Entdecken Sie hier eine Auswahl der effektivsten Smartsheet-Vorlagen, die Ihnen helfen, Projekte und betriebliche Abläufe in diversen Branchen zu optimieren.
Smartsheet hat sich als eine führende Plattform für Projekt-, Aufgaben- und Kollaborationsmanagement in Unternehmen jeder Größe etabliert. Ein aktueller Bericht von Datanyze zeigt, dass Smartsheet einen Marktanteil von 5,28 % im Bereich der Projektmanagement- und Kollaborationsanwendungen hält.
Es ist daher offensichtlich, dass eine beachtliche Anzahl von Unternehmen Smartsheet für die Organisation ihrer Aufgaben und Projekte einsetzt. Wenn auch Sie dieses Tool schätzen und Ihren Zeitaufwand für die Unternehmensführung reduzieren möchten, sind die Smartsheet-Vorlagen eine wertvolle Ressource.
Lesen Sie weiter und entdecken Sie professionelle und herausragende Smartsheet-Vorlagen, mit denen Sie in kurzer Zeit mit Ihrem Projekt- oder Aufgabenmanagement beginnen können.
Was sind Smartsheet-Vorlagen?
Vorlagen sind vorkonfigurierte Smartsheet-Boards für das Projekt- oder Aufgabenmanagement, die Sie für ähnliche Geschäftsanforderungen nutzen können. Die Inhaltsbibliothek von Smartsheet bietet eine große Auswahl an Vorlagen, sodass Sie problemlos eine passende Lösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Branche finden werden.
Vorlagen umfassen alle Felder, die Sie in einem Projektmanagement-Sheet benötigen. Ein Veranstaltungsplan und ein Budget enthalten beispielsweise folgende Elemente:
- Spalten für Aufgabenname, Verantwortlicher, Fortschritt, Risikostatus, Fälligkeitsdatum, Menge, Budget, Notizen usw.
- Haupt- und Unteraufgaben
- Verschiedene Ansichten, wie Gantt-Diagramme, Kartenansicht, Kalenderansicht usw.
Sie können nun einfach die Felder für Aufgaben und Unteraufgaben anpassen, um Ihr Eventmanagement-Projekt zu starten.
Mit einem kostenpflichtigen Abonnement erhalten Sie uneingeschränkten Zugriff auf alle Smartsheet-Vorlagen. Das Entwicklungsteam von Smartsheet erweitert das Angebot zudem regelmäßig um neue Vorlagen.
Warum sind Smartsheet-Vorlagen nützlich?
Der größte Vorteil von Projekt- oder Aufgabenmanagementvorlagen in Smartsheet ist die Möglichkeit, Projekte schnell zu starten. Hier sind einige weitere Vorteile:
So greifen Sie auf Smartsheet-Vorlagen zu
Möglicherweise sind Sie jetzt sehr daran interessiert, die Vorlagen zu verwenden. Doch die Suche nach der richtigen Vorlage kann eine Herausforderung sein. Keine Sorge! Folgen Sie diesen Schritten, um zu erfahren, wie Sie in Smartsheet zu den Vorlagen navigieren:
Registrierung bei Smartsheet
Wenn Sie noch kein Konto haben, können Sie sich mit den folgenden Schritten registrieren. Smartsheet bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Smartsheet kostenlos testen“.
- Klicken Sie im Dialogfeld ‚Sie haben kein Konto?‘ auf ‚Erstellen‘.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein oder melden Sie sich mit einem Google- oder Microsoft-Konto an.
Anmeldung bei Smartsheet
Wenn Sie bereits ein Konto haben, gehen Sie wie folgt vor:
- Besuchen Sie das Anmeldeportal der Smartsheet-Webanwendung.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden“.
- Wenn Sie sich zuvor mit einem Google-, Apple- oder Microsoft-Konto angemeldet haben, wählen Sie die entsprechende Option für eine schnelle Anmeldung.
Zugriff auf Smartsheet-Vorlagen
- Nachdem Sie sich bei Smartsheet angemeldet haben, gelangen Sie zur Registerkarte „Startseite“.
- Um die Smartsheet-Vorlagen zu entdecken, können Sie entweder die Registerkarte „Lösungszentrum“ oder die Schaltfläche „Erstellen“ auf der Registerkarte „Startseite“ aufrufen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite oben rechts in der Webanwendung auf „Erstellen“.
