„Tedd okosabbá az Excel táblázataidat legördülő listákkal”

Szerző:

A legjobban használható Excel funkciók közé tartoznak a legördülő listák, amelyek hatékony eszközként szolgálnak az adatbeviteli hibák és a dátumok következetességének javítására. Bár az Excel felhasználói felületében gyakran háttérbe szorulnak, ez a hasznos funkció sokkal könnyebbé és pontosabbá teszi az adatbevitelt. Ha szeretnéd okosabbá tenni a táblázataidat, akkor itt van, hogyan hozhatod létre a legördülő listákat az Excelben, és hogyan használhatod azokat a hatékonyság növelésére.

Legördülő listák létrehozása az Excelben

Az Excel legördülő listái teljes mértékben a Data Validation (Adatellenőrzés) fülön találhatók, mivel nemcsak az adatbevitelt egyszerűsítik, hanem a képleteid megbízhatóságát is növelik.

Például használunk egy feladatkezelőt, amely tartalmaz egy Status (Állapot) oszlopot, ahol legördülő listák segítik az egyes feladatok nyomon követését. A lista elemei közt szerepelni fog a „Not Started” (Nem kezdődött el), „In Progress” (Folyamatban), „Completed” (Befejezett) és „Blocked” (Blokkolt).

Az Excelben a legördülő listák létrehozásához szükséges listaértékeknek valahol jelen kell lenniük a munkafüzetben. Annak érdekében, hogy ne zsúfoljuk tele a feladatkezelőt, érdemes külön lapot létrehozni ezeknek az értékeknek a tárolására. Miután létrehoztad a legördülő listákat, elrejtheted a cellákat vagy az egész lapot, így a táblázatod rendezett marad.

Íme, hogyan állítsd be a legördülő listát:

  • Készítsd el a listaértékeket úgy, hogy beírod a listaelemeket (pl. Nem kezdődött el, Folyamatban, Befejezett, Blokkolt) egy külön lapon lévő oszlopba.
  • Jelöld ki azokat a cellákat, ahol szeretnéd, hogy a legördülő listák megjelenjenek (pl. B2:B5).
  • Lépj a Data (Adat) fülre a szalagon, majd kattints az Adatellenőrzés (Data Validation) lehetőségre az Adat Eszközök (Data Tools) szakaszban.
  • Az Adatellenőrzés ablakban válaszd a Listát a Megengedett (Allow) legördülő menüből.
  • Kattints a felnyíló nyílra a Forrás (Source) mezőben, és válaszd ki a listaelemek tartományát.
  • Kattints az OK gombra, hogy alkalmazd a legördülő listát a kijelölt cellákra.

    • A kijelölt cellákban most egy legördülő nyílnak kell megjelennie, amely lehetővé teszi a megadott elemek kiválasztását.

    Legördülő listák testreszabása az Excelben

    Habár a legördülő listád funkcionális, előfordulhat, hogy nem olyan vizuálisan vonzó, mint amilyennek szeretnéd, különösen, ha hozzászoktál a Google Sheets színes legördülőihez. Szerencsére a feltételes formázás segítségével javíthatod a legördülő lista megjelenését az Excelben.

    A legördülő lista feltételes formázásának alkalmazásához kövesd az alábbi lépéseket:

  • Jelöld ki a legördülő listákat tartalmazó cellákat (pl. B2:B5).
  • Lépj a Home (Kezdőlap) fülre, kattints a Feltételes formázás (Conditional Formatting) lehetőségre, és válaszd az Új szabályt (New Rule).
  • Az Új formázási szabály ablakban válaszd a Csak azokat a cellákat formázd, amelyek tartalmazzák (Format only cells that contain) lehetőséget.
  • A szabály leírásához az első legördülő menüt állítsd Beállított szövegre (Specific Text), és hagyd a második mezőt változatlanul.
  • Írd be azt a szöveget, amelyet formázni szeretnél (pl. Befejezett).
  • Kattints a Formátum gombra a nézet mellett. A Cellák formázása (Format Cells) ablakban állítsd a Betűszínt fehérre, lépj a Kitöltés (Fill) fülre, és válaszd ki a háttérhez egy mély zöld színt.
  • Kattints az OK gombra kétszer, hogy alkalmazd a szabályt.

    • Mostantól a Befejezett státuszú feladatok zöld háttérrel jelennek meg, ami lehetővé teszi az azonnali azonosítást. Ismételd meg ezeket a lépéseket a másik listaelemekhez, és rendelj mindegyikhez egyedi színt. Ez jelentősen javítja a vizuális tisztaságot.

    A legördülő listák kiküszöbölik a gépelési hibák és változatosságok kockázatát – többé nincs „Befejezett” vs. „Kész” vs. „Elvégezve.” Ez a következetesség kulcsfontosságú a képletekkel végzett adatelemzéskor; például, ha egy képlet a Befejezett feladatokat követi, hiányozni fog a Kész státuszú feladatok, mivel azok más kategóriába tartoznak.

    Most, hogy a legördülő listák a helyükön vannak, az Excel táblázatod nemcsak könnyebben használható, hanem előkészített a fejlett adatelemzéshez is. Szűrheted a feladatokat állapot szerint, például csak a Folyamatban lévő feladatokat mutathatod, vagy használhatod a COUNTIF funkciót, hogy megszámold, hány feladat van Blokkolt státuszban.