Microsoft Teams ist primär für seine Werkzeuge zur Zusammenarbeit bekannt, obgleich seine Online-Meeting-Funktionen oft mehr Aufmerksamkeit erhalten. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Tabellen ist dabei zentral. Diese Funktion erlaubt es Ihnen, an allen Dateien zusammenzuarbeiten, die in einem Kanal geteilt wurden.
Das Dokumentenkollaborationswerkzeug in Microsoft Teams
Das Werkzeug zur Dokumentenzusammenarbeit von Microsoft Teams ist universell einsetzbar für alle Dateien, die in einen Kanal geladen wurden. Sie können Dateien entweder über den Reiter „Dateien“ öffnen oder als eigene Registerkarte hinzufügen, was die gemeinsame Bearbeitung erleichtert.
Eine Datei zu einem Kanal hinzufügen
Um mit Teamkollegen an einer Datei zu arbeiten, muss diese in den Kanal eines Teams integriert werden.
Starten Sie Microsoft Teams.
Wählen Sie „Teams“ in der linken Spalte.
Navigieren Sie zu einem Team und wählen Sie einen Kanal.
Wechseln Sie zum Reiter „Dateien“.
Klicken Sie auf „Neu“ oder „Hochladen“, um eine neue Datei zu erstellen oder eine Datei von Ihrem Computer hinzuzufügen.
Das Microsoft Teams Tool zur Dokumentenkollaboration nutzen
Nach dem Hochladen ist die Datei für alle Teammitglieder des jeweiligen Kanals einsehbar. Diese müssen wissen, wie die Datei aufgerufen oder als Tab hinzugefügt wird. Ist die Datei geöffnet, können alle Teammitglieder daran arbeiten.
Folgen Sie diesen Schritten, um eine Datei in Microsoft Teams zur Bearbeitung zu öffnen:
Starten Sie Microsoft Teams.
Gehen Sie zum entsprechenden Team und Kanal, in dem sich die Datei befindet.
Wählen Sie den Reiter „Dateien“.
Klicken Sie neben einer Datei auf „Weitere Optionen“ und wählen Sie „Öffnen“ > „In Teams bearbeiten“.
Das Dokument öffnet sich und Sie können mit der Bearbeitung beginnen.
Um ein Dokument als Registerkarte zu integrieren, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie Microsoft Teams.
Navigieren Sie zu dem Team und Kanal, in dem die Datei abgelegt wurde.
Bestimmen Sie den Dateityp, z.B. Word, PowerPoint oder Excel.
Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) bei den Reitern des Kanals und fügen Sie die entsprechende App für den Dateityp hinzu (z.B. Word für ein Word-Dokument).
Wählen Sie die gewünschte Datei aus der Liste aus.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Alle Benutzer können dann direkt über die neu erstellte Registerkarte auf die Datei zugreifen und sie bearbeiten.
Fazit
Die Bearbeitung erfolgt in Echtzeit, und alle Änderungen werden innerhalb von Sekunden synchronisiert. Wenn Sie die Datei öffnen, wird angezeigt, wer sie zuletzt bearbeitet hat. Um Änderungen von anderen Teammitgliedern zu sehen, öffnen Sie die Datei in Teams und klicken Sie auf die Schaltfläche „Aufholen“. Neue Ergänzungen im Dokument werden durch einen blauen Punkt markiert.