Das Betrachten von E-Mails im reinen Textformat kann eine angenehme Abwechslung zu komplexen Formatierungen darstellen. Zudem ist es oft schneller und sicherer als E-Mails mit viel HTML-Code. Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook standardmäßig den Klartextmodus nutzen können.
Bevor wir ins Detail gehen, ist es wichtig zu erwähnen, dass Klartext sowohl für den Absender als auch für den Empfänger Vor- und Nachteile hat. Der größte Nachteil von reinem Text ist, dass keine Formatierungen, Bilder oder Links direkt eingebunden werden können. Fast jede E-Mail wird anders aussehen, wenn sie im Klartext betrachtet wird. Einige stark formatierte E-Mails können sogar schwer lesbar sein.
Es gibt jedoch auch Vorteile. Reiner Text ist sicherer, da nichts verborgen werden kann. Es können keine unsichtbaren Tracking-Pixel oder versteckten Phishing-URLs existieren. Denn im Klartext ist die URL sichtbar und man kann die tatsächliche Adresse sehen, nicht nur den Text, den der Absender anzeigen wollte. Daher werden von Ihnen versendete Klartext-E-Mails von automatischen Scannern seltener als gefährlich eingestuft, da Klartext nicht so viel Schaden anrichten kann wie HTML. (Das bedeutet nicht, dass man Ihnen keinen bösartigen Link im Klartext schicken kann, aber es ist schwieriger, Sie zum Anklicken zu bewegen.)
In diesem Sinne erklären wir Ihnen, wie Sie alle Nachrichten im Klartext lesen, alle Nachrichten im Klartext versenden oder nur eine einzelne Nachricht im Klartext versenden können.
E-Mails im Klartext anzeigen
Um alle E-Mails standardmäßig im Klartext anzuzeigen, navigieren Sie zu Datei > Optionen > Trust Center > Trust Center Einstellungen.
Wählen Sie im Menü „E-Mail-Sicherheit“ die Option „Alle Standardmails im Klartext lesen“ aus.
Bestätigen Sie mit „OK“, um das Trust Center zu verlassen, und erneut mit „OK“, um das Optionsfenster zu schließen. Outlook zeigt nun alle geöffneten E-Mails im reinen Textformat an.
Alle E-Mails im Klartext versenden
Sie können erzwingen, dass alle von Ihnen verfassten E-Mails im Klartext-Format sind, indem Sie zu Datei > Optionen > E-Mail gehen. Dort öffnen Sie das Dropdown-Menü „Nachrichten in diesem Format verfassen“ und wählen „Nur Text“ aus.
Nach Bestätigung mit „OK“ ist das Standardformat für neue Nachrichten nun Klartext.
Eine einzelne E-Mail im Klartext senden
Wenn Sie das Standard-HTML-Format beibehalten möchten, aber eine einzelne E-Mail im Klartext verfassen möchten, ist dies ebenfalls möglich. Nachdem Sie eine neue Nachricht gestartet haben, klicken Sie auf „Text formatieren“ > „Nur-Text“.
Klicken Sie auf „Weiter“, um die Nachricht in Klartext zu konvertieren. Danach können Sie sie wieder in HTML umwandeln, müssen aber Ihre Signatur neu erstellen. Einfacher ist es, die E-Mail zu verwerfen und eine neue zu schreiben.
Übrigens: Wenn Sie Ihre Einstellungen so geändert haben, dass immer nur Klartext gesendet wird, können Sie dies für einzelne Nachrichten auf die gleiche Weise ändern. Öffnen Sie eine neue E-Mail und wählen Sie „Text formatieren“ > „HTML“, um nur diese Nachricht mit HTML zu senden.