Die Bedeutung von Stakeholder-Karten für den Projekterfolg
Das Wissen um die relevanten Stakeholder, ihre spezifischen Interessen und den Einfluss, den sie auf ein Projekt ausüben können, ist von zentraler Bedeutung für dessen Erfolg. Daher erfreuen sich Stakeholder-Karten heutzutage wachsender Beliebtheit.
Unternehmen sehen sich oft mit unvorhergesehenen Risiken in Projekten konfrontiert, ebenso wie mit Schwierigkeiten im Management ihrer Hauptakteure und den daraus resultierenden Auswirkungen auf die Projekte. Kommunikationshürden können die Zusammenarbeit zusätzlich erschweren, wenn sie nicht angemessen adressiert werden. Es ist daher ratsam, Möglichkeiten zu entwickeln, diese Risiken und Auswirkungen über effiziente Kommunikationskanäle zu bewerten.
Eine gut strukturierte Stakeholder-Map kann Ihnen jedoch dabei helfen, Ihre Stakeholder effektiv zu managen, ihre Interessen und ihren Einfluss zu beurteilen und Silodenken in Ihren Projekten zu reduzieren, um einen erfolgreichen Projektabschluss zu gewährleisten.
Erfreulicherweise müssen diese Karten nicht mehr manuell erstellt werden, da eine Vielzahl von Softwaretools für diesen Zweck zur Verfügung steht.
Dieser Artikel beleuchtet die Funktionsweise von Stakeholder-Karten, ihren Nutzen und stellt einige der Tools vor, mit denen Sie ausgezeichnete Karten erstellen können.
Legen wir los!
Was genau ist eine Stakeholder-Map?
Eine Stakeholder-Map visualisiert die Beziehungen zwischen Stakeholdern und einem spezifischen Projekt oder einer Organisation.
Diese Karte kann auch die Entwicklung dieser Beziehungen über einen bestimmten Zeitraum darstellen. Dadurch können Sie sowohl die Auswirkungen der Stakeholder auf das Projekt und die Organisation als auch die Auswirkungen des Projekts bzw. der Organisation auf die Stakeholder besser verstehen. Es handelt sich um eine Wechselwirkung in beide Richtungen.
Die Darstellung einer Stakeholder-Karte erfolgt in Form eines Diagramms mit zwei Achsen. Die x-Achse repräsentiert den Grad des Einflusses eines Stakeholders, während die y-Achse den Grad seines Interesses abbildet. Der Quadrant, in dem ein Stakeholder positioniert ist, bestimmt die Häufigkeit, Intensität und den Umfang des Engagements.
Diese visuelle Darstellung ermöglicht es, alle am Projekt beteiligten und davon betroffenen Personen zu überblicken und ein klares Bild von den Anspruchsgruppen, ihren Interessen und Motiven zu erhalten.
Bei der Erstellung einer Stakeholder-Karte sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Die Karte muss detailliert sein, um eine umfassende Übersicht aller relevanten Akteure zu bieten.
- Sie muss leicht verständlich sein, um sicherzustellen, dass sie nicht durch unnötige Komplexität unzugänglich wird.
- Sie muss Informationen schnell und klar vermitteln, damit das verantwortliche Personal zügig Entscheidungen treffen kann.
- Die Stakeholder sollten nach Einflussgrad, Art und gemeinsamen Interessen in Gruppen eingeteilt werden.
Warum ist das Stakeholder-Mapping so wichtig?
Die Erstellung von Stakeholder-Maps bietet eine Reihe von Vorteilen für Ihre Organisation und Ihre Projekte:
Einfache Identifizierung von Schlüsselakteuren: Stakeholder-Maps helfen Ihnen dabei, die wichtigsten Projektbeteiligten, einschließlich derer, die maßgeblich für den Projekterfolg verantwortlich sind, zu identifizieren.
