Beim Schließen von MS Word kann es vorkommen, dass Sie gefragt werden, ob Sie die in die Zwischenablage kopierten Daten behalten möchten. Wenn Sie sich entscheiden, die Daten zu behalten, verlängert sich der Speicher- und Beendigungsvorgang von MS Word. Das gleiche Phänomen tritt auf, wenn Sie eine MS Office-Anwendung beenden, nachdem Sie Text oder Bilder kopiert und in eine Datei eingefügt haben. Der Grund dafür ist, dass MS Office eine Historie der Daten speichert, die Sie in Ihre Zwischenablage kopieren. Diese wird auch über alle Office-Anwendungen hinweg synchronisiert. Das bedeutet, dass Sie Ausschnitte aus der Zwischenablage, die Sie beispielsweise in ein MS Word-Dokument eingefügt haben, ohne erneutes Kopieren in eine MS PowerPoint-Präsentation einfügen können. Ebenso können Sie, wenn Sie ein bereits verwendetes Snippet nochmals benötigen, direkt auf den Verlauf der Zwischenablage in MS Office zugreifen, anstatt es erneut in die Zwischenablage zu kopieren.
Sämtliche MS Office-Anwendungen speichern eine Historie der letzten 24 kopierten Elemente. Wichtig ist, dass während der Arbeit mit einer MS Office-Anwendung, alles, was Sie in Ihre Zwischenablage kopieren – sei es Bild oder Text – automatisch in dieser Zwischenablage gespeichert wird.
Die Zwischenablagehistorie in Microsoft Office
Starten Sie eine beliebige MS Office-Anwendung. Suchen Sie dort nach der Schaltfläche „Einfügen“. Diese befindet sich in allen Anwendungen im Reiter „Start“. Direkt unterhalb des Buttons „Einfügen“ finden Sie einen kleinen Pfeil neben dem Wort „Zwischenablage“. Klicken Sie auf diesen Pfeil.
Daraufhin öffnet sich auf der linken Seite ein Fenster, das Ihnen die letzten 24 in die Zwischenablage kopierten Elemente anzeigt. Einige Einträge weisen sogar den kopierten Inhaltstyp aus, beispielsweise ein Globussymbol neben einem Link. Dieser Verlauf ist in jeder MS Office-Anwendung über den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche „Einfügen“ einsehbar und zeigt immer die gleichen Elemente.
Jedes Mal, wenn Sie etwas in Ihre Zwischenablage kopieren, wird es automatisch in der MS Office-Zwischenablage gesichert. Es ist nicht notwendig, das Element tatsächlich in eine Präsentation oder ein Dokument einzufügen. Sie müssen nicht einmal in eine der Office-Anwendungen wechseln. Stattdessen erhalten Sie am unteren Bildschirmrand eine Benachrichtigung, dass ein Element kopiert wurde – und das war es auch schon.
Die Windows-Zwischenablagehistorie
Die Standard-Zwischenablage von Windows speichert lediglich das letzte kopierte Element. Jedes neue Element, das Sie in die Zwischenablage kopieren, überschreibt das vorherige und es gibt keine Möglichkeit, auf ältere Elemente zuzugreifen. Dies führt oft dazu, dass die Systemzwischenablage für Benutzer unzureichend ist. Sie greifen dann auf Zwischenablage-Manager von Drittanbietern zurück, die einen Verlauf der Zwischenablage bereitstellen. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden und MS Office installiert haben, können Sie alternativ eine MS Office-Anwendung im Hintergrund geöffnet lassen, da diese bis zu 24 Elemente aus Ihrer Zwischenablagehistorie speichern kann.