Das Kanban-Board: Eine Übersicht
Ein Kanban-Board ist ein weit verbreitetes Hilfsmittel zur Visualisierung von Aufgaben. Vielleicht ist Ihnen der Name nicht geläufig, aber die Wahrscheinlichkeit, dass Sie bereits damit gearbeitet oder eines in einem Büro oder im Fernsehen gesehen haben, ist hoch. Betrachten wir genauer, wie diese Boards funktionieren.
Die Hauptfunktion eines Kanban-Boards besteht darin, den Fluss von Aufgaben von ihrem Beginn bis zum Abschluss zu veranschaulichen. In seiner einfachsten Form ist es in drei Spalten unterteilt, die als „To-Do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ bezeichnet werden. Zuerst werden die Aufgaben in die Spalte „To-Do“ eingefügt, dann bei Bearbeitungsbeginn in die Spalte „In Bearbeitung“ verschoben und schließlich nach Abschluss in die Spalte „Erledigt“ überführt.
Kanban-Boards bieten eine visuelle Darstellung des Prozessmanagements. Sie zeigen, wie Ihre Aufgaben vorankommen.
Sie sind aus dem Kanban entstanden, einer Methode der schlanken Produktion, die seit Jahrzehnten in der japanischen Fertigung genutzt wird. In Nordamerika und Europa wird Kanban vor allem als Teil von Aufgabenmanagement-Software wie Jira, Asana, Trello und Planner eingesetzt. Wenn Sie in der Softwareentwicklung tätig waren oder damit zu tun hatten, wird Ihnen diese Art von Board wahrscheinlich vertraut sein.
Ursprünglich waren Kanban-Boards physische Gebilde, aber im Laufe der Zeit wurde auch eine Vielzahl von Kanban-Software entwickelt. Im Gegensatz zu vielen Prozessen, die sich von physisch zu digital gewandelt haben – denken Sie an Musikaufnahmen, Projektplanung und Buchhaltung – sind physische Kanban-Boards immer noch weit verbreitet, oft in Kombination mit einer digitalen Version.
Wenn Sie durch Büros gegangen sind und Whiteboards oder Wände voller Post-it-Notizen in Spalten gesehen haben, haben Sie wahrscheinlich ein Kanban-Board erblickt.
Meistens existiert eine digitale Nachbildung desselben mit Post-its bestückten Kanban-Boards auf einem Server. Das mag zunächst unlogisch erscheinen. Warum sollte man dieselben Daten an zwei Orten speichern, wenn sich dadurch der Arbeitsaufwand verdoppelt?
Der Grund ist simpel: Ein Kanban-Board ist visuell ansprechend und benutzerfreundlich gestaltet, was es einem Team erleichtert, Aufgaben zu überblicken und sie auf dem physischen Board zu verschieben. Ein physisches Board ist jedoch nicht ideal für die Datenanalyse und das Reporting, und hier kommt die digitale Version ins Spiel.
Die digitale Version – sei es in Jira, Trello, Asana, Planner oder einer anderen Software – kann von überall aus eingesehen werden. Das ist besonders nützlich für Remote-Teams oder interessierte Beteiligte, die nicht am selben Ort wie das Team und dessen physisches Board sind.
Die Bedienung eines Kanban-Boards ist denkbar einfach. Aufgaben werden in die Spalte „To-Do“ hinzugefügt und dann (bei einem physischen Board) verschoben oder per Drag & Drop (bei einem digitalen Board) von einer Spalte zur nächsten gezogen. Gelegentlich werden Aufgaben aus der Spalte „Erledigt“ entfernt und archiviert oder entsorgt.
Kanban-Boards können eine beliebige Anzahl von Spalten enthalten. In Softwareentwicklungsteams sind beispielsweise Spalten für Design, Entwicklung, Test und Dokumentation üblich. Es gibt oft speziellere Spalten, die spezifisch für den Prozess sind, z. B. „Code einreichen“ (für die Integration des Codes in einen GitHub-Zweig) und „Pre-Prod“ (für die Verschiebung einer Arbeit auf den Vorproduktionsserver). Sie können jedoch beliebige Spalten für jede Art von Prozess in einem Kanban-Board verwenden.
Um eine Aufgabe zu erledigen, sind oft mehrere Teams und/oder Arbeitsabläufe nötig. Kanban-Boards lösen dies mit sogenannten „Swim Lanes“. Während die Spalten – To-Do, In Bearbeitung, Erledigt usw. – vertikal verlaufen, sind Swimlanes horizontale Bereiche, in denen Aufgaben für einzelne Teams oder Arbeitsabläufe getrennt werden können.
In den meisten Kanban-Anwendungen können Aufgaben farblich gekennzeichnet werden. So können Sie Ihr Board mit Swimlanes für Teams und Farben für Arbeitsabläufe oder umgekehrt strukturieren. Viele Teams gleichen die Farben ihrer Post-it-Notizen mit den Farben ihrer digitalen Boards ab. Das ist der Grund, warum viele Büros mit bunten Post-its geschmückt sind und nicht nur mit einer einzigen Farbe.
Kanban ist ein sehr anpassungsfähiges System, das es ermöglicht, Prozesse umfassend anzupassen. Es spielt keine Rolle, ob Sie einen Weltraumstart für Milliarden von Dollar planen JPL oder die Aufgaben Ihrer Kinder im Auge behalten, Kanban hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu visualisieren und den Überblick zu behalten.