Sie können auf einen Blick erkennen, wen Sie in verschiedenen Projektphasen informieren, überwachen oder aktiv einbeziehen müssen. Dies stellt sicher, dass das Projekt termingerecht und mit minimalen Komplikationen erfolgreich abgeschlossen wird.
Schnellere und fundiertere Entscheidungen: Mit der Stakeholder-Map haben Sie alle relevanten Informationen zu den Beteiligten vor Augen. Das ermöglicht es Ihnen, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen und das volle Potenzial der Stakeholder durch gezielte Einbindung auszuschöpfen.
Auch in kritischen Situationen können Sie dank schneller Entscheidungen Ihr Unternehmen vor potenziellen Risiken und Schäden schützen.
Effektivere Projektsteuerung: Die Karte unterstützt Sie bei der Analyse der Macht und der Interessen Ihrer Stakeholder. Auf dieser Basis können Sie Strategien definieren und den Projektplan entsprechend anpassen. Ihr Team kann sich besser an den Plan halten und die termingerechte Fertigstellung des Projekts sicherstellen.
Gesteigerte Produktivität: Durch die Identifizierung und Bewertung der Projektbeteiligten können Sie einen effizienten Engagementplan erstellen. Dies lenkt die Anstrengungen, Zeit und Ressourcen Ihres Teams auf die richtigen Schwerpunkte und sorgt dafür, dass Ihre Arbeit reibungslos verläuft und Ihr Firmenruf gewahrt bleibt.
Verbesserte Kommunikation: Die Kategorisierung der Stakeholder nach Interessen, Einflusslevel und anderen Faktoren ermöglicht es Ihnen, Rollen entsprechend zuzuweisen. Dadurch werden alle Beteiligten auf die gleiche Strategie und Verantwortlichkeiten ausgerichtet.
Sie können somit effektiv untereinander und mit der Organisation kommunizieren, ohne dass Verwirrung oder Fehlinformationen entstehen.
In welchen Bereichen werden Stakeholder-Maps eingesetzt?
Stakeholder-Maps lassen sich in verschiedenen Bereichen anwenden, beispielsweise:
- Bei der Planung der Markteinführung eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung. Die Karte unterstützt die Entwicklung einer starken Strategie.
- Bei dem Eintritt in einen neuen Markt oder eine neue Region, wo Stakeholder-Maps bei der Marktforschung wertvolle Informationen liefern.
- Bei der Umsetzung von Marketingstrategien wie Werbekampagnen oder Kundenbindungsprogrammen.
Wie erstellt man eine Stakeholder-Map?
Moderne Technologien erleichtern das Erstellen von Stakeholder-Maps erheblich. Es gibt viele Tools, die Ihnen dabei helfen, beeindruckende Karten zu erstellen.
Doch wie geht man dabei vor?
Bevor Sie mit der Kartenerstellung beginnen, sind einige strategische Überlegungen erforderlich.
Hier sind drei einfache Schritte zur Erstellung einer Stakeholder-Karte:
#1. Identifizieren Sie Ihre Stakeholder
Identifizieren Sie zuerst Ihre wichtigsten Stakeholder. Unterteilen Sie sie dazu in drei Kategorien: Führungskräfte, Mitwirkende und indirekte Stakeholder.
- Führungskräfte: In diese Kategorie gehören Führungspersonen und Entscheidungsträger, die den Projektlebenszyklus maßgeblich bestimmen. Sie sind direkt mit dem Projekt verbunden und haben den größten Einfluss, sei es organisatorisch oder technisch.
- Mitwirkende: Hier sind Mitwirkende wie Projektmanager, ihre Teams und Schlüsselabteilungen anzusiedeln. Dazu zählen auch externe Stakeholder wie Kunden, Aufsichtsbehörden und Lieferanten.
- Indirekte Stakeholder: Diese Kategorie umfasst Beobachter, die die Projektentwicklung von außen verfolgen. Sie können ein Interesse an dem Projekt haben oder auch nicht, bzw. sich erst später damit beschäftigen.
