Obwohl Kommunikationsplattformen wie Slack immer beliebter werden, haben E-Mails weiterhin ihren Stellenwert und können mitunter überwältigend wirken. Eine effektive Methode, um den Überblick über Ihre E-Mails zu behalten, ist die automatische Sortierung eingehender Nachrichten in spezifische Ordner in Outlook.
Dies wird durch den Einsatz von Outlook-Regeln ermöglicht. Diese Regeln werden automatisch bei eingehenden und ausgehenden E-Mails angewendet und führen vorab definierte Aktionen aus.
Es gibt im Wesentlichen zwei Herangehensweisen zur Erstellung einer solchen Regel. Die erste Methode zeichnet sich durch ihre Einfachheit aus und eignet sich besonders gut, wenn Sie E-Mails von einer einzelnen E-Mail-Adresse automatisch verschieben möchten. Dies ist besonders nützlich für E-Mails, die immer von derselben Quelle stammen, beispielsweise von einem Ticketsystem oder einem Alarmsystem.
Die zweite Methode ist etwas komplexer, aber dennoch leicht zu handhaben. Sie ist ideal, wenn Sie E-Mails von einer ganzen Domäne, wie zum Beispiel von allen Mitarbeitern eines bestimmten Unternehmens, automatisch sortieren oder mehrere Regeln hintereinander einrichten möchten.
Einfache Regeln konfigurieren
Um auf einfachem Weg eine Regel zu erstellen, öffnen Sie zunächst Ihren Outlook-Posteingang. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, die Sie zukünftig automatisch sortieren lassen möchten. Wählen Sie dann im Kontextmenü „Regeln“ und anschließend „Regel erstellen“ aus.
Es öffnet sich das Fenster „Regel erstellen“. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen neben dem Namen des Absenders. Dadurch wird Outlook angewiesen, die Regel auf alle E-Mails von dieser Adresse anzuwenden. Setzen Sie danach ein Häkchen bei „Element in Ordner verschieben“.
In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie nun den gewünschten Zielordner aus, in den die E-Mails verschoben werden sollen. Alternativ können Sie einen neuen Ordner erstellen, indem Sie auf „Neu“ klicken. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.
Ihre Regel ist nun aktiviert. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf „OK“.
Ein Bestätigungsdialog erscheint. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Regel sofort auf bereits vorhandene E-Mails im aktuellen Ordner anzuwenden. Markieren Sie dazu das Kontrollkästchen „Diese Regel jetzt für Nachrichten ausführen, die sich bereits im aktuellen Ordner befinden“ und bestätigen Sie mit „OK“.
Ab sofort werden alle E-Mails von dieser Absenderadresse automatisch in den von Ihnen ausgewählten Ordner verschoben.
Erstellung komplexerer Regeln
Um eine Regel von Grund auf neu zu erstellen, navigieren Sie zu „Start“ > „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
Das Fenster „Regeln und Warnungen“ öffnet sich. Klicken Sie dort auf „Neue Regel“.
Der Regel-Assistent wird gestartet. Wählen Sie im Bereich „Mit einer leeren Regel beginnen“ die Option „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ und klicken Sie dann auf „Weiter“.
An dieser Stelle definieren Sie die Kriterien, die eine E-Mail erfüllen muss, damit die Regel angewendet wird. In diesem Beispiel legen wir fest, dass die Regel für alle E-Mails gelten soll, die von der Domain „@wdzwdz.com“ stammen.
Setzen Sie ein Häkchen bei „Mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse“ und klicken Sie anschließend im Textfeld darunter auf „Bestimmte Wörter“.
Geben Sie im neuen Fenster die Domain an, für die die Regel gelten soll. Wenn beispielsweise alle E-Mails von Adressen mit der Endung „@acmeanvils.com“ stammen, geben Sie „@acmeanvils.com“ ein und bestätigen Sie mit „Hinzufügen“.
Es können auch mehrere Einträge hinzugefügt werden. So können Sie beispielsweise wichtige Kunden hier auflisten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „OK“.
Der Regelassistent zeigt nun die ausgewählten E-Mail-Domains an. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Einträge zu bearbeiten. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf „Weiter“.
Auf der nächsten Seite des Assistenten legen Sie nun den Zielordner fest, in den die E-Mails verschoben werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „In den angegebenen Ordner verschieben“ und klicken Sie anschließend im unteren Textfeld auf „Angegeben“.
Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster den Zielordner aus oder erstellen Sie gegebenenfalls einen neuen Ordner. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.
Der Regelassistent zeigt den ausgewählten Ordner an. Sollte es sich um den falschen Ordner handeln, können Sie diesen hier noch ändern. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Nun können Sie optionale Ausnahmen definieren. Wenn keine Ausnahme benötigt wird, klicken Sie auf „Weiter“.
Geben Sie Ihrer Regel einen Namen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Diese Regel jetzt für Nachrichten ausführen, die sich bereits im ‚Posteingang‘ befinden“ und schließen Sie die Erstellung mit einem Klick auf „Fertig stellen“ ab.
Ihre Regel ist nun fertiggestellt und wird im Fenster „Regeln und Warnungen“ angezeigt. Klicken Sie abschließend auf „Übernehmen“, um die Änderungen zu speichern.
Ihre Regel ist ab sofort aktiv. Alle E-Mails, die den von Ihnen definierten Kriterien entsprechen, werden in den ausgewählten Ordner verschoben. Des Weiteren werden alle Regeln, die Sie im Outlook-Client erstellen, automatisch in der Outlook-Web-App synchronisiert.