Das Hinzufügen von Kommentaren zu Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen wird durch die Möglichkeit, andere Nutzer per „@“-Symbol zu erwähnen, in Office 365 vereinfacht. Diese Funktion, bekannt aus vielen Chat-Anwendungen, ermöglicht eine gezielte und effiziente Kommunikation. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Vorteile von Office 365-Erwähnungen und deren effektive Nutzung.
Die Bedeutung von Erwähnungen in der Zusammenarbeit
Erwähnungen entfalten ihren vollen Nutzen insbesondere in der Zusammenarbeit mit anderen. Obwohl sie auch in persönlichen Office 365-Abonnements verwendet werden können, sind sie am effizientesten, wenn mehrere Personen auf die Dokumente zugreifen. In Organisationen, in denen jeder über eine O365-Lizenz verfügt, bieten Erwähnungen einen deutlichen Mehrwert.
Office-Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint sind zwar keine Chat-Programme, jedoch ermöglicht die Erwähnungsfunktion das Senden von Nachrichten direkt aus der zu bearbeitenden Datei. Bisher konnten Kommentare zwar für alle leseberechtigten Nutzer hinzugefügt werden, diese mussten die Datei jedoch aktiv öffnen, um die Kommentare einzusehen. Erwähnungen hingegen benachrichtigen die erwähnte Person proaktiv.
Diese Benachrichtigungen können Fragen (z.B. „Sandra, kannst du die Richtigkeit dieser Zahlen bestätigen?“), Änderungswünsche (z.B. „John, dieser Abschnitt ist zu ausführlich, könntest du ihn bitte kürzen?“) oder allgemeine Kommentare (z.B. „Jean, diese Folie ist wirklich beeindruckend!“) beinhalten. In jedem Fall wird der erwähnten Person automatisch eine E-Mail mit einem Link zum entsprechenden Kommentar gesendet. Lästiges Warten darauf, dass jemand die Datei „zufällig“ öffnet, gehört damit der Vergangenheit an.
Praktische Anwendung: Erwähnungen in Word
Obwohl wir das Vorgehen anhand von Word demonstrieren, ist es in Excel und PowerPoint identisch.
Markieren Sie zuerst den zu kommentierenden Text. Anschließend wählen Sie „Einfügen“ > „Neuer Kommentar“ oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen „Neuer Kommentar“ aus dem Kontextmenü.
Im Kommentarfeld geben Sie nun „@“ gefolgt vom Namen der zu erwähnenden Person ein. Vervollständigen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf „Posten“.
Das ist alles! Die erwähnte Person wird nun benachrichtigt.
Die benachrichtigte Person erhält eine E-Mail, die Ihren Kommentar, den kommentierten Text und eine Schaltfläche enthält, über die sie direkt zu Ihrem Kommentar im Dokument navigieren kann.
Plattformübergreifende Funktionalität
Erwähnungen funktionieren in den mobilen Apps, Web-Apps und Desktop-Clients von Microsoft für Word, Excel und PowerPoint gleichermaßen.
Die E-Mail-Benachrichtigung bietet zusätzliche Funktionen, indem sie auch den gesamten Kommentar-Thread und den umgebenden Dokumentkontext anzeigt. Zudem ermöglicht sie die direkte Beantwortung des Kommentars aus der E-Mail heraus.
Diese erweiterten Funktionen stehen in den mobilen und Web-Apps für Word, Excel und PowerPoint sowie im Excel-Client (ab Version 1911 für Windows bzw. 16.31 für Mac) zur Verfügung. Die E-Mail-Benachrichtigungen der Word- und PowerPoint-Client-Apps werden diese Funktionalität voraussichtlich im Laufe des Jahres 2020 erhalten.