- Es öffnet sich ein Kontextmenü mit Optionen wie „Blatt“, „Formular“, „Bericht“, „Vorlagen durchsuchen“ usw.
- Klicken Sie auf „Vorlagen durchsuchen“.
- Sie befinden sich nun im Lösungszentrum und sollten den Bildschirm „Alle Lösungen durchsuchen“ sehen.
- Klicken Sie je nach Ihrer Wahl auf „Weitere Vorlagen anzeigen“ oder „Weitere Vorlagensätze anzeigen“. Vorlagensätze beinhalten zusätzliche Arbeitsressourcen wie Dashboards, Berichte, Formulare usw.
- Sie erhalten nun eine vollständige Liste der Smartsheet-Vorlagen.
- Sie können die Liste verfeinern, indem Sie im Navigationsbereich unter der Spalte „Lösungszentrum“ auf Filteroptionen wie „Kunden & Klienten“, „Finanzen & Buchhaltung“, „Personalwesen“, „IT“ usw. klicken.
Die besten Smartsheet-Vorlagen für verschiedene Branchen
Digitales Marketing
Die Vorlage für einen integrierten digitalen Marketingplan eignet sich ideal für Marketingteams, die diverse Support- und kreative Anfragen von anderen Geschäftsbereichen bearbeiten. Sie können das Smartsheet-Board direkt verwenden, um eine umfassende digitale Marketingkampagne zu starten.
Das Sheet bietet erweiterte Tabellenkalkulationsformeln, Workflow-Automatisierungen und anpassbare Textformatierungsfunktionen. Darüber hinaus enthält es eine detaillierte Planung des Projektpfads, detaillierte Informationen zu den Marketingplänen und eine Zusammenfassung für das Management.
Sie können problemlos vom Rastermodus zur Gantt-Diagrammansicht wechseln, da die Vorlage die benötigten Spalten „Ende“ und „Dauer“ enthält. Eine Flag-Spalte hilft Ihnen, eine bestimmte Projektphase hervorzuheben, und die Spalte „Budget/Ausgaben“ ermöglicht die Verwaltung Ihrer Marketingausgaben.
Einzelhandel
Der Einzelhandel steht vor der Herausforderung der Bestandsoptimierung. Smartsheet bietet daher ein automatisiertes Inventory Stock Control Board, das folgende Einzelhandelsaktivitäten optimieren kann:
- Produktivitätssteigerung im Lagerbereich
- Abstimmung von Verkäufen, Bestellungen und Lagerbeständen
- Identifizierung des korrekten Nachbestellungsdatums
- Reduzierung übermäßiger Lagerkosten
- Sofortiger Zugriff auf Lieferantendetails
Die Bestandsverwaltungsvorlage hat ein Dateneingabefeld auf der rechten Seite und feste Details auf der linken Seite. Einige nützliche Standardspalten sind Abteilung, Nachbestellstatus, Artikelname, Lagerwert usw.
Sie können Ihre Bestandsverwaltung mit der Barcode-Bestandsverwaltungsvorlage automatisieren, die eine spezielle Spalte für Produktbarcodes bietet. Nutzen Sie Barcodes oder synchronisieren Sie das Sheet mit einem ERP-Tool, um die Anzahl verschiedener Waren in Ihrem Lager zu verfolgen.
Bauwesen und Ingenieurwesen
Ihr Bauunternehmen kann erheblich von der Nutzung der folgenden Smartsheet-Vorlagen profitieren:
- Vorlage zur Verfolgung der Baudokumentation
- Vorlage für den Ausrüstungsplan
- Vorlage für das Baubudget
- Bauzeitplan mit Gantt-Vorlage
Besonders hilfreich für die Planung, Verfolgung und Visualisierung Ihres Bauprojekts ist beispielsweise die Bauzeitplanvorlage. Sie können die Vorlage kopieren und umbenennen, um sie für mehrere Bauprojekte zu nutzen.
Die Vorlage ist sowohl für mobile Geräte als auch für Webanwendungen geeignet. Außendiensttechniker und Vorgesetzte können die erforderlichen Spalten für Aufgaben aktualisieren. Es gibt voreingestellte Statusspalten wie Startdatum, Enddatum, Zugewiesen an, Status, % Fertig, Dauer, Notizen usw.
