Wikis erweisen sich als ausgezeichnete Werkzeuge, um Informationen in einem zugänglichen Format zu sammeln. Die einfache Lesbarkeit und Bearbeitbarkeit machen sie besonders nützlich. Microsoft Teams bietet ein eigenes Wiki, das in jeden Teamkanal integriert ist. Hier erfahren Sie, wie Sie es am besten nutzen können.
Ein Wiki, oft als kollaborative Online-Publikation bezeichnet, fungiert als Content-Management-System. Es kann von einer einzelnen Seite bis zu einer umfangreichen Informationsquelle reichen, ähnlich wie Wikipedia. In Microsoft Teams ist das Wiki eine standardmäßige Registerkarte in jedem neu erstellten Kanal.
Beim ersten Aufruf der „Wiki“-Registerkarte wird eine weitgehend leere Seite angezeigt, die mit „Unbenannte Seite“ und „Unbenannter Abschnitt“ gekennzeichnet ist.
Seiten und Abschnitte bilden die Grundstruktur Ihres Microsoft Teams Wikis. Sie können beliebig viele Seiten und Abschnitte auf jeder Seite erstellen. Da Wikis naturgemäß unstrukturiert sind, ermöglichen diese Bausteine eine individuell angepasste Struktur, die je nach Bedarf einfach oder komplex sein kann.
Es empfiehlt sich, Ihrer Wiki-Seite einen Namen zu geben. Dies ist so einfach wie das Klicken auf „Unbenannte Seite“ und die Eingabe eines neuen Titels.
Danach können Sie Abschnitte hinzufügen, die als Überschriften für verschiedene Inhaltsblöcke dienen. Klicken Sie auf „Unbenannter Abschnitt“ und ändern Sie ihn in eine passende Überschrift.
Wenn Sie auf „Unbenannter Abschnitt“ klicken, um ihn zu bearbeiten, erscheint die Meldung „Ihr Inhalt kommt hier“.
Dieser Hinweis markiert die Stelle, an der der Inhalt unter der jeweiligen Abschnittsüberschrift platziert wird. Wir werden später auf die Inhaltsbearbeitung eingehen, sobald die grundlegende Struktur fertiggestellt ist. Fügen Sie vorerst einfach einen Platzhaltertext hinzu.
Um einen weiteren Abschnitt zu erstellen, bewegen Sie den Mauszeiger über den ersten Abschnitt und klicken Sie auf das „+“-Symbol, das unten links erscheint.
Dadurch wird ein neuer Abschnitt hinzugefügt.
Sie können beliebig viele Abschnitte mit unterschiedlichen Überschriften hinzufügen. Im Beispiel wurden drei weitere Abschnitte mit dem „+“-Symbol erstellt.
Je mehr Inhalt hinzugefügt wird, desto länger wird die Seite. Deshalb gibt es ein Inhaltsverzeichnis, das ein- und ausgeblendet werden kann. Klicken Sie oben links im Wiki auf die drei parallelen Linien (das sogenannte Hamburger-Menü), um Ihre Seite und deren Abschnitte anzuzeigen.
Durch Klicken auf eine der Abschnittsüberschriften springen Sie direkt zu diesem Abschnitt. Um die Reihenfolge der Abschnitte zu ändern, können Sie diese einfach per Drag & Drop im Menü verschieben.
Die Abschnitte werden im Menü sofort neu nummeriert und an die gewünschte Position auf der Wiki-Seite verschoben.
Alternativ können Sie Wiki-Abschnitte verschieben, indem Sie mit dem Mauszeiger über die Abschnittsüberschrift fahren, um das Drei-Punkte-Menüsymbol anzuzeigen, und im Menü „Nach oben“ oder „Nach unten“ auswählen.
Abschnitte können auch gelöscht werden, indem Sie im Menü „Löschen“ wählen. Beachten Sie jedoch, dass dies nicht rückgängig gemacht werden kann. Löschen Sie einen Abschnitt daher nur, wenn Sie sicher sind, dass dessen Inhalt nicht mehr benötigt wird.