#2. Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch
Bewerten Sie den Grad des Engagements jedes Projektbeteiligten. Ermitteln Sie ihre Interessen am Projekt, sowie ihre potenziellen Auswirkungen und Einflussmöglichkeiten. Analysieren Sie, wie sie durch das Projekt betroffen sein können und wie sie sich einbringen können. Vergessen Sie auch nicht, ihre Motive zu analysieren, um darauf aufbauend Gruppen zu bilden und Strategien zu entwickeln.
#3. Handeln Sie
Wählen Sie auf Grundlage der Interessen und des Einflusses Ihrer Stakeholder einen geeigneten Ansatz zur Gestaltung der Karte. Entwickeln Sie zudem effektive Kommunikationspläne.
Nachdem Sie sich mit den Grundlagen und der Erstellung einer Stakeholder-Map vertraut gemacht haben, können Sie mithilfe eines Stakeholder-Mapping-Tools eine Karte erstellen, die Ihre Stakeholder optimal repräsentiert.
Im Folgenden finden Sie eine Auswahl der besten Tools, die in Frage kommen:
Miro
Mit dem Stakeholder-Map-Ersteller von Miro können Sie die Personen identifizieren, die Arbeitsprojekte beeinflussen, und deren Unterstützung gewinnen. Die Software erleichtert die Kartenerstellung und die Zusammenarbeit, und zentralisiert die Kommunikation für die teamübergreifende Arbeit.
Der intuitive Drag-and-Drop-Editor gestaltet das Designen sehr einfach. Unterstützen Sie Ihr Team beim Brainstorming mit einer endlosen Leinwand, vorgefertigten Vorlagen, leistungsstarken Funktionen und einer vielseitigen Auswahl an Widgets. Miro bietet ein umfassendes Toolkit für Customer Stories, Journey Maps, Sprintplanung oder Roadmaps, Retrospektiven, Wireframing und vieles mehr.
Neben den mitgelieferten Vorlagen können Sie auch eigene intelligente Frameworks und Vorlagen entwickeln. Arbeiten Sie auf die Art und Weise, die Ihnen am besten liegt, und entfalten Sie Ihre Kreativität auf einer endlosen Leinwand. Nutzen Sie Haftnotizen, Formen, Freihandstifte, intelligente Zeichnungen, Pfeile und vieles mehr.
Arbeiten Sie besser mit dezentralen Teams zusammen, während Sie Brainstorming, Workshops, Prozesse und Entscheidungen mithilfe von Arbeitsbereichen durchführen, die eine synchrone und asynchrone Zusammenarbeit ermöglichen, als ob das gesamte Team vor Ort wäre. Zeigen Sie die Cursor der Mitarbeiter an und verfolgen Sie, wie Ihre Teammitglieder mit den Boards interagieren.
Sie können Ihre Karten und Dokumente direkt vom Dashboard aus freigeben. Profitieren Sie von Bewertungen, Feedback und Freigaben mithilfe verschiedener Kommunikationsoptionen mit Chat, Kommentaren und eingebettetem Video. Schaffen Sie eine zentrale Anlaufstelle zur Vereinfachung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit verschiedenen Tools.
Standardisieren und skalieren Sie Prozesse unternehmensweit für eine umfassende digitale Transformation, unabhängig davon, wo Ihre Teammitglieder ansässig sind. Miro sorgt für Sicherheit durch SSL-Verschlüsselung, Auditprotokolle, SSO, Domainfilterung, erweiterte Benutzerverwaltung und vieles mehr. Miro ist konform mit PCI, GDPR und SOC-2. Die Software lässt sich zudem in mehr als 20 Dienste wie Slack, Teams und Dropbox integrieren.
Moqups
Moqups ist ideal für die Erstellung von Stakeholder-Maps mit hervorragenden Vorlagen, die Ihnen helfen, wichtige Stakeholder in all Ihren Projekten effektiv zu priorisieren, zu identifizieren und zu verstehen.
