So richten Sie eine Signatur in Outlook ein

Es kann eine Herausforderung darstellen, E-Mails aus der Masse hervorstechen zu lassen. Eine persönliche Note, wie das Hinzufügen Ihres Namens und Titels, verleiht jedoch Professionalität. Wenn Sie den E-Mail-Service von Outlook nutzen, müssen Sie diese Informationen nicht jedes Mal neu eingeben. Durch das Einrichten einer Signatur sparen Sie Zeit, da der Text bereits vorbereitet ist.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Outlook-Signatur auf verschiedenen Geräten einrichten können.

So konfigurieren Sie eine Signatur in Outlook auf einem Windows-PC

Microsoft Outlook ist Bestandteil der meisten Office-Pakete, mit Ausnahme der Student-App-Suite. Die Art und Weise, wie Sie Ihren E-Mails eine Signatur hinzufügen, variiert je nach Ihrer Office-Version.

Signaturerstellung in älteren Outlook-Versionen (Office 2007-2010)

Auch mit älteren Versionen von Microsoft Office ist die Nutzung der Signaturfunktion möglich.

So geht’s:

1. Melden Sie sich in Ihrem Outlook-Konto an und beginnen Sie eine neue E-Mail.
   
2. Im Bereich „Nachricht“ gehen Sie zum Tab „Einfügen“.
   
3. Klicken Sie auf „Signatur“ und dann auf „Signaturen“.
   
4. Wählen Sie im Menü „E-Mail-Signatur“ die Option „Neu“.
   
5. Geben Sie im Textfeld einen Namen für Ihre Signatur ein und klicken Sie auf „OK“.
   
6. Verfassen Sie den Text Ihrer Signatur im Feld „Signatur bearbeiten“.
   
7. Nutzen Sie die Formatierungs- und Gestaltungswerkzeuge im Editor, um den Text anzupassen.
   
8. Klicken Sie abschließend auf „OK“, um die Signatur zu speichern.
   

Microsoft Outlook bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, Text in Ihre Signatur aufzunehmen. Sie können auch Ihre Online-Visitenkarte, einen Link zu Ihrer Website oder Ihrem Portfolio und Bilder einfügen.

So fügen Sie Ihre Visitenkarte ein:

1. Nach dem Öffnen des Fensters „E-Mail-Signatur“ klicken Sie auf „Visitenkarte“.
   
2. Wählen Sie einen Kontakt aus dem Menü „Abgelegt als“.
3. Klicken Sie auf „OK“, um die Aktion abzuschließen.

So fügen Sie einen Hyperlink zur Signatur hinzu:

1. Gehen Sie zum Fenster „E-Mail-Signatur“ und wählen Sie das Symbol „Hyperlink einfügen“.
   
2. Geben Sie den Link ein oder suchen Sie nach Ihrer Website im Internet.
   
3. Wählen Sie die Website aus und bestätigen Sie mit „OK“.
   

So fügen Sie ein Bild ein:

1. Klicken Sie auf „Bild“, sobald Sie die Karte „E-Mail-Signatur“ geöffnet haben.
   
2. Suchen und wählen Sie Ihr Bild aus.
   
3. Bestätigen Sie mit „OK“, um das Bild der Signatur hinzuzufügen.
   

Nachdem Sie eine Signatur erstellt haben, wird diese nicht automatisch in jede neue E-Mail eingefügt. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Signatur zu aktivieren. Sie können Signaturen für alle ausgehenden E-Mails aktivieren oder Sie können die Signatur manuell in ausgewählte Nachrichten einfügen.

So richten Sie Signaturen für jede Nachricht ein:

1. Gehen Sie zum Bereich „Nachrichten“ und klicken Sie im Tab „Einfügen“ auf „Signatur“.
   
2. Klicken Sie auf „Signaturen“.
   
3. Öffnen Sie den Tab „E-Mail-Konto“ und klicken Sie auf „Standardsignatur auswählen“.
   
4. Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, die Sie mit der Signatur verknüpfen möchten.
   