Die Spalte „Aufgabenname“ beinhaltet die wichtigsten Bauaufgaben und Unteraufgaben, wie Sanitär, Isolierung, Schränke usw. Bei genauerer Betrachtung finden Sie Unteraufgaben wie Erdarbeiten, Rohbau, Dämmung, Elektroinstallationen, Bad, Küche, Keller usw.
Unterhaltung und Gastgewerbe
Die Gastgewerbe- und Unterhaltungsbranche muss Ausgaben, Aufgabenverantwortlichkeiten, Gästebeteiligung, Ticketverkäufe, die Zuordnung von Tickets zu Einnahmen und den Mahlzeitenverbrauch in Echtzeit genau verfolgen.
Um Ihre Anforderungen zu erfüllen, sind diese Smartsheet-Boards besonders hilfreich:
- Vorlage für Veranstaltungsbeginn und Budget
- Vorlage für eine Fundraising-Gala
- Vorlage für Hotels und Pässe für Veranstaltungspersonal
- Vorlage für einen Veranstaltungs-Aufgabenplan
Das Format für „Event Staff Hotel & Passes“ ist beispielsweise perfekt für die Verwaltung von Hotelunterkünften für Ihre Mitarbeiter oder Kunden, die an einer Unterhaltungsveranstaltung teilnehmen.
Das Projektboard enthält wichtige Datenspalten wie Passtyp, Passkosten, Hotelkostenschätzung, Hotelname, Check-in, Check-out, Kreditkarte, Preis usw.
Finanzen und Finanzdienstleistungen
In Ihren Finanzdienstleistungsprojekten sind genaue Datenerfassung und einfache Prüfungsfunktionen unerlässlich. Die folgenden Smartsheet-Vorlagen können die meisten Ihrer Anforderungen in diesem Bereich erfüllen:
- Checklistenvorlage für IPO-Projekte
- Vorlage für einen Tilgungsplan für Darlehen
- Vorlage für das Ende des Finanzmonats
Angenommen, Sie planen einen Börsengang (IPO). Dies ist ein großes Projekt für jedes Unternehmen, das Kapital durch Aktienverkäufe am Aktienmarkt aufnehmen möchte. Nutzen Sie das Smartsheet-Board, um alle Schritte im Zusammenhang mit dem Börsengang zu planen, auch wenn Sie nicht alle Details kennen.
Die Spalte „Vorbereitende Arbeiten“ enthält alle Aufgaben, die Sie zum Abschluss benötigen. Dazu gehören:
- Jahresabschluss
- Vorbereitung auf die Due Diligence
- Vorbereitung auf die duale Klasse
- EIP und ESPP
- S-1 Vorbereitung
- SEC-Überprüfungszeitraum
- Finalisierung und öffentliche Archivierung S-1
Weitere wichtige Spalten sind Startdatum, Fälligkeitsdatum, T-Minus-Wochen, Abhängigkeiten, Dauer, Zugewiesen an usw.
Produktion
Ihre Produktionsanlagen benötigen verschiedene Rohstoffe, Ausrüstung, Produktrezepte, Produktentwicklungsrichtlinien und mehr. Sie können all dies effizient mithilfe von Projektmanagement-Sheets verfolgen, die in Smartsheet verfügbar sind. Beispielsweise benötigen Sie:
- Vorlage für Vorfallberichte mit Formular
- Neue Produktgenehmigung mit Formularvorlage
- Vorlage für einen Zeitplan zur Entwicklung neuer Produkte
- Vorlage für einen Maschinenwartungsplan
Das Maschinenwartungsplanformat ist eine einfache Checkliste, die Sie ausdrucken oder digital verfolgen können. Es umfasst Felder wie Maschinenzustand, Maschinenname, Standort, Datum der letzten Wartung, Datum der nächsten Wartung, Wartungsrhythmus, Zuweisung an Maschinentechniker und Notizen.
Personalwesen
Smartsheet bietet äußerst nützliche Vorlagen für Personalagenturen. Auch Unternehmen, die ihr Personalteam verwalten, können diese Smartsheet-Boards nutzen. Einige gute Beispiele sind:
- Mitarbeiter-Informationsverzeichnis
- Checkliste für Mitarbeiterbewertungen
- Bewerbungsformular
- Tracker für Jobkandidaten
- Tracker für Bewerberlebensläufe mit Formular
- Dokumentation zur Kündigung von Mitarbeitern
- Interviewprozess mit Gantt
- Checkliste für Neueinstellungen
- Stundenzettel mit automatischer Genehmigung
Angenommen, Sie müssen 10 Mitarbeiter für Ihr Marketingteam einstellen. In diesem Fall ist die Vorlage „Interviewprozess mit Gantt“ die richtige Wahl.
