Die Konversationsansicht in Outlook: Eine detaillierte Betrachtung
Microsoft hat in Outlook 2010 die Konversationsansicht eingeführt, welche dem Konversations-Threading von Gmail ähnelt. In neueren Outlook-Versionen ist sie standardmäßig aktiviert. Wenn Sie jedoch von einer älteren Version aktualisiert haben, in der die Funktion deaktiviert war, ist sie möglicherweise nicht aktiv. Daher ist es vielleicht an der Zeit, diese nützliche Funktion einmal genauer zu betrachten.
Was genau ist die Konversationsansicht?
Obwohl Microsoft bei der Einführung der Konversationsansicht viel Aufsehen erregte, haben viele Nutzer, die nicht direkt in IT-Abteilungen oder auf technischen Webseiten unterwegs waren, dies möglicherweise nicht mitbekommen. Wann haben Sie das letzte Mal die „Neuen Funktionen“ einer App, die Sie verwenden, aufmerksam gelesen?
Das ist bedauerlich, denn die Konversationsansicht ist eine sehr praktische Funktion, die sich viele nach der Einführung von Konversations-Threads in Gmail gewünscht hatten, welche 2004/2005 eingeführt wurden. Die Nachfrage war so groß, dass viele Benutzer darüber diskutierten, wie man E-Mails in Outlook 2003 mit der „Konversations“-Spalte gruppieren könnte. Diese Funktion beschränkte sich jedoch nur auf E-Mails im selben Ordner. Es gab komplizierte Workarounds mithilfe dynamischer Suchordner, aber diese waren nicht so benutzerfreundlich wie die AJAX-basierte Lösung von Gmail.
Microsoft hat schließlich reagiert und mit Outlook 2010 eine vollwertige Konversationsansicht eingeführt, die E-Mails aus allen Ordnern abrufen kann. Dies mag etwas spät erscheinen, da die vorherige Version (Outlook 2007) schon drei Jahre früher veröffentlicht wurde. Man kann jedoch davon ausgehen, dass die Produktmanager bei Microsoft Zeit brauchten, um die Popularität der Gmail-Konversationsansicht zu erkennen. Es war schlicht zu spät, sie noch in 2007 zu integrieren. Jedenfalls wurde die Funktion in Outlook 2010 eingeführt und funktioniert seitdem in allen Versionen gut.
Seit Outlook 2013 ist die Konversationsansicht standardmäßig aktiviert, aber in vielen Unternehmen wird sie von der IT-Abteilung weiterhin deaktiviert. Wenn Sie die Funktion in Ihrer alten Outlook-Version deaktiviert haben, bleibt sie auch nach einem Upgrade auf eine neue Version ausgeschaltet. Selbst wenn die Outlook-Web-App sie standardmäßig aktiviert, ist für viele Nutzer der Outlook-Client die wichtigste E-Mail-Anwendung.
Lassen Sie uns nun betrachten, wie Sie die Konversationsansicht aktivieren und welche Anpassungsoptionen Ihnen zur Verfügung stehen. Besser spät als nie!
So aktivieren oder deaktivieren Sie die Konversationsansicht
Die Konversationsansicht lässt sich über einen einfachen Schalter ein- und ausschalten. Wenn Sie sie also ausprobieren und nicht mögen, können Sie sie problemlos wieder deaktivieren. Um sie zu aktivieren, wechseln Sie zur Ansicht und wählen Sie „Als Unterhaltungen anzeigen“.
Outlook zeigt eine Bestätigungsnachricht an, in der Sie auswählen können, ob Sie die Ansicht in jedem Ordner („Alle Postfächer“) oder nur im aktuellen Ordner („Dieser Ordner“) aktivieren möchten.
Wählen Sie zunächst „Dieser Ordner“, um zu sehen, ob Ihnen die Funktion zusagt, bevor Sie sie überall aktivieren. Um die Konversationsansicht wieder zu deaktivieren, schalten Sie die Option „Ansicht“ > „Als Konversationen anzeigen“ wieder aus.
Was bewirkt die Konversationsansicht?
Die Konversationsansicht ordnet Ihre Nachrichten chronologisch in einem Thread an, wobei die neueste Nachricht oben steht. Diese sind zunächst unter der obersten Nachricht verborgen, erkennbar an einem kleinen Dreieck auf der linken Seite.
Ein Klick auf das Dreieck erweitert den Thread und zeigt die darunterliegenden E-Mails an.
Die oberste Nachricht ist der Konversationsheader und keine eigentliche Nachricht. Er enthält den Namen des Absenders der ersten E-Mail und den Betreff. Wenn Sie darauf klicken, wird im Lesebereich nichts angezeigt.
Wenn Sie auf eine der Nachrichten unter dem Header klicken, zeigt Outlook diese wie gewohnt im Lesebereich an. Neue Nachrichten werden automatisch am Anfang der Konversation, unterhalb des Headers, hinzugefügt und in fett-kursiver Schrift angezeigt, um anzuzeigen, dass sie noch ungelesen sind.
Eine Konversation, die eine neue Nachricht erhält, wird automatisch an den Anfang des Ordners verschoben, so dass die aktuellsten Konversationen immer oben stehen.
Dies zeigt auch eine der größten Stärken der Konversationsansicht: Sie ruft E-Mails von überall in Outlook ab und zeigt sie an einer zentralen Stelle an. Der Ordnername, in dem die jeweilige E-Mail gespeichert ist, wird dabei gut sichtbar angezeigt. In der obigen Konversation stammen E-Mails aus dem aktuellen Ordner, dem Posteingang und dem Ordner „Gesendete Objekte“. Wenn wir die Konversationsansicht im Posteingang verwenden würden, würde uns genau dieselbe Konversation angezeigt werden.
Wie Sie die Konversationsansicht anpassen
Unter der Option „Ansicht“ > „Als Konversationen anzeigen“ finden Sie auch die „Konversationseinstellungen“. Klicken Sie darauf, um die Konversationsoptionen anzuzeigen.
Die Optionen sind:
- Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen: Zeigt Nachrichten in der Konversation an, unabhängig davon, in welchem Ordner sie sich befinden. Wenn diese Option deaktiviert ist, sehen Sie nur die Nachrichten der Konversation, die sich im aktuell angezeigten Ordner befinden.
- Absender über dem Betreff anzeigen: Zeigt im Kompaktmodus (der Standardansicht für Ordner in Outlook) den Absendernamen oben in der Konversation anstelle des Betreffs an. Die Screenshots unten zeigen, wie es aussieht, wenn die Option aktiviert bzw. deaktiviert ist.
- Ausgewählte Konversation immer erweitern: Zeigt die aktuell ausgewählte Konversation dauerhaft im erweiterten Modus an, auch wenn Sie den Ordner verlassen und wieder zurückkehren. Wenn Sie möchten, dass eine bestimmte Konversation immer im erweiterten Modus angezeigt wird, müssen Sie diese Option in jedem der Ordner aktivieren, in denen sich eine der E-Mails der Konversation befindet.
- Klassische Ansicht mit Einzug verwenden: Zeigt die Nachrichten in einer gestaffelten Ansicht an, wobei der Einzug mit dem Alter der Nachricht zunimmt. Dies ist eine Ordnereinstellung, die für jede Konversation im Ordner gilt.
Es gibt noch eine weitere Anpassungsoption unter „Datei“ > „Optionen“. Wählen Sie links die Kategorie „Mail“ und scrollen Sie dann zum Abschnitt „Sonstiges“, um die Option „Konversationen nicht automatisch erweitern, wenn die Tastatur zum Ändern von Nachrichten verwendet wird“ zu finden.
Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie also die Pfeiltasten nach oben und unten auf Ihrer Tastatur verwenden, um durch einen Ordner zu navigieren, werden Konversationen automatisch erweitert, sobald sie ausgewählt werden. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, bleiben Konversationen geschlossen, wenn sie über die Tastatur ausgewählt werden, und Sie können die Links- und Rechtspfeiltasten verwenden, um sie manuell zu erweitern oder zu schließen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie die Tastatur bevorzugen.
Dies ist die Konversationsansicht, Microsofts Versuch, Konversationen zu threaden. Sie ist gut gelungen und bietet viele Anpassungsmöglichkeiten, die verschiedene Nutzer ansprechen, ohne dabei zu kompliziert zu sein. Und wenn sie Ihnen nicht gefällt, können Sie sie einfach wieder deaktivieren, indem Sie die Option „Ansicht“ > „Als Unterhaltungen anzeigen“ wieder ausschalten.