Das Konzept des Taggings, bekannt geworden durch Plattformen wie Facebook und andere soziale Medien, hat seine Wurzeln in der Web 2.0-Ära. Ursprünglich diente es dazu, Inhalte auf diesen Seiten zu kategorisieren. Bis heute ist das Tagging ein wesentliches Merkmal zahlreicher Web 2.0-Dienste und moderner Anwendungen, einschließlich unserer eigenen Plattform wdzwdz.com. Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Tags haben sich in verschiedenen Anwendungen wie Evernote, Microsoft OneNote und sogar im Betriebssystem OS X Mavericks gezeigt. Es ermöglicht Benutzern, ihre Dateisysteme nach individuellen Prioritäten zu organisieren, beispielsweise nach der GTD-Methode (Getting Things Done), die stark auf die Zuweisung von Prioritäts-Tags setzt. TagSpaces verfolgt hierbei einen eigenen Ansatz zur Verwaltung und Organisation von Dateien.
TagSpaces konzentriert sich ausschließlich auf das Sortieren von Dateien und Verzeichnissen durch Tags und bietet dafür eine spezielle Benutzeroberfläche an. Diese Lösung ist besonders nützlich für Personen, die eine bessere Ordnung in ihren digitalen Dateien schaffen möchten. Die App wird mit einer Reihe von Standard-Tags, wie GTD-Kategorien, Prioritätsstufen und sogenannten „Smart-Tags“ ausgeliefert (wobei die Bezeichnung „smart“ noch zu klären ist).
Nach dem Start der Anwendung wird ein kurzes Tutorial angezeigt, das die Navigation erleichtert. Die Lernkurve ist dabei sehr flach. Zu Beginn wählt der Benutzer die Verzeichnisse aus, deren Inhalte mit Tags versehen werden sollen, einschließlich der Unterordner. Es ist möglich, jeden Eintrag beliebig oft mit verschiedenen Tags zu versehen. Der Benutzer ist jedoch selbst für die Kontextverwaltung verantwortlich, da die App beispielsweise nicht verhindert, dass ein Dokument gleichzeitig als „hohe“ und „niedrige“ Priorität gekennzeichnet wird. Dieses Verhalten ist jedoch auch bei vielen anderen Apps üblich.
TagSpaces bietet eine große Auswahl an Farben für die Gestaltung individueller Tags an. Ein Vorteil gegenüber den macOS-Tags ist, dass die Tags nicht nur farblich, sondern auch textlich gekennzeichnet sind. Ein Nachteil ist, dass der Zugriff auf Dateien umständlicher ist, da eine Reihe von Klicks durch Menüs erforderlich ist, um die gewünschte Datei zu erreichen, was im Gegensatz zum direkten Zugriff via ⌘+O oder Doppelklick im Finder steht. Es wäre wünschenswert, die Flexibilität von TagSpaces mit der Benutzerfreundlichkeit der macOS-Tags zu kombinieren. Aktuell können zwar alle Dateien mit Tags versehen werden, doch diese Tags sind außerhalb der TagSpaces-App nicht von Bedeutung.
Obwohl TagSpaces potenziell jede Datei im System mit Tags versehen und sogar Dateien innerhalb der App erstellen kann, bleibt es doch ein Zusatz zum Kern des Betriebssystems. Dies verhindert, dass es sich zu einer absolut perfekten App entwickelt, da die Bedeutung der Tags an die App gebunden ist. Dennoch stellt TagSpaces einen erheblichen Fortschritt im Bereich des Tag-Managements dar.