So beschränken Sie den Zugriff auf eine freigegebene Google-Datei
Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist eine der nützlichsten Funktionen von Google Docs, Tabellen und Präsentationen. Nachdem ein Dokument fertiggestellt wurde, kann es jedoch notwendig sein, die Berechtigungen anderer Benutzer einzuschränken, bevor es als abgeschlossen betrachtet und versiegelt werden kann.
Der Abschluss eines Dokuments impliziert, dass keine weiteren Bearbeitungen oder Hinzufügungen mehr vorgenommen werden müssen. Wenn Sie also mit anderen zusammenarbeiten, sollten Sie diese daran hindern, das Endprodukt weiter zu verändern. Glücklicherweise ist es jederzeit einfach, die Freigabe eines Dokuments zu beschränken oder ganz zu beenden.
Starten Sie Ihren Webbrowser und rufen Sie Google Drive auf. Suchen Sie die Datei, die Sie abschließen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Freigeben“, um die Freigabeeinstellungen für das Dokument zu öffnen.
Falls Sie sich nicht sicher sind, ob eine Datei freigegeben ist, achten Sie auf das Symbol, das zwei Personen in Umrissform darstellt.
Wenn die Linkfreigabe aktiviert ist und Sie diese beibehalten möchten, während andere die Datei betrachten können, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Jeder mit dem Link kann anzeigen“.
Wenn die Linkfreigabe aktiviert ist, Sie sie aber deaktivieren möchten, wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „AUS – Nur bestimmte Personen können darauf zugreifen“.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Erweitert“.
Im Bereich „Wer hat Zugriff“ klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Namen eines Mitbearbeiters und wählen Sie „Kann anzeigen“, um deren Berechtigungen auf „Nur anzeigen“ zu ändern.
Als Dateibesitzer haben Sie die Möglichkeit, den Zugriff weiter einzuschränken, indem Sie die zwei Optionen am unteren Rand des Fensters nutzen. Die erste Option verhindert, dass andere Bearbeiter die Zugriffsrechte ändern oder neue Personen hinzufügen können.
Die zweite Option deaktiviert das Herunterladen, Drucken und Kopieren der Datei für diejenigen, die sie lediglich anzeigen oder kommentieren dürfen, was die Datei in eine reine Leseversion umwandelt.
Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Fertig“, um die Freigabeeinstellungen zu schließen.
Um allen zu signalisieren, dass die Datei den letzten Bearbeitungsstand erreicht hat, empfiehlt es sich, das Wort „[FINAL]“ in den Namen aufzunehmen. So wird jeder Person, die nach der Einschränkung der Zugriffsrechte auf die Datei zugreift, angezeigt, dass keine Bearbeitung mehr erforderlich ist.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie „Umbenennen“.
Fügen Sie „[FINAL]“ am Anfang oder Ende des Dateinamens hinzu und klicken Sie auf „OK“.
Das ist alles. Sie haben Ihre Google-Datei erfolgreich fertiggestellt und die Berechtigungen für die Bearbeitung oder Anzeige des Dokuments eingeschränkt.