Mehrere Kalender in Outlook Online farblich und mit Symbolen hervorheben
Wer schon einmal mehrere Kalender gleichzeitig in Outlook Online betrachtet hat, weiß um den Nutzen, aber auch um die Verwirrung, die dabei entstehen kann. Durch die Verwendung von Farben und Symbolen (sogenannten „Charms“) lassen sich Termine auf einen Blick dem jeweiligen Kalender zuordnen.
Outlook ermöglicht es, neben dem Standardkalender eine Vielzahl anderer Kalender anzuzeigen. Dazu gehören selbst erstellte Kalender, freigegebene Kalender von Kollegen, Kalender von Gruppen und auch Kalender aus Planner. Diese können einzeln oder gemeinsam in der Kalenderansicht dargestellt werden.
Die gleichzeitige Anzeige mehrerer Kalender kann schnell unübersichtlich werden. Microsoft hat es jedoch einfach gemacht, die verschiedenen Kalender durch Farben zu unterscheiden. Zusätzlich können für jeden Kalender standardmäßig Symbole (Charms) festgelegt oder einzelnen Terminen hinzugefügt werden.
Standardmäßig werden Termine in Ihrem Hauptkalender blau und ohne Symbol dargestellt.
Um zusätzliche Kalender anzuzeigen, klicken Sie in der Seitenleiste auf der linken Seite, sodass ein Häkchen neben dem Kalender erscheint.
Die Termine dieser Kalender werden nun in der Kalenderansicht angezeigt und erhalten von Outlook standardmäßig unterschiedliche Farben.
In unserem Beispiel sind bereits zwei Terminen Symbole (Charms) zugewiesen.
Dies geschieht automatisch, wenn Outlook ein Wort im Titel des Termins findet, das einem Symbol entspricht. Der grüne Termin hat einen Geburtstagskuchen, da der Titel „Mikes Geburtstag“ lautet. Der rote Termin enthält das Wort „Tutorial“ und bekommt daher einen Stift mit Papier als Symbol. Weitere Begriffe, die automatisch ein Charm hinzufügen, sind beispielsweise „Zahnarzt“, „Arzt“, „Urlaub“ oder „Auto“.
Die Standardfarbe eines Kalenders kann manuell geändert werden. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte neben dem Kalender in der Seitenleiste und wählen Sie dann „Farbe“.
Nach Auswahl der Farbe werden die Termine in diesem Kalender sofort in der gewählten Farbe angezeigt.
Zusätzlich lässt sich ein Standard-Charm für einen Kalender festlegen, der dann auf alle Termine in diesem Kalender angewendet wird. Klicken Sie hierzu wieder auf die drei Punkte neben dem Kalender und wählen Sie „Charm“.
Wählen Sie das gewünschte Symbol, die Termine werden sofort aktualisiert.
Einer der Termine, auf den wir vorher hingewiesen haben, hat immer noch den Stift-und-Papier-Charm, den Outlook automatisch zugeordnet hatte.
Der automatisch hinzugefügte Charm hat Vorrang vor dem Standard-Charm des Kalenders, kann aber geändert werden. Öffnen Sie den Termin durch Doppelklick und klicken Sie dann auf das Charm.
Hier erscheint eine Auswahl an Charms. Um den Standard-Charm des Kalenders anzuwenden, muss der automatisch zugewiesene Charm entfernt werden. Klicken Sie dazu auf den Kreis oben links.
Dadurch wird der individuelle Charm entfernt und der Termin übernimmt den Standard-Charm des Kalenders.
Wenn Sie keinen Standard-Charm für einen Kalender wünschen, sondern individuelle Charms für einzelne Termine, gehen Sie ähnlich vor. Öffnen Sie den Termin per Doppelklick und klicken Sie auf den Kreis neben dem Titel des Termins.
Es öffnet sich erneut die Charm-Auswahl. Wählen Sie das gewünschte Symbol aus, um es dem Termin hinzuzufügen.
Schließen Sie den Termin, das Symbol wird nun im Kalender angezeigt.
Aktuell ist es nicht möglich, eigene Farben oder Symbole in Outlook hinzuzufügen. Man ist auf die vorgegebenen Optionen beschränkt. Die Auswahl an Farben und Charms ist jedoch ausreichend, um die verschiedenen Kalender in den meisten Fällen deutlich zu kennzeichnen. Das ist sicherlich besser, als auf mehrere identische Kalender zu starren.