Um die Struktur Ihres Wikis weiter auszubauen, benötigen Sie möglicherweise mehr als eine Seite. Um eine neue Seite hinzuzufügen, gehen Sie zum Ende des Seiten- und Abschnittsmenüs und klicken Sie auf „Neue Seite“.
Dadurch wird sofort eine neue Seite erstellt, die im Menü angezeigt wird. Sie können dieser einen Seitennamen geben und neue Abschnitte hinzufügen.
Sie können beliebig viele Seiten hinzufügen. Ähnlich wie bei Abschnitten können Seiten im Menü per Drag & Drop verschoben werden oder indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Seitentitel klicken und im Menü „Nach oben“ oder „Nach unten“ auswählen.
Eine Seite kann auch gelöscht werden, indem Sie im Menü „Löschen“ wählen. Beachten Sie jedoch, dass dies nicht rückgängig gemacht werden kann. Löschen Sie eine Seite daher nur, wenn Sie sicher sind, dass deren Inhalt nicht mehr benötigt wird.
Sobald Ihre Seiten und Abschnitte eingerichtet sind, ist es an der Zeit, Inhalte hinzuzufügen. Klicken Sie auf den Bereich unterhalb eines Abschnitts und es wird eine Symbolleiste mit Bearbeitungsoptionen angezeigt. Je nach Bildschirmgröße sind einige Optionen möglicherweise erst sichtbar, wenn Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Symbolleiste klicken.
Die Symbolleiste bietet standardmäßige Textbearbeitungsoptionen, die aus Microsoft Word, Google Docs, E-Mail oder anderen Programmen zur Textformatierung bekannt sein dürften.
Wenn Sie einen Abschnitt kommentieren möchten, können Sie ein spezielles Chat-Fenster öffnen, indem Sie mit dem Mauszeiger über die Abschnittsüberschrift fahren und auf das Chat-Symbol klicken.
Dadurch wird ein Standard-Chatfenster in Microsoft Teams geöffnet, das sich speziell auf diesen Abschnitt bezieht.
Um einen Link zu einem bestimmten Abschnitt zu versenden, fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Abschnittsüberschrift, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menüsymbol und wählen Sie „Link kopieren“. Beachten Sie, dass nur Personen mit Zugriff auf das Team den Link aufrufen können.
Ebenso können Sie einen Link zu einer kompletten Seite erstellen, indem Sie das Hamburger-Menü öffnen, auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Seitennamen klicken und „Link kopieren“ auswählen. Auch hier können nur Teammitglieder den Link nutzen.
Es ist möglich, mehrere Wikis im selben Kanal zu führen, falls Sie diese trennen möchten. Um ein weiteres Wiki hinzuzufügen, klicken Sie auf das „+“-Symbol neben der letzten Registerkarte.
Im daraufhin erscheinenden Fenster wählen Sie unter den Kacheln „Wiki“ aus. (Die Position der Kachel kann je nach vorheriger Nutzung variieren).
Geben Sie Ihrem neuen Wiki einen Namen und klicken Sie auf „Speichern“.
Das neue Wiki wird zu den Registerkarten hinzugefügt.
Um das ursprüngliche Wiki umzubenennen, klicken Sie auf die Registerkarte „Wiki“, dann auf den Pfeil daneben und wählen Sie im Menü „Umbenennen“.
Geben Sie einen neuen Namen für das Wiki ein und klicken Sie auf „Speichern“.
Die Wiki-Registerkarte wird sofort umbenannt.
Das Wiki in Microsoft Teams ist bewusst einfach gehalten und soll nicht kompliziert sein. Microsoft hat stattdessen eine intuitive Lösung geschaffen, die es Ihnen ermöglicht, auf einfache Weise eine komplexe Informationsstruktur aufzubauen.