5. Wählen Sie Ihre Signatur aus dem Menü „Neue Nachrichten“.
   
6. Um die Signatur auch für Antworten und Weiterleitungen zu aktivieren, wählen Sie die Option „Antworten/Weiterleitungen“ und Ihre Signatur aus.
   

So fügen Sie Signaturen manuell zu ausgewählten Nachrichten hinzu:

1. Starten Sie eine neue E-Mail und gehen Sie zum Tab „Nachricht“.
   
2. Finden Sie den Bereich „Einfügen“ und klicken Sie auf „Signatur“.
   
3. Wählen Sie Ihre Signatur aus, um sie am Ende der Nachricht einzufügen.
   

Signaturerstellung in neueren Outlook-Versionen

Auch in neueren Microsoft Office-Suiten können Sie Signaturen zu Ihren Nachrichten hinzufügen.

So erstellen Sie eine Signatur:

• Öffnen Sie eine Nachricht und gehen Sie zum Tab „Nachricht“.
  
• Klicken Sie auf „Signatur“ und wählen Sie „Signaturen“.
  
• Unter „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ klicken Sie auf „Neu“.
  
• Geben Sie einen Namen für Ihre Signatur in das Textfenster ein.
  
• Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, mit der Sie die Signatur verbinden möchten. Für jedes Ihrer E-Mail-Konten können Sie unterschiedliche Signaturen einrichten.
  
• Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.
  

Im Texteditor können Sie Farbe und Größe des Textes ändern. Sie können den Text auch in Microsoft Word bearbeiten und die Formatierung anschließend in Outlook einfügen. Word bietet auch Vorlagen für Signaturen.

Sollte Ihre Signatur nicht automatisch in der aktuellen Nachricht erscheinen, müssen Sie diese manuell einfügen. Bei allen folgenden Nachrichten wird die Signatur dann automatisch eingefügt.

So fügen Sie Ihre Signatur manuell ein:

• Öffnen Sie eine E-Mail und klicken Sie im Bereich „Nachricht“ auf „Signatur“.
  
• Wählen Sie Ihre Signatur aus der Liste aus.
  

Signaturerstellung in Outlook auf einem Mac

Auch Mac-Nutzer können Outlook-Signaturen verwenden, um ihre Nachrichten zu personalisieren.

So erstellen Sie eine neue Signatur auf einem Mac:

• Öffnen Sie Outlook und wählen Sie unter „Dateien“ die „Einstellungen“.
• Klicken Sie auf „Signaturen“.
• Klicken Sie auf „+“ neben dem Feld „Signatur bearbeiten“.
• Geben Sie Ihre Daten in das Textfeld ein. Der Editor bietet folgende Funktionen:
  • Bilder hinzufügen (durchsuchen Sie das Internet oder wählen Sie ein Bild von Ihrem Gerät).
  • Hyperlink zu einer Webseite hinzufügen (durch Klick auf das „Link“-Symbol).
  • Erstellen Sie Tabellen mit der Option „Tabellen“.
• Schließen Sie das Bearbeitungsfenster nach der Gestaltung der Signatur.
• Verlassen Sie das Fenster „Signaturen“.

So fügen Sie Ihre Signatur in alle Outlook-Nachrichten auf dem Mac ein:

• Wählen Sie im Dropdown-Menü von Outlook „Einstellungen“.
• Gehen Sie zum Bereich „E-Mail“ und klicken Sie auf „Signaturen“.
• Im Abschnitt „Standardsignatur auswählen“ wählen Sie das Konto aus, das die Signatur nutzen soll.
• Aktivieren Sie die Signaturen für alle neuen Nachrichten im Dropdown-Feld „Neue Nachrichten“.
• Nutzen Sie die Option „Beantwortet/weitergeleitet“, um auch Antworten und Weiterleitungen mit der Signatur zu versehen.

Signaturerstellung in Outlook auf dem iPhone

Das Erstellen einer benutzerdefinierten Signatur mit der mobilen Outlook-App auf dem iPhone ist relativ unkompliziert.

1. Öffnen Sie die Outlook-App auf Ihrem Tablet.
   
2. Klicken Sie oben auf der Benutzeroberfläche auf Ihr Kontosymbol.
   
3. Wählen Sie das Zahnradsymbol, um die Outlook-Einstellungen zu öffnen.
   
4. Wählen Sie „Unterschrift“, um Ihre Daten einzugeben.
   
5. Geben Sie den Inhalt Ihrer Signatur ein.
   
6. Klicken Sie auf das Häkchen oben rechts, um Ihre Änderungen zu sichern.

Es gibt keine iOS-Funktion, mit der Benutzer Bilder, Logos oder Links zu ihren Signaturen hinzufügen können. Outlook für iOS unterstützt jedoch HTML, was es ermöglicht, Signaturen mit individuellem Design zu erstellen, wenn Sie mit Programmieren vertraut sind. Alternativ können auch HTML-Generatoren und Mobile Vorlagen hilfreich sein.

Signaturerstellung in Outlook auf einem Android-Gerät

Android- und iOS-Geräte unterscheiden sich in vielen Punkten, aber der Vorgang zum Einrichten einer E-Mail-Signatur ist ähnlich.

So erstellen Sie eine Signatur auf Ihrem Android:

1. Öffnen Sie die Outlook-App und klicken Sie oben rechts auf Ihr Kontobild.
   
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die E-Mail-Einstellungen zu öffnen.
   
3. Tippen Sie auf „Signatur“.
   
4. Geben Sie die Signaturinformationen ein.
   
5. Klicken Sie auf das Häkchen oben in der App, um die Signatur zu erstellen.
   

Es ist weiterhin nicht möglich, Bilder zu Ihrer Android-Outlook-Signatur hinzuzufügen. Hyperlinks können jedoch genutzt werden, um die Signatur zu personalisieren.

So fügen Sie einen Hyperlink ein:

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail und schreiben Sie Ihre Signatur.
   
2. Markieren Sie den Text, der einen Hyperlink erhalten soll.
   
3. Klicken Sie im Popup-Menü auf „Links“ und geben Sie die Webadresse ein.
   
4. Kopieren Sie die Textsignatur auf den Hyperlink.
   
5. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.
   

Signaturerstellung in Outlook 365

Office 365-Benutzer können ihre Online-Kommunikation verbessern, indem Sie eine Outlook-Signatur einrichten. Die Erstellung ist entweder in der Webversion oder in der Outlook-App möglich.

So erstellen Sie eine Signatur auf der Outlook-Website:

1. Loggen Sie sich auf der Outlook 365-Seite ein.
   
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts.
   
3. Klicken Sie auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
   
4. Unter „Mail-Einstellungen“ wählen Sie „Verfassen und antworten“.
   
5. Fügen Sie im Tab „E-Mail-Signatur“ Ihre Signatur hinzu und formatieren Sie sie.
   
6. Um die Signatur für alle ausgehenden E-Mails zu aktivieren, wählen Sie „Meine Signatur automatisch in neue Nachrichten einfügen, die ich verfasse“.
   
7. Aktivieren Sie „Meine Signatur automatisch in Nachrichten einfügen, die ich weiterleite oder beantworte“, um die Signatur in Ihren Antworten und Weiterleitungen zu verwenden.
   
8. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Einstellungen zu sichern.
   

Wenn Sie die Signatur nur ausgewählten Nachrichten hinzufügen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie eine neue E-Mail.
   
2. Klicken Sie auf „Weitere Optionen“.
   
3. Klicken Sie auf „Signatur einfügen“, um diese zur Nachricht hinzuzufügen.
   

So legen Sie eine Signatur in der Outlook-App fest:

1. Beginnen Sie eine neue E-Mail und klicken Sie auf „Signatur“.
   
2. Wählen Sie „Signaturen“ aus dem Popup-Menü.
   
3. Klicken Sie auf den Tab „Neu“, um eine Signatur zu erstellen.
   
4. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein.
   
5. Fügen Sie die Details der Signatur im Textfeld ein.
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