt 2018 oder 2019 gekauft haben. Verlängerungen werden für einen Zeitraum von drei Jahren ab dem Datum des ersten Vertragsabschlusses gewährt, sofern die Bedingungen des Einführungsangebots erfüllt sind.
Google bietet für qualifizierte gemeinnützige Organisationen eine weitere kostenlose Version an. Diese verfügt über die gleichen Funktionen wie Google Workspace Business Starter und ist nahezu identisch mit Google Workspace for Education.
Hinweis: Sie benötigen ein Google for Nonprofits-Konto und müssen bestätigen, dass Sie der Eigentümer der gemeinnützigen Domain sind, die Sie verwenden, um sich anzumelden.
Wie beginne ich?
Wie bereits erwähnt, stehen verschiedene Google Workspace-Versionen zur Auswahl, die je nach Auswahl leicht unterschiedliche Funktionen bieten.
Entscheiden Sie sich für Google Workspace und wählen Sie die Option, die Ihren geschäftlichen/institutionellen Anforderungen am besten entspricht.
Google bietet allen erstmaligen Nutzern eine 14-tägige Testphase an, damit Sie prüfen können, ob Google Workspace Ihren Anforderungen entspricht.
Sie müssen lediglich den Standard-Anmeldeprozess durchlaufen, Ihre Kreditkarteninformationen eingeben, Ihr Konto aktivieren und dann Ihre Domain verifizieren. Falls Sie Google Workspace nicht weiter nutzen möchten, kündigen Sie einfach Ihr Abonnement vor Ablauf der Testphase. Die kostenlose 14-Tage-Testphase ist standardmäßig für alle neuen Konten aktiviert.
Wenn Google Workspace Ihren Vorstellungen entspricht und Sie es weiterhin nutzen möchten, müssen Sie nichts weiter unternehmen. Ihre Kreditkarte wird entsprechend der gewählten Google Workspace Edition belastet.