PDFs sind das Format der Wahl für die Online-Veröffentlichung von Dokumenten. Viele Nutzer erstellen Dokumente mit Textverarbeitungsprogrammen wie MS Word, publizieren sie aber anschließend im PDF-Format. MS Word bietet eine integrierte Funktion zum Exportieren von Dokumenten als PDF. Das ist praktisch und gewährleistet eine originalgetreue Wiedergabe des Dokuments. Es gibt jedoch ein Problem: die Dateigröße. Die von MS Word erzeugten PDF-Dateien sind oft unnötig groß, insbesondere wenn das Dokument Bilder enthält. Dies stellt ein Problem dar, wenn man das Dokument online veröffentlichen oder per E-Mail versenden möchte. Glücklicherweise lassen sich aus MS Word exportierte PDFs relativ einfach optimieren.
Dokument als PDF exportieren
Öffnen Sie das Dokument, das Sie als PDF exportieren möchten. Gehen Sie zu Datei > Exportieren.
Im Exportbildschirm klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF/XPS erstellen“. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Als PDF oder XPS veröffentlichen“, in dem Sie Ihr Dokument speichern können.
Dateigröße minimieren
Beim Exportieren eines Dokuments haben Sie die Möglichkeit, die Größe der aus MS Word exportierten PDFs zu optimieren. Die Standardoption ist „Standard“ und führt zu einer tendenziell größeren PDF-Datei. Um eine kleinere Datei zu erhalten, wählen Sie im Dialogfenster „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ die Option „Größe minimieren“.
Standard-Schriftarten verwenden
MS Word ermöglicht die Verwendung fast jeder auf Ihrem System installierten Schriftart. Das Problem ist, dass nicht jeder Empfänger diese Schriftarten ebenfalls installiert hat. Beim Versand eines MS-Word-Dokuments kann es daher zu Schriftarten-Fehlern kommen. Beim Export nach PDF ist dies kein Problem, da die Schriftart in die Datei eingebettet wird. Dies führt jedoch zu einer Vergrößerung der Dateigröße. Ist die ausgewählte Schriftart essenziell für das Design, muss man diesen Kompromiss in Kauf nehmen.
Wenn die Schriftart keine hohe Priorität hat, empfiehlt es sich, eine der Standardschriftarten zu nutzen, die von den meisten PDF-Viewern unterstützt werden. Zu diesen zählen beispielsweise Times New Roman, Arial und Helvetica.
Sollten Sie trotzdem noch eine relativ große PDF-Datei haben, die sich nicht einfach per E-Mail versenden lässt, können Sie Online-Komprimierungsdienste verwenden, um die Größe weiter zu reduzieren. Dies ist jedoch nicht empfehlenswert für Dokumente mit vielen Bildern. Bei stark bebilderten Dokumenten sind die Optimierungsmöglichkeiten begrenzt. Bei reinen Textdokumenten können Sie jedoch auf diese Weise eine kleinere und einfacher zu teilende Datei erstellen.