A projektmenedzsereknek egyszerű küldetésük van: a projektet és a csapatot a végéig 100%-os sikeraránnyal vezetni.
Ezt a felelősséget úgy kell teljesíteniük, hogy minden érintett személyt a hurokban tartanak, és a projekt célját történetként kommunikálják. Íme a projekt ütemterv sablonja!
A projekt ütemtervének segítségével a projektmenedzser könnyen érthető formátumban madártávlati képet nyújt a projektről az érdekelt feleknek. A végső cél az, hogy minden érdekelt fél a projekt mérföldköveivel, összetevőivel, költségvetésével és végső céljával kapcsolatban minden kétség nélkül részt vegyen.
Egyszerűen történetmesélésről van szó, ahol a műszaki anyagokat valós példákkal egyszerűsítjük. A prezentáció végén világos elvárásoknak kell lenniük az érintettek, a menedzserek vagy a végrehajtó csapat tagjai között.
Projektmenedzserként sok minden miatt kell aggódnia, és a projekt ütemterve nem lehet más. Ez az oka annak, hogy a különféle veterán projektmenedzsment ügynökségek és szakemberek a használatra kész projekt ütemterv-sablonokra támaszkodnak. Folytassa az olvasást, hogy mélyreható vitát találjon a projekt ütemtervéről és néhány használható professzionális sablonról.
Tartalomjegyzék
Mi az ütemterv a projektmenedzsmentben?
A projekt ütemterve egy könnyen érthető, magas szintű és részletes áttekintést nyújt bármely projekt létfontosságú összetevőiről. Ez egy nem bizalmas és nyilvános forrás, amelyet a projektmenedzserek megoszthatnak egy nyilvános vagy szakmai csoporttal, hogy gyorsan elmagyarázzák a következőket:
- Egy falatnyi pillanatkép a projekt céljairól.
- Kulcsfontosságú projektteljesítmények.
- A projekt feladatainak függőségei.
- A projekt döntő mérföldkövei.
- A projekt kockázatai.
Használja a projekt történetének közvetítésére a projekt megkezdése előtt és közben. Lehetővé teszik magas szintű tervek megosztását, megfelelő elvárások megfogalmazását és a projekt közelgő munkáinak létfontosságú elemeinek hangsúlyozását.
A projekt ütemtervének elkészítésének fontossága
A projekt ütemterve egy egyszerű módja a projekt céljainak vagy célkitűzéseinek kifejezésére. Néha az ilyen jelentések módosíthatók, hogy elmagyarázzák a projekt állapotát és az előrehaladás ütemét. Az alábbiakban megtudhatja, milyen jelentőséggel bír a projekt ütemterve bármely projekt esetében:
#1. Az érintettek elvárásainak kezelése
A projekt ütemterv-sablonja segít a megfelelő elvárások felállításában a projekttulajdonosok és az érintettek körében. Ha tömören vizualizálja a költségeket, az erőforrásokat és az idővonalat, a felettesei segíteni tudnak Önnek a projektigények meghatározásában.
#2. Közölje a célokat és terveket egyszerűen
A projekt ütemtervei általában vizuális formátumúak, magas szintű áttekintéssel. Ezért ez egy fontos dokumentum a létfontosságú információk gyors továbbításához az érdekelt felekhez.
#3. Gyorsabb döntések ösztönzése
A projekt ütemterve világosan felvázolja a lényeges eredményeket és célokat. Ha a projekt során ütközésbe ütközik a feladatok prioritása között, tekintse meg az eredeti projekt ütemterv dokumentumát, hogy megértse, melyik feladatot kell felgyorsítani.
#4. Készítsen frissített projekt pillanatképeket
A projekt ütemtervének egyik fő feladata a különböző frissített verziók elkészítése a projekt előrehaladtával. Ezeket a frissített jelentéseket használhatja arra, hogy gondtalan prezentációt tartson a projekt állapotáról, amelyet a közönség bármely szintje megérthet.