Sie können die Karte analysieren, um einen reibungslosen Start Ihrer Projekte zu gewährleisten und die Einbindung wichtiger Akteure von Anfang an sicherzustellen. Mithilfe dieser Vorlagen kann Ihr Team wichtige Kennzahlen aus frühen Entwicklungsphasen einbeziehen und dem Erfolg Ihres Projekts näherkommen.
Das Tool bietet auch eine solide Grundlage für die Engagement-Strategie und die teaminterne Kommunikation. Die mit Moqups erstellten Karten helfen Ihnen dabei, Stakeholder zu priorisieren und Ressourcen entsprechend ihrer jeweiligen Rolle zuzuweisen.
Erkennen und verhindern Sie schädliche Risiken, die von anderen Interessengruppen ausgehen können, die sich möglicherweise nicht ausreichend berücksichtigt fühlen. Darüber hinaus können Sie Ihre Stakeholder-Karten mit anderen visuellen Elementen wie Wireframes, Diagrammen, Grafiken und Mockups verknüpfen. Sie können auch Ihren Workflow erstellen und die Hindernisse in spezialisierten Anwendungen immer weiter reduzieren.
Smaply
Die Stakeholder-Mapping-Software von Smaply hilft Ihnen, die Perspektiven Ihrer Stakeholder besser zu verstehen und ihre Erwartungen effizient zu managen. Außerdem können Sie das Ökosystem Ihrer Produkte visualisieren und Verbindungen erkennen.
Erstellen Sie mit Smaply Karten, um zu erfahren, welche Stakeholder Ihre Arbeit beeinflussen und welche Beziehungen zwischen ihnen bestehen. Finden Sie heraus, wie Ihre wichtigsten Stakeholder miteinander verbunden sind, analysieren Sie ihren Einfluss auf Ihre Produkte/Dienstleistungen und nutzen Sie diese Erkenntnisse zur Verbesserung Ihrer Angebote.
Ordnen Sie die Interessengruppen verschiedenen Kategorien zu, z. B. wichtig, essentiell oder interessant, und ob diese global, national oder lokal agieren. Verwenden Sie zudem Filter, um spezifische Beziehungen anzuzeigen und die Rollen der Stakeholder zu verstehen. Diese Erkenntnisse können Sie auch dazu nutzen, Ihre Kommunikation an den Interessen der Stakeholder auszurichten.
Die hochauflösenden Karten von Smaply eignen sich hervorragend für Ihre Workshops. Entscheiden Sie, auf welche Stakeholder Sie sich konzentrieren müssen, und erstellen Sie unterschiedliche Karten für verschiedene Produkte. Verknüpfen Sie die Stakeholder mit einer Journey Map und sehen Sie, wie sie die User Journeys beeinflussen können.
Sie können Stakeholder per Drag-and-Drop hinzufügen, verknüpfen und in der Karte verschieben. Drucken Sie Ihre Karten aus und setzen Sie sie in Ihrem nächsten Workshop ein.
Lucidchart
Lucidchart ist ein ausgezeichnetes Tool zum Erstellen von Stakeholder-Karten. Die Software bietet Ihnen viele Vorlagen, um Stakeholder und ihre Beziehungen zu identifizieren. Sie können damit auch ihr Interesse an einem bestimmten Projekt ermitteln.
Erhalten Sie Einblick in das Engagement, das für jeden einzelnen Stakeholder innerhalb eines Projekts erforderlich ist. Nutzen Sie die Kartenvorlagen, um eine umfassende und an Ihren speziellen Anwendungsfall anpassbare Karte zu erstellen. Lucidchart schützt Ihre Daten zuverlässig und gewährleistet Ihre Privatsphäre. Das Tool verwendet eine 256-Bit-verschlüsselte Verbindung über TLS 1.2 sowie die AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand zum Schutz Ihrer Daten.
