Was wäre das Berufsleben ohne Besprechungen? Vermutlich würden viele Aufgaben schneller erledigt werden. Doch sobald die Anzahl der Teammitglieder eine bestimmte Größe überschreitet, werden Meetings unumgänglich. Die Planung einer Besprechung ist oft komplex: Es muss die Verfügbarkeit aller Beteiligten geprüft werden, die korrekte Uhrzeit muss kommuniziert und eine Agenda versendet werden. Besonders bei der Zusammenarbeit mit räumlich getrennten, internationalen Teams kommt die Herausforderung unterschiedlicher Zeitzonen hinzu. Outlook bietet hier keine perfekte Lösung, ermöglicht aber das Versenden von Einladungen und die Nachverfolgung von Zusagen oder Absagen. Outlook-Nutzer haben die Möglichkeit, Besprechungsanfragen automatisch anzunehmen oder abzulehnen, basierend auf ihren hinterlegten Verfügbarkeiten.
Outlook kann Benachrichtigungen bei Terminkonflikten senden und ist somit in der Lage, freie Zeitfenster zu erkennen. Wer möchte, dass Outlook automatisch auf Besprechungsanfragen reagiert, muss diese Funktion explizit aktivieren.
Automatische Annahme und Ablehnung von Besprechungseinladungen
Starten Sie Outlook und navigieren Sie zu Datei > Optionen. Im Dialogfenster „Optionen“ wählen Sie den Reiter „Kalender“ in der rechten Spalte. Scrollen Sie zum Abschnitt „Automatisches Akzeptieren oder Ablehnen“ und klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Automatisches Akzeptieren/Ablehnen“.
Ein kleines Fenster mit drei Optionen wird angezeigt: Die erste Option akzeptiert Besprechungsanfragen automatisch, die zweite lehnt Anfragen ab, die mit bestehenden Terminen kollidieren, und die dritte Option lehnt automatisch Besprechungsanfragen für wiederkehrende Termine ab.
Einschränkungen dieser Funktion
Sie können alle diese Optionen aktivieren. Jedoch sollten Sie Ihren Kalender sorgfältig pflegen. Wenn Sie beispielsweise ungestörte Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe reserviert haben, wird diese Zeit vom Kalender als „verfügbar“ betrachtet und Besprechungsanfragen könnten angenommen werden.
Wenn Sie nicht jeden einzelnen Aspekt Ihres Arbeitstages im Kalender erfassen möchten, empfiehlt es sich, nur die Option zum Ablehnen von Terminen, die mit anderen Verpflichtungen kollidieren, sowie die Ablehnung von wiederkehrenden Terminen zu aktivieren. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle darüber, welche Einladungen Sie annehmen möchten.
Outlook bietet nicht die Möglichkeit, akzeptable Zeiten oder verfügbare Stunden für andere Personen in Ihrer Organisation festzulegen, die Sie zu einem Meeting einladen möchten. Diese Funktion könnte die automatische Annahme von Terminen wesentlich vereinfachen. Wenn Sie die Annahme von Besprechungseinladungen weiter automatisieren möchten, aber nicht Ihren Kalender detailliert pflegen wollen, können Sie „Dummy“-Einträge für die Zeiträume anlegen, in denen Sie ungestört arbeiten möchten. Outlook prüft nicht, ob ein Termin real oder nur ein Platzhalter ist. Diese Vorgehensweise ist zwar ein Workaround, aber aktuell die einfachste Lösung.
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