Es kommt häufig vor, dass wichtige E-Mails übersehen werden. Manchmal wird vergessen, auf eine E-Mail zu antworten, oder sie wird als irrelevant eingestuft. Bei der Flut von E-Mails, die täglich eintreffen, ist es schwierig sicherzustellen, dass die richtige Person antwortet. Das führt oft zu unnötigen Meetings, die eigentlich durch E-Mail-Kommunikation hätten ersetzt werden können. Windows 10 bietet standardmäßig eine Mail-App an, die zwar einfach gehalten ist, aber die grundlegenden E-Mail-Bedürfnisse erfüllt. Microsoft möchte hier keine Konkurrenz zu Outlook aufbauen, sondern den Nutzern lediglich eine direkt einsatzbereite Mail-Anwendung zur Verfügung stellen. Diese Mail-App wurde kürzlich aktualisiert und um eine praktische Tag-Funktion erweitert. Diese Funktion dient als eine Art Aufmerksamkeits-Signal, mit der man Personen innerhalb einer E-Mail hervorheben kann. Im Folgenden erklären wir die Funktionsweise dieser neuen Funktion.
Diese Funktion ist für alle Nutzer der stabilen Windows 10 Version verfügbar, es handelt sich also nicht um eine Insider-Funktion. Es ist lediglich erforderlich, die Mail- und Kalender-App auf die neueste Version zu aktualisieren. Die Mail-App benötigt außerdem Zugriff auf die Kontakte, die in Ihrem E-Mail-Konto gespeichert sind.
Um die Tag-Funktion zu nutzen, klicken Sie auf „Neue E-Mail verfassen“ und beginnen Sie im Textfeld mit der Eingabe des Namens der Person, die Sie markieren möchten. Die zugehörige E-Mail-Adresse wird automatisch angezeigt. Wählen Sie diese aus, um den Kontakt in Ihrer E-Mail zu taggen.
Das Tag ist im Grunde ein „mailto:“-Link für den jeweiligen Kontakt. Es bietet keine zusätzlichen Informationen in E-Mail-Benachrichtigungen und der Empfänger wird nicht explizit darüber informiert, dass er in der E-Mail markiert wurde. Die Darstellung des Tags ist in allen E-Mail-Apps und auf allen Geräten identisch.
Der Nutzen der Tag-Funktion
Die Frage, die sich hier stellt, ist: Welchen Nutzen hat es, jemanden in einer E-Mail markieren zu können? Wenn das Tag den markierten Kontakt nicht explizit darauf hinweist, dass er in einer E-Mail erwähnt wurde, welchen Mehrwert bietet es dann?
Zunächst einmal ist es ein nützliches Hilfsmittel zum Durchsuchen von E-Mails. Wenn die verwendete E-Mail-Anwendung keine optimale Suchfunktion bietet, erweist sich das Tag als sehr praktisch. Es ist ebenfalls nützlich, um Aufgaben innerhalb einer E-Mail zu verteilen. Sie können eine Person in einer E-Mail mit ihren spezifischen Aufgaben markieren, wodurch diese Person wiederum gezielt nach ihren Aufgaben suchen kann.
Im Idealfall sollte diese Funktion ähnlich wie Tags auf Plattformen wie Facebook oder Dropbox funktionieren, doch technische Einschränkungen verhindern dies momentan. Zum einen kann Microsoft Anbieter wie Google Mail oder Yahoo nicht dazu verpflichten, die Funktion zu unterstützen. Ebenso wenig kann Microsoft Google oder Apple dazu zwingen, spezielle E-Mail-Benachrichtigungen für diese Tags zu implementieren. Selbst wenn dies technisch machbar wäre, gibt es immer noch eine Vielzahl von E-Mail-Anwendungen, die Microsoft nicht zwingen kann, diese Funktion zu unterstützen.
Dennoch besteht die Möglichkeit, dass Microsoft in zukünftigen Updates die Benachrichtigungen in Windows 10 optimieren und umfangreicher gestalten wird. Da Windows-Nutzer immer noch einen erheblichen Anteil an der Desktop-Nutzung ausmachen, wäre dies sicherlich eine willkommene Verbesserung.
Weitere Informationen zur Mail- und Kalender-App für Windows 10 finden Sie auf der offiziellen Microsoft-Seite.