Die Schlüsselverwaltungsdienste von Amazon stellen die kryptografischen Schlüssel zur Absicherung von Lucidchart bereit. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist gewährleistet, da Lucidchart mit GDPR, CCPA, PCI und SOC 2 konform und mit dem Swiss-US und EU-US Privacy Shield zertifiziert ist. Die Software kann mit Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip und weiteren Diensten integriert werden.
Mural
Greifen Sie auf Hunderte vorgefertigte Stakeholder-Mapping-Vorlagen von Mural zu und beginnen Sie mit der Analyse Ihrer wichtigsten Akteure in Ihrem Projekt. Das Tool ist besonders hilfreich für Ihr Team oder die Stakeholder auf Kundenseite, um Verwirrung in Bezug auf Verantwortlichkeiten zu minimieren und zu klären, wer von einer unbeteiligten Person zu einem wichtigen Mitarbeiter wird.
Mural erleichtert die visuelle Zusammenarbeit in einer dynamischen und gemeinsamen Umgebung. Die Bedienung des Tools ist sehr intuitiv und erfordert nur eine kurze Einarbeitungszeit. Die Benutzeroberfläche ist unkompliziert, bietet aber dennoch leistungsstarke Funktionen, die von jedem mit verschiedenen Fähigkeiten genutzt werden können.
Nutzen Sie Haftnotizen und Textfelder, um problemlos Ideen, Feedback und Gedanken zu sammeln. Sie können auch Diagramme mithilfe einer Vielzahl von Verbindungen und Formen erstellen, um komplexe Workflows zu vereinfachen. Zudem steht Ihnen eine umfangreiche Galerie mit Symbolen zur Verfügung, die Sie durchsuchen und in Ihre visuellen Darstellungen integrieren können.
Mural bietet Frameworks, mit denen Sie Ihre Ideen und Inhalte auf wirkungsvolle Weise organisieren können, um Erkenntnisse zu gewinnen. Fügen Sie visuelle Elemente wie Bilder und GIFs per Drag-and-Drop hinzu, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Sie können auch schreiben und Freihandskizzen erstellen, um Ihre Kreativität voll auszuschöpfen.
Planen Sie Aktivitäten und bleiben Sie mit dem integrierten Timer fokussiert, der sicherstellt, dass alle gleichzeitig die gleichen Inhalte sehen. Führen Sie die Teilnehmer durch Anweisungen und blenden Sie die nächsten Schritte ein oder aus. Sie können auch die „Supersperre“ verwenden, um sicherzustellen, dass Objekte an ihrem Platz bleiben oder diese mit den Moderatoren verschieben.
Feiern Sie Erfolge mit Konfetti, setzen Sie positive Momente in den Fokus und nutzen Sie den privaten Modus, um Gruppendenken durch versteckte Einzelbeiträge zu verhindern. Mural bietet vielfältige Möglichkeiten, mit Ihrem Team zu kommunizieren und Diagramme mithilfe von einfachen Hyperlinks zu teilen. Die Software unterstützt auch Kommentare und Text-Chats für die Zusammenarbeit an den Diagrammen.
Erstellen Sie effiziente Workflows, indem Sie Mural in verschiedene Dienste wie Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira und viele weitere integrieren. Mural folgt modernen Best Practices wie erstklassigen Protokollen, globalen Standards und vielseitigen Sicherheitsmaßnahmen.
Fazit
Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung auf den Markt bringen oder den Eintritt in einen neuen Markt planen, können Sie Ihre Ziele besser erreichen, wenn Sie Ihre Stakeholder kennen und effektiv managen.
Nutzen Sie Stakeholder-Mapping-Tools, um Karten zu erstellen, die alle Ihre Stakeholder abbilden und Ihnen helfen, Ihre Ressourcen und ihr Potenzial effektiv zu nutzen.