Dieses Sheet umfasst alle Phasen, die Sie in einem Einstellungsprozess erwarten können, wie Pre-Interview-Phase, Kandidaten-Interview-Phase, Kandidaten-Auswahlphase und Einstellungsphase.
Das Projektboard zeigt automatisch ein Gantt-Diagramm im Navigationsbereich rechts und die Kalenderansicht in den oberen Spalten. Personalverantwortliche können so den gesamten Projektstatus über das Gantt-Diagramm-Dashboard überprüfen.
Gemeinnützige Organisationen
Die folgenden Smartsheet-Vorlagen eignen sich besonders für gemeinnützige Organisationen (NPOs) und Nichtregierungsorganisationen (NGOs):
- Marketingplan für gemeinnützige Veranstaltungen
- Feldteam-Einsendungen mit Formular
- Spenderverwaltung
- Freiwilligenliste
Der Buchhaltungsprozess gemeinnütziger Organisationen ist entscheidend, um den Status der Steuerbefreiung in den USA und im Vereinigten Königreich zu erhalten. Daher müssen Sie Spenderdaten wie Spendenbeträge, Name, Adresse, Steuernummer usw. verfolgen.
Hier kann das Spenderverwaltungsformat von Smartsheet genutzt werden. Es enthält Standarddatenfelder, die Sie benötigen könnten.
Spaltenüberschriften wie Spendenjahr, Spendername, E-Mail, Telefonnummer, Adresse, Region, Fondsname usw. sind standardmäßig vorhanden. Da Smartsheet-Boards auf Tabellenkalkulationen basieren, können Sie diese Daten problemlos in verschiedene Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen importieren.
Buchhaltung
Smartsheet bietet eine umfangreiche Sammlung von Vorlagen für Buchhaltungsagenturen und Unternehmen. Einige bemerkenswerte Formate sind:
- Kapitalflussrechnung
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Jahresabschluss
- Vorbereitung der jährlichen Steuererklärung
Kleine, mittlere und neu gegründete Unternehmen können mit diesen Formaten Tausende von Dollar sparen. Die Verwendung dieser Smartsheet-Vorlagen ermöglicht es Ihnen, Buchhaltungsvorschriften einzuhalten, ohne eine externe Agentur zu beauftragen.
Alternativen zu Smartsheet-Vorlagen
Nachdem Sie die umfangreichen Vorlagensammlungen von Smartsheet erkundet haben, sehen Sie sich auch diese Projektmanagement-Anwendungen an, die ebenfalls Vorlagen anbieten:
monday.com-Vorlagen
monday.com bietet eine große Bibliothek mit Vorlagen für verschiedene Geschäftsanwendungsfälle. Nach dem Zugriff auf die Vorlagenbibliothek werden die vorgestellten Kategorien Marketing, Projektmanagement, Design, Vertrieb und CRM, Personalwesen und Softwareentwicklung angezeigt. Weitere Vorlagen finden Sie im Navigationsbereich links, indem Sie Unternehmenskategorien auswählen.
ClickUp-Vorlagen
Die Vorlagenbibliothek von ClickUp zeigt häufig verwendete Vorlagen direkt auf der Startseite der Vorlagen. Diese stammen aus Geschäftsbereichen wie Design, Kreativität, Ingenieurwesen, Finanzen, Produkt, Buchhaltung usw. Es gibt auch zwei Filterebenen in der linken Seitenleiste: Ebenen und Anwendungsfälle. Sie können eine passende Vorlage finden, indem Sie die Filter anpassen.
Fazit
Vorlagen sind eine wertvolle Ressource, um neue Projekte ohne Rätselraten oder menschliche Fehler zu starten. Die meisten Projektmanagement-Anwendungen bieten daher vorgefertigte Vorlagen an. Smartsheet ist hier keine Ausnahme und bietet kostenlose Vorlagen für den privaten und kommerziellen Gebrauch ohne Lizenzanforderungen.
Dieser Artikel hat einige herausragende Business- und Projektmanagement-Vorlagen von Smartsheet vorgestellt. Sie finden hier sicherlich ein passendes Smartsheet-Board für Ihr Unternehmen. Beginnen Sie gleich mit der Verwendung der Vorlagen oder passen Sie sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse an.
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