#5. Kommunikáció külső csapatokkal
A projekt ütemtervei általában nem tartalmaznak bizalmas információkat a munkáról. Így a dokumentumot a projektben részt vevő külső felekkel is közölheti.
#6. Emlékeztetőként szolgál
Minden projekt magában hordozza annak kockázatát, hogy a rendszeres tevékenységek során letér a pályáról. Azonban utasítsa csapatát, hogy hivatkozzon a projekt ütemtervére, hogy az állapot visszakerüljön a helyes útra.
A projekt ütemtervének előnyei
A projekt ütemtervét sokáig alul- vagy alábecsülték, de most a projektmenedzserek hangsúlyozzák ezt az erőforrást. Ha a projekt ütemtervét beépíti a projekttervezésbe, akkor a következő előnyöket élvezheti versenytársaival szemben:
- A projekt elszámoltathatóságának kialakítása
- Prioritás és igazítás
- Hatékonyan koordinálja
- Világosan vizualizálja a szerepeket
- Tisztázza a projekt céljait
Egy tipikus projekt ütemterv összetevői
A projekt ütemtervének egy oldalon kell elférnie. Ezért okosan kell kiválasztania az összetevőket a projekt ütemtervéhez. A következőket kell szerepeltetnie a projekt ütemterv-sablonjában:
- Először is tartalmazzon áttekintést a projekt ütemtervéről, meg nem alkudható határidőkkel.
- Ne hagyja ki a legfontosabb mérföldköveket, amelyeket csapata elérni kíván.
- Az ütemtervnek vizuális formában is ki kell emelnie a költségvetés és az emberi erőforrások elosztását.
- Itt is ki kell emelni minden elvárt feladatfüggőséget.
- A projekt ütemtervének tartalmaznia kell a létfontosságú kapcsolatokat, különösen a külső tanácsadók és szállítók számára.
- Jellemezze a célokat, célokat és prioritásokat magas szintű áttekintésként néhány mondatban.
Az alábbiakban néhány használható ingyenes projekt-ütemterv-sablon található.
Smartsheet
Smartsheet egy jól ismert szoftver-as-a-service (SaaS) szolgáltató a munkakezeléshez és a projektek távoli együttműködéséhez. Egyik legújabb ajánlata egy intuitív és szerkeszthető projekt ütemterv professzionális projektmenedzserek számára.
A webalkalmazás bármely sablonját használhatja, és frissítheti a projekt során. Ezek a formátumok könnyen hozzáférhetők, mivel a Smartsheet lehetővé teszi a szerkesztett sablon letöltését különféle formátumokban, például Word, Excel, PowerPoint, Dokumentumok, Táblázatok és Diák formájában.
A ma releváns kész sablonok közül néhány:
- Példa a projekt ütemtervére az információtechnológiához (IT)
- Több projekt ütemtervének példadokumentuma
- Példa a 3 éves projekt ütemtervére
- Agilis projekt ütemterv sablon
Ezenkívül a sablonokhoz ingyenes a hozzáférés, mivel kipróbálhatja a platformot próbaverzióként, és letöltheti a szükséges dokumentumot. Ezenkívül, ha értékesnek találja a platformot projektjei számára, akkor teljes előfizetést is kaphat.
Office Timeline
Office Timeline egy másik népszerű hely a minőségi projekt-ütemterv-sablonokhoz, amelyeket ingyenesen megragadhat. Az eszköz segít abban, hogy az összetett projektmenedzsment adatokat áttekinthető projekttervké alakítsa a Microsoft PowerPoint rendszeren.
Könnyedén, teljes bizalommal bemutathatja az útiterv-dokumentumot a nagy értékű közönség előtt. A projekt ütemtervének átgondolt vizuális szerkezete ezen az eszközön könnyen megjegyezhető.
A rendelkezésre álló ütemterv dokumentumsablonok a következők:
- Példa a projekt ütemtervére
- Termék ütemterv sablon
- IT ütemterv sablon
- Stratégia/üzleti ütemterv sablon
- Technológiai ütemterv sablon
Az Office Timeline jelenleg nem kínálja a projekt ütemterv-sablonjainak közvetlen letöltését olyan Google Workspace-fájlokhoz, mint a Táblázatok, Dokumentumok és Diák. A sablonokat azonban könnyedén megnyithatja a Google platformján, mivel az nagyon kompatibilis a Microsoft Office fájlokkal.
Aha!
Aha! A termék ütemterv-sablonjai csökkentik a sablonok időigényes személyre szabását. A sablonok használatával percek alatt elkezdheti bemutatni a projektterveket, a célokat és a magas szintű áttekintéseket. Jelenleg 16 ingyenesen letölthető projekt ütemterv dokumentum áll rendelkezésre, amelyeket a projektje szerint testre szabhat.
Nem minden projekt ütemterv-példa egyforma, ezért okosan kell használni őket. Néhány közülük például alkalmas egy projekt magas szintű üzleti céljainak bemutatására. Másrészt egyesek jobban illeszkednek a termékkiadásokhoz, a projekt jellemzőinek magyarázatához stb.
Az Aha segítségével letöltheti az ütemterv fájlokat Microsoft PowerPoint és Excel formátumban. Ha azonban egy dedikált eszközre van szüksége a projekt ütemtervének fejlesztéséhez és megjelenítéséhez, előfizethet az Aha eszközre.
Template.net
Template.net egy újabb megbízható forrás a projekt ütemterv-példáihoz. Ingyenes példái segítségével hatékony stratégiai projekt ütemtervet készíthet vállalkozása számára. Hozzáférést biztosít a különböző típusú projekt ütemterv-dokumentumokhoz, a kreatív infografikáktól az agilis projektmenedzsmentig.
Előfordulhat azonban, hogy ez az oldal nem ideális az Ön számára, ha jó minőségű, ingyenes útiterv-sablonokat keres. Jelenleg az internetes portál csak két alapvető projekt-ütemterv-sablont kínál.
Slite
Ha nem tudja, hol kezdje el egy professzionális projekt ütemtervét a közelgő projekthez, látogasson el Slite és tekintse meg ingyenes sablonjait. A sablonok vizuálisan jól néznek ki, és könnyen testreszabhatók. Ezenkívül a Slite webalkalmazással egy távoli együttműködővel online szerkeszthet sablont.
Más sablonwebhelyektől eltérően nem teszi lehetővé a Word vagy a Docs formátumok egyszerű letöltését önszerkesztés céljából. Ehelyett megnyitja az ingyenes sablont a Slite alkalmazásszerkesztőben, ahol különféle összetevőket használhat a projekt ütemterv-dokumentumának testreszabásához.
A képernyőn megjelenő ingyenes sablon különböző szegmenseket tartalmaz, mint például az ütemterv címsora, a csapat küldetése, a projekt háttere, a negyedéves ütemterv megjelenítése Gantt-diagramon és az ütemterv áttekintése. Ezért könnyen személyre szabhatja ezeket a részeket, mivel ezek magától értetődőek.
Ezenkívül fájlokat is csatolhat a Google Drive-ból, hogy az ütemtervdokumentumot további projektfájlokkal egészítse ki a felhőből. Ha végzett a szerkesztéssel, kinyomtathatja a dokumentumot, vagy exportálhatja PDF-fájlként.
Végső szavak
A bemutatott projekt ütemtervének átfogó képet kell adnia a projektről. Nem lehet egyszerűen a projekt erőforrásainak, feladatoknak vagy költségeknek részletes lebontása. Az érdekelt felek a Gantt-diagramokkal vagy más projektmenedzsment szoftverrel látják el ezeket a részleteket.
A fenti projektterv-sablonok bármelyikével professzionális ütemtervet készíthet, amely az eredeti projektterv kísérője lesz. A projekt ütemterve is egyszerű és tömör lesz, ha a sablonokat használja ahelyett, hogy a semmiből készítene egyet.
Megnézheti ezeket az eszközöket, hogy gyönyörű Gantt-diagramokat készítsen projektjeihez, és megelőzze